物業(yè)公司材料采購管理規(guī)定

1、XX物業(yè)公司采購管理制度一目的為了明確XX物業(yè)服務(wù)有限公司的采購管理體制，規(guī)范物資使用標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)權(quán)關(guān)系特制定本制度。二適用范圍適用于XX物業(yè)所有材料、福利品、勞保、辦公、資產(chǎn)、專項(xiàng)的采購行為。三管理體系及組織權(quán)責(zé)1、XX物業(yè)物資采購歸口管理部門為綜合管理部。2、 公司的物資采購管理主要集中在采購行為及過程管理、采購信息管理、 采購資料管理及供應(yīng)商關(guān)系管理四個方面。3、各業(yè)務(wù)部門以及綜合管理部的組織權(quán)責(zé)如下表：部門權(quán)責(zé)業(yè)務(wù)部門1. 明確（質(zhì)量、功能、時間等）需求 ；2. 配合綜合管理部對采購過程中物資的成本（價格）進(jìn)行控制；3. 配合綜合管理部草擬合同，提供專業(yè)技術(shù)支持；4. 負(fù)責(zé)有采購權(quán)限部

2、分的物資采購（緊急采購）；6.接受采購監(jiān)督（緊急采購）；綜合管理部1. 負(fù)責(zé)導(dǎo)入先進(jìn)采購管理思想，制訂、修訂采購管理制度；2. 負(fù)責(zé)月度采購計(jì)劃的匯總、申請的審批及采購合同的草擬；3. 負(fù)責(zé)公司所有物資采購的執(zhí)行及費(fèi)用支岀的成本控制；4. 負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理、價格信息管理和采購資料管理；5. 負(fù)責(zé)庫房管理；6. 負(fù)責(zé)監(jiān)督所有采購行為；四操作流程（一）材料采購1、計(jì)劃內(nèi)材料申購（1 ）時間要求各部門應(yīng)于每月27日前（如遇到國家法定假日，則提前進(jìn)行），將本部 門審批后的下月材料、勞保、辦公用品等物資采購計(jì)劃一并以紙襠形式 送達(dá)綜合辦采購員處。（2 ）申購審批流程圖（以材料申請為例）各部門月度r部門領(lǐng)導(dǎo)

3、r采購員收集綜合辦、采購計(jì)劃/? 審核匯總)j審核財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理簽批綜合辦采購員執(zhí)行采購申購流程說明：報(bào)至二級庫管員; 每月由維修主管統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目部各崗位所需材料明細(xì)單，二級庫管員根據(jù)庫存材料帳進(jìn)行核對，并視實(shí)際情況刪減材料項(xiàng)目，經(jīng) 部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字后報(bào)送至公司采購員處，由采購員統(tǒng)一執(zhí)行簽批。 項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)預(yù)算審核材料成本開支是否超出標(biāo)準(zhǔn)，并視情況合理 刪減不必要的資金支出。 采購員負(fù)責(zé)收集各部門報(bào)送的月度計(jì)劃表，統(tǒng)一裝訂設(shè)計(jì)封面。 綜合辦主任審核所購物資是否屬于資產(chǎn)，如屬資產(chǎn)，需另外填制資 產(chǎn)購置單，審核所有物資是否可調(diào)配。 財(cái)務(wù)部根據(jù)財(cái)務(wù)制度審核簽字。 設(shè)備總監(jiān)對智能化、鍋爐專項(xiàng)維修材料進(jìn)

4、行復(fù)核，包括成本開支、專 項(xiàng)物資及工具的必要性、材料申請的技術(shù)規(guī)范及報(bào)表的規(guī)范性等。 總經(jīng)理助理對除智能化、鍋爐專項(xiàng)以外其它材料計(jì)劃進(jìn)行復(fù)審，包括 成本開支、專項(xiàng)物資及工具的必要性、材料申請的技術(shù)規(guī)范及報(bào)表的規(guī) 范性等。 總經(jīng)理簽批后由綜合辦采購員執(zhí)行采購2、計(jì)劃外采購（1）采購嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃采購原則，以月度計(jì)劃申請為主，原則上不發(fā) 生計(jì)劃外申購，如遇到特殊情況，可做計(jì)劃外申請，公司審批部門領(lǐng)導(dǎo) 對計(jì)劃外采購進(jìn)行考核，考核權(quán)重視具體工作情況和管理情況而定。（2）各部門所發(fā)生月度計(jì)劃外的物資采購，由于具有突發(fā)性和重要性, 綜合管理部不代為各部門完成審批手續(xù)，由需求部門自行填寫月度計(jì) 劃外采購申請單

