一份遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)的方案

1、一份遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)的方案遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)（一）系統(tǒng)適用范圍： 從網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展來(lái)看，未來(lái)不久會(huì)出現(xiàn)許多虛擬辦公的公司，而這種公司，就要使用基于互聯(lián) 網(wǎng)的辦公平臺(tái)，這種平臺(tái)盡管和基于局域網(wǎng)的辦公平臺(tái)有差別，但想追求的辦公效果幾乎是一樣 的，就是利用一套基于 WEB的辦公方式使不同地域的員工能夠縮短溝通時(shí)間、提高辦公效率，同 時(shí)在跨國(guó)公司中使地區(qū)時(shí)差不再困擾公司的運(yùn)營(yíng)及管理。在全球所有的辦公軟件中， Microsoft Office 軟件能夠做到用戶的個(gè)人生產(chǎn)效率和辦公效率， 而 遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)是把類似 Office 文檔作為對(duì)象存放在 Exchange Server 非結(jié)構(gòu)化多媒體文檔 數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行管理

2、和維護(hù)，讓用戶可以非常方便地交換和共享有關(guān)的文檔。相對(duì)于傳統(tǒng)的文件系 統(tǒng)和電子郵件系統(tǒng)，遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)以WEBT式定義的文檔更加靈活地被組織管理和查找（通過(guò)定義不同的視圖），同時(shí)也更加安全（通過(guò)設(shè)定用戶的訪問(wèn)權(quán)限）。如果要構(gòu)造一個(gè)成功的信息系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件都是關(guān)鍵因素，但是如果 沒(méi)有數(shù)據(jù)一切都是空的；在很多單位，已經(jīng)有大量的數(shù)字化信息已經(jīng)以O(shè)ffice 文檔的形式存放在每個(gè)人的電腦或文件服務(wù)器上，所以建立一套完整、有效、方便和持續(xù)的機(jī)制把這些Office 文檔管理、組織以及進(jìn)行安全地交流共享具有非常重要的意義?，F(xiàn)在，遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)就能幫助您實(shí)現(xiàn)多人協(xié)作、團(tuán)隊(duì)管理，提高整個(gè)公司

3、的辦公效率和生產(chǎn)效率！而 遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)不僅僅適用于遠(yuǎn)程的企業(yè)辦公管理，還可以運(yùn)用于企業(yè)的局域網(wǎng)內(nèi)。（二）系統(tǒng)的功能： 遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)功能主要體現(xiàn)的組織成員間（企業(yè)各級(jí)管理人員、員工；虛擬辦公企業(yè)的各級(jí)管理 人員、員工）進(jìn)行的公務(wù)處理、信息共享和檢索、交流與溝通、文書流轉(zhuǎn)、任務(wù)管理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等。以下是平臺(tái)的前臺(tái)功能簡(jiǎn)介：1. 個(gè)人辦公：收件箱、日歷、聯(lián)系人、個(gè)人計(jì)劃（周計(jì)劃、月計(jì)劃、年計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃等）、 任務(wù)（個(gè)人任務(wù)、 負(fù)責(zé)的項(xiàng)目任務(wù)、 負(fù)責(zé)的部門任務(wù)等） 、日記、便簽、新建和管理 Office 文檔；2. 電子郵件：收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)送郵件、已刪除郵件、草稿；

4、3. 公共服務(wù)：車輛管理、會(huì)議管理、日程安排、活動(dòng)安排、公務(wù)接待、事務(wù)接洽、出差管理、 費(fèi)用報(bào)銷、人事管理、值班管理、網(wǎng)上投票；4. 信息共享：Web資源庫(kù)、信息資源庫(kù)、電子公告板、信息簡(jiǎn)報(bào)、電子刊物、單位通訊錄、航班 時(shí)刻表、火車時(shí)刻表、政策法規(guī)、大事記、討論組等；5. 檔案管理：目錄管理、檔案檢索、檔案借閱；6. 公文管理：收文管理、發(fā)文管理、督查管理；7. 流程管理：表單向?qū)?、流程定義、流程角色和用戶管理、流程監(jiān)控、流程查詢、流程統(tǒng)計(jì)；8. 系統(tǒng)管理：?jiǎn)挝恍畔ⅰ⒔M織構(gòu)造、討論組安裝、字段配置；9. 全文檢索功能：按數(shù)據(jù)庫(kù)的搜索字段（如：作者、時(shí)間、主題、關(guān)鍵詞等）進(jìn)行辦公系統(tǒng)內(nèi) 所有文件

