預(yù)付賬款管理制度剖析

1、版本：預(yù)付賬款管理制度文件號(hào)：修訂：編 寫(xiě)：審 核：批 準(zhǔn)：實(shí)施日期：第一章總則第一條 目的為加強(qiáng)預(yù)付賬款管理，減少資金占用，加速資金周轉(zhuǎn)，減少和避免壞賬損失，根據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則或有關(guān)制度 規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司的具體情況，制訂本辦法。第二條 適用范圍本制度適用于集 團(tuán)公司及所屬各 級(jí)控股和全 資子公司，以及經(jīng)費(fèi)獨(dú)立核算部 門(mén)。所屬其他會(huì)計(jì)主體在不 違反本制度原 則下自行制 訂管理辦法，對(duì)預(yù)付賬款進(jìn)行管理。第三條 相關(guān)文件無(wú)第四條 名詞解釋本辦法所說(shuō)“預(yù)付賬款”指企 業(yè)根據(jù)供需合同，在 未取得購(gòu)貨發(fā)票時(shí)對(duì)外支付的 預(yù)付款項(xiàng)，包括材料采購(gòu)預(yù)付賬款、設(shè)備采購(gòu)預(yù)付賬款等。工程預(yù)付款和勞務(wù)預(yù)付等款項(xiàng)，除本制

2、度特別聲明的以外，均比照本辦法管理。按合同規(guī)定款到提貨或發(fā)貨，比照預(yù)付賬款管理。第五條 集團(tuán)公司根據(jù) 預(yù)付賬款實(shí)際占用情況及清理狀況，隨 時(shí)決定對(duì)預(yù)付賬款的發(fā)生、占用及清理，實(shí)行過(guò)程跟蹤和 監(jiān)控；隨時(shí)決版本： A預(yù)付賬款管理制度文件號(hào)修訂：第 2頁(yè)共 7頁(yè)編 寫(xiě)：審 核：批 準(zhǔn)：實(shí)施日期：定修改相關(guān)的考 核辦法，加大相關(guān)的獎(jiǎng)罰力度。涉及上款事 項(xiàng)的，按集團(tuán)公司隨時(shí)下達(dá)的通知執(zhí)行。第二章部門(mén)責(zé)任制度第六條財(cái)務(wù)部門(mén)是公司預(yù)付賬款的綜合管理部 門(mén)。其基本職責(zé)是（一）、根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況及管理現(xiàn)狀，制訂或修訂有關(guān)預(yù)付賬款的管理辦法和制度。（二）對(duì)、相關(guān)的預(yù)付賬款進(jìn)行核算和管理；（三）、根據(jù)集團(tuán)公司的規(guī)定

3、，就預(yù)付賬款的占用，參與對(duì)相關(guān)責(zé)任部門(mén)的考核。第七條采購(gòu)部門(mén)是預(yù)付賬款的清理部 門(mén)。其業(yè)務(wù)職責(zé) 是，就其辦理的預(yù)付賬款進(jìn)行管理、清理，催收貨物和發(fā)票，按規(guī)定的時(shí)限辦理驗(yàn)收?qǐng)?bào)銷(xiāo)，完成下達(dá)的預(yù)付賬款占用指 標(biāo)。第八條 采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將集團(tuán)公司下達(dá)的 預(yù)付賬款占用指 標(biāo)分解落實(shí)到下屬部 門(mén)和個(gè)人，制訂內(nèi)部考核 辦法和考核指 標(biāo)進(jìn)行內(nèi)部考核。第九條 采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立預(yù)付賬款責(zé)任制度，就合同的簽訂和預(yù)付賬款的支付，確定每筆 預(yù)付賬款的責(zé)任人，并就預(yù)付賬款的金額和呆滯時(shí)間以至于超過(guò)訴訟時(shí)效或形成壞 賬等制訂處罰的額度或停職清欠等辦法，報(bào)公司和集 團(tuán)公司審查批準(zhǔn)。第十條 采購(gòu)部門(mén)根據(jù)上條的 預(yù)付賬款責(zé)任制度，建立

4、日常登 記版本：預(yù)付賬款管理制度文件號(hào)：修訂：編 寫(xiě)：審 核：批 準(zhǔn)：實(shí)施日期：管理的、就每筆預(yù)付賬款責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的 責(zé)任檔案。第十一條采購(gòu)部門(mén)應(yīng)經(jīng)常性地分析所付 預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)程度，建立健全 預(yù)警機(jī)制，并采取有 效措施防止壞 賬的發(fā)生。采購(gòu)部門(mén)對(duì)已付預(yù)付賬款中存在的 隱患，就其個(gè)案，及時(shí)向公司財(cái)務(wù)部門(mén)和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；重大隱患的，同時(shí)向集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部門(mén)和公司相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十二條 發(fā)生的工程、勞務(wù)預(yù)付款項(xiàng)，及其它預(yù)付款等，均由相關(guān)部門(mén)按照第六 至十一條規(guī)定管理。第三章預(yù)付賬款付款及清理程序第十三條 預(yù)付款項(xiàng)的支付，按集團(tuán)公司物資和費(fèi)用歸口管理的 規(guī)定，由請(qǐng)領(lǐng)用款部門(mén)提出申請(qǐng)書(shū)，注明收款

