會(huì)議管理制度

1、澤通公司會(huì)議管理制度一、目的為規(guī)范公司各項(xiàng)會(huì)議及各類培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會(huì)議管理模式，減少會(huì)議數(shù)量、縮短會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。二、職責(zé)（一）綜合部職責(zé)主要負(fù)責(zé)會(huì)議的管理，所有重要會(huì)議要在公司經(jīng)理批準(zhǔn)后到綜合部登記備案。會(huì)務(wù)工作主要由綜合部承辦；其他部門承辦或召集的會(huì)議，綜合部應(yīng)予協(xié)助。（二）承辦部門職責(zé)1、會(huì)議承辦部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；2、會(huì)務(wù)服務(wù)承辦部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等；3、部門在總部召開(kāi)的會(huì)議需用公共會(huì)

2、場(chǎng)的，應(yīng)向會(huì)議室管理部門（綜合部）書面提出，由會(huì)議室管理部門（綜合部）統(tǒng)籌安排。4、部門會(huì)議由各部門自行安排，但會(huì)議時(shí)間、參加人等，不得與公司會(huì)議沖突。（三）與會(huì)人員職責(zé)1、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題。2、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。3、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。4、遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽(tīng)電話，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。5、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。三、會(huì)議分類（一）公司年終總結(jié)大會(huì)1、召開(kāi)時(shí)間: 每年1月下旬。2、承辦部門: 綜合部3、主持與記錄：由綜合部召集，總經(jīng)理主持，綜合部人員進(jìn)行會(huì)議記錄。 4

3、、參加人員：公司全體員工。5、會(huì)議內(nèi)容： （1）公司年度安全與經(jīng)營(yíng)工作情況總結(jié)，下一年度工作任務(wù)部署。 （2）公司先進(jìn)集體和個(gè)人表彰。（二）公司安全及工作月例會(huì) 1、召開(kāi)時(shí)間：每月27日，遇節(jié)假日提前或順延。2、主持與記錄：由綜合部召集，總經(jīng)理主持，綜合部人員進(jìn)行會(huì)議記錄。 3、參加人員：公司全體員工。 4、會(huì)議內(nèi)容： （1）公司安全工作情況總結(jié)。 （2）各部門本月工作總結(jié)和部署下月工作計(jì)劃。 （3）全體與會(huì)人員可就公司發(fā)展和個(gè)人本職工作進(jìn)行發(fā)言。 （三）公司周會(huì)1、召開(kāi)時(shí)間：每星期一上午。2、主持與記錄：由綜合部召集，總經(jīng)理主持，綜合部人員進(jìn)行會(huì)議記錄。 3、參加人員：公司經(jīng)理層及主管以上人

4、員。4、會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)各部門上周工作和部署本周工作計(jì)劃，著重介紹在工作過(guò)程中需要解決的問(wèn)題。 （四）對(duì)外接待會(huì)議1、承辦部門：業(yè)務(wù)相關(guān)部門或公司經(jīng)理指定部門。2、主持：總經(jīng)理或業(yè)務(wù)分管經(jīng)理。（五）其它會(huì)議1、各專題會(huì)議相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際工作需要不定期地召開(kāi)。會(huì)議的內(nèi)容主要是針對(duì)運(yùn)營(yíng)管理、招投標(biāo)工作、企劃工作、物業(yè)管理工作、預(yù)算管理及合約事宜等專項(xiàng)工作進(jìn)行討論、布署和總結(jié)。2、員工發(fā)起的會(huì)議公司員工可以發(fā)起一定級(jí)別的會(huì)議，員工對(duì)公司的某一制度，或者工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提出解決方案，需要多個(gè)部門協(xié)同時(shí)，可以提請(qǐng)適當(dāng)級(jí)別的會(huì)議。由綜合部門將會(huì)議納入臨時(shí)會(huì)議的范圍，并由總經(jīng)理批準(zhǔn)。四、會(huì)議室管理1、為了避免

5、會(huì)議室使用時(shí)發(fā)生沖突，各部門如需使用會(huì)議室，需提前一天由向公司行政部提出申請(qǐng)，以便統(tǒng)一安排。2、如遇公司緊急及重要的會(huì)議，已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，在不能調(diào)換的情況下，公司會(huì)議優(yōu)先于部門會(huì)議，部門會(huì)議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。3、除公司會(huì)議特別要求提供糕點(diǎn)、水果、茶水等會(huì)議物資，其余會(huì)議一律不予提供；部門會(huì)議中需要準(zhǔn)備糕點(diǎn)、水果、茶水等由會(huì)議組織部門自行準(zhǔn)備，公司綜合部在緊急情況下可協(xié)助準(zhǔn)備，但費(fèi)用由各部門自行協(xié)調(diào)。4、 會(huì)議室使用期間，請(qǐng)愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，使用部門需保持會(huì)議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等；請(qǐng)不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請(qǐng)不要改變會(huì)議室設(shè)