5、的檢索。個(gè)人辦公：通過(guò)個(gè)人的用戶名和密碼以WEB的方式登陸到遠(yuǎn)程辦公區(qū)域內(nèi)，卻聲設(shè)置是進(jìn)入“個(gè)人辦公”欄目下，它包括：1. 收件箱：為本用戶的收件箱，用來(lái)接收信息資料?？梢燥@示郵件的統(tǒng)計(jì)資料，如：總郵件數(shù)、 未閱讀郵件、應(yīng)批復(fù)郵件、應(yīng)轉(zhuǎn)交郵件、已批復(fù)郵件、已轉(zhuǎn)交郵件等數(shù)據(jù)。2. 日歷：顯示事務(wù)處理提醒備忘功能。3. 聯(lián)系人：可以查詢（按姓名、Emai等）工作中所涉及的聯(lián)系人的聯(lián)系方式，主要包括：姓名、Emai、辦公信息（公司名稱、公司電話、公司地址等）、私人信息（私人電話、家庭信息、家庭 地址、個(gè)人主頁(yè)等）。點(diǎn)擊聯(lián)系人可以直接向其發(fā)送郵件。4. 個(gè)人計(jì)劃：周計(jì)劃、月計(jì)劃、年計(jì)劃是按固定時(shí)間段來(lái)

6、制定計(jì)劃，可以直接對(duì)其進(jìn)行修改、 注釋、文書流轉(zhuǎn)、報(bào)批或?qū)徍?；?xiàng)目計(jì)劃是按照項(xiàng)目進(jìn)程制定計(jì)劃，再時(shí)間方面可以由自己對(duì)其 進(jìn)行修改，此功能可以直接與 Office 之 Microsoft Project 軟件進(jìn)行捆綁。5. 個(gè)人任務(wù)：個(gè)人任務(wù)是記錄常規(guī)性的工作；負(fù)責(zé)的項(xiàng)目任務(wù)是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄項(xiàng)目管理進(jìn)程 （分析、計(jì)劃、實(shí)施、控制等）；負(fù)責(zé)的部門任務(wù)是部門負(fù)責(zé)人紀(jì)錄整個(gè)部門的工作任務(wù)、完成指標(biāo)額度等。6. 日記與便簽：類似“記事本功能”，方便、快捷的對(duì)突發(fā)事情的紀(jì)錄，但沒(méi)有提醒等功能， 也不能進(jìn)行文書流轉(zhuǎn)。WEB的方式上傳到小組“信息板”7. 個(gè)人資料上傳：個(gè)人所撰寫的文案或搜集的信息資料通過(guò) 中

7、，供小組成員查閱；管理員可以從每個(gè)小組的“信息板”上的資料轉(zhuǎn)移到其他信息資料共享目 錄下。圖示見下：電子郵件：通過(guò)WEB式進(jìn)入自己的郵件系統(tǒng)。1. 收件箱：同“個(gè)人辦公的收件箱”。2. 發(fā)件箱：可以在此對(duì)文案進(jìn)行“文書流轉(zhuǎn)”，并設(shè)置管理方式，包括：等待批復(fù)、批復(fù)、傳 閱等；設(shè)置發(fā)送方式，包括秘密（分為絕密、機(jī)密、秘密、普通四級(jí)）抄送、要求回執(zhí)、跟蹤、 優(yōu)先級(jí)等。3. 已發(fā)送郵件：自發(fā)件箱發(fā)送出去的郵件的備份，可以重新發(fā)送或者刪除。4. 已刪除郵件：刪除的郵件存放處，可以徹底刪除（無(wú)法恢復(fù)）。5. 草稿：撰寫郵件，但沒(méi)有發(fā)送的。圖例如下：公共服務(wù)：整個(gè)公司的公共事務(wù)處理，權(quán)限劃分比較簡(jiǎn)單。1.

