會議管理辦法

1、會議管理辦法（修訂） 為規(guī)范和加強公司會議管理,進一步減少文山會海,降低會議成本,提高會議質量和效率,特制定本辦法。一、總則（一）精簡高效。要堅持精簡、務實、節(jié)儉、高效的原則,少開會,開短會,求實效,嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模、會期,提高會議質量,確保會議效率。（二）形式多樣。根據(jù)實際需要通過多種方式辦會,能不開的會堅決不開,能合并開的會就合并開,能通過電視電話會議形式召開會議一律不集中召開。（三）控制預算。嚴格實行會議經(jīng)費預算管理,節(jié)約會議費用和參會人員的工作時間。（四）分類管理。公司會議根據(jù)形式、規(guī)模、內(nèi)容進行分類管理。二、會議分類公司會議一般分為以下五類：（一）總經(jīng)理辦公會議（二）經(jīng)營活動分

2、析會議（三）公司工作會議（四）專題會議（五）周工作例會三、會議審批（一）內(nèi)部會議申請審批程序承辦部門將會議申請?zhí)峤痪C合部,并填寫會議申請單（見附件1）,綜合部會議管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核后,對會議室進行分配,承辦部門在相應時間和地點召開會議。如出現(xiàn)會議室使用沖突,應確保重要的會議優(yōu)先使用。（二）外部會議申請審批程序承辦部門填寫會議申請單,報公司分管領導、總經(jīng)理審批,承辦部門持審批后的會議申請單到財務部辦理相關手續(xù)。四、會議組織（一）會議通知1、承辦部門負責會議通知的起草,通知應明確告知會議的名稱、內(nèi)容、時間、地點、參加人員范圍、應準備的材料、文件和其他要求。2、重要會議一般應提前3天通知,

3、一般會議應提前1天通知。（二）會務工作1、總經(jīng)理辦公會議、公司工作會議、兩會（職代會和黨代會）、周例會以及經(jīng)營活動分析會由綜合部負責承辦,協(xié)調(diào)會議的接待、會場組織、會議記錄等會務工作。2、視頻會議由運行維護部負責會議設備、線路的保障工作。3、其它類型會議均由牽頭部門負責相關會務工作。 （三）會議材料會議材料由會議牽頭部門協(xié)調(diào)組織。需公司領導出席并講話的重要會議、重大活動,主辦部門應提前將會議議程、會議材料及領導講話代擬稿報分管領導審核。參會人員要提前閱讀會議材料,并準備發(fā)言提綱。會議除為公司領導準備紙質材料外,原則上以電子文檔形式匯報,不向參會人員分發(fā)紙質材料。會議決議經(jīng)會議主持人審定后,以公

4、司會議紀要形式印發(fā)執(zhí)行。（四）會議內(nèi)容及與會人員1、總經(jīng)理辦公會議公司總經(jīng)理辦公會議是公司高層決策機構,主要研究公司戰(zhàn)略部署、經(jīng)營決策、規(guī)章制度、管理辦法、招投標等“三重一大”事項。會議原則上由總經(jīng)理主持,各副總經(jīng)理出席,各部門負責人和議題相關部門人員參加?？偨?jīng)理辦公會議實行會議議題報審單制度,具體工作流程為：議題申請部門填寫會議議題報審單（見附件2）部門負責人審核簽字相關部門會簽（如有必要）綜合部負責人審核是否上會分管領導審核同意總經(jīng)理批準會議議題報審單送綜合部綜合部收集議題內(nèi)容,將材料提交會議用。各有議題部門須在會議召開前兩天,將已經(jīng)審批的會議議題報審單及相關資料送綜合部。議題申報部門應就

5、會議議題所涉及內(nèi)容進行充分調(diào)研和論證,認真準備會議材料,提前與公司領導和相關部門交流,必要時提出一個以上可供決策的方案,并在對各方案進行利弊分析后提出決策建議。綜合部對擬上會的議題要進行審核,能通過專題會議等小型會議解決的,不提交總經(jīng)理辦公會議。會議原則上每周三召開,無會議議題不召開,地點固定在六樓行政會議室,會議時間一般不得超過2個小時。2、經(jīng)營活動分析會議經(jīng)營活動分析會議是公司每月例行召開的專項會議,研究公司生產(chǎn)經(jīng)營主要指標完成及變化情況,存在的問題及原因分析、解決措施,經(jīng)營風險及控制措施等,由公司分管經(jīng)營的副總經(jīng)理主持。參會人員為：公司領導,各部門經(jīng)理和前端部門業(yè)務主管以上人員,各縣分公