5、，正常情況下的月度計(jì)劃外物資采購的申請審批同計(jì) 劃內(nèi)審批流程相同。（參考計(jì)劃內(nèi)申購審批流程圖）3、緊急材料申購（1）對于突發(fā)事件（供水、供電、供暖等影響居民正常生活的或威脅 人身財(cái)產(chǎn)生命安全的），可根據(jù)公司授權(quán)額度先行采購，及時補(bǔ)填緊 急申購單。（總經(jīng)理助理、設(shè)備總監(jiān)審批額度各為 500元以內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng) 理審批額度為100元以內(nèi)）（2 ）申購審批流程圖緊急材料申購需求維修人員申請綜合辦采購員執(zhí)行采購總經(jīng)理簽批廠1設(shè)備總監(jiān)審核1J部門領(lǐng)導(dǎo)審核總經(jīng)理助理申購流程說明: 維修人員負(fù)責(zé)與二級庫管員溝通所需物資，根據(jù)庫存量或有無情況 填寫緊急申購單。 設(shè)備總監(jiān)、總經(jīng)理助理、總經(jīng)理外出時，應(yīng)電話聯(lián)系進(jìn)行溝通

6、，并由需求部門領(lǐng)導(dǎo)將溝通情況及所需物資直接告知綜合辦采購員，且應(yīng)在1周內(nèi)將緊急申購單補(bǔ)簽完畢。 原則上應(yīng)先填寫緊急申購單，經(jīng)各級人員審核、簽批后方可執(zhí) 行采購。但因突發(fā)事件屬于特別緊急情況的，則由需求部門領(lǐng)導(dǎo)直接根 據(jù)實(shí)際情況與設(shè)備總監(jiān)或總經(jīng)理助理，并將溝通情況及所需物資直接告 知綜合辦采購員，且應(yīng)在 1周內(nèi)將緊急申購單補(bǔ)簽完畢。 購買總價值在 100 元以下的物資，由需求部門領(lǐng)導(dǎo)直接告知采購員準(zhǔn) 予采購；購買總價值在 500元以下的物資， 由總經(jīng)理助理或設(shè)備總監(jiān)審批 后準(zhǔn)予采購，經(jīng)同意后項(xiàng)目部可直接派專人到指定的供貨商取貨，取貨 人簽字后，項(xiàng)目部將第三聯(lián)取走作為入庫單據(jù)交至二級庫管員。1、禁

7、止在月度材料采購明細(xì) 和緊急申購單 中申購資產(chǎn)類物資， 資產(chǎn)價值在 500元 2000 元的需要填寫低值資產(chǎn)申購單，在 2000 元 以上的需要填寫固定資產(chǎn)申購單。2、未經(jīng)采購員同意，禁止直接到供貨商處取貨，如私自取貨，由取貨 人自行負(fù)責(zé)。3、當(dāng)月出現(xiàn) 2 次未及時補(bǔ)單，則當(dāng)月不再對緊急申購給予采購。（二）勞保用品采購1、發(fā)放對象、標(biāo)準(zhǔn)及頻率 （1）普通勞保用品：普通勞保發(fā)放對象為薪酬體系為一線的工作人員， 產(chǎn)假、哺乳假、醫(yī)療假、待崗人員、事假或病假超過一個月以上人員均 不享受勞保。發(fā)放頻次為每月一次，標(biāo)準(zhǔn)按照公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（10元/ 月）發(fā)放。（2）特殊勞保用品：特殊勞保用品發(fā)放的對象為電工、

