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1、會議質(zhì)量控制 會議質(zhì)量的高低主要取決于下列因素:會議的召開是否必要;召集會議的單位是否具備必要的行政權(quán)力;會議預(yù)備是否充分;與會人員范圍與人數(shù)是否有利于必要的信息溝通;會議期間能否排除各種相關(guān)的干擾;主持人、與會者的學(xué)識、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)、心理狀態(tài)等條件;環(huán)境衛(wèi)生條件;技術(shù)設(shè)備條件;議程是否合理科學(xué);對會議決議的執(zhí)行是否實施有效的監(jiān)督等。 要做好會議的質(zhì)量控制,應(yīng)該注重下列幾個方面的問題。 1注重會議的人員構(gòu)成 與會者應(yīng)組成合理的知識和智能結(jié)構(gòu)。據(jù)說有這樣一件事:一家大公司決策層開會討論一些事情,第一個議題是關(guān)于購買一項新技術(shù)的事,由于大部分人對這項技術(shù)根本不懂,聽了職能部門的匯報后,只有一
2、個人提出價格高了些,別人都不發(fā)言,這個議題只好不了了之。第二個議題是討論公司遷址問題,大家發(fā)言異常踴躍,氣氛非常熱烈,討論效果很好,提出了不少主動的建議。兩個議題討論的不同結(jié)果說明:會議成員的群體結(jié)構(gòu)對會議質(zhì)量影響很大。選擇與會人員應(yīng)多考慮那些具備相應(yīng)專長、有能力發(fā)表見解的人。 2嚴(yán)格控制參加會議的人數(shù) 會議效率與參加會議人員的數(shù)量成反比,即在實現(xiàn)相同的會議效果的前提下,參加會議的人越少,會議效率就越高,所以開會往往不是規(guī)模越大越好。人員增多,不僅表現(xiàn)為會議效率降低,而且必定帶來溝通的困難和協(xié)調(diào)的問題。所以會議人數(shù)應(yīng)盡量控制在能有效溝通信息,并形成有效決議的限度內(nèi)。 3不開可開可不開的會 要樹立效率觀念,就應(yīng)該在處理每個會的時候先來3個自問:一問能不能取消?可開可不開的會應(yīng)該果斷不開。二問能不能與其他會合并起來開?合并將意味著時間的節(jié)省和效率的提高。三問能不能以更有效的途徑、更簡便的方法達(dá)到同樣的目的?遇事?lián)駜?yōu)是生活和工作中的一般常識。 4做好充分的會前預(yù)備 要做到讓大家有備而來,注重使每一位與會者在會前明確會議的目的、議題和要求,把握有關(guān)的文件材料,并做好發(fā)言的預(yù)備
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