6、備、家具的位置，愛(ài)護(hù)會(huì)場(chǎng)設(shè)施，使用完畢后，務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、白板、設(shè)施設(shè)備等還原，離開(kāi)時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)，并通知綜合部共同檢查交接，如會(huì)議涉及使用視頻會(huì)議系統(tǒng)，行政部需增加設(shè)備管理員共同參與檢查交接。5、使用完畢后，后勤部門負(fù)責(zé)清潔會(huì)場(chǎng)。五、會(huì)議的組織、管理和服務(wù)（一）會(huì)議批準(zhǔn)1、凡涉及到多個(gè)部門人員參加的會(huì)議或由于階段工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，會(huì)議召集部門應(yīng)在召開(kāi)前1-2天將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會(huì)議通知單報(bào)綜合部，由綜合部進(jìn)行統(tǒng)一安排，方可召開(kāi)。2、各部門工作例會(huì)必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不得安排在公司例會(huì)同期召開(kāi)，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。3、會(huì)議一經(jīng)確定，與會(huì)人員

7、應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排，原則上不可請(qǐng)假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請(qǐng)假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會(huì)后應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)會(huì)議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)，確保會(huì)議布署的各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成并對(duì)工作結(jié)果負(fù)責(zé)。（二）會(huì)議通知會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門；會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1、公司有專項(xiàng)主題的會(huì)議或需有投影設(shè)備演示說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)由承辦部門提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；2、會(huì)議之前

8、，綜合部應(yīng)根據(jù)需要安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)標(biāo)的制作和設(shè)置，并根據(jù)會(huì)議級(jí)別或性質(zhì)準(zhǔn)備好會(huì)議飲用水、水果或其他招待用品；3、特別重大會(huì)議，應(yīng)由綜合部專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，具體包括以下內(nèi)容：3.1會(huì)議議程安排（應(yīng)提前報(bào)交公司經(jīng)理或主要參會(huì)者）；3.2會(huì)議資料準(zhǔn)備（如需分發(fā)應(yīng)在入場(chǎng)前登記分發(fā)）；3.3會(huì)議場(chǎng)所布置；3.4會(huì)議服務(wù)人員的安排；3.5會(huì)議簽到；3.6會(huì)后事項(xiàng)安排。3.7會(huì)議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。（四）會(huì)議精神傳達(dá)1、應(yīng)明確公司會(huì)議的目的，公司會(huì)議的目的是解決問(wèn)題提高效率，因此會(huì)議應(yīng)明確主題，不開(kāi)無(wú)邊際的會(huì)議。2、參會(huì)人員在會(huì)前應(yīng)明確會(huì)議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件

9、材料。3、與會(huì)者的發(fā)言要言簡(jiǎn)意賅，一般發(fā)言不可過(guò)長(zhǎng)，會(huì)議組織者或主持人在開(kāi)會(huì)前應(yīng)該就每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間予以統(tǒng)計(jì)和控制，時(shí)間到后，無(wú)特殊情況不予延長(zhǎng)。每次開(kāi)會(huì)中應(yīng)該強(qiáng)調(diào)發(fā)言的時(shí)間要求。4、重要會(huì)議決議或記錄未正式公布前，與會(huì)者不得提前透露會(huì)議內(nèi)容。5、與會(huì)人員必須用正式的會(huì)議記錄本做詳細(xì)的會(huì)議記錄，以便于會(huì)后向部門員工準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議精神，落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，綜合部將不定期抽查與會(huì)人員的會(huì)議記錄。6、公司經(jīng)理層參加或主持的會(huì)議，會(huì)議紀(jì)要由綜合部專人負(fù)責(zé)整理并由公司經(jīng)理審閱簽發(fā)，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會(huì)人員。必要時(shí)，分發(fā)給相關(guān)部門。其它會(huì)議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理，由主管經(jīng)理審閱簽發(fā)并編號(hào)存檔。7、會(huì)議

10、結(jié)束后綜合部或其它會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)將問(wèn)題進(jìn)行匯總、分類，并將會(huì)議中對(duì)各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。公司會(huì)議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由綜合部專人負(fù)責(zé)，根據(jù)規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn)，并在下一次例會(huì)前將各部門完成情況報(bào)公司經(jīng)理。六、會(huì)議資料管理除其他部門承辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由綜合部整理、分發(fā)、立卷、存檔。七、會(huì)議督辦凡總經(jīng)辦已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前2天完成會(huì)議提擬和報(bào)批手續(xù)，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。八、會(huì)議紀(jì)律要求1、要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間，提前3分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。不得缺席、遲到、早退，會(huì)議記錄人員登記到會(huì)情況。確有客觀原因不能參加會(huì)議的，應(yīng)提前向會(huì)議承辦部門及分管經(jīng)理請(qǐng)假。2、所有參會(huì)人員在開(kāi)會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備設(shè)置為無(wú)聲或震動(dòng)狀態(tài)。會(huì)議期間，所有與會(huì)人員不得看報(bào)紙