組織會議的流程和細節(jié)(原創(chuàng))

1、組織會議的流程和細節(jié)我們是一個會議大國，幾乎每天都在大大小小的開會，但是辦好會議很不容易，特別是細節(jié)問題很容易忽視。開會目的不是組織會議的人員所要考慮的，組織人員只是負責把會議辦的圓滿，這比會議的內(nèi)容更重要。成功的會議就是要做到有序、高雅，讓領導滿意，讓參會人員舒心。結(jié)合多年參加會議和組織會議的經(jīng)驗，整理出一些基本流程和細節(jié)，以備組織會議參考。一、制定會議方案1.明確會議的內(nèi)容、參會人員、時間地點、會議日程2.特別是要組建籌備會議人員的分工一般為會務組、材料組、秘書組、宣傳組會務組：要提前考察會場，包括住宿、大會議室、小會議室、用餐環(huán)境、交通狀況材料組：起草領導講話、會議主持詞、經(jīng)驗交流發(fā)言稿

2、的把關、致詞、祝酒詞等、整理講話錄音、印發(fā)領導講話、秘書組：起草會議通知、會議指南、落實參會人員、收集會議回執(zhí)、安排會場布置、制作桌簽、座次表、聯(lián)系照相合影。宣傳組：負責聯(lián)系新聞媒體，起草會議通稿，編發(fā)會議簡報，落實攝影、錄像。3.會議組織必須確定一人總體把握督促各項工作的進度、到位程度以及情況發(fā)生變化時及時調(diào)整方案二、前期考察工作（一）考察酒店：現(xiàn)在會議一般在酒店開，必須實地考察，了解酒店的檔次、接待能力和合作能力。4. 住宿條件，床位數(shù)能否滿足參會有人緣和辦會人員的住宿，房間必須干凈整潔，設備齊全。有可上網(wǎng)的電腦最好，現(xiàn)代人已離不開電腦和網(wǎng)絡。5.會場情況，會場大小，座位數(shù)、桌子數(shù)，進出是

3、否方便，主席臺的座位數(shù)，是否有小會議室供分組討論用。6.所需費用、財務流程，開會必須根據(jù)經(jīng)費寬裕程度組織，了結(jié)酒店的收費情況很重要。另外，會議上難免有一些支出需要現(xiàn)金，也要了解酒店是否能夠提供方便，預借現(xiàn)金。7.酒店服務，酒店的商務部是否能夠提供打印、訂票、日用品的購買等服務，以及結(jié)算辦法。8.用餐情況，用餐場地距離住宿和開會地不能太遠，必須大氣、高雅，能夠提供自助餐和桌餐，有宴請必須提供主桌、桌簽、擴音設備等。9.休閑娛樂，會議期間如果要豐富代表的生活，就要安排唱歌等活動，要了解包間大小、費用，是否健康。（二）考察現(xiàn)場：這一點主要是針對一些帶有現(xiàn)場性質(zhì)的會議，現(xiàn)場要有可參觀的價值和條件。10

4、.必須根據(jù)時間和路途確定現(xiàn)場的個數(shù)，每個現(xiàn)場要有自己的特點和代表性，不能千篇一律。11.現(xiàn)場必須做好迎接參觀的準備，參觀內(nèi)容的呈現(xiàn)方式、參觀的路線，迎接方式、歡送方式，講解員，擴音設備。12.現(xiàn)場要提供一份情況介紹，包括簡介、特色。三、會議準備（一）通知會議13.起草會議通知，要明確會議內(nèi)容、時間地點、參加人員，這是常規(guī)。14.會議通知細節(jié)之處有6點：是否要求參會人員準備發(fā)言、表演等，是否接站送站、是否收取會議費、是否要求給會議提供材料、食宿和交通費用、是否安排隨行人員的食宿。15.必須要求參會人員按時間報回執(zhí)，包括姓名、性別、民族、單位和職務、聯(lián)系方式，其他要求如是否需要住單間、是否需要接站

