文件管理制度

1、文件材料整理歸檔制度一、收集歸檔范圍本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來的與本單位關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。(一) 本級(jí)文件1、各種代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、各級(jí)干部會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。2、工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、通知。3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。4、向上級(jí)請(qǐng)示，與其他單位的來往文書，對(duì)下級(jí)的指示、批復(fù)、通知。5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)

2、準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。6、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。8、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報(bào)、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記。11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。14、已故人員資料。15、重要的人民來信及處理材料。16、本機(jī)關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。17、本機(jī)關(guān)(包括上報(bào)和下批)干部任免、呈批表、

3、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊(cè)、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。(二) 上級(jí)文件材料1、上級(jí)(包括各部門及派駐本單位的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本單位、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料。2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本單位、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。3、上級(jí)發(fā)給本單位的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊(cè)、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。4、上級(jí)報(bào)刊刊載有關(guān)本單位、本地區(qū)情況的文章。(三) 同級(jí)文件材料1、有關(guān)單位與本單位聯(lián)合召開會(huì)議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料

4、。2、有關(guān)單位與本單位簽訂的合同、合約、協(xié)議。3、有關(guān)單位與本單位涉及比較重要的工作或問題的來往文書。4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四) 下級(jí)文件材料1、年、季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。2、重要的調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料，重要的請(qǐng)示、法規(guī)性的備案文件。3、重要的名冊(cè)、登記表。4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。二、歸檔份數(shù)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案均一份，作存檔用，需匯編的材料數(shù)量增加一份。三、歸檔時(shí)間和方法(1) 凡需打印的文件，打印好后由專人收集，交文書檔案員歸檔。(2) 凡各部門收、發(fā)的文件，由各部門的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。(3) 一

5、項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門指定的有關(guān)人員，將該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。(4) 外出開會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書檔案員歸檔。(5) 年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。(6) 每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求(1) 應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各部門專人收集全齊。(2) 正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。(3)

6、歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。(4) 歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。(5) 歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。(6) 凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。檔案管理制度1、各股室應(yīng)對(duì)有關(guān)的資料、文件注冊(cè)，年終要認(rèn)真清查整理，分類歸檔，并及時(shí)移交檔案室保管。2、檔案一律妥善保管，做到存放有序，查找方便，嚴(yán)格執(zhí)行安全、保密制度。3、檔案一律不準(zhǔn)外借，特殊情況，需要借閱文件的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按檔案借閱制度規(guī)定借閱。4、查閱檔案時(shí)，不準(zhǔn)在卷宗上添加或做各種標(biāo)

7、記符號(hào)，不得抽換、刪改、涂寫、拆卷。5、檔案的銷毀，按有關(guān)規(guī)定，報(bào)經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)方可進(jìn)行，并要有專人監(jiān)銷，作好銷毀記錄。檔案鑒定制度、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)。、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)決定檔案命運(yùn)的工作，檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對(duì)

8、待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。 檔案借閱管理制度為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。 2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。3、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)中的要求辦理。4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不得在查閱檔案上劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。5、珍貴的實(shí)

9、物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家檔案法、保密法予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。7、借閱技術(shù)資料、圖紙，必須經(jīng)檔案管理人員查找，任何借閱人員不得擅自入內(nèi)。 檔案保密管理制度1、檔案是黨和國家的重要機(jī)密，管理人員必須提高警惕，杜絕泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生。2、非檔案人員不得隨便進(jìn)入檔案室，更不能隨便翻閱檔案。3、檔案不能帶回家閱讀，不準(zhǔn)自私復(fù)制，不準(zhǔn)帶至公共場(chǎng)所。4、檔案一般不外借，對(duì)外單位人員來查閱檔案時(shí)，須持有單位介紹信方可接待。5、檔案工作人員要增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)守保密制度和保密紀(jì)律。不該說和不該做的堅(jiān)決不說不做。6、經(jīng)常

10、檢查檔案存放的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)。7、取放檔案要輕拿輕放，防止揉搓、擠塞或撕破檔案。8、檔案室內(nèi)要存防火、防光、防盜、防潮、防鼠、防蛀、防強(qiáng)光等措施。9、對(duì)調(diào)檔人員要強(qiáng)調(diào)注意事項(xiàng)，不準(zhǔn)在檔案上圈、點(diǎn)、涂、劃、折、抽等現(xiàn)象。10、凡本辦公室工作人員需要調(diào)閱檔案，要說明調(diào)閱理由，借時(shí)登記，退還注銷。11、外單位查閱檔案憑單位介紹信，經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意方可辦理借閱登記手續(xù)。12、調(diào)閱利用機(jī)密以上檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定范圍內(nèi)閱檔，不得翻印、復(fù)制和摘抄。13、對(duì)調(diào)閱檔案人員抄錄的材料要進(jìn)行核對(duì)，未經(jīng)同意不得摘抄絕密和重要機(jī)密文件中的內(nèi)容。14、借出檔案歸還時(shí)應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)，如有缺損、損失立即追查

