OA功能實現(xiàn)要求11頁

1、-精品word文檔 值得下載 值得擁有-OA辦公系統(tǒng)建設方案一、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)研發(fā)思想及設計原則（一）研發(fā)思想隨著電子政務的蓬勃興起，企事業(yè)單位普遍已經(jīng)開始把提高審批效率，簡化辦事流程，推進網(wǎng)上審批作為電子政務建設的重要內(nèi)容。對于企業(yè)來說，在這個信息資訊不斷爆炸的現(xiàn)代社會，擁有一套整合企業(yè)內(nèi)部和外部的各種人、財、物、信息資源，提升管理水平和辦公效率，增強企業(yè)競爭優(yōu)勢的辦公自動化系統(tǒng)，顯得更加重要。協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)，以高性能數(shù)據(jù)服務器和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為核心平臺，以現(xiàn)代網(wǎng)絡通訊技術為依托，覆蓋整個行業(yè)的信息系統(tǒng)，以達到各項處理工作系統(tǒng)化，規(guī)范化，科學化和現(xiàn)代化。（二）設計原則協(xié)同OA辦公自

2、動化系統(tǒng)充分考慮不同工作的差異性和特殊性，可按照以下內(nèi)容為項目的設計原則，確保企業(yè)應用需求得到滿足。1、安全性。在計算機信息系統(tǒng)中，應用軟件涉及到部門之間的公文傳遞等，因此對數(shù)據(jù)庫管理和應用方面，有較高的穩(wěn)定性要求和安全性要求，如信息的授權、保密、審批、監(jiān)控等；2、靈活性。系統(tǒng)具備靈活性，適應管理數(shù)據(jù)的變更等要求，適應各種情況；3、穩(wěn)定性。性能穩(wěn)定，響應速度快，技術平臺先進，對硬件和網(wǎng)絡環(huán)境要求不高；4、簡易性。在用戶使用方面，在保證各個功能完善和強大的基礎上，簡化操作模式，迅速能讓大家熟練進行應用操作。系統(tǒng)設置和后續(xù)維護簡單，對人員配備要求不高。二、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的應用價值協(xié)同OA融合了當

3、前最流行的管理思想，即對工作流、信息流和知識管理的規(guī)范管理和增值利用，為用戶提供了一個先進、高效的信息化工作平臺。同時也降低管理成本，提高管理力度。對下屬企業(yè)而言，降低工作內(nèi)耗，提高工作效率。可以從軟件和硬件兩個反面來體現(xiàn)它的價值。（一）軟件方面1、整合企業(yè)資源。通過網(wǎng)絡技術將單位的人力資源、客戶資源、知識資源、經(jīng)驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用。實現(xiàn)各種資源的互相促進和增值，創(chuàng)造發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，建立正規(guī)、科學、開放的制度和文化，保持行業(yè)協(xié)會旺盛的生命力，保證行業(yè)協(xié)會健康持續(xù)發(fā)展。2、加快信息流通。下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內(nèi)同時傳達到相關人員，無任何

4、中間環(huán)節(jié)。公司員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進過程。下屬企業(yè)可以在第一時間將企業(yè)工作情況和工作信息向上反映，還可以在網(wǎng)上輕松、直接的發(fā)言、交流，大大加快了信息的流通速度。3、規(guī)范辦公流程。建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機制，使辦公流程變得規(guī)范、有序，消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，不但提高了工作效率，還能大大提升工作執(zhí)行力。領導層可以清晰、準確的了解事件的傾向性以做出正確的決策。4、提高辦事效率。有效協(xié)調(diào)各部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。員工能夠清晰的查看到當前負責的各項任務狀態(tài)以合理安排時間。可以快捷的在線發(fā)送文件、通知和留言，

5、隨時隨地都能夠在系統(tǒng)中快捷的查看各種資料，調(diào)閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時間。（二）硬件方面1、節(jié)約企業(yè)資源。大大節(jié)約了企業(yè)的人力、物力、財力。通過網(wǎng)絡系統(tǒng)進行溝通協(xié)調(diào)，使不同地域的人集中在一起討論辦公，節(jié)約了企業(yè)的有限資源；通過網(wǎng)絡而不必再電話詢問某個項目的進度，可以節(jié)省大量時間、精力和電話費；可以免去比如諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本。2、性能好，硬件配置要求不高。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)集成了個人辦公、企業(yè)管理、實用辦公工具、信息庫、系統(tǒng)設定等幾十個極具價值的功能模塊，具備智能流程設計、即時通訊、手機短信、office文檔在線編輯、公文

