公文寫作的基本要求

1、公文寫作的基本要求公文的種類公文的種類l 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中規(guī)定的文種有：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要共13種。l 一般常用的文種有報告、請示、意見、批復(fù)、通知、通報、函等，其中通知使用得最多，約占70%以上。 公文的分類公文的分類l 按行文方向分，公文可分為上行文、平行文、下行文。上述文種中屬于上行文的有：請示、報告、意見；屬于下行文的有：命令(令)、決定、公告、通知、通告、通報、批復(fù)、意見、會議紀(jì)要；屬于平行文的是函、意見、議案、會議紀(jì)要；“通知”主要功能屬下行文，但知照性“通知”可用于平行文。 公文不同于其它文體，其語言有自身的特

2、點(diǎn)。掌握其語言特點(diǎn)對于正確擬寫公文很有幫助。公文語言的主要特點(diǎn)是：準(zhǔn)確、樸實(shí)、精練、明了、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。 準(zhǔn)確是指公文在表述時，語言要真實(shí)確切，褒貶得當(dāng)，恰如其分，符合實(shí)際。因?yàn)楣木哂休^強(qiáng)的政治性、政策性，如果語言表達(dá)不準(zhǔn)確，往往因?yàn)橐粌删湓?，一兩個詞或一兩個數(shù)字不準(zhǔn)，就可能對工作造成重大損失。n 樸實(shí)是指公文語言要通俗易懂，不用生僻之詞，不矯揉造作，應(yīng)實(shí)事求是，忌嘩眾取寵。淳樸無華的語言更有利于直接而鮮明地表達(dá)意圖，產(chǎn)生快捷的閱文辦事效應(yīng)。n 精練是指公文語言要簡明扼要，不冗長空泛，不累贅，不重復(fù)，文字力求少而精，干凈利落。同時，為服從行文目的和表現(xiàn)主題的需要，當(dāng)詳則詳，當(dāng)略則略。因?yàn)楹喢骶?/p>

3、練的語言，更能明確闡述公文的主旨，既省時省力又可靠有效。l 明了是指公文的語言含意明確，易懂、易讀、易記。撰寫時要開門見山，直言其意，不能象文學(xué)作品那樣含而不露，意在言外。只有明白易懂的語言，才易于使受文者理解發(fā)文者的意圖，發(fā)揮公文應(yīng)有的效用。l 嚴(yán)謹(jǐn)是指公文用語嚴(yán)肅、莊重，文句嚴(yán)謹(jǐn)、周密，分寸得當(dāng)，忌語意不清、模棱兩可。只有莊重的語言才能有助于表明作者的嚴(yán)肅態(tài)度，從而使公文對受文者的行為產(chǎn)生必要的強(qiáng)制性影響，以維護(hù)公文的權(quán)威性和有效性，而含混模糊的語言容易導(dǎo)致歧義和誤解，有失公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。l 規(guī)范是指公文中的語言要遵守現(xiàn)代漢語的語法和邏輯規(guī)則。公文只有遵守語法和邏輯規(guī)則，才能文理通順

4、，否則文句不通，就可能造成歧義或誤解。公文要注意正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，如錯用標(biāo)點(diǎn)符號，則可能導(dǎo)致理解錯誤。1.引用公文的規(guī)定引用公文的規(guī)定l 引用公文時，前面的標(biāo)題要使用書名號，后面的發(fā)文字號要用圓括號括起來(年份用方括號括起來)。l 如“根據(jù)濮陽河務(wù)局關(guān)于下達(dá)2005年水利專項(xiàng)事業(yè)費(fèi)的通知(濮黃工2005 3號)”精神， ”v 文件標(biāo)題是一篇公文的主旨所在，一個好的標(biāo)題即涵蓋了一篇公文的主要內(nèi)容，而發(fā)文字號則主要是為了便于文件管理使用?！跋纫龢?biāo)題，后引發(fā)文字號”既體現(xiàn)了公文內(nèi)容與形式的主次關(guān)系，又便于有關(guān)文件的檢索，是一種科學(xué)合理的規(guī)定。而光引用標(biāo)題不便于有關(guān)文件檢索，光引用發(fā)文字號則使閱文者不

