招商會議方案

1、招商會議安排方案河北正創(chuàng)招商部2016.06.24目錄一 、會議主題：3二 、會議時間：3三、 會議地點：3四、會議通知：3五、會議安排：31、布置會場：32、接送來賓：43、發(fā)放資料：44、會議：45、會議紀要：56、會議結(jié)束，退場：57、單獨交流，簽約：58、安排相關(guān)人員就餐：6六、突發(fā)事件處理：61、醫(yī)務(wù)緊急情況62、可能發(fā)生的抗議73、與會就餐人數(shù)增加74、會議室被重復(fù)預(yù)訂75、會議室滿員.86、就餐時間被推后.87、輪椅的限制.8一 、會議主題：攜手同行，共創(chuàng)雙贏二 、會議時間： 2016-08-18 下午13：00-15：30三、 會議地點：河北石家莊 希爾頓大酒店四、會議通知：

2、公司安排專人負責(zé)會議通知工作，保證所有參會人員通知到位，并提前3天將到會人員情況告知會議總負責(zé)人。五、會議安排：1、布置會場：會議室提前一天打掃干凈，地板、窗戶、玻璃、窗簾、桌子、椅子等必須擦拭干凈，做到窗明幾亮。桌子和椅子做到橫平豎直。橫幅，條幅，海報等裝飾在顯眼的位置，這些能夠有效突出會議主題以及渲染現(xiàn)場氛圍的宣傳性標志是不可或缺的。橫幅和海報要做得跟整個會議室協(xié)調(diào)，掛的時候要全部固定，不能有飄動的情況。指示牌，從一進酒店開始，首先要有導(dǎo)引牌，若酒店門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條幅，進入會場大廳要有本次會議的主題引導(dǎo)牌，會務(wù)組導(dǎo)引牌，會場導(dǎo)引牌，會場至衛(wèi)生間導(dǎo)引牌，飲水區(qū)導(dǎo)引

3、牌，吸煙區(qū)導(dǎo)引牌等，并由專人負責(zé)前廳會議接待。導(dǎo)引牌的制作可由酒店方協(xié)助，布置由酒店完成或協(xié)助。進入會場前應(yīng)有登記處，設(shè)年輕漂亮的女孩兩名，專門登記參會人員的信息和到場情況，并幫助參會人員解決一些簡單的問題。 提前準備好投影儀和ppt或會議用的視頻，并將會議用的設(shè)備提前調(diào)試好，會議用的電子文件，比如ppt和視頻等，作好備份。會議時若發(fā)生文件損壞等類似問題應(yīng)有應(yīng)急措施，可以立即解決。茶水或礦泉水等準備到位，并整齊擺放在相應(yīng)的位置，要求橫平豎直。若用茶水，茶杯必須干凈，不能有任何的污穢和印跡。對于重要的客人，要做好桌牌，正反面打印客人的名字。 警示標語“禁止吸煙”“請將手機關(guān)閉或調(diào)至無聲”“會場內(nèi)

4、請勿打電話和走動”等警示與分別貼在會場明顯處。2、接送來賓：公司高層或派招商部領(lǐng)導(dǎo)在會議酒店門口接送來賓，并在會議室門口設(shè)置登記處，把總監(jiān)的名片遞給客戶并留下對方的名片或信息；3、發(fā)放資料：入會前，把公司宣傳冊、會議流程表等相關(guān)資料和禮品一并遞給參會企業(yè)負責(zé)人。4、會議：會議開始前10分鐘開始播放背景音樂，要求背景音樂舒緩、大氣與會議氣氛合拍會議開始，主持人自我介紹主持人逐個介紹重要客人，按照政府官員、行業(yè)資深人士、各商家的順序，其中政府人員按官位大小排序簡單介紹河北正創(chuàng)的情況看河北正創(chuàng)招商短片（短片說明公司的優(yōu)勢，并且展望未來）政府官員代表、行業(yè)代表、河北正創(chuàng)高層代表分別講話，樹立大家的信息