5、，是否訂機票和火車票，是否安排旅游，如果是少數(shù)民族，飲食有沒有特殊要求。16.發(fā)出會議通知，必須確保被通知人收到通知。（二）材料準備17.起草領導講話，這是會議的核心內(nèi)容，必須高度重視，提前做好，確定有幾位領導講話，側(cè)重點如何把握。講話起草要征求講話人的意見，并提前交給講話人。18.會議所發(fā)材料，經(jīng)驗交流的材料應該包括發(fā)言的材料和書面交流的材料。是否有近期需要傳達的重要文件，是否有需要討論文件內(nèi)容，是否有贈送的資料。19.還需起草的文字材料，包括主持詞、總結(jié)講話、致詞、祝酒詞等。（三）會務準備20.需要準備幾個事情，制作會議橫幅、宣傳標語、桌簽。要通知新聞媒體按時到會，知道會議安排，給記者提供

6、新聞通稿。21.準備材料袋，里面至少包括會議指南或會議日程、會議材料、代表證、餐票，最好有一個目錄也放在里面。22.會議報到，至少安排三個人，一個人負責登記，分房間，一個負責發(fā)資料，一個預備輪換休息。如果收費還要另安排兩人。報到冊一定要填寫清楚，以備制作通訊錄。23.需要制作五個清單，一是最好提前把房間分配好；二是提前安排用餐的座位，餐桌要編號；三是開會的座次表，以便每個人對號入座；四是討論分組表，每個人知道自己參加哪一個組的討論（分組表要有討論的會議室、召集人、聯(lián)絡員）；五是合影照相的位置表。24.會場布置，必須要有專門人負責布置會場，包括8個細節(jié)，橫幅的懸掛，主席臺座位的排列及桌簽的擺放，

7、會場桌簽的擺放，發(fā)言席的位置，音響要調(diào)試好，會場裝飾用的花盆、花籃。要準備兩支錄音筆，做好領導講話錄音。是否準備投影提前考慮并調(diào)試好，服務員按時到位。25.安排領導房間，領導住的房間要提前去看，環(huán)境是否安靜，是否有沙發(fā)（給領導匯報工作的地方），要擺放鮮花、水果、洗漱用品，會議日程，領導活動安排表。26.用餐準備，去餐廳的引路牌，餐廳桌子的擺放和編號，音響要提前調(diào)試。如果自助餐，特別是早飯，不能讓領導去擠，要安排包間及陪領導吃飯的人。四、開會會場的氣氛對領導的情緒影響很大，也是檢驗會議組織是否有序的重要環(huán)節(jié)，必須達到領導滿意的目的。27.會前安排，會務人員要督促參會人員按時提前到會場，如果有座次

8、就可對號入座，否則要盡量讓參會人員靠前坐，顯得會場有氣氛，（開會不愿坐到前面去，這是中國人的毛?。?，沒到的參會人員要及時把他的牌子撤掉，不能讓空在那里。要提前要求參會人員關閉手機、不要來回走動。28.要準備領導會前休息室，休息室要有服務人員，會場準備好要邀請領導上主席臺就做。29.領導的講話要提前備一份，以備領導忘記。年齡大的領導講話最好用大號字印。30.把錄音筆放在主席臺桌子上，打開。31.必須要有人招呼領導的司機，否則他們不滿意會傳給領導。必須有人招呼記者。會議開始后會務工作的一大半就完成了，可以享受自己勞動的成果了，但是要坐在會場認真聽會。五、后勤保障32.安排合影必須提前擺好座次，以免到時互相推讓。最好準備專業(yè)的合影梯臺架，一般樓前的臺階上效果不好。33. 餐廳要有人專門負責，提前上好涼菜，準備好餐桌編號，準備好音響。34. 用餐的敬酒活動要文明、和諧，限制喝酒，避免有人喝多了，這時吝惜一點也無所謂。35.如果有唱歌的娛樂活動，要安排一兩個專業(yè)一點的節(jié)目，最好有一個主持人，以免混亂局面。36.安排代表離會