淺議人事檔案管理存在的問題與對策

1、淺議人事檔案管理存在的問題與對策論文導(dǎo)讀：人事檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性和機(jī)密性的特點(diǎn)。1.2人檔分離現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，“無頭檔案”增多。關(guān)鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度0.引言人事檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性和機(jī)密性的特點(diǎn)。它是各級組織考察、了解和使用人員的重要依據(jù)，是黨政組織和企事業(yè)單位了解選拔人才的重要信息源。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下是聯(lián)系人才與市場的橋梁和紐帶。但是目前人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量還不高，遠(yuǎn)不能適應(yīng)時代的要求。我們應(yīng)該從強(qiáng)化各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識、提高人事檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、補(bǔ)充具有個性的人事檔案材料、健全并貫徹各種規(guī)章制度入手，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。緊緊抓住

2、人事檔案管理的難點(diǎn)問題，重點(diǎn)預(yù)防和處理“無頭檔案”。建立起適應(yīng)時代要求的人事檔案管理體制:改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理;建立現(xiàn)代人事檔案管理宏觀和微觀管理體系;建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，完善“重新建檔”行為;建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放。加快人事檔案工作信息化管理的進(jìn)程，使人事檔案更有效地發(fā)揮應(yīng)有的作用。1.人事檔案管理存在的問題1.1整理不規(guī)范。整理人事檔案是一項細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，干部檔案整理工作細(xì)則要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達(dá)到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范

3、化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。1.2人檔分離現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，“無頭檔案”增多。隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現(xiàn)象也日趨增多，其中最突出的表現(xiàn)是大量“無頭檔案”的出現(xiàn)?！盁o頭檔案”是指查不到當(dāng)事人下落的人事檔案，這種檔案主要產(chǎn)生于下述情況:第一、人員主管機(jī)關(guān)變動與檔案的流動未同步進(jìn)行。產(chǎn)生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調(diào)動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發(fā)現(xiàn)時，人員已不知去向;二是工作機(jī)構(gòu)或人員大規(guī)模急劇變化

4、，造成一些人員的去向不明。第二、轉(zhuǎn)遞工作不準(zhǔn)確。在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有:（1）在工作調(diào)動時，由于社會上不正之風(fēng)的影響，少數(shù)人以不正當(dāng)?shù)那肋M(jìn)入接收單位，手續(xù)不規(guī)范。不是先調(diào)檔案后調(diào)人，或調(diào)檔與調(diào)人同步進(jìn)行，而是先調(diào)人后調(diào)檔，人調(diào)入后，轉(zhuǎn)檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉(zhuǎn)出單位也未能及時將檔案轉(zhuǎn)出;或是先調(diào)檔后調(diào)人，但檔案轉(zhuǎn)出后，調(diào)人的事要么遇到人事凍結(jié)，要么本人又不愿調(diào)出仍留原單位工作，而轉(zhuǎn)出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節(jié)。（2）有的人事干部對工作不負(fù)責(zé)任，在檔案轉(zhuǎn)遞時，不按規(guī)定的渠道和方式轉(zhuǎn)檔，而將檔案直接轉(zhuǎn)至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔

5、案材料的丟失、錯遞現(xiàn)象時有發(fā)生。（3）個別檔案管理人員工作不仔細(xì)，轉(zhuǎn)遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準(zhǔn)確，接收單位在接收時不仔細(xì)核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。第三、收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度不嚴(yán)，有的人事檔案管理部門不堅持定期的檢查核對制度，對漏轉(zhuǎn)、錯收不易發(fā)現(xiàn)，隨著時間的推移，這些檔案也會成為“無頭檔案”。第四、人事檔案的占有權(quán)造成人檔分離。社會的進(jìn)步越來越取決于人才的培養(yǎng)和開發(fā)，社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，各級人才市場的出現(xiàn)，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，為人才資源的開發(fā)創(chuàng)造了條件。在這種形勢下，人事檔案本應(yīng)充分發(fā)揮其作為人才信息庫的作用，為人才的選拔和人才資源的合理

6、開發(fā)服務(wù)。論文參考。但在目前的情況下，許多單位卻憑借對人事檔案占有權(quán)，人為地設(shè)置了種種人才流動的限制條件，既管“死”了人事檔案，影響了人事檔案作用的發(fā)揮，也管“死”了人才，影響了人才的合理流動，客觀上造成了人檔分離。2.解決對策“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴(yán)重影響了人事檔案工作的質(zhì)量，因此積極預(yù)防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。論文參考。2.1防止“無頭檔案”產(chǎn)生的措施為了防止“無頭檔案”的產(chǎn)生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關(guān)人事管理部門建立聯(lián)系制度，及時獲得人員工作和職務(wù)變動的準(zhǔn)確信息，包括人員調(diào)出的時

7、間、調(diào)入單位的名稱、主管機(jī)關(guān)的名稱、調(diào)動的原因、是否為正式調(diào)動等，然后及時將檔案轉(zhuǎn)入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進(jìn)行。第一，機(jī)關(guān)人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責(zé)任心，充分認(rèn)識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認(rèn)真細(xì)致、準(zhǔn)確詳細(xì)地書寫轉(zhuǎn)遞檔案通知單和收文機(jī)關(guān)名稱，杜絕誤轉(zhuǎn)現(xiàn)象的發(fā)生。第二，建立嚴(yán)格的人事檔案收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度和定期檢查核對制度。檔案的進(jìn)出登記，是檔案流轉(zhuǎn)的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據(jù)。檢查核對制度，是驗證收進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案是否準(zhǔn)確無誤的手段。要認(rèn)真進(jìn)行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉(zhuǎn)遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產(chǎn)生。具體而言，要做到以下幾

8、點(diǎn):(1)在人事調(diào)動或職務(wù)變動時，有關(guān)單位應(yīng)及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)密切配合，加強(qiáng)聯(lián)系，及時催問或索要檔案。轉(zhuǎn)遞檔案時，必須按照“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細(xì)填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。回執(zhí)在一個月內(nèi)未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)主動催問，以防檔案丟失。(2)轉(zhuǎn)出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案接收人員在驗收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明。(3)檔案轉(zhuǎn)遞時，必須嚴(yán)格密封，以機(jī)密件通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴(yán)禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在

9、轉(zhuǎn)遞過程中的絕對安全。2.2對“無頭檔案”的處理處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關(guān)系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴(yán)肅認(rèn)真，謹(jǐn)慎對待，其處置的辦法是:第一，認(rèn)真鑒別檔案材料的保存價值。機(jī)關(guān)檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續(xù)保存，或查清下落，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。第二，仔細(xì)分析，認(rèn)真查閱檔案人的下落?？梢酝ㄟ^人事檔案的形成部門、當(dāng)事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關(guān)系等線索進(jìn)行查詢，查詢時一般由查詢機(jī)關(guān)提供被查人的基本情況，讓有關(guān)單位查復(fù)。第三，經(jīng)過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據(jù)規(guī)定可轉(zhuǎn)當(dāng)事人原籍檔案館保存。