公文立卷的方法

1、公文立卷的方法 公文立卷就是按照公文的特征和聯(lián)系將若干具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的公文組合成有機(jī)聯(lián)系的集合體的活動(dòng)。從公文的組成結(jié)構(gòu)中概括出來的為所有公文都共有的共同點(diǎn)，如作者、內(nèi)容、地區(qū)等，是立卷工作的依據(jù)。立卷工作主要包括兩項(xiàng)工作：分類和組卷。 分類是將機(jī)關(guān)產(chǎn)生的公文按照一定的特點(diǎn)分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點(diǎn)組成保管單位。但二者又有相似之處：分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結(jié)果是將具有不同特點(diǎn)的公文分別集合為不同類別；組卷的方法主要是綜合，合中有分；其結(jié)果是將具有共同特征的單份公文集合為一個(gè)集合體（案卷）。 一、分類方法 公文的分類應(yīng)該符合分類的邏輯原則，力求

2、簡明、嚴(yán)密。每一分類層次上只能使用一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時(shí)，只能使用一個(gè)相同的標(biāo)準(zhǔn)，不答應(yīng)同時(shí)使用幾種標(biāo)準(zhǔn)。通常，機(jī)關(guān)公文分類可以劃分為四個(gè)層次：分年度分組織機(jī)構(gòu)分問題分保管期限。 （一）分年度 即按照公文形成、處理的年度特征將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。在現(xiàn)行機(jī)關(guān)，其工作的計(jì)劃、總結(jié)等都是按照一個(gè)自然年度來安排，將每年的1月1日12月31日作為一個(gè)工作周期，其工作周期中同步產(chǎn)生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的獨(dú)立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機(jī)關(guān)工作的特點(diǎn)和逐年變化、進(jìn)展的客觀情況，有利于現(xiàn)行機(jī)關(guān)利用和歸檔之后其他機(jī)關(guān)的利用。

3、 年度分類，要求根據(jù)公文正確日期歸入相應(yīng)的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會(huì)打亂公文的時(shí)序，給日后的查找利用工作帶來極大的不便。但是，由于工作的連續(xù)性，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)跨越兩個(gè)或兩個(gè)以上年度的公文，針對(duì)這類跨年度公文可采用的常規(guī)處理方法有： 1回復(fù)性公文放在復(fù)文年度，如xx年的請(qǐng)示與xx年的批復(fù)，應(yīng)將請(qǐng)示批復(fù)均放入xx年立卷； 2規(guī)劃性的公文，應(yīng)放在計(jì)劃或規(guī)劃針對(duì)的第一年立卷，如“xxxx年科研工作規(guī)劃”可以放在xx年立卷； 3總結(jié)性的公文應(yīng)放在其內(nèi)容針對(duì)的最后一年立卷；如xx年完成的“1999xx年“秘書工作”項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算”應(yīng)放入xx年； 4會(huì)議公文，放入召開會(huì)議的年度； 5規(guī)

4、范類公文，應(yīng)放人公文針對(duì)的第一年； 6兩項(xiàng)內(nèi)容的公文，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度，如“xx年工作總結(jié)及xx年工作安排”，可視內(nèi)容側(cè)重歸入相應(yīng)年度。 （二）分組織機(jī)構(gòu) 即按機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類立卷。 機(jī)關(guān)中組織機(jī)構(gòu)的框架，是根據(jù)本機(jī)關(guān)的職能設(shè)立的，每一個(gè)部門又有各自相對(duì)獨(dú)立的職權(quán)、職責(zé)，由各部門自身產(chǎn)生或承辦的公文在內(nèi)容性質(zhì)上也就是相對(duì)獨(dú)立的一個(gè)類別。在一個(gè)年度內(nèi)，按照內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)分類，自然能夠保持公文之間內(nèi)容上的主要聯(lián)系，有利于專題查找和利用檔案。 根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，我國黨政檔案執(zhí)行統(tǒng)一治理的原則。因此一個(gè)機(jī)關(guān)一個(gè)年度內(nèi)的公文按照組織機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)分類的步驟是：將公文分成黨、政、工、團(tuán)等四大類別