8、交通管理：公司內(nèi)的交通管理，包括各種交通設(shè)備（如飛機(jī)、火車、汽車、出租、輪船、地 鐵等）和各種形式（固定交通補(bǔ)貼、差旅交通補(bǔ)貼）。此欄目一般由公司行政部門負(fù)責(zé)。2. 會(huì)議管理：公司內(nèi)的會(huì)議管理，包括各種內(nèi)部會(huì)議管理（小組會(huì)議、部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議、 表彰會(huì)議、批報(bào)會(huì)議、決策性會(huì)議等）和外部會(huì)議管理（所在的直接上級(jí)會(huì)議、區(qū)級(jí)會(huì)議、市級(jí) 會(huì)議、省級(jí)會(huì)議、行業(yè)會(huì)議、展覽會(huì)、促銷會(huì)等），包括：會(huì)議參加人員（評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)）、會(huì)議時(shí) 間、地點(diǎn)（行走路線）、會(huì)議聯(lián)系人和聯(lián)系方式、會(huì)議主題、會(huì)議記錄、會(huì)議總結(jié)等。此欄目一 般由公司行政部門負(fù)責(zé)。3. 日程安排：公司內(nèi)每固定時(shí)間段（天、周、月、年）的重大日程安排信息和

9、日程主題、涉及 人員等。此欄目一般由公司行政部門負(fù)責(zé)。4. 活動(dòng)安排：公司內(nèi)部組織的各類員工活動(dòng)和對(duì)外參加的活動(dòng)（如：聯(lián)誼會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)等）。此 欄目一般由公司的工會(huì)負(fù)責(zé)。5. 公務(wù)接待：公司對(duì)外的接待事務(wù)，包括：接待原因、接待時(shí)間、地點(diǎn)、我方人員、對(duì)方人員、 停留時(shí)間、資料準(zhǔn)備等。此欄目一般由公司的公關(guān)部或市場(chǎng)部負(fù)責(zé)。6. 事務(wù)接洽：公司對(duì)外的項(xiàng)目談判事務(wù)，包括：接洽事務(wù)的主題、必備資料、我方人員、告知 （公司信息中的商業(yè)機(jī)密不準(zhǔn)泄漏、談判時(shí)的注意事項(xiàng)等）、餐飲預(yù)定等。此欄目一般由公司的 公關(guān)部和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人雙方面協(xié)調(diào)。7. 出差管理：公司的出差制度管理，包括：出差備忘、審批條件、預(yù)借款、出差費(fèi)用

10、報(bào)銷、出 差計(jì)劃和總結(jié)的撰寫、每固定時(shí)間段（月、季、年）的公司差旅費(fèi)一覽表。此欄目一般由公司行 政部負(fù)責(zé)。8. 費(fèi)用報(bào)銷：一系列公司有關(guān)員工的費(fèi)用報(bào)銷管理，包括報(bào)銷制度（發(fā)布時(shí)間）、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、 每固定報(bào)銷時(shí)間段（每天幾時(shí)至幾時(shí)）。此欄目一般由公司的財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。9. 人事管理：公司的人事管理，包括員工檔案、員工加入審批流程、招聘計(jì)劃、面試規(guī)劃、既 定崗位等。此欄目一般由公司的人事部（人力資源部）負(fù)責(zé)。10. 值班管理：公司關(guān)于工作的所有加班加點(diǎn)方面的管理，包括：加班費(fèi)的制定和實(shí)施、加班人 員的選取、加班時(shí)期的事務(wù)處理、加班時(shí)期的特殊管理方式等。信息共享： 用戶（通過(guò)嚴(yán)格的權(quán)限劃分）可以對(duì)這些信息

11、進(jìn)行察看、修改、發(fā)表評(píng)論、刪除等行為。1. Web資源庫(kù)：通過(guò)系統(tǒng)管理員而提交的以WEBT式直接能夠察看的信息資源。2. 信息資源庫(kù)：通過(guò)系統(tǒng)管理員而提交的以WE昉式不能直接察看的（如不兼容的財(cái)務(wù)軟件、人事管理軟件、安全性差的軟件系統(tǒng)等）信息資源。3. 電子公告板（討論組、BBS :用戶在察看信息后，可以到BBS中發(fā)表自己的觀點(diǎn)，當(dāng)然也可以直接到BBS中去發(fā)表。4. 電子刊物（ Mai ist ，含信息簡(jiǎn)報(bào)）：由公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（一般是文化部或工會(huì)組織）審批， 對(duì)內(nèi)部員工發(fā)行的電子刊物；由公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)外發(fā)行的電子刊物。5. 單位通訊錄：按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)（一般是部門、小組、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)三種方式

