ECEL使用技巧

1、01、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符？例如：在單位的人事資料，在 excel 中輸入后， 由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數(shù) 13 ，如果一個一個改的話實在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時又省力：1）假設證書號在A 列，在 A 列后點擊鼠標右鍵，插入一列，為B 列；2）在 B2 單元格寫入：=13 & A2后回車；3）看到結(jié)果為13xxxxxxxxxxxxx了嗎？鼠標放到B2 位置，單元格的下方不是有一個小方點嗎，按著鼠標左鍵往下拖動直到結(jié)束。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。 若是在原證書號后面加13 則在 B2 單元格中寫

2、入： =A2 & “13”后回車。02、如何設置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數(shù)？打開 “工具 ”，選 “選項 ”，再選 “常規(guī) ”，在 “最近使用的文件清單”下面的文件個數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將“最近使用的文件清單 ”前的復選框去掉即可。03、在 EXCEL中輸入如 “1-”、 “1-2”之類的格式后它即變成1 月 1 日， 1 月 2 日等日期形式，怎么辦？這是由于 EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點擊主菜單的“格式 ”菜單，選 “單元格 ”，再在 “數(shù)字 ”菜單標簽下把該單元格的格式設成文本格式就行了。04、在 EXCEL中如

3、何使它象WORD 一樣的自動定時保存文件？點擊 “工具 ”菜單 “自動保存 ”項，設置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具 ”菜單下沒有 “自動保存 ”菜單項，那么執(zhí)行“工具 ”菜單下 “加載宏 . 選”上 “自動保存 ”，“確定 ”。然后進行設置即可。05、用 Excel 做多頁的表格時， 怎樣像 Word 的表格那樣做一個標題，即每頁的第一行（或幾行）是一樣的。但是不是用頁眉來完成？在 EXCEL的文件菜單頁面設置工作表打印標題；可進行頂端或左端標題設置，通過按下折疊對話框按鈕后， 用鼠標劃定范圍即可。 這樣 Excel 就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。06、在 Excel 中

4、如何設置加權(quán)平均？加權(quán)平均在財務核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到，并不是一項很復雜的計算，關鍵是要理解加權(quán)平均值其實就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價） 平均后得到的那個單位值。在 Excel 中可設置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。07、如果在一個Excel 文件中含有多個工作表，如何將多個工作表一次設置成同樣的頁眉和頁腳？如何才能一次打印多個工作表？把鼠標移到工作表的名稱處（若你沒有特別設置的話，Excel 自動設置的名稱是“ sheet1、 sheet2 、sheet3

5、.），然”后點右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表 ”的菜單項，這時你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設置頁眉和頁腳還是打印你工作表。08、EXCEL 中有序號一欄，由于對表格進行調(diào)整，序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決？如果序號是不應隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話，那么在制作 EXCEL表格時就應將序號這一字段與其他字段分開， 如在 “總分 ”與“排名 ”之間空開一列， 為了不影響顯示美觀， 可將這一空的列字段設為隱藏，這樣在調(diào)整表格 （數(shù)據(jù)清單）的內(nèi)容時就不會影響序號了。09、用 Excel2000 做成的工資表， 只有第一個人有工資

6、條的條頭（如編號、 姓名、崗位工資 .) ，想輸出成工資條的形式。怎么做？這個問題應該這樣解決： 先復制一張工資表， 然后在頁面設置中選中工作表選項，設置打印工作表行標題， 選好工資條的條頭， 然后在每一個人之間插入行分頁符，再把頁長設置成工資條的高度即可。使用自定義方式重裝了一遍中文office ，Excel的打印紙選項中只有A4 一種，怎么辦？隨便安裝一個打印機驅(qū)動程序就可以了。10、在 Excel 中小數(shù)點無法輸入，按小數(shù)點，顯示的卻是逗號，無論怎樣設置選項都無濟于事，該怎么辦？這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的時間，但說白了很簡單。在 Windows 的控制面板中，點擊