6、套紅、電子印章等特性，非常適用于企業(yè)的日常辦公。對用戶硬件配置要求不高，并能普遍適用于多種操作系統(tǒng)之上，可最大限度保護企業(yè)在各方面的投入，極大的節(jié)省了用戶的投資。三、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的模塊設置（一）個人辦公個人辦公提供個性化的工作界面，方便用戶處理日常的工作事務。1、個人設置對一些信息進行個性化的定義。包括用戶的個人資料、昵稱、頭像、菜單背景色、短信息提示音、系統(tǒng)登錄修改密碼設置等。2、首頁自定義根據(jù)用戶各自需求以及習慣，選擇系統(tǒng)主頁的布局格式，以及展示信息，提供對系統(tǒng)各項工作、資料、信息的直接顯示和調(diào)用。3、菜單自定義每個用戶可以根據(jù)自己的需求，添加、排序、還原、隱藏、刪除、編輯菜單，創(chuàng)建個

7、性菜單而不影響其他用戶系統(tǒng)菜單。4、菜單快捷組定義好最常用的項目，實現(xiàn)快捷使用。5、個人通訊錄個人通訊錄屬于個人使用，只有自己可以管理和查看。6、常務安排常務安排包括日程安排和日常事務以及今日常務。7、工作日志工作日志屬于個人日志工具，具有日志權限者，可以新建、編輯和刪除自己的工作日志和個人日志，只有自己可以查看和維護。8、個人文檔方便用戶存放和管理自己的文件。提供多層文件夾的建立、修改和刪除，文檔查看、編輯、刪除、共享、日志。（二）企業(yè)管理提供了極具價值的企業(yè)管理功能模塊，規(guī)范企業(yè)對人、財、物、信息、流程等資源的管理。1、協(xié)作管理協(xié)作區(qū)針對一項任務或者項目，臨時組建一支團隊進行任務的協(xié)作執(zhí)行

8、。特別適用于針對多人員、多部門、多角色的任務協(xié)作。同時再任務執(zhí)行過程中，可以設定時間期限，任務的后臺監(jiān)控人員（即時了解任務進展以及給予指導），任務過程中需要和產(chǎn)生的文檔，任務交流和協(xié)作過程中交流、建議的記錄。2、流程管理可實現(xiàn)對企業(yè)各種工作流程的定義，業(yè)務數(shù)據(jù)或公文都可以通過“表單”來體現(xiàn)，具體的工作處理體現(xiàn)為流程的流轉(zhuǎn)，提供流程提交，表單填寫，附件上傳，流程審批、協(xié)辦、會簽、委辦、辦理時間限制，流程跟蹤，流程圖查看，流程到達提醒等強大功能。同時流程可以根據(jù)性質(zhì)進行類別劃分，方便易用。集成office文檔在線編輯、公文套紅、手寫簽名、電子印章等。3、文檔管理文檔管理包括個人文檔、功能文檔以及共

9、享空間的文件和網(wǎng)絡圖片。個人文檔主要是用于自己查看或編輯的文檔。公共文檔主要用于管理公司文件，設置文件夾的查看權限、管理權限、新建權限以及下載權限。共享空間的文件和網(wǎng)絡圖片利于大家查看和下載。4、人事管理人事管理主要包括人事檔案管理、工資管理及員工工作動態(tài)管理。5、資產(chǎn)管理包括固定資產(chǎn)參數(shù)設置、固定資產(chǎn)管理、固定資產(chǎn)查詢、固定資產(chǎn)折舊等。6、用品管理辦公用品管理包括入庫管理、領用管理、批次管理以及辦公用品管理。7、車輛管理對企業(yè)的車輛建立統(tǒng)一的信息庫，并實時跟蹤使用情況。包括車輛使用申請?zhí)峤缓蛯徟囕v申請分類管理，車輛使用情況查詢，車輛維護記錄添加和查詢等功能。8、圖書管理包括圖書類別管理、

10、圖書信息錄入和圖書查詢等功能。建立一個統(tǒng)一、完善的圖書信息庫，并及時跟蹤圖書的使用情況。9、會議管理可以申請會議，并將自己已申請的會議按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請，同時被批準的申請具有短信提醒功能，并使每個人能夠清楚查看自己需要參加會議情況。10、商務管理商務管理主要包括客戶管理、銷售管理及供應商管理。11、計劃管理工作計劃管理是提供給領導制訂相應的工作計劃，并設定發(fā)布范圍。范圍內(nèi)的人員可接收工作計劃并查看詳細內(nèi)容。（三）實用工具提供多種實用的辦公輔助工具，增強溝通和辦事效率，使辦公更為便利、快捷。1、系統(tǒng)郵件又分為內(nèi)部郵件和Interne