12、）統(tǒng)計(jì)成員的通 訊方式。6. 航班（火車）時(shí)刻表：7. 政策法規(guī)：國(guó)家重大政策和所屬行業(yè)的重大政策。8. 大事記：公司的成長(zhǎng)經(jīng)歷和重大事故處理等。檔案管理： 公司秘密文件的管理，權(quán)限極其嚴(yán)格。1. 目錄管理：公司所有檔案的察看目錄。2. 檔案檢索：按照一定的字段（檔案號(hào)、存檔人、存檔日期、檔案主題等）進(jìn)行檔案的檢索。3. 檔案借閱；通過(guò)嚴(yán)格的審批（多級(jí)審批或同級(jí)多次審批等）由借閱人簽收后借閱出去，其中的管理項(xiàng)目包括：借閱人、預(yù)借閱時(shí)間、實(shí)際借閱時(shí)間、簽訂保密協(xié)議、領(lǐng)導(dǎo)審批備案、借閱的 檔案信息等。此欄目主要由公司的檔案部負(fù)責(zé)。公文管理：針對(duì)不同的用戶（即不同權(quán)限）的公文方面的管理，主要體現(xiàn)在文

13、書流轉(zhuǎn)方面。1. 收文管理：參考“電子郵件”的“收件箱”。每固定時(shí)間可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)。2. 發(fā)文管理：參考“電子郵件”的“發(fā)件箱”。每固定時(shí)間可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)。3. 督查管理：主要是在重要的執(zhí)行人員（中上層級(jí)別）在收到文書但沒(méi)有處理的時(shí)候，通過(guò)智 能系統(tǒng)提醒他快速執(zhí)行。其他人員智能系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄他的日志，對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，以做日后 績(jī)效考核方面的參考依據(jù)。此欄目主要由公司的總辦人員負(fù)責(zé)。流程管理：部門負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）自己可以設(shè)計(jì)職責(zé)范圍內(nèi)的文檔格式和形象：1. 表單向?qū)В罕韱蔚脑O(shè)計(jì)向?qū)А?. 流程設(shè)計(jì)賀自定義工作流：工作流在實(shí)際應(yīng)用中需要有靈活的適應(yīng)能力，利用此系統(tǒng)可視化流程

14、定義工具，系統(tǒng)管理員可以無(wú)須編程、通過(guò)拖拉操作進(jìn)行“所見即所得”的流程設(shè)計(jì)，而且工具提供了四種基本流程類型選擇（普通、子流、自動(dòng)、轉(zhuǎn)流程），可以定義流程在不同狀態(tài)的 數(shù)據(jù)字段控制（不可見、可見、可改 ），設(shè)定流程中系統(tǒng)自動(dòng)催辦、督辦的時(shí)間，進(jìn)行規(guī)則檢查以及通過(guò)流程定義文件分發(fā)用戶定義流程，最強(qiáng)大的功能是允許用戶通過(guò)COM DCOM對(duì)象動(dòng)態(tài)擴(kuò)展工作流。具體流程如下圖：3. 流程角色和用戶管理：系統(tǒng)管理員可以方便靈活地定義工作流中有關(guān)的角色和用戶，設(shè)定其 用戶權(quán)限（查詢范圍和密級(jí)、有權(quán)催辦或重發(fā)），利用此系統(tǒng)可視化流程監(jiān)控工具，用戶可以根 據(jù)權(quán)限進(jìn)行流程的監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)工作，包括流程狀態(tài)動(dòng)態(tài)顯示、流轉(zhuǎn)

