《淺析秘書的參謀職能》[共9頁]

1、論秘書的現(xiàn)代工作職能摘要：秘書的參謀職能對領導工作有著重要的作用。秘書處在重要位置,起左右上下溝通的樞紐作用,為領導做參謀助手工作。本文以秘書的參謀職能為中心,結(jié)合秘書工作的發(fā)展情況,探討了秘書參謀職能的重要性和其參謀職能具體施遇到的問題和弊病,并對提高秘書的參謀職能的發(fā)揮提出了一些建議。關鍵字：秘書、參謀工作、參謀職能一 秘書的含義與發(fā)展：一、 秘書的涵義協(xié)助領導人聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項的工作人員。指秘書職務。使館中職位低于參贊高于隨員的外交官。有一等秘書、二等秘書、三等秘書之分，在大使館館長領導下進行工作。享有外交特權和豁免。從秘書職位的角度來看 秘書概念的發(fā)展變化。秘書職位經(jīng)歷了從

2、官職向社會職業(yè)轉(zhuǎn)變的過程。【（一）秘書官職化時代】1.中國秘書官職化時代在我國，秘書一詞最早出現(xiàn)于漢代。最初的含義是指物而非指人。即帶有神秘色彩的圖書。根據(jù)古籍記載，這些圖書主要有兩類：宮禁里的秘籍，因為是宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻，因而一般不予公開，故稱為秘書。如晉書荀勖傳：及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經(jīng)，列在秘書。指讖緯圖箓。這是一種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士制作的一種預算吉兇的隱語。至東漢后期：秘書不僅指物，也指機構和人員。古代的秘書工作者，被稱為史官、御史大夫、尚書、長史、主簿等。唯有一次例外，那就是東漢末年魏王曹操為削弱當時位高權重的皇帝身邊的秘書機構-尚書臺的勢力，

3、曾設秘書令，以典尚書事，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發(fā)奏章、草擬和上傳下達的職責。至清末，我國的秘書工作真正名實相符。辛亥革命后，秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化。其一：秘書一詞已完全擺脫了圖書的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼?。其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關職位均以秘書相稱。2.國外秘書官職化時代西方發(fā)達國家的定義。國際職業(yè)秘書組織（英文全稱：professional secretaries international）秘書這個詞來源于保密者。指那些被國王和王后雇傭來保守國家和私人秘密的人.今天S

4、ecretary第一個字母S大寫的時候，意為部長或大臣，這是政府部門的高級官員Secretary of State 在英國是指（主管政府一部門的）國務大臣，在美國則指國務卿。The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意為外相The Secretary of State for Home Affairs 則是內(nèi)政大臣Chief Cabinet Secretary 日本的內(nèi)閣官房長官沙特的石油部長、印度的外交部常務副部長等。資產(chǎn)階級革命后，秘書職位主要承擔的是輔助性管理這一內(nèi)涵開始得到社會的認可和接受。另外，國外私人秘書的

5、發(fā)展歷史也相當悠久。貴族成員多喜歡雇傭私人秘書為他們處理信箋、賬目和邀請函等。商人也有秘書，他們通常被叫做辦事員。如英國著名的政治學家和哲學家約翰洛克就曾長期擔任著名領袖人物的私人秘書。16世紀英國的著名詩人約翰鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書?？傊诿貢殬I(yè)社會化以前，秘書主要指在政府部門中擔任高級官員的人或為政府部門及高級官員提供輔助服務的公職人員，因此，我們將這一時期成為秘書官職化時代。首先是秘書官職化的過程。在我國，秘書一詞最早出現(xiàn)于漢代。最初的含義是指物而非指人。即帶有神秘色彩的圖書。根據(jù)古籍記載，這些圖書主要有兩類： 宮禁里的秘籍，因為是宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻，因而一般不予公開，故

6、稱為秘書。如晉書荀勖傳：及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經(jīng)，列在秘書。 指讖緯圖箓。這是一種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士制作的一種預算吉兇的隱語。 至東漢后期：秘書不僅指物，也指機構和人員。 古代的秘書工作者，被稱為史官”、御史大夫、尚書等。 唯有一次例外，那就是東漢末年，魏王曹操為削弱當時位高權重的皇帝身邊的秘書機構：尚書臺的勢力，曾設秘書令，以典尚書事，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發(fā)奏章、草擬和上傳下達的職責。 至清末，我國的秘書工作真正名實相符。 辛亥革命后，秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化。 其一：秘書一詞已完全擺脫了圖書的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖?/p>