7、“區(qū)域設置 ”圖標，在彈出的 “區(qū)域設置屬性 ”對話面板上在 “區(qū)域設置 ”里選擇 “中文（中國） ”，在 “區(qū)域設置屬性 ”對話面板上在 “數(shù)字 ” 屬性里把小數(shù)點改為 “.（”未改前是 “， ”），按 “確定 ”按鈕結(jié)束。這樣再打開 Excel就一切都正常了。11、如何快速選取特定區(qū)域？使用 F5 鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000 ，最簡便的方法是按F5 鍵，出現(xiàn) “定位 ”窗口，在 “引用 ”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2： A1000 。12、如何快速返回選中區(qū)域？按 Ctr+BacksPae （即退格鍵）。13、如何快速定位到單元格？方法一：按F5 鍵，出現(xiàn) “定位 ”

8、對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市 “確定 ”按鈕即可。方法二：單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。14、 “ Ctrl * ”的特殊功用一般來說，當處理一個工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時，通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl *鍵可選定整個表格。Ctfl * 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。15、如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格？有時，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格：選擇 “編

9、輯 ”“定位 ”，單擊 “定位條件 ”按鈕， 在“定位條件 ”對話框中選擇 “公式 ”項，按 “確定 ”按鈕即可。16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容？選定單元格區(qū)域， 輸入值， 然后按Ctrl Ener 鍵，即可實現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。17、只記得函數(shù)的名稱，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦？如果你知道所要使用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有參數(shù)格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。具體方法是：在編輯欄中輸入一個等號其后接函數(shù)名，然后按Ctr A 鍵， Excel則自動進入 “函數(shù)指南 步驟2 之 2”。當使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時，上述方法顯

10、得特別有用。18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置？按住 Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法是：選定單元格，按下Shift 鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭（空心箭頭），然后按住鼠標左鍵進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平“工”狀標志，左右拖拉時會變?yōu)榇怪薄肮ぁ睜顦酥?，釋放鼠標按鈕完成操作后，選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。19、如何讓屏幕上的工作空間變大？可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel 窗口，或者在 “視圖 ”菜單中選擇 “全屏顯示 ”命令。20、如何使用快顯菜單？快顯菜單中包括了一些操作中最常用的

11、命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。21、如何使用快顯菜單？快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。22、如何防止Excel 自動打開太多文件？當 Excel 啟動時，它會自動打開 Xlstart 目錄下的所有文件。當該目錄下的文件過多時， Excel 加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。解決方法是將不該位于Xlstart 目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel 打開替補啟動目錄下的文件：選擇 “工具 ”

12、“選項 ”“普通 ”，將 “替補啟動目錄 ”一欄中的所有內(nèi)容刪除。23、如何去掉網(wǎng)格線？1）除去編輯窗口中的表格線單擊 “工具 ”菜單中的 “選項 ”，再選中 “視圖 ”，找到 “網(wǎng)格線 ”，使之失效；2）除去打印時的未定義表格線有時會出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線），一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了， 特別是一些所謂的“電腦 ”VCD中編輯的 Excel 表格更是這樣。 要除去這些表格線， 只要在單擊 “文件 ”、“頁面設置 ”、“工作表 ”菜單，點擊一下 “網(wǎng)格線 ”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線 ”就行了。2

13、4、如何快速格式化報表？為了制作出美觀的報表，需要對報表進行格式化。有快捷方法，即自動套用Excel預設的表格樣式。方法是：選定操作區(qū)域，選取“格式 ”菜單中的 “自動套用格式 ”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按 “確定 ”按鈕即可。 要注意的是，格式列表框下面有包括“數(shù)字 ”、“邊框線 ”、“字體 ”等 6 個 “應用格式種類 ”選項，若某項前面的 “x不”出現(xiàn)，則在套用表格樣式時就不會用該項。25、如何快速地復制單元格的格式？要將某一格式化操作復制到另一部分數(shù)據(jù)上，可使用 “格式刷 ”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格， 單擊工具條上的 “格式刷 ”按鈕， 此時鼠標變成了刷子