11、t郵件。內(nèi)部郵件分為收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)送郵件、寫郵件、查詢郵件和郵件箱管理。Internet郵箱在進行相關設置后，便可登錄到郵箱管理頁面。2、系統(tǒng)短信短信是其他消息傳遞的輔助手段，可以迅速的把消息即時“推送”給用戶，避免事務處理的延遲。短信又可分為PC短消息和手機短信，包括短信編輯、發(fā)送、群發(fā)、查看、回復、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能。3、公司論壇可對討論區(qū)的主題、所屬部門、發(fā)貼方式、開放范圍等進行設定，用戶可就某個主題進行發(fā)貼、回復，并可對帖子進行排列、查詢，查看精華帖子和積分榜等。4、在線人員查看系統(tǒng)中所有在線的員工，并且可以直接為在線人員發(fā)送內(nèi)部短信和內(nèi)部郵件。5、投票調(diào)查可以通

12、過系統(tǒng)發(fā)布在線投票調(diào)查，即時對內(nèi)部管理以及這個計劃征求意見，提高意見的溝通，后臺數(shù)據(jù)可以統(tǒng)計，提供決策數(shù)據(jù)。6、網(wǎng)絡硬盤網(wǎng)絡硬盤是針對在網(wǎng)絡硬盤設置中設置的共享空間中的文件等內(nèi)容根據(jù)允許權限進行相關操作。7、圖片管理圖片管理是針對圖片進行瀏覽、下載、設置等操作。8、生日賀卡生日賀卡是根據(jù)在個性設置個人資料中填寫的個人出生年月來計算，由賀卡設置中設置的發(fā)送人向出生日期到來的人發(fā)送設置的賀卡。9、使用向?qū)褪褂萌藛T熟悉系統(tǒng)。10、快捷查詢方便快捷查詢新聞、個人文檔、公共文檔、內(nèi)部短信、內(nèi)部郵件、客戶、工作流、人力資源等信息。11、公共相冊將公司的各種圖片資料歸集到系統(tǒng)里面，方便員工查看。12、收藏

13、夾方便用戶收藏和快捷打開自己關注的網(wǎng)頁，分為個人收藏夾和公共收藏夾。（四）信息庫1、組織機構信息可以查看本單位的單位信息和部門信息。2、人員信息查看員工的信息及在線、外出情況。3、RSS資訊資訊訂閱就是免費的網(wǎng)絡報紙，免費的競爭情報！看到你關注的、每日最新的最全的信息！同時可以將信息放置首頁顯示，滿足領導層每日關注新聞的需求。4、新聞發(fā)布可編輯新聞并可與office組件進行集成，進行新聞的發(fā)布、修改、刪除、查詢和評論等操作，查看新聞列表，包括標題、發(fā)布認、發(fā)布時間、點擊次數(shù)、評論等。5、公告管理用于管理公告通知的發(fā)布。6、公共通訊錄管理和查看企業(yè)的公共通訊薄，并可按聯(lián)系人分組、姓氏索引、關鍵詞

14、查詢等。7、我的助手提供實用的信息以對企業(yè)的辦公事務進行支持，包括電話區(qū)號、郵政編碼、英漢查詢、列車時刻、公交線路、法律法規(guī)、萬年歷、世界時間等。（五）系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理可對一些基本的數(shù)據(jù)和應用進行配置。通過系統(tǒng)管理，企業(yè)可迅速的定義適合自身實際情況的辦公應用。1、組織機構管理建立單位和部門信息，并建立上下級部門關系，形成企業(yè)的組織架構；在部門中添加、編輯用戶信息；根據(jù)實際情況定義角色和權限，并賦給每位用戶，使用戶只能查看權限范圍內(nèi)的信息和執(zhí)行相關操作，保證企業(yè)的管理規(guī)范。2、角色權限管理提供對角色的快速定義，并把系統(tǒng)內(nèi)置的各種操作權限進行組合分配給相應的角色。當某個用戶被分配角色的時候，他就自動擁有了角色所被定義的權限。3、印章管理設置word文檔的電子簽章圖片，管理圖片的使用人員及權限。用戶可以自制屬于自己的公章圖片，放入系統(tǒng)進行個人文檔的簽名。4、界面設置自定義登錄界面，設置瀏覽器窗口標題、主界面設置、底部狀態(tài)欄置、登錄界面圖片設置等。5、菜單設置為系統(tǒng)管理員提供一個自定義菜單的界面，使公司系統(tǒng)能夠按照需求和辦公規(guī)劃更改菜單的名稱，以及根據(jù)公司的需要添加自定義模塊，掛接在系統(tǒng)中。可以“編輯”菜單名稱、新建新菜單、新建下級子菜單、更換功能模塊。6、系統(tǒng)日志管理提供對用戶登錄系統(tǒng)情況、訪問量的統(tǒng)計、對系統(tǒng)的操作記錄進行查詢和管理。7、系統(tǒng)資源管理可以設定每個系統(tǒng)角色占用系統(tǒng)存