5、；在四大類別中每一類別再按組織機(jī)構(gòu)繼續(xù)分類。這種分類的結(jié)果，使一個(gè)機(jī)關(guān)的黨、工、團(tuán)等組織的公文與各行政、業(yè)務(wù)部門的公文分開，文秘部門（辦公室）的公文與業(yè)務(wù)部門的公文分開，各內(nèi)部機(jī)構(gòu)的公文也相互分開，各自形成不同的類別，按組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)從各個(gè)方面層次清楚地反映整個(gè)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌。 在按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，要注重把握好立卷點(diǎn)的深度，一般不要將立卷點(diǎn)確定在最基層的執(zhí)行層，而應(yīng)該根據(jù)文書工作的組織形式，將立卷點(diǎn)確定在能把握本部門公文運(yùn)轉(zhuǎn)，控制本部門公文信息的機(jī)構(gòu)層次上。 （三）分問題 分問題，就是按照公文內(nèi)容所反映的問題特征來劃分類別。 問題分類，可以使性質(zhì)、內(nèi)容相同的公文相對(duì)集中，較好地保持

6、同一問題公文之間的聯(lián)系性，為利用者提供關(guān)于某一問題、事件或人物等的系統(tǒng)、完整的公文信息。減少或避開了同一問題公文的分散現(xiàn)象。 在選用問題分類時(shí)，非凡要考慮使用的機(jī)關(guān)對(duì)象和分類層次。由于人們知識(shí)水平不同，熟悉事物的角度不同，對(duì)同一“問題”的看法各異，往往更多地?fù)饺肓藗€(gè)人主觀成分在內(nèi)，致使同一份公文產(chǎn)生的分類結(jié)果也可能出現(xiàn)多種歸類，使分類時(shí)難以給公文正確定位。因此問題分類的方法，適用于第三、四層次的分類標(biāo)準(zhǔn)，通常在組織機(jī)構(gòu)分類下使用。適宜在第一層次采用問題分類的，往往是一些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置比較簡單或者不太穩(wěn)定、機(jī)構(gòu)分工不明確而且公文數(shù)量較少的機(jī)關(guān)。一些大、中型組織機(jī)關(guān)，其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)較多且相對(duì)穩(wěn)定，各

7、部門職能相對(duì)獨(dú)立，公文數(shù)量較多，應(yīng)該采取先按組織機(jī)構(gòu)分類，再接問題分類的方法，一般不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)采取問題分類。 問題分類時(shí)應(yīng)遵循問題的伸縮性規(guī)律。每一個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)本部門產(chǎn)生和處理的公文總是有主有從、有多有少，立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)具體情況，靈活把握。公文多時(shí)，可將一個(gè)大問題分解為幾個(gè)小的具體問題；公文少時(shí)，又可以把幾個(gè)具體的問題概括為一個(gè)大問題。 （四）分保管期限 即按照公文的保存價(jià)值的不同，將公文劃分成不同的類別。分保管期限，通常是在同一個(gè)問題之下進(jìn)行，一般不作為一個(gè)機(jī)關(guān)第一層次的分類標(biāo)準(zhǔn)。 保管期限，是根據(jù)各類公文客觀存在的保存價(jià)值確定。國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定將應(yīng)歸檔公文的保管期限確

8、定為永久、長期（1650年）和短期（15年以下）三種期限。這三種期限只是一個(gè)大致的規(guī)定，各個(gè)機(jī)關(guān)在具體的工作中根據(jù)本機(jī)關(guān)的地位、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)等客觀情況，制定出更加具體，正確的保管期限表。如有必要，還可以針對(duì)公文具體情況，將長期、短期的保存時(shí)間劃分得更正確、更具體，如 5年、xx年、20年、25年等。 分保管期限時(shí)，應(yīng)該密切注重同一問題公文的完整性。由于公文自身的真實(shí)記錄性、原始性，決定了公文的價(jià)值（對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的現(xiàn)實(shí)憑證價(jià)值和對(duì)歷史的參考價(jià)值）。劃分保管期限應(yīng)該以此為依據(jù)。同時(shí)公文的價(jià)值往往不是單份公文能體現(xiàn)的，更多是在相互聯(lián)系的一組公文中展現(xiàn)。這是公文形成的聯(lián)系性所決定的，因此在立卷時(shí)應(yīng)維護(hù)