5、單位、貨物名稱(chēng)、合同金額、供貨日期、責(zé)任人等相關(guān)內(nèi)容，并附有 購(gòu)貨合同或合同復(fù)印件。提供的合同復(fù)印 件必須由用款部 門(mén)依合同原本復(fù)制，且蓋有復(fù)印部門(mén)負(fù)責(zé)人及復(fù)印人印鑒。第十四條 合同沒(méi)有規(guī)定支付預(yù)付款，但需款到發(fā)貨或提貨的，亦按上款規(guī)定辦理，申請(qǐng)書(shū)上應(yīng)注明 “款到 發(fā)貨或提貨”字樣。第十五條 預(yù)付賬款申請(qǐng)書(shū)由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查簽章，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，經(jīng)相應(yīng)的費(fèi)用審查和資金審查后，主管業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)人員辦理，開(kāi)填付款憑證。版本：預(yù)付賬款管理制度文件號(hào)：修訂：編 寫(xiě)：審 核：批 準(zhǔn)：實(shí)施日期：第十六條 以抹賬形式支付 預(yù)付賬款的，另按規(guī)定辦理抹賬手續(xù)。第十七條 會(huì)計(jì)人員應(yīng)對(duì)照合同審查預(yù)付賬款支付的期

6、限、額度及供貨清理期限，與合同不符的不予 辦理。第十八條用款部門(mén)的業(yè)務(wù)人員交付預(yù)付款，除交款提貨、交款發(fā)貨等于交款 時(shí)取得發(fā)票的以外，交款時(shí)不能取得 發(fā)票的，應(yīng)于交款時(shí)取得收款 單位出具的預(yù)收款收據(jù)。第十九條采購(gòu)部門(mén)應(yīng)從預(yù)付賬款支付之日起 ，至第二十二條 規(guī)定的期限內(nèi)，組織采購(gòu)物資進(jìn)貨并驗(yàn)收入庫(kù)，結(jié)清貨款，索取發(fā)票及相關(guān)單證，到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)并結(jié)清預(yù)付賬款。第二十條 預(yù)付賬款原則上應(yīng)于貨款結(jié)算時(shí)一并結(jié)清。貨款結(jié)算時(shí)沒(méi)有結(jié)清的預(yù)付賬款余額，必須由采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)結(jié)余的金額，并出具書(shū)面處理意見(jiàn)。第二十一條 貨款結(jié)算時(shí)未結(jié)清的預(yù)付賬款，日后可以用于抵 頂同一供應(yīng)客戶(hù)的應(yīng)付賬款，按交來(lái)抹賬申請(qǐng)的日期作 為預(yù)

7、付賬款的實(shí)際清理日期；通過(guò)抹賬結(jié)清預(yù)付賬款的，按交來(lái)生效的抹賬協(xié)議的日期作為預(yù)付賬款的實(shí)際清理日期。第二十二條 預(yù)付賬款清理期限，按以下規(guī)定控制（一）、本埠交款提貨的自付款日算起 10 天(遇公司規(guī)定假日順延，下同 )；（二）、外埠交款提貨或發(fā)貨的，自付款日算起省內(nèi) 為 15 天，省版本：預(yù)付賬款管理制度文件號(hào)：修訂： 0編 寫(xiě)：審 核：批 準(zhǔn)：實(shí)施日期：外為 20 天；（三）、支付本埠的預(yù)付賬款自合同注明的供 貨日期算起 10 天；（四）、支付外埠的預(yù)付賬款，省內(nèi)的自合同注明的供 貨日期算起10 天，省外的自合同注明的供 貨日期算起 20 天。（五）、支付進(jìn)口貨物的預(yù)付款，按合同注明的交 貨

8、日算起 3 個(gè)月。（六）、因特殊情況延期結(jié)算貨款的，按照實(shí)際付款時(shí)間算起；逾期支付設(shè)備尾款的，按照實(shí)際支付尾款 的日期算起。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)屬于上款原因而形成的 長(zhǎng)期未清理的 預(yù)付賬款至少半年清查一次，分清部門(mén)責(zé)任。原則上設(shè)備尾款應(yīng)及時(shí)支付。第二十三條 一次訂貨，按合同規(guī)定分次供 貨的，按供貨批次分次結(jié)算，其支付的預(yù)付賬款可留待最后一次供 貨結(jié)算時(shí)清理。第二十四條支付的工程 預(yù)付款、進(jìn)度款、備料款，必須于施工方提出工程決算 進(jìn)行結(jié)算時(shí)結(jié)清。第四章預(yù)付賬款的減值和壞賬處理第二十五條 預(yù)付賬款同時(shí)滿(mǎn)足以下條件 視為存在減值跡象（一）、賬滯超過(guò)第二十二條 規(guī)定期限同時(shí)超過(guò)一年的；（二）、本業(yè)企或集團(tuán)公司