5、，展望正創(chuàng)未來（講話內(nèi)容偏上正創(chuàng)為宜）招商部經(jīng)理通過ppt講解正創(chuàng)招商的大概情況和客戶最關(guān)心的一些問題在會議提問環(huán)節(jié)，由招商部經(jīng)理解釋相關(guān)問題其它活動主持人總結(jié)，散會。5、會議紀要：公司安排專人作好會議紀要，要求詳細記錄會議的情況并在會后完成會議文件歸檔，寫出總結(jié)報告。6、會議結(jié)束，退場：工作人員能熟練的引導(dǎo)與會人員退場，首先，工作人員打開會議廳的所有出口，避免離場時出現(xiàn)擁擠的現(xiàn)象。其次，工作人員應(yīng)該先引導(dǎo)主席臺上或第一排的領(lǐng)導(dǎo)們離開會場。如果會場有多余的退場通道，與會領(lǐng)導(dǎo)和其它人員可以各行其道，同時退場。若參會人員較多，車輛較多，散會時，工作人員就要引導(dǎo)各類車輛安全離開停車場。為使會議車輛離

6、場工作簡便易行，在會前工作人員應(yīng)與酒店溝通做好車輛泊位安排，提前劃分好停車區(qū)，安排專人引導(dǎo)。注：從與會者報到至與會者離開，河北正創(chuàng)要做好一條龍服務(wù)，哪個環(huán)節(jié)不周到，都會影響大會的質(zhì)量，影響與會者對承辦者的印象。所以絕不能出現(xiàn)虎頭蛇尾的現(xiàn)象，給與會者留下不好的印象，也影響自身形象。因此，工作人員必須注重離會服務(wù)工作，有外地人員參加的會議更應(yīng)如此，如有需要住宿的客人，公司應(yīng)盡力安排妥當。參會者所遇到的問題，工作人員都應(yīng)盡力幫忙解決。7、單獨交流，簽約：招商部提前安排講解業(yè)務(wù)的團隊（2-3人），散會后，對于有單獨交流需求的客戶，安排的貴賓室詳細說明相關(guān)情況，有簽約意愿的，盡力讓其簽約。暫時沒有簽約的

7、，業(yè)務(wù)人員要進行充分的溝通，保證正創(chuàng)對其吸引力。8、安排相關(guān)人員就餐：開會前，先確定參加宴會的人數(shù)，人員性質(zhì)，做到安排合理。在人員進入會場的時候，由登記處的人員告知參會人員之后宴會的情況，確認參加宴會的人數(shù)，并交由總負責(zé)人，定好位置。用餐標準應(yīng)提前確定好，并跟酒店充分的溝通。六、突發(fā)事件處理：無論多么精心的前期策劃和準備工作，不可避免的、意外的事情還是會發(fā)生。很顯然，我們無法控制是否一場龍卷風(fēng)將要降臨或者是否酒店會發(fā)生火災(zāi)，但是我們可以通過精心的準備很輕松地避免一些其他的危機。 預(yù)測或許會面臨的“危機”，并為如何應(yīng)付該局面做出計劃。從來賓和工作人員的角度來重新審視計劃。溝通重質(zhì)也重量，經(jīng)常而有

8、效的溝通不可或缺。 如果我們已盡了最大的努力進行準備，但還是出現(xiàn)了很棘手的情形，那么記住要先解決問題，然后再追查原因。當事情解決后，局面已在掌控之中時，再回過頭來正確地判斷過失是如何發(fā)生的，并及時總結(jié)經(jīng)驗以杜絕再次出現(xiàn)這樣的情況。 為了應(yīng)付各種危機，我們將舉例幾個與會議息息相關(guān)的危機案例并且提供了一些應(yīng)急處理方法，各工作人員必須牢記。1、醫(yī)務(wù)緊急情況 在會議召開前，一位參會人員突然心臟病發(fā)作，跌倒在會議大廳。方法：工作人員立刻聯(lián)系酒店安全部門，告訴他們發(fā)生了什么事和事件發(fā)生的具體位置，并立刻撥打120，并以最快的速度找到酒店內(nèi)部的護理人員。如果來賓在救護人員到達現(xiàn)場之前就停止了呼吸，那么應(yīng)該立