7、秘書工作的人或職位。 其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關職位均以秘書相稱。其次是我國的秘書社會化時期：我國的私人秘書始于清朝，稱幕客。幕客也稱“西席、館師、賓師”等，俗稱師爺。由地方長官私人聘請，不拿官方俸祿, 不占政府機構編制，是地方長官的私人秘書 改革開放以前，我國的秘書主要是一種行政職位。改革開放后，秘書開始由官職走向社會化、職業(yè)化。二、社會化秘書的職能當今社會的秘書，在本質(zhì)上是領導人工作的助手，既不能缺位無所作為，也不能越權胡作非為。秘書的主要職能有:參謀決策、協(xié)調(diào)關系、處理信息、辦理事務。其中，參謀決策是指在決策過程中，在知識（

8、包括理論）、能力（包括技術）、經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。秘書職能眾多，若想做好、成功，需要不凡的素質(zhì)。概括起來，大致如下：奮斗決定前途。沒有一蹴而就的成功，做好一名好秘書的唯一途徑就是努力奮斗。（）思路決定出路。秘書需要為領導出謀劃策，當領導遇到重大突發(fā)情況時，當領導遇到新情況時，當領導毫無對策時，正是秘書展現(xiàn)聰明才智的時刻。一個新的正確的思路，就能幫助領導，使問題迎刃而解（二）性格決定命運。秘書是一件細致的工作，無論是輔助決策時，處理龐雜的信息時還是協(xié)調(diào)各方面關系時。這時需要秘書工作者細致、堅持，細節(jié)決定成敗。（三）學習決定高尚。秘書的職能要求其必須

9、對新事物有快速的反應能力，只有通過不斷學習，才能向領導做出最優(yōu)化的建議。（四）忠誠決定人生。秘書贏得領導的信任，75%取決于忠誠，25%取決于能力。忠誠不僅是秘書的必備素質(zhì)，更是做人的基本素質(zhì)。具備了做秘書的基本素質(zhì)，還需要掌握做秘書的具體方法。問題主要集中于輔助決策方面。輔助決策，秘書的天職。秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬緒，歸結(jié)到一點是謀略二字，工作得法，事半功倍。有參謀之心，不得參謀之法，會南轅北轍，勞而無功。因此，當參謀，擬對策，出謀略，務要熟悉參謀之道。（）重在調(diào)查研究。在參謀工作中，調(diào)查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是謀略的基礎，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關謀略的調(diào)查研究應

10、是高層次、高水平的，特別講究深入實際的調(diào)查研究。它要求調(diào)研講究實效出成果；應從宏觀、政策、對策上想全局，議大事，求上策，使自己的謀略進入領導的決策圈。 （二）善于分析形勢。謀略依大局而定，據(jù)大勢而發(fā)。分析客觀形勢，把握事物發(fā)展的趨勢，增強預見性，是做好參謀工作的重要一環(huán)。對形勢不甚了了，對趨勢盲無所知，就難以設計定謀，硬閉門造車，只能制造一些空對空的臭彈。因此，要審大小而圖之，衡彼己而施之，酌緩急而布之。數(shù)有虛實，形有真假，勢有明暗，必須用馬克思主義辯證唯物主義的立場、觀點分析形勢，把握趨勢。水無常形，物無恒勢，斗轉(zhuǎn)星移，事過境遷，一切客觀事物都在變化之中，不能用形而上學的眼光看形勢，要用發(fā)展