9、無(wú)相關(guān)負(fù)債可以抵沖的；（三）、未收到貨物或收到的貨物的合同價(jià) 值低于所付 預(yù)付款的。版本：預(yù)付賬款管理制度文件號(hào)：修訂： 0編 寫(xiě)：審 核：批 準(zhǔn)：實(shí)施日期：第二十六條 預(yù)付賬款的減值測(cè)評(píng)(即計(jì)算提取壞 賬準(zhǔn)備)至少每年一次，于年度終了進(jìn)行。第二十七條 預(yù)付賬款的減值率按公司會(huì) 計(jì)政策執(zhí)行。第二十八條 預(yù)付賬款的減值測(cè)評(píng)由財(cái)務(wù)部門(mén)組織用款部門(mén)進(jìn)行。第二十九條用款部門(mén)應(yīng)對(duì)確認(rèn)減值的預(yù)付款，按內(nèi)部管理和 記錄的信息，就個(gè)案說(shuō)明其呆賬形成的原因、直接責(zé)任人、處理意見(jiàn)等，形成報(bào)告，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審查并報(bào)公司有關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)審批。第三十條預(yù)付賬款壞賬損失的核銷(xiāo)，應(yīng)由原用款部門(mén)取得收款方所在地工商、法院 (或破產(chǎn)清

10、算機(jī)構(gòu))、政府主管機(jī)關(guān)或其他政府部門(mén)關(guān)于其注 銷(xiāo)法人登記的證明。第三十一條 關(guān)于債務(wù)人破產(chǎn)，申報(bào)債權(quán)以及核銷(xiāo)預(yù)付賬款等其他事項(xiàng)，比照集團(tuán)公司應(yīng)收賬款管理制度執(zhí)行。第六章 附則第三十二條 本制度由集 團(tuán)公司財(cái)務(wù)部組織制定，總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。第三十三條 本制度實(shí)施后，原有類(lèi)似制度即行 終止。第三十四條本制度由集 團(tuán)公司財(cái)務(wù)處解釋并根據(jù)管理需要補(bǔ)充和修改。第三十五條 本制度自 201 年 4 月 1 日起執(zhí)行。版本：預(yù)付賬款管理制度文件號(hào)：修訂：0第 7頁(yè)共 7頁(yè)編 寫(xiě)：審 核：批 準(zhǔn)：實(shí)施日期：附錄一 適用記錄序號(hào)記錄名稱(chēng)記錄編制部門(mén)保存期限保存地點(diǎn)1預(yù)付賬款付款申 請(qǐng)書(shū)采購(gòu)部15 年檔案室2分次

11、支付 預(yù)付款申 請(qǐng)書(shū)采購(gòu)部15 年檔案室附錄二 修訂記錄版次修訂狀態(tài)更改內(nèi)容起草審核批準(zhǔn)實(shí)施日期記錄 1：預(yù)付賬款付款申 請(qǐng)書(shū)及清理檔案預(yù)付賬款付款申 請(qǐng)書(shū)（第一聯(lián)）DT17-11-0申請(qǐng)部門(mén)：年月日第號(hào)供應(yīng)客戶(hù)貨物名稱(chēng)數(shù)量合同日期年月日合同號(hào)合同金額訂貨人合同規(guī)定（或電話(huà)約定）供貨日期日期數(shù)量日期數(shù)量日期數(shù)量合同規(guī)定預(yù)付款總額日期 金額日期元，分期支付如下金額 日期金額備注財(cái)務(wù)部門(mén)實(shí)際支付預(yù)付款總額日期 金額 日期金額元，分期支付如下：日期金額辦法規(guī)定的清理 期限（計(jì)算至日）：年月日實(shí)際清理日期日期金額清理方式（結(jié)算貨款、抹賬、退款等）第一次年月日第二次年月日第三次年月日逾期清理天數(shù)：天注：粗框中的部分由財(cái)務(wù)人員填寫(xiě)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人（簽字）申請(qǐng)人（簽字）結(jié)算人（簽字）財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人（簽字）財(cái)務(wù)經(jīng)辦 人（簽字）說(shuō)明：一、預(yù)付賬款付款申 請(qǐng)書(shū)共三聯(lián)，第一聯(lián)為申請(qǐng)書(shū)存根，由申請(qǐng)部門(mén)留存；第二聯(lián)為申請(qǐng)書(shū)，由財(cái)務(wù)部門(mén)作付款附件；第三聯(lián)作為財(cái)務(wù)部門(mén)的預(yù)付賬款清理檔案。二、合同沒(méi)有規(guī)定支付