9、刻詢問現(xiàn)場人員，看看是否有專業(yè)的醫(yī)護工作者，讓他們來施行心肺復(fù)活術(shù)。同時，指揮在場工作人員疏散安全通道的閑散人員，給救護騰出空間。我們能做到的最好的準備就是在會議前回顧酒店突發(fā)事件的應(yīng)急部門及其工作程序獲得重要的聯(lián)系人電話號碼并告知公司所有工作人員公司在會前的計劃綱要中必須標明了緊急聯(lián)絡(luò)號碼。2、可能發(fā)生的抗議當被告知當?shù)氐哪硞€團隊反對公司的這次會議，并計劃在召開會議期間進行鬧事。方法：當?shù)弥@一情形也許會發(fā)生時，您要盡快地通知酒店。跟酒店管理者，包括安全部門領(lǐng)導(dǎo)，詳細地討論這個問題，并一同制定出一份詳盡的針對方案。不但要提醒工作人員，也要提醒酒店內(nèi)相關(guān)部門人員注意安全。當會議期間的抗議者帶來

10、麻煩或者對安全構(gòu)成威脅的時候，才讓保安人員將他們帶走。3、與會就餐人數(shù)增加我們預(yù)計會有60人參加晚餐；55人已經(jīng)來到，可實際上還有15個人在路上，而房間只為64人做了準備。方法：在意識到座位不夠的時候盡快通知宴會和廚房負責(zé)人。讓公司的人先不要坐下來，直到其他人都落座為止。盡量在現(xiàn)有的餐桌上增加座位，這樣能讓更多的客人就座用餐。如果這個方法還不能提供足夠的座位，房間已經(jīng)飽和，而出席者仍然陸續(xù)到來，考慮送他們到一個內(nèi)部餐廳，并跟飯店安排好將費用算在總帳中。同時，向宴會負責(zé)人或者廚師詢問，按照預(yù)訂的菜單，是否有足夠的食物來招待目前宴會廳的所有客人。如果不夠，讓宴會負責(zé)人在后臺安排不同菜色，以確保每桌

11、都能供應(yīng)到。確保同一張桌上的人吃同樣的食品。4、會議室被重復(fù)預(yù)訂酒店在下午5點通知公司，晚上供外地客戶住宿的房間安排給了另外一個團隊使用。方法：弄清楚另一個團隊的名稱以及他們登記的時間。如果您的團隊預(yù)訂在前，或者您的團隊代表更大一單生意，您可以說服酒店安排另一個團隊搬到其他房間去。如果您的團隊必須搬走的話，確定要搬去的房間有足夠的規(guī)模和設(shè)施。要求酒店提供更為便利的后勤服務(wù)，以及負擔(dān)所有與房間更改的相關(guān)費用，也可以適當?shù)匾箢~外賠款或者讓步。重復(fù)預(yù)訂的情況通常是因為酒店與您之間缺少充分的溝通。在召開會議的前一天確認一下酒店會議、就餐和住宿的情況是必不可少的。5、會議室滿員會議預(yù)計是80人到場，卻

12、在會議開始時便來了150人，注定要擴大房間了。方法：我們應(yīng)該在通知參會人員的時候做好登記，這樣就能預(yù)估處大體參會的人數(shù)。仔細地檢查議程以及過往歷史，確保熱門的行業(yè)主題能夠在最大的房間里開會，這也很重要。6、就餐時間被推后原定在多功能廳舉行的宴會由于酒店準備的不到位被推遲了30分鐘。方法：弄清楚推遲原因。舉例來說，如果宴會工作人員在準備沙拉，那就讓他們先上沙拉，以保證宴會能準時開始。否則的話，安排酒店負責(zé)一部分酒水的帳單，以補償推遲宴會額外增加的時間成本。讓宴會負責(zé)人盡快拿出一些食品甚至是干果小吃來安撫那些可能已經(jīng)生氣了的客人。此外，如果您有娛樂表演，讓酒店為樂隊額外演出的30分鐘付費。7、輪椅的限制您的一位出席者在到達前一