5、知其所指文件的內(nèi)容是什么。文號在前、標(biāo)題在后則顛倒了主次關(guān)系，都是有缺陷的或不規(guī)范的。 2. 公文中年、月、日的寫法公文中年、月、日的寫法 l (1)文件(包括標(biāo)題和正文)中的年、月、日均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，不使用漢字方式。l (2)一些慣用語、詞組等中的數(shù)字，使用漢字方式，不用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“團(tuán)結(jié)一致”、“七上八下”、“星期六”不能寫為“團(tuán)結(jié)l致”、“7上8下”、“星期6等。 (3)公文中的日期要寫全年、月、日，如“2005年”不能寫成“05年”，在時間確定的情況下，不能只寫年、月不寫日或只寫月、日不寫年，通常也不用“去年”、“上月”、“昨天”等來表示時間。n (4)成文日期必須使用漢字方式，

6、不用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“二五年六月十八日”，不要寫成“2005年6月18日”。n (5)無論是使用漢字方式或是阿拉伯?dāng)?shù)碼方式，同一方式下都必須保持一致，如“二五年六月十八日”不能寫成“2005年六月十八日”或“二五年6 月18日”。同樣，“2005年6月18日”也不能寫成“2005年六月18日”或“二五年6月18日”。 2.在使用層次序數(shù)時，可根據(jù)實(shí)際情況作適當(dāng)調(diào)整。調(diào)整的原則是不影響層次的截然分明并有利于工作，如一篇文件只有兩、三個層次序數(shù)時，在不顛倒層次序數(shù)的情況下，可以選擇使用，如在“一、”、“二”層之下可以分別用“(一)”、“(二)”、 (三)”形式，也可以分別用“1”、 “2”、 “3”

7、形式。l 3.第二層“(一)”使用時，括號外面不用再加一頓號，即避免出現(xiàn)“(一)、”的形式。 九、撰寫公文的過程和方法 （ 一）領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖 公文是機(jī)關(guān)根據(jù)處理某項(xiàng)工作的實(shí)際需要來寫的，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，明確發(fā)文的目的，是寫好公文的前提條件。所謂意圖是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人提出的公文的基本內(nèi)容，包括主要觀點(diǎn)、意見、措施及寫作要求等。領(lǐng)會意圖，一是要明確發(fā)文的目的，即為什么要發(fā)文。二是要用什么樣的形式發(fā)文，即用什么文種。三是行文的對象，即發(fā)送和閱讀的范圍，包括主送和抄送對象。四是公文的主要內(nèi)容以及領(lǐng)導(dǎo)者對發(fā)文的具體要求。 （二）準(zhǔn)備材料 領(lǐng)會了發(fā)文的目的、明確了行文的主題之后，撰寫者就要圍繞主題準(zhǔn)備材料

8、。只有充分地準(zhǔn)備并占有材料，才能全面、準(zhǔn)確地反映某項(xiàng)工作的客觀情況，才能綜合分析，概括出事物的本質(zhì)和規(guī)律，才能充分地表現(xiàn)公文的主題和完滿地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖。 收集材料包括兩個方面，一是收集和閱讀機(jī)關(guān)的文字材料，比如擬寫一份專題報告，需要查閱上級發(fā)布的有關(guān)文件，本單位對該項(xiàng)工作的計劃，以及工作的落實(shí)情況等；二是通過召開座談會或個別訪問等形式調(diào)查情況，掌握正反兩方面的材料。 對所收集的材料，要根據(jù)協(xié)作公文的需要，進(jìn)行認(rèn)真的選擇，所選擇的材料要真實(shí)、可靠、新鮮、別致。具有典型性。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行率改成，是材料系統(tǒng)化，條理化，為文件的寫作打下基礎(chǔ)。 （三）擬定提綱 準(zhǔn)備材料的過程實(shí)際上也是充分醞釀和構(gòu)思的過