15、路徑跟蹤顯示（處理步驟、處 理時(shí)間、處理人、處理意見）以及對(duì)流轉(zhuǎn)文檔的催辦、督辦、強(qiáng)制撤回、跳過(guò)等 具體流程如下圖：4. 流程監(jiān)控： 在工作運(yùn)作中， 部門負(fù)責(zé)人 （或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人） 可以監(jiān)控整個(gè)流程是否按計(jì)劃實(shí)施。 具體流程如下圖：5. 流程查詢：在工作運(yùn)作中，部門負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）可以查詢每個(gè)工作細(xì)目的詳細(xì)狀況， 如：負(fù)責(zé)人、工作時(shí)間、協(xié)調(diào)者、所需資源等。6. 流程統(tǒng)計(jì)：工作流引擎自動(dòng)將所有流程處理日志記入數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶可根據(jù)實(shí)際需要生成統(tǒng)計(jì) 報(bào)表。系統(tǒng)內(nèi)置的統(tǒng)計(jì)功能如圖所示，可按每固定時(shí)間段（時(shí)、天、周、月、季、年）內(nèi)，按照 不同統(tǒng)計(jì)方式：負(fù)責(zé)人（細(xì)化到每個(gè)人）或資源（資金、設(shè)備、場(chǎng)地等）

16、；不同顯示順序，對(duì)流 程的收文數(shù)、簽收數(shù)、已處理數(shù)、平均處理時(shí)間、平均簽收時(shí)間等指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。用戶也可以利 用這些數(shù)據(jù)按照自己的要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理。具體流程圖如下：系統(tǒng)管理：后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)方面的管理：1. 信息管理：所有涉及公司的信息發(fā)布、修改、刪除等管理，包括系統(tǒng)的開發(fā)和安裝。2. 組織構(gòu)造：包括行政方面（組織構(gòu)架）、財(cái)務(wù)方面（工資、福利、待遇）、職稱方面（高級(jí)、 中級(jí)、初級(jí)、無(wú)）等。3. 討論組：BBS的技術(shù)細(xì)節(jié)，包括系統(tǒng)的開發(fā)和安裝。4. 郵件系統(tǒng)安裝：文書流轉(zhuǎn)的主要渠道。包括系統(tǒng)的開發(fā)和安裝。5. 下載系統(tǒng)：對(duì)用戶從服務(wù)器短 Down信息資料的管理，包括：格式文件屏蔽、每日最大下載量、 下載

17、 IP 記錄等。包括系統(tǒng)的開發(fā)和安裝。6. 全文檢索功能：按數(shù)據(jù)庫(kù)的搜索字段（如：作者、時(shí)間、主題、關(guān)鍵詞等）進(jìn)行辦公系統(tǒng)內(nèi) 所有文件的檢索。包括系統(tǒng)的開發(fā)和安裝。7. 即時(shí)通訊功能：包括收信息者、發(fā)信息者、信息撰寫框、發(fā)送、回復(fù)、聯(lián)系人名單等?？梢?在辦公區(qū)域內(nèi)察看在線人員，直接以WEB方式聯(lián)系他。8. 權(quán)限管理： 遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)在權(quán)限方面的管理非常嚴(yán)謹(jǐn)而且較為靈活。其中，系統(tǒng)管理員為 最高權(quán)限者，可使用流程用戶角色管理器指定其他用戶，并設(shè)定其權(quán)限。術(shù)語(yǔ)：“用戶” 遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)的基本參與者是用戶，即 Exchange Server 上的一個(gè)信箱。 每個(gè)信箱與一個(gè) WEB用戶的帳號(hào)關(guān)聯(lián)。用戶需首先用WEB用戶的帳號(hào)登錄后，才能進(jìn)入某一個(gè)郵箱，即以某用戶的身份進(jìn)行流程處理?！敖巧保航巧侵赋袚?dān)同一任務(wù)的一組用戶，同一角色中任一用戶簽收并完成處理則認(rèn)為該狀 態(tài)的任務(wù)已完成。例如：報(bào)銷流程中部門審核可由部門的經(jīng)理或副經(jīng)理進(jìn)行，文書流轉(zhuǎn)中信文到 達(dá)該狀態(tài)后自動(dòng)發(fā)送到經(jīng)理和副經(jīng)理的信箱，任何一個(gè)人批示后即轉(zhuǎn)入下一步處理，同時(shí)將其他 信箱中的副本刪除。與傳統(tǒng)方法相比，自動(dòng)化程度更高。此外，一些狀態(tài)的處理選擇由工作流引 擎自動(dòng)進(jìn)行，無(wú)須具體用戶干預(yù)，則可指定一個(gè)空角色（不包含任何用戶）作為該狀