11、的眼光認識形勢。因有主次，果有大小，因果相連，相依相存，互為條件，相互轉(zhuǎn)化，要用對立統(tǒng)一的觀點看待形勢，要用系統(tǒng)、聯(lián)系、層次的觀點分析趨勢。 （三）加強組織領導。秘書部門聚集了一大批黨性強、素質(zhì)高的優(yōu)秀人才，這是秘書部門的政治優(yōu)勢。秘書部門直接為領導機關服務，經(jīng)常接觸各級領導，有相當一部分秘書直接為領導者服務，這是秘書部門的工作優(yōu)勢。在參謀工作中，要認識和注意發(fā)揮這些優(yōu)勢。要利用良好的組織形式，廣開言路，集思廣益，運用秘書部門的集體智慧，提高參謀的整體效用。比如，一些黨委辦公室開展的議政會、形勢分析會的活動，編發(fā)參謀性刊物，都收到了顯著的效果。參謀工作彈性較大，尤其在這項工作開創(chuàng)之初，更需要制

12、度做保證。為了完善參謀活動，也很需要建立健全有關的參謀活動安排、組織工作要求、成果評審、獎勵等制度，促使參謀工作逐步走向經(jīng)常化、規(guī)范化、制度化的軌道，進而實現(xiàn)科學化。 （四）學會謀略比較。根據(jù)需要與可能、目標與信息，擬個方案并不難。難的是擬定幾套方案，并掌握不同方案的比較方法，從比較中找出優(yōu)劣，加以論證，向領導者提出更為可靠的參謀意見與依據(jù)。有經(jīng)驗的參謀人員，遇事常思多種可能，準備好方案。參謀方案應多而好，當然要多得適當，好得可取。利害相依是普遍規(guī)律。再好的方案，也必然雜以利害，不可能完善無缺。利有大小，害有輕重，需全面考慮，詳加探查，仔細比較，認真權衡。其標準是：兩利相交從其重，兩害相交趁其

13、輕，利害相交取其利。有利無害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰優(yōu)孰劣，不能妄加評說，要靠計算分析取得根據(jù)。古語說：多算勝，少算不勝，何況不算乎 （五）掌握參謀時機。信息科學證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已經(jīng)基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。參謀工作的這種規(guī)律性要求提供參謀意見，要把握好時機，做到言當其時，不失良機。所謂機，通常是指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認識和利用。在參謀活動中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的參謀成果。如對機熟視無睹，麻木不

14、仁，或不懂用機，就會喪失良機，前功盡棄。機，隨時隨地都在變化之中。高明的參謀人員，總是無機時尋機，弱機時強機，有機時乘機，見機時借機，得先機之利參謀人員不可忘記，見而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時，易失者機，迅而行之，速哉！（見兵經(jīng)百篇速字）機不可失，時不再來，要及時謀劃，相機參謀。 二 秘書工作的發(fā)展及其參謀職能的重要性(一)秘書工作的發(fā)展在80年代以前,現(xiàn)代中國的秘書工作雖然遍布全國的各級領導機構,但基本上是各自封閉守點,各自為各自的領導穩(wěn)定服務,固守成規(guī),局限性比較大。進入80年代就大變了樣,黨的十一屆三中全會后的十多年,中國秘書工作有了飛躍性的發(fā)展。新形勢下使領導工作的需

15、求起了變化,需要秘書工作在更多方面起參謀、助手作用。新時期的秘書工作出現(xiàn)了“四個轉(zhuǎn)變”和“四個強化”。“四個轉(zhuǎn)變”也就是四個方面的發(fā)展,即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事,又出謀獻策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理;從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃??！八膫€強化”,即輔助決策的強化;信息工作的強化;協(xié)調(diào)工作的強化;督察工作的強化。從“四個轉(zhuǎn)變”和“四個強化”中可以體現(xiàn)出秘書提高參謀職能的發(fā)揮是一種趨勢。(二)秘書工作參謀職能的重要性黨的十一屆三中全會以來,中央領導同志多次提倡秘書部門要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀工作的開展,是不斷發(fā)展變化的新形勢的需要,是領導工作

16、努力提高科學化水平和效能的需要,是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實踐也說明,做好參謀工作,是秘書工作有所突破的關鍵所在。秘書作為領導者身邊的常備參謀和助手,秘書工作具有明顯的參謀助手作用。其主要表現(xiàn)是:為領導工作出主意,想辦法,提預案;向領導機關提供資料,提供信息,提供咨詢;做好事務工作,盡量減輕領導工作的負擔。秘書的參謀工作,具有其他工作無法替代的作用。首先,作為領導愈來愈需要秘書的參謀,它可以充實完善領導的思想。隨著改革開放的深入和中國加入WTO,秘書參與對外事務的工作將愈來愈多,在對外談判、洽商、接待外賓和出外考察,引進外資和境外投資,對外合作與外事糾紛的處理等等不再僅限于政