9、程，因?yàn)闇?zhǔn)備材料是有目的地根據(jù)一定的思路進(jìn)行的。隨著對材料的占有和熟悉，對問題的認(rèn)識更深化，更完善，這時往往需要調(diào)整原來的思路甚至重新構(gòu)思。因此，要在正式撰寫之前，根據(jù)行文目的和掌握的材料，重新擬定提綱，安排結(jié)構(gòu)。篇幅不長的文件，提綱可以簡略。對于篇幅長、內(nèi)容豐富而又非常重要的文件，要擬寫比較詳細(xì)的的提綱。 擬寫提綱要注意三點(diǎn)，一是明確主題，圍繞主題來確定公文中的觀點(diǎn)和各個層次的分觀點(diǎn)，構(gòu)成公文的骨架。二是合理分配材料，做到依據(jù)充分，詳略得當(dāng)。三是安排好段落層次，做到脈絡(luò)清楚，層次分明。 撰寫重要的文件，在執(zhí)筆人擬定初步提綱后，可以召集一定的會議進(jìn)行討論，呈送領(lǐng)導(dǎo)審查，吸取各方面的意見加以修改

10、補(bǔ)充，使之更臻完善。由起草小組或兩人以上共同起草文件時，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。 （四）起草正文 列出提綱后，就可以著手起草了。草擬公文要根據(jù)公文內(nèi)容、文件格式，行文對象，行文規(guī)則和寫作要求，按詳細(xì)提綱來寫作。撰寫時，觀點(diǎn)要明確，突出，材料與觀點(diǎn)相結(jié)合，材料說明觀點(diǎn)，觀點(diǎn)統(tǒng)率材料。要正確運(yùn)用表達(dá)方式和寫作技巧，注意公文的語言風(fēng)格和慣用模式，力求篇幅簡短，語言精練，表達(dá)清楚。 （五）認(rèn)真修改 草稿寫出后，要認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行修改。一般從三個方面進(jìn)行檢查修改。一是從思想上檢查修改，避免觀點(diǎn)錯誤，論述片面等問題。二是從材料上檢查修改，看材料是否充分，使用

11、是否恰當(dāng)，與觀點(diǎn)是否相符等。三是檢查修改邏輯結(jié)構(gòu)，調(diào)整安排不夠妥當(dāng)?shù)亩温鋵哟?。四是從語言上檢查修改，字斟句酌，行文要簡明精煉，達(dá)到文通字順，符合語法，標(biāo)點(diǎn)使用正確。通過檢修改，努力使撰寫出的公文臻于完善，以維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威性，發(fā)揮公文應(yīng)用的作用。十、發(fā)文要把好五關(guān) （一）擬稿關(guān) 1.文稿內(nèi)容要符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖。 2.文稿反映的情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，表達(dá)要準(zhǔn)確，字詞要規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)是要要正確，篇幅要力求簡短。 3.文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。 （二）核稿關(guān) 文稿的核稿一般由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。重點(diǎn)核查文稿的內(nèi)容是否符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖和工作實(shí)際。 （三） 審核關(guān) 文稿的審核一般由辦公室專職秘書負(fù)責(zé)。審核的重點(diǎn)主要是： 1.確定是否有發(fā)文的必要。 2.行文方式是否妥當(dāng)。（上行、下行、文種） 3.是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。（主送、抄送。法規(guī)、法律、政策。文字表述、日期、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號） 4.公文格式是否符合有關(guān)要求。 （四）簽發(fā)關(guān) 簽發(fā)前重點(diǎn)審閱看是否需要行文，是否符合國家政策和上級有關(guān)文件規(guī)定，擬稿部門負(fù)責(zé)人是否核稿把關(guān)，是否經(jīng)過辦公室審核。 （五）復(fù)核關(guān) 由辦公室專職秘書負(fù)責(zé)。 1.檢查審批簽發(fā)手續(xù)是否完備。 2.檢查附件材料是否齊全。