6、司領導、網(wǎng)格經(jīng)理。會議一般每月10日左右召開,如遇節(jié)假日或特殊情況則順延。會議發(fā)言次序為財務部、市場營銷部、集團客戶事業(yè)部、客戶服務部等部門。會議發(fā)言部門要提前做好充分準備,掌握詳實的第一手資料,發(fā)言的重點是分析問題,并提出解決問題的具體措施。每個部門發(fā)言時間原則上不超過15分鐘,總體會議時長不得超過3個小時。3、工作會議會議主要研究、部署、落實年度工作任務和目標,參會人員為：公司領導、各部門經(jīng)理、縣分公司總經(jīng)理。會議一般每年召開二次,年初召開年度工作會議,半年召開年中工作會議。4、專題會議會議主要研究生產(chǎn)經(jīng)營等重要的專項工作。會議由公司總經(jīng)理或分管領導主持,參會人員為：議題涉及的部門經(jīng)理及相

7、關人員,可根據(jù)工作需要邀請其他分管領導出席。公司專題會議不定期召開,會議時間不得超過2個小時。5、周工作例會周工作例會包括公司周例會和分管領導部門例會以及部門周例會。公司周例會內(nèi)容為匯報各階段重點工作安排及推進情況（每月第一周主要匯報本月工作安排及主要措施,第二、三、四周匯報月度工作計劃執(zhí)行情況與存在問題）,會議時間不得超過一個半小時。分管領導周例會內(nèi)容為通報近期工作開展情況,安排部署下階段工作；參會人員為公司分管領導和所轄部門經(jīng)理,一般每周五召開。部門周例會參會人員為部門全體員工,一般每周一召開。（五）會議簽到管理公司召開的重要會議均實行簽到制,簽到采用桌簽、簽到表和主持人點名三種方式。（六

8、）會議紀律管理1、參加會議人員應嚴格遵守會議紀律,不遲到、不早退。參加公司大型會議應提前10分鐘進入會場,中小型會議應提前5分鐘進入會場,并在指定位置就座。因特殊原因無法準時到會或中途提前退場時,須向會議主持人請假。對無故遲到、早退、缺席者,將按照公司員工勞動紀律有關規(guī)定處理。2、參加重要會議或重大活動,與會代表原則上應著正裝。3、會議期間,參會人員應將通信工具關閉或置于靜音狀態(tài)。4、與會人員應嚴格遵守管理規(guī)定,不得泄漏會議內(nèi)容。（七）會議事項管理1、各類會議都應有會議紀要（記錄）,周例會、專題會和總經(jīng)理辦公會議的會議紀要（記錄）由綜合部負責撰寫,其他會議由牽頭部門負責組織。2、加強各類會議的

9、宣傳報道工作。工作會、月度經(jīng)營分析會等重大事項由綜合部安排專人進行新聞宣傳報道工作,及時通報會議情況。3、強化對會議議定事項的督辦落實工作。會議結束后,主辦部門應做好會議議定事項的督辦工作。原則上總經(jīng)理辦公會議決議的督辦由綜合部負責,其它類會議的督辦由主辦部門負責,重要事項由綜合部協(xié)同相關部門督辦。五、會議經(jīng)費（一）嚴格實行預算管理和歸口管理,建立健全會議接待報批、審核制度,接待標準列入報批內(nèi)容,先審批、后使用,誰批準、誰負責,任何人不得擅自提高接待標準。（二）會議費用由會議主辦部門在會議結束一周內(nèi)結算,結算時應附帶發(fā)票和參會人員名單,經(jīng)綜合部審核后方可辦理相關賬務報銷手續(xù)。（三）公司內(nèi)部會議一律不準贈送禮品,會場不得擺放花草、香煙、茶歇、礦泉水和紙筆等,一般性會議不允許印制會議材料。六、會議服務（一）公司工作會、月度經(jīng)營分析會、生產(chǎn)經(jīng)營培訓會議由綜合部負責,相關業(yè)務部門協(xié)辦。其他會議的后勤服務由承辦部門指定專人負責。（二）根據(jù)會議規(guī)模和規(guī)格指定攝影攝像人員及其他相關人員。七、附則（一）本辦法由公司綜合部負責解釋。（二）本辦法自印發(fā)之日起試行,原有會議管理辦法同時廢止。附件1會議申請單 年 月 日申請部門