14、形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。26、如何為表格添加斜線？一般我們習慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實，我們可以使用繪圖工具來實現(xiàn)：單擊 “繪圖 ”按鈕，選取 “直線 ”，鼠標變成十字型將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標，斜線就畫出來了。 另外，使用 “文字框 ”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調(diào)出快顯菜單，選擇“對象格式 ”“圖案 ”，選擇 “無邊框 ”項即可。27、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入？在輸入數(shù)字前加一個單引號“”，可以強制地將數(shù)字作為文本輸入。28、如何定義自己的函數(shù)

15、？用戶在 Excel 中可以自定義函數(shù)。 切換至Visual Basic 模塊，或插入一頁新的模塊表（ Module ），在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA 程序，按 Enter 確認后完成編寫工作， Excel 將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內(nèi)，你就可以與使用Exed 內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如：Function Zm(a)If a 60 Then im 不及格 ”Else Zm=及“格 ”End IfEnd Function29、如何在一個與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義函數(shù)？可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下，采用鏈接的方法(

16、 也就是在調(diào)用函數(shù)時加上該函數(shù)所在的工作簿名)。假設上例中的自定義函數(shù)Zm 所在工作薄為MYUDF.XLS，現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用Zm 函數(shù)，應首先確保 MYUDF.XLS 被打開，然后使用下述鏈接的方法：=MYUDF.XLS ！ ZM(b2)30、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列？如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列，千萬別逐條輸入， 為何不讓 Excel 自動填充呢？在第一個單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù)，一個單元格內(nèi)輸入第二個數(shù)據(jù)，選定這兩個單元格，將光標指向單元格右下方的在下填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按Excel 內(nèi)部規(guī)定的序列進行

17、填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)（如辦公室人員名單），定義成序列， 以備日后自動填充， 豈不一勞永逸！ 選擇 “工具 ”菜單中的 “選項 ”命令，再選擇 “自定義序列 ”標簽， 在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項2 間要輸入半角符號的逗號加以分隔（例如：張三，李四，王二 ），單擊 “增加 ”按鈕將輸入的序列保存起來。31、使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄上例中，介紹了使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄自動填充數(shù)據(jù)序列的方法。其實，使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，將會出現(xiàn)包含下列各項的菜單：復制單元格、 以序列方

18、式填充、 以格式填充、 以值填充； 以天數(shù)填充、 以工作日該充、以月該充、以年填充；序列 此時，你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。32、如果你的工作表中已有某個序列項，想把它定義成自動填充序列以備后用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項？不需要。 有快捷方法： 選定包含序列項的單元格區(qū)域， 選擇 “工具 ”“選項 ”“自定義序列 ”，單擊 “引入 ”按鈕將選定區(qū)域的序列項添加至 “自定義序列 ”對話框， 按 “確定 ” 按鈕返回工作表，下次就可以用這個序列項了。33、上例中，如果你已擁育的序列項中含有許多重復項，應如何處理使其沒有重復項，以便使用 “引入 ”的方法快速創(chuàng)建所

19、需的自定義序列？選定單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù) ”“篩選 ”“高級篩選 ”，選定 “不選重復的記錄 ”選項，按 “確定 ”按鈕即可。34、如何對工作簿進行安全保護？如果你不想別人打開或修改你的工作簿，那么想法加個密碼吧。打開工作薄，選擇 “文件 ”菜單中的 “另存為 ”命令，選取 “選項 ”，根據(jù)用戶的需要分別輸入“打開文件口令 ”或“修改文件 D 令 ”，按 “確定 ”退出。工作簿（表）被保護之后， 還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進行保護，起到雙重保護的功能，此時你可以這樣做：首先，選定需保護的單元格區(qū)域，選取 “格式 ”菜單中的 “單元格 ”命令，選取 “保護 ”，從對話框中選取 “鎖