17、府外交和外經(jīng)部門,而是全國各地區(qū)、各政府機構和企業(yè)團體都會遇到的工作。秘書部門不僅要操辦具體事務,還要根據(jù)國家有關法規(guī)和國際慣例,參與制訂有關預案,準備有關資料,發(fā)揮參謀作用。從秘書所處地位上看,秘書都處于各級領導機關中樞,領導人的身邊,一切參謀活動都是為領導服務,從屬于領導的需要的。秘書最接近領導,往往最先了解領導意圖;領導需要什么樣的信息資料與建議,也?？赡苁紫仍儐柮貢?要求秘書“參謀提醒”,或提供預案,去協(xié)助解決。這樣秘書工作者的新鮮思想、觀點、認識,通過參謀工作與領導思想溶為一體,就會對領導者的思想有所幫助。其次,秘書的參謀工作對領導決策具有輔助取舍的作用。領導的最基本職能是決策,而領

18、導的決策關系著整個組織的正確運營。然而,領導的職責除包括決定公司的大政方針外,還包括處理公司中一大堆繁雜的事務。機關和組織設立秘書部門,最根本的目的則是幫助領導層處理好那些繁雜的事務以及為領導的決策做必要的準備工作甚而參與到?jīng)Q策當中來。因而,可以說秘書的參謀職能的發(fā)揮對領導作出決策具有重要意義。再次,對領導工作具有提醒警策的作用。由于現(xiàn)代社會的重大決策很少是能僅憑個人經(jīng)驗就可以保證其正確的,因而領導在進行一個重大決策之前必然都要做許許多多的諸如調(diào)查研究、信息分析、科學論證等準備工作。在這個過程中,秘書人員應經(jīng)常向領導提供準備適用的信息、資料、文件等決策依據(jù),并積極向領導提出相關的工作建議和決策

19、預案以輔助領導進行決策。在完成領導者交辦工作的同時,主動考慮并提出那些領導者暫時沒有想到而需要提出的問題、以及秘書部門每天報送領導者的經(jīng)過精選的有用信息,這些都能提醒領導者注意某種傾向、解決某一問題,或啟發(fā)、警策領導者避免某些失誤,促使領導者不斷校正工作的運行軌跡。三 秘書的參謀職能在具體實施中的問題（一）目前我國存在的對秘書參謀活動的偏見 1.否定秘書的參謀活動。有些人認為，秘書的工作不過是收收發(fā)發(fā)，抄抄寫寫，接接電話，送客人，什么輔助決策、參謀職能都是杜撰出來的。也有人會以海外秘書只是給企業(yè)領導提供事務性服務為理由來否定秘書的參謀活動。這些認識都是錯誤的。古代的知天通地的“巫”、“史” 進

20、行占卜活動，征詢天意，實際上是為統(tǒng)治者出謀劃策。社會發(fā)展到今天，一個領導者遇到的情況更為復雜，更加需要別人的參謀輔助，以保證決策的正確性、科學性。企業(yè)秘書部門及秘書人員的參謀活動，除了為領導決策獻計獻策外，還更多地表現(xiàn)在日常工作中的建議和意見，草擬文稿、處理信息、提供辦會的建議和方案等等，都是一種參謀活動。 2.夸大秘書的參謀活動。也有些人認為秘書參謀活動等同于國外的“思想庫”、“知囊團”，把秘書個人活動比之為領導的高參。但秘書的參謀活動與廣義的參與決策或出謀劃策性質(zhì)的參謀活動是有區(qū)別的，它是一種有限的出謀獻策性的參謀活動。秘書的參謀活動不具有獨立性，秘書的參謀活動從屬于領導者的工作思路和領導