11、，檔案要經(jīng)常核對(duì)，及時(shí)收回。15、檔案室要把檔案統(tǒng)計(jì)工作納入檔案工作細(xì)則之中，對(duì)接收、移交、銷毀的檔案要及時(shí)登記和統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定填寫統(tǒng)計(jì)表。16、檔案統(tǒng)計(jì)工作做到目的明確，數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確，有始有終，從不間斷。17、運(yùn)用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法，收集、整理、分析統(tǒng)計(jì)資料，尋求提高檔案管理水平的具體方法。18、做好檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況等各項(xiàng)內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)，注意積累，為制定計(jì)劃和檢查工作以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)資料。 檔案復(fù)制制度1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本單位職工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料須經(jīng)所檔案員和分管檔案工作的所領(lǐng)導(dǎo)

12、審批后方可復(fù)制。 2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)制。3、復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。 檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。、統(tǒng)計(jì)作用：檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。、統(tǒng)計(jì)任務(wù)：對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、提供資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)

13、監(jiān)督。、統(tǒng)計(jì)對(duì)象：對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。、統(tǒng)計(jì)方法：檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。、按期統(tǒng)計(jì)：平時(shí)必須積極收集資料，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)；半年必須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì)；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。、專人統(tǒng)計(jì)：配備統(tǒng)計(jì)人員，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。 檔案庫房管理制度、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護(hù)檔案安全。、按專業(yè)類

14、項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)管理。、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。、加強(qiáng)庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進(jìn)設(shè)備，改善庫房管理?xiàng)l件；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)管理。、庫房要保持溫度在攝氏，相對(duì)濕度在之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救。、接交進(jìn)館的檔案，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認(rèn)

15、真清點(diǎn)，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進(jìn)庫房，以防意外；在庫房里不準(zhǔn)吸煙。 檔案銷毀制度、檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊(cè)。、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。、批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明某日已銷毀并簽名蓋章。、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的案卷目錄、檔案總登記簿和案卷目錄登記簿上注明“已銷毀”。 檔案工作崗位責(zé)任制一、分管檔案工作的所領(lǐng)導(dǎo)

16、職責(zé)1、組織全面的宣傳、貫徹、執(zhí)行中華人民共和國檔案法和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。2、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體發(fā)展計(jì)劃，列入議事日程，督促分管部門按上級(jí)和檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與所內(nèi)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二、分管檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。2、將檔案工作納入本部門的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。3、組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行所內(nèi)

17、檔案工作的規(guī)章制度。4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作 。5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。三、專（兼）職檔案人員職責(zé)1、熟悉所藏檔案資料的情況，主動(dòng)了解本單位各項(xiàng)工作對(duì)檔案資料的需要，積極做好提供利用工作；2、努力鉆研檔案管理和科技專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平，更好地為工程管理服務(wù)；3、承辦鑒定技術(shù)檔案和銷毀已過保管期限的技術(shù)檔案的具體工作；4、編制必要的檔案檢索工具和參考資料，注意收集、宣傳利用技術(shù)檔案、資料的效果；5、

18、對(duì)設(shè)施、設(shè)備的設(shè)計(jì)、竣工資料、圖紙等進(jìn)行分類整理；6、負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的技術(shù)檔案；推行部門立卷工作，整理需要?dú)w檔的技術(shù)文件材料和確定保管期限；7、逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料的微機(jī)化管理；8、編制必要的檔案檢索工具和參考資料，注意收集宣傳利用技術(shù)檔案資料的效果；9、協(xié)助其他技術(shù)干部搞好汛前、汛后的檢查、觀測(cè)及資料整編、歸檔工作；對(duì)所有報(bào)告、報(bào)表及運(yùn)行、檢修、水情等資料進(jìn)行搜集整理，并登記入冊(cè)；10、負(fù)責(zé)設(shè)備臺(tái)帳的錄入、整理和管理工作；11、做好資料借閱的登記工作，借閱資料歸還時(shí)做好詳細(xì)的檢查工作；12、充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)資源，逐步實(shí)現(xiàn)資料區(qū)域共享；13、服從工作安排，按時(shí)完成部門領(lǐng)導(dǎo)分配的

19、其它工作。 電子文件歸檔的管理體制和職責(zé)1、電子文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔管理工作，要將電子文件的收集、鑒定、檢驗(yàn)、整理、歸檔、保管和利用等工作納入機(jī)關(guān)文書處理和檔案管理程序之中，要明確此項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，建立適應(yīng)本單位實(shí)際的工作制度和工作網(wǎng)絡(luò)。 2、電子文件從形成時(shí)就要有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，并專人負(fù)責(zé)歸檔工作。電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，歸檔前由形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案館負(fù)責(zé)。 3、電子文件的管理應(yīng)明確職責(zé)，責(zé)任到人。電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理等工作，由形成部門負(fù)責(zé)；電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)和保管、開發(fā)利用等工作，由檔案館負(fù)責(zé)。 4、歸檔電子文件