9、同一問題公文的完整性。一般情況下，機(jī)關(guān)公文完整程度較高，劃分保管期限應(yīng)從嚴(yán)，反之，則應(yīng)適當(dāng)提高殘存的不完整公文的保管期限，從寬處理這些公文。 二、組卷方法 公文組卷，即對(duì)分類后的各屬類按照其共同特征和主要聯(lián)系，將其組合成一個(gè)個(gè)案卷的活動(dòng)。組卷的依據(jù)是從公文結(jié)構(gòu)中概括出來的作者、問題、時(shí)間、名稱、通訊者、地區(qū)等諸要素，它們體現(xiàn)了公文在這些方面特有的聯(lián)系及形成規(guī)律。因此組卷的常用方法有： （1）按作者特征立卷，即將同一作者制發(fā)的公文組合成案卷。作者指制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門及其領(lǐng)導(dǎo)人。非凡強(qiáng)調(diào)“同一作者”，本機(jī)關(guān)的發(fā)文、直接領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、某一個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)的來文，都可以采用作者特征立卷。按此特征組卷，有利于反

10、映同一公文作者的工作狀況及本機(jī)關(guān)與某機(jī)關(guān)之間的工作聯(lián)系，有利于依據(jù)公文來源確定其重要程度和保存價(jià)值。 （2）按問題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問題、業(yè)務(wù)活動(dòng)和同一性質(zhì)工作的公文集中在一起組卷。此處所言的“問題”，是指公文內(nèi)容反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問題的發(fā)生與解決、某項(xiàng)工作業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展等。按問題特征立卷，將同一主題的一系列關(guān)系密切的公文組合成一個(gè)整體，正好反映了“同一問題”發(fā)生。進(jìn)展以及解決的全過程，既能保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，又能符合利用者按問題（主題）檢索公文的習(xí)慣，使它成為一種主要的常用的立卷方法。 （3）按時(shí)間特征立卷，即按照某一問題下公文產(chǎn)生的時(shí)間順

11、序?qū)⒐木幜⒊砂妇?。時(shí)間特征，即指公文形成的時(shí)間（同一年度、同一期間、月份、日期）。按時(shí)間特征組卷，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)（部門）在不同期間的工作特點(diǎn)和進(jìn)展?fàn)顩r，有利于保持同一時(shí)間公文的聯(lián)系，可以使利用者從“縱”的（歷史）聯(lián)系中去把握、熟悉事物的發(fā)生、進(jìn)展、影響等，為那些需要從時(shí)間特征檢索公文的人們提供方便。 （4）按名稱特征組卷，是將名稱相同或性質(zhì)、作用相同、相近的公文集中組卷。公文名稱即文種，它反映了公文的性質(zhì)、效能和價(jià)值，因此，按公文的名稱特征立卷，可適當(dāng)區(qū)分公文的重要程度和保存價(jià)值，還可以把名稱相近、保存價(jià)值相近的公文合并立卷，但要注重名稱相同，但其性質(zhì)不同的一名多用情況。按名稱特征組卷，

12、可以滿足人們從文種角度利用公文的需求。 （5）按地區(qū)特征組卷，就是將公文內(nèi)容所涉及同一地區(qū)或作者所在同一地區(qū)的公文集中立卷。此處所言的“地區(qū)”，是指我國的某某級(jí)、地（某地）級(jí)、某地級(jí)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級(jí)等各級(jí)行政區(qū)域，這種方法多用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下屬機(jī)關(guān)的來文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料和某些專門公文的立卷工作中。運(yùn)用地區(qū)特征組卷，便于反映該地區(qū)的工作情況或有關(guān)該地區(qū)問題的處理，方便人們按地區(qū)特征檢索公文。 （6）按通訊者特征立卷，就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)之間就一定問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的來往文書集中立卷。通訊者特征，是兩個(gè)機(jī)關(guān)之間針對(duì)同一個(gè)問題的問復(fù)性質(zhì)的往來文書，一般與名稱特征的統(tǒng)稱“往來文書”同時(shí)使用。通訊者特征是作者特征的一種非凡表現(xiàn)形式。適合于按通訊者特征檢索公文的情況。 以上六種方法可以單獨(dú)使用，但更多的情況是兩種或兩種以上的方法結(jié)合使用，由于卷內(nèi)公文的聯(lián)系和人們檢索公文的習(xí)慣，常用的結(jié)合運(yùn)用有作者問題名稱、年代問題名稱或地區(qū)問