20、定 ”，單由 “確定 ”按鈕退出。然后選取“工具 ”菜單中的 “保護 ”命令，選取 “保護工作表 ”，根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。注意：不要忘記你設置有“口令 ”。35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來？對那些加了保護的單元格，還可以設置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改，從而可增加數(shù)據(jù)輸入時的直觀感覺。但卻帶來了問題，即在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇“文件 ”“頁面設置 ”“工作表 ”，在 “打印 ”欄內(nèi)選擇 “單元格單色打印 ”選項。之后，打印出來的表格就面目如初了。36、工作表保護的口令忘記了怎么辦？

21、如果你想使用一個保護了的工作表，但口令又忘記了，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇 “編輯 ”“復制 ”、“粘貼 ”，將其拷貝到一個新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保護。當然，提醒你最好不用這種方法盜用他人的工作表。37、 “ $的”功用Excel 一般使用相對地址來引用單元格的位置，當把一個含有單元格地址的公式拷貝到一個新的位置，公式中的單元格地址會隨著改變。你可以在列號或行號前添加符號“$來”凍結(jié)單元格地址，使之在拷貝時保持固定不變。38、如何用漢字名稱代替單元格地址？如果你不想使用單元格地址，可以將其定義成一個名字。定義名字的方法有兩種：一種是選定單元格區(qū)域后在“名字框

22、 ”直接輸入名字， 另一種是選定想要命名的單元格區(qū)域，再選擇 “插入 ”“名字 ”“定義 ”，在“當前工作簿中名字 ”對話框內(nèi)鍵人名字即可。使用名字的公式比使用單元格地址引用的公式更易于記憶和閱讀，比如公式“=SUM（實發(fā)工資） ”顯然比用單元格地址簡單直觀，而且不易出錯。39、如何在公式中快速輸入不連續(xù)的單元格地址？在 SUM 函數(shù)中輸入比較長的單元格區(qū)域字符串很麻煩，尤其是當區(qū)域為許多不連續(xù)單元格區(qū)域組成時。這時可按住Ctrl 鍵，進行不連續(xù)區(qū)域的選取。區(qū)域選定后選擇 “插入 ”“名字 ”“定義 ”，將此區(qū)域命名，如Group1 ，然后在公式中使用這個區(qū)域名，如 “SUM（ Group1

23、）”。40、如何定義局部名字？在默認情況下，工作薄中的所有名字都是全局的。其實，可以定義局部名字，使之只對某個工作表有效，方法是將名字命名為“工作表名！名字 ”的形式即可。41、如何命名常數(shù)？有時，為常數(shù)指定一個名字可以節(jié)省在整個工作簿中修改替換此常數(shù)的時間。例如，在某個工作表中經(jīng)常需用利率4.9 來計算利息，可以選擇“插入 ”“名字 ”“定義 ”，在 “當前工作薄的名字”框內(nèi)輸入 “利率 ”，在 “引用位置 ”框中輸入 “，按“確定 ”按鈕。42、工作表名稱中能含有空格嗎？能。例如，你可以將某工作表命名為“Zhu Meng”。有一點結(jié)注意的是，當你在其他工作表中調(diào)用該工作表中的數(shù)據(jù)時，不能使

24、用類似 “ Zhu Meng ！A2”的公式，否則Excel 將提示錯誤信息 “找不到文件Meng”。解決的方法是，將調(diào)用公式改為“Zhu Mg! A2就行”了。當然，輸入公式時，你最好養(yǎng)成這樣的習慣， 即在輸入 “ ”號以后，用鼠標單由Zhu Meng 工作表，再輸入余下的內(nèi)容。43、給工作表命名應注意的問題有時為了直觀，往往要給工作表重命名 （ Excel 默認的荼表名是sheet1 、sheet2. ），在重命名時應注意最好不要用已存在的函數(shù)名來作荼表名，否則在下述情況下將產(chǎn)征收豈義。我們知道，在工作薄中復制工作表的方法是，按住Ctrl 健并沿著標簽行拖動選中的工作表到達新的位置，復制成