20、應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案館要配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的、有足夠容量和處理能力及相對(duì)安全的系統(tǒng)設(shè)備，確保歸檔電子文件的有效識(shí)讀。 電子文件歸檔的管理體制和職責(zé)1、收集范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件均屬收集范圍。按照電子文件的信息類型包括：（1）字處理文件：指用計(jì)算機(jī)字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。 （2）圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。 （3）圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。 （4）影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。 （5）聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸

21、檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。 （6）多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。 （7）數(shù)據(jù)庫文件：指采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。 （8）超文本文件：主要指已組織成網(wǎng)（ WEB）的信息文件。 （9）計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)支撐軟件等。 （10）數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。 2、收集要求： (1) 歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存，并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。 (2) 在“無紙化”辦公系統(tǒng)中

22、產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲(chǔ)在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。 (3) 單位應(yīng)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)以及紙質(zhì)文件的歸檔范圍，結(jié)合實(shí)際情況，積極配合檔案室做好電子文件的收集歸檔工作。 電子文件的歸檔程序1、歸檔要求 （1）文件形成部門應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔，定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行物理歸檔，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記。 （2）歸檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來進(jìn)行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。 （3）電子文件形成部門要隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍

23、的電子文件，著錄并填寫歸檔電子文件登記表。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。 （4）文件形成部門應(yīng)將經(jīng)過檢驗(yàn)的電子文件和歸檔電子文件登記表保存在脫機(jī)載體上。 （5）檔案館應(yīng)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測(cè)試，并填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表。 2、歸檔方法 (1) 一個(gè)歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤載體中。 （2）本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用只讀光盤作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫狀態(tài)。 （3）存儲(chǔ)電子文件的裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，注明電子檔案號(hào)、歸檔年度、

24、盤號(hào)等。 3、歸檔時(shí)間 邏輯歸檔隨時(shí)歸檔，物理歸檔原則上參照紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間進(jìn)行。 電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)1、電子文件具有對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識(shí)讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對(duì)于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲(chǔ)載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性：（1）字處理文件 1) TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2) WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換一套XML文檔或PDF、WORD文檔同時(shí)

25、存儲(chǔ)。 3) 對(duì)于其它類型的文檔，如果無法轉(zhuǎn)換為XML、PDF格式則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。 （2）圖像文件 1) TIFF、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。 2) 其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。 3) 對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。 4) 由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對(duì)于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對(duì)于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。（3）圖形文件 1) 圖形文件的存儲(chǔ)要求參見圖像文件的存儲(chǔ)要求。 2) 歸檔時(shí)應(yīng)注意

26、其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對(duì)相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息一并存檔。 （4）影像文件 1) MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2) 對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。 （5）聲音文件 1) WAV、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2) 對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。 （6）多媒體文件 1) 多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2) 多媒體文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存檔。 （7）數(shù)據(jù)庫文

27、件 1) DBF格式數(shù)據(jù)庫文件可以作為電子文件直接存儲(chǔ)。 2) 對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。 （8）超文本文件 1) 超文本文件包含的信息較多，存儲(chǔ)時(shí)注意數(shù)據(jù)的完整性。 2) 信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 3) 超文本文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存檔。 （9）計(jì)算機(jī)程序 1) 計(jì)算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2) 計(jì)算機(jī)程序依賴的軟、硬件平臺(tái)說明應(yīng)一并歸檔。 （10）數(shù)據(jù)文件 1) 數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲(chǔ)辦法參考以上各類型的存儲(chǔ)辦法。 2) 數(shù)據(jù)文件應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)來源進(jìn)行說明并一同歸

28、檔。 2、在符合軟、硬件平臺(tái)條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。 3、電子檔案中涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說明等應(yīng)同電子檔案一并歸檔。 4、保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)系。 5、用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一檔。 6、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中設(shè)計(jì)的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同歸檔。 電子檔案的保管、利用和銷毀1、電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，至少一式兩套，一套封存（ C），一套供查閱利用（Y）。必要時(shí)，復(fù)制第三套（S），異地保存。對(duì)于加密的電子文件，

29、則應(yīng)在解密后再完成上述 工作。 2、在相同條件下，電子檔案的存儲(chǔ)載體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。 3、各單位對(duì)形成的電子檔案要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。 4、電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應(yīng)符合下列條件： （1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形，防陽光直接照射。 （2）環(huán)境溫度選定范圍： 1720；相對(duì)濕度選定范圍：35%45%。 （3）存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離，遠(yuǎn)離熱源。 （4）對(duì)磁性載體每滿2年，光盤每滿4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。 5、電子文件存檔時(shí)必須檢查病毒、千年問題或其他危害計(jì)算機(jī)的隱患，對(duì)于不能清除隱患的電子文件不得存檔。 6、