8、維修工、包括 鍋爐維修工、智能化維修人員。絕緣鞋：配備人員為電工、電焊工、水暖工；標(biāo)準(zhǔn)為每年四雙（單 鞋、棉鞋各兩雙），絕緣鞋由公司統(tǒng)一購買經(jīng)檢測合格的產(chǎn)品。員工應(yīng) 于入職后一周內(nèi)申請購置。絕緣手套：配備人員為電工；以舊換新，標(biāo)準(zhǔn)為每年一付 ，絕緣手 套由公司統(tǒng)一購買經(jīng)檢測合格的產(chǎn)品。員工應(yīng)于入職后一周內(nèi)申請購置。電焊手套：配備工種是電焊工；以舊換新，標(biāo)準(zhǔn)為每年一付，電焊 手套由公司統(tǒng)一購買經(jīng)檢測合格的產(chǎn)品。員工應(yīng)于入職后一周內(nèi)申請購 置。2、申請要求：（1）普通勞保用品：各部門應(yīng)于每月 27 日前將部門主管領(lǐng)導(dǎo)、綜合辦 主任審批后的普通勞保人員明細(xì)以紙檔形式送達(dá)綜合辦采購員處。（2）特殊勞保

9、用品：根據(jù)實(shí)際情況，按照月度材料采購流程審批。（三）福利品發(fā)放對象、標(biāo)準(zhǔn)及頻率1、節(jié)日福利品發(fā)放對象： 試用期滿一個月的員工， 均享受福利品待遇。 季節(jié)工，病假、事假連續(xù)超過一個月的員工，不享受以上福利待遇。2、節(jié)日福利品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：每年中秋節(jié)標(biāo)準(zhǔn) 150 元/人；春節(jié)標(biāo)準(zhǔn) 150 元 / 人，防暑降溫品標(biāo)準(zhǔn) 100 元/ 人。3、福利品：節(jié)日前 15天，綜合管理部根據(jù)各部門提供發(fā)放人員明細(xì)表， 核實(shí)后制定采購計(jì)劃，經(jīng)綜合管理部審批后，由綜合管理部門統(tǒng)一采購 發(fā)放。（四）辦公用品申請要求各部門應(yīng)于每月 27 日前將部門主管領(lǐng)導(dǎo)、綜合辦主任審批后的辦公 用品明細(xì)以紙襠形式送達(dá)綜合辦采購員處。五 驗(yàn)

10、收1、一般物品由供應(yīng)商送貨至公司綜合辦（重物或長度超過 3 米的物品 或緊急物資由供貨商直接送至需求部門），物資運(yùn)至后，由采購員或收 貨人按照送貨單中所標(biāo)明的品牌、規(guī)格型號、質(zhì)量等級、數(shù)量等進(jìn)行嚴(yán) 格檢查，驗(yàn)收合格后由采購員或收貨人在送貨單上簽字確認(rèn)并將送貨單 原件交綜合辦公室一級庫管員，復(fù)印件交至本部門二級庫管員（采購員 自行采購的物資由采購員在送貨單上簽字）。2、 不合格的物資由采購員退給供貨商。六 采購標(biāo)準(zhǔn)序號內(nèi)容采購衡量標(biāo)準(zhǔn)衡量頻率1采購合理選擇供應(yīng)商，優(yōu)先選擇性價比相對 較咼者進(jìn)行米購。每次2質(zhì)量符合中國有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的質(zhì)量、 技術(shù)、衛(wèi)生以及安全等要求，或符合客 戶要求的材質(zhì)，沒有約定的按國家規(guī)定 或行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，或按市場相同產(chǎn) 品相冋價格前提下的最好品質(zhì)的產(chǎn)品標(biāo) 準(zhǔn)為準(zhǔn)。每次3價格不高于市場相同商品的平均價格。固定供應(yīng)商每2個月進(jìn)行市場抽杳，配抽 查記錄，單件在 500兀以上或批量在 3000元以上的要填寫市場調(diào)查記錄表。每次4交貨期限在合理期限內(nèi)交