25、的工作表以“源工作表的名字 +（2）”形式命名。例如，源表為ZM，則其 “克隆 ”表為 ZM（2）。在公式中 Excel 會把 ZM（ 2）作為函數(shù)來處理，從而出錯。因而應給ZM（ 2）工作表重起個名字。44、如何拆分或取消拆分窗口？當我們給一個工作表輸入數(shù)據(jù)時，在向下滾動過程中，尤其是當標題行消失后，有時會記錯各列標題的相對位置。這時可以將窗口拆分為幾部分，然后將標題部分保留在屏幕上不動，只滾動數(shù)據(jù)部分。 其方法是在主菜單上單擊“窗口 ”“拆分窗口 ”。取消拆分窗口時除了使用“窗口 ”“撒消拆分窗口 ”命令外，有捷徑：將鼠標指針置于水平拆分或垂直拆分線或雙拆分錢交點上，雙擊鼠標即可取消已拆分

26、的窗口。45、如何給工作簿擴容？選取 “工具 ”“選項 ”命令， 選擇 “常規(guī) ”項， 在 “新工作薄內(nèi)的工作表數(shù)”對話欄用上下箭頭改變打開新工作表數(shù)。一個工作薄最多可以有255 張工作表，系統(tǒng)默認值為6。46、如何減少重復勞動？我們在實際應用Excel 時，經(jīng)常遇到有些操作重復應用（如定義上下標等）。為了減少重復勞動，我們可以把一些常用到的操作定義成宏。其方法是：選取“工具 ”菜單中的 “宏”命令，執(zhí)行 “記錄新宏 ”，記錄好后按 “停止 ”按鈕即可。也可以用VBA編程定義宏。47、如何快速地批量修改數(shù)據(jù)？假如有一份Excel 工作簿，里面有所有職工工資表?，F(xiàn)在想將所有職工的補貼增加 50

27、（元），當然你可以用公式進行計算，但除此之外還有更簡單的批量修改的方法，即使用 “選擇性粘貼 ”功能： 首先在某個空白單元格中輸入50，選定此單元格，選擇 “編輯 ”“復制 ”。選取想修改的單元格區(qū)域，例如從E2 到 E150。然后選擇 “編輯 ”“選擇性粘貼 ”，在 “選擇性粘貼 ”對話框 “運算 ”欄中選中 “加 ”運算，按“確定 ”健即可。最后，要刪除開始時在某個空白單元格中輸入的50。48、如何快速刪除特定的數(shù)據(jù)？假如有一份Excel 工作薄， 其中有大量的產(chǎn)品單價、數(shù)量和金額。 如果想將所有數(shù)量為 0 的行刪除，首先選定區(qū)域（包括標題行），然后選擇 “數(shù)據(jù) ”“篩選 ”“自動篩選 ”

28、。在 “數(shù)量 ”列下拉列表中選擇“0，”那么將列出所有數(shù)量為0 的行。此時在所有行都被選中的情況下，選擇 “編輯 ”“刪除行 ”，然后按 “確定 ”即可刪除所有數(shù)量為0的行。最后，取消自動篩選。49、如何快速刪除工作表中的空行？以下幾種方法可以快速刪除空行：方法一：如果行的順序無關緊要，則可以根據(jù)某一列排序，然后可以方便地刪掉空行。方法二： 如果行的順序不可改變，你可以先選擇 “插入 ”“列 ”，插入新的一列入在A列中順序填入整數(shù)。然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，刪去所有空行。最后以A 列重新排序，再刪去A 列，恢復工作表各行原來的順序。方法三：使用上例 “如何快速刪除特定的數(shù)據(jù)”的方法，只不過在所有列的下拉列表中都選擇 “空