21、的職能范圍，秘書參謀活動是從領導主觀上的意圖出發(fā)，力求符合客觀實際的思維活動。秘書只有在領導的職能范圍內(nèi)提出的參謀建議，才具有針對性和實際參考價值。 給秘書的參謀活動以一個正確的定位，目的是全面認識和充分發(fā)揮秘書在管理中的作用。領導需要秘書為其直接服務，社會也需要穩(wěn)定的職業(yè)秘書人員。秘書人員認識不到這一點，會給領導決策帶來干擾，影響領導決策的正確性和科性。 （二）秘書自身工作存在弊病1. 有些秘書善于“擺長蛇陣”。有些秘書為領導寫的公文其中有很多空話、套話和廢話,很多純粹是應付上級、流于形式、浪費紙張。在他們當中公文寫作中的惟上惟書、照抄照轉(zhuǎn)、穿靴戴帽的“黨八股”和公式化、雷同化、模式化的現(xiàn)象

22、長期存在,這就為大批量預制公文提供了條件。在黨政機關里也有些人專長于寫官樣文章,他們善于用政治上最時髦的觀點、報刊上最流行的概念和主觀上有意拔高的事例來編制公文,其寫作“秘訣”很容易研發(fā)為程序軟件。如果作為領導參謀助手的秘書長期寫這種文章,那么不只是秘書的參謀職能無法實現(xiàn),也會增加領導的負擔,更甚至托領導的后腿。2. 秘書的自身素質(zhì)亟待提高。一些秘書自身的文化素質(zhì)達不到要求,因此在寫作中會出現(xiàn)一些作假失真和南轅北轍的問題。一些秘書在發(fā)揮參謀職能時,一味追求參謀數(shù)量而忽視質(zhì)量,致使其在發(fā)揮參謀職能時因缺少實踐和真實憑據(jù),而出現(xiàn)虛構作假的問題。領導在作出決策時,因其秘書知識水平達不到要求,而出現(xiàn)對

23、領導意圖的錯誤理解,進而會使其參謀發(fā)生反作用。四提高秘書參謀活動的建議 為了避免秘書參謀活動的盲目性、被動性，為領導決策及其實施提供有效而必要的輔助，充分發(fā)揮秘書的參謀作用，秘書人員必須堅持如下措施： （1）秘書參謀的內(nèi)容必須與領導決策的需要相一致。領導決策過程貫穿于領導工作的各個環(huán)節(jié)，在一定條件下，領導決策正確與否直接影響著組織的前途。因此，保障和滿足領導的決策需要是秘書參謀的根本出發(fā)點。秘書參謀的內(nèi)容是由領導決策的形態(tài)決定的。領導決策形態(tài)的差異和變化，直接決定了秘書參謀內(nèi)容的變化。領導決策在不同時期有不同的特點，這是因為領導在社會發(fā)展的不同時期所要考慮解決的社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的問題

24、有所不同。領導決策的不同特點，直接影響著秘書參謀內(nèi)容的變化。秘書參謀的內(nèi)容取決于領導決策的需要，又對領導決策的效果起著一定的制約作用。如果秘書為領導決策提供是過時的信息，那么領導以此為依據(jù)做出的決策就不是科學的。 （2）秘書參謀的時機必須與領導決策及實施的運轉(zhuǎn)周期相吻合。領導決策的不同階段對秘書的參謀活動有不同的要求，這些要求既體現(xiàn)在參謀的內(nèi)容方面也體現(xiàn)在參謀時機的選擇方面。秘書參謀的時機必須與領導決策及實施的周期相吻合。秘書參謀的時機取決于領導決策及實施周期所允許的時限。在決策付諸實施前，秘書必須完成實施方案的制定和落實計劃的全部準備工作，否則就會貽誤和影響決策的落實。隨著社會變化節(jié)奏的加快，要求秘書參謀的實現(xiàn)進程相應加快，盡量縮短各項具體工作所占用的時間。 秘書參謀從屬于領導工作，所以領導決策及其實施的周期對秘書參謀時機的制約是主要的，而秘書參謀時機對領導決策及實施周期的影響是次要的。但我們必須認識到，這種影響是客觀存在的。 （3）秘書參謀的方式必須與領導者的個性特點相適應。秘書參謀服務的對象是具有不同個性特點的領導者，領導者的個性特點往往會響秘書參謀的效果。準確地把握領導者的個性特點是秘書參謀活動取得最佳效果的前提。秘書的參謀服務方式只有與領導者的個性特點相適應，才能取得較好的效果。 秘書參謀活動有各