辦公樓項目會議服務管理方案

1、精品word辦公樓工程會議效勞管理方案辦公樓工程會議效勞管理方案提要：會議期間要定時倒水，依據(jù)需要為與會人員供給小毛巾、果盤，食物、飲料咖啡、礦泉水和其它飲料等等其它效勞更多精品制度辦公樓工程會議效勞管理方案1.會議效勞目標1)結(jié)合本工程的特點，制訂并實施完整、持續(xù)、高標準的員工培訓方案，依托日常嚴謹?shù)亩綄c管理，使效勞水平到達酒店會議效勞標準；2)全面深化的了解客戶需求，滿足客戶期望。2.會議效勞內(nèi)容1)會前效勞預備接到會議通知后，依據(jù)會議名稱、性質(zhì)、時間、與會人數(shù)、級別及布置要求確定臺形；依據(jù)會議需要擺放茶葉、開水、面巾紙、鮮花、會議桌簽等物品；幫助與會負責人復印或發(fā)放會議資料；通知工程部

2、相關專業(yè)人員對會議室的音響、麥克、投影儀、幻燈機、電視、錄像、照明等設備進行調(diào)試；會議開頭前60分鐘，檢查各項預備工作是否到位，物品擺放符合標準，各種物品擺放整齊；會議開頭前30分鐘，會服人員要在會議室門口迎接等候與會人員。2)會議期間效勞與會人員入席后依據(jù)其個人需要供給茶水效勞。會議期間要定時倒水，依據(jù)需要為與會人員供給小毛巾、果盤，食物、飲料咖啡、礦泉水和其它飲料等等其它效勞。會議休息期間，要盡快整理睬場，補充和更換各種物品。會議期間，設備消滅問題要請工程專業(yè)人員準時處理。會議期間，會服人員站在會議室門外等候直至會議結(jié)束。3)會后效勞會議結(jié)束時，會服人員應站在會議室門口微笑向與會人員道別。

3、客人全部退場后，通知保潔人員幫助整理睬議物品茶杯、毛巾、果盤、鮮花等，音響設備、空調(diào)，桌椅的清潔、復位，剩余食物、水果的處理，地地毯的吸塵、清洗，物業(yè)品設備的檢查照明、水壺、茶杯等有無破損。認真檢查會場，是否有客戶遺忘的物品等。檢查設施設備是否有損壞，并認真做好記錄。清洗、消毒會議用品茶杯、茶碟等。會議結(jié)束后，做好清理睬場工作。4)重大會議接待接到客戶重大活動的通知后，了解客戶活動規(guī)模、時間及具體活動要求。準時通知各部門做好協(xié)調(diào)協(xié)作工作。A.工程部：各種設備的調(diào)試，水、電、照明等檢查，空調(diào)溫度，專梯效勞開專梯人員需佩戴白手套，留意儀容儀表、禮貌用語等。B.保安部：車位的支配、車輛疏導，活動重點

4、區(qū)域的安防檢查，現(xiàn)場治安維護，做好平安保衛(wèi)工作。c.保潔部：重點部位的清潔活動會場、衛(wèi)生間、電梯、大堂的清潔、客人有可能活動的區(qū)域。D.客戶效勞中心：做好重要客戶接待引導工作，在明顯位置放置引導牌，相關事務的協(xié)調(diào)工作。制訂協(xié)作方案，批準后實施。協(xié)作客戶對活動現(xiàn)場進行協(xié)調(diào)，留存相關資料如照相、攝像等。活動完成后進行總結(jié)，并對實施效果進行驗證。相關資料整理歸檔。3.會議效勞程序1)了解會議信息：依據(jù)會議通知，把握使用部門名稱、使用時間、會議地點、會議主題、會議人數(shù)、參會對象、會場布置、座位格局、聯(lián)系 、聲光電設備及其它特殊要求等相關會議信息；了解會議負責人；了解會議客人的其它活動及支配，以便答復客

5、人問詢。2)填寫會議登記，并做好相關記錄；3)傳達信息：向各崗位工程、保安、保潔傳達信息，并通知相關部門做好預備工作；準時通知管理人員，做好現(xiàn)場督導、檢查重要會議通知工程經(jīng)理。4)會議室布置依據(jù)會議類型如重要會議、簽約儀式、新聞發(fā)布會、展覽會、茶話會等，布置會場、預備會議物品；將會議室衛(wèi)生清掃潔凈，并檢查設備設施狀況；對會議室進行布置，并隨時與會議負責人聯(lián)系，征求對方的意見及臨時要求；桌椅擺放、鮮花/綠植、話筒/音響、條幅、投影等會議桌上的物品包括茶杯、桌簽、鮮花、面巾紙、筆、紙等擺放。5)檢查會議效勞部門負責人對會議室進行全面檢查；請會議負責人檢查，對不符合要求處準時整改；會服人員應提前60

6、分鐘到達會場，整理好自己的儀容儀表；做好各項檢查工作，包括會議室的衛(wèi)生、設施設備狀況、用具用品、鮮花/綠植、茶杯、茶葉、香巾、開水、礦泉水、會議效勞部門管理人員在會議開頭前30分鐘，再次對會議室進行檢查，確保萬無一失。6)迎賓會服人員應提前30分鐘在會議室門口迎賓，引領客人；了解與會人員抵達狀況。7)效勞辦公樓工程會議效勞管理方案提要：會議期間要定時倒水，依據(jù)需要為與會人員供給小毛巾、果盤，食物、飲料咖啡、礦泉水和其它飲料等等其它效勞更多精品制度>引客時，為主要客人供給拉椅效勞；客人入座后，為客人上茶，依據(jù)先賓后主、先上級后下級的挨次上茶，必需使用托盤，從客人的右側(cè)上茶，先放杯墊，再放茶

7、杯，杯把朝向客人的右側(cè)，司徵朝向客人，并說請；待會議開頭后，由主賓處順時針上香巾，要求冬熱夏涼，香巾籃放在客人的右手側(cè)；會議要求每隔10-15分鐘上一次水，續(xù)水時應左手拿開水瓶，微側(cè)身用右手小指和無名指夾起杯蓋，拇指、食指、中指握住杯把，在客人身后加水，再輕輕地將茶杯放在桌上，蓋上杯蓋，杯把朝向客人右側(cè)。留意續(xù)水時不要倒得太滿八分為宜。如是礦泉水要隨時留意客人飲用狀況，準時更換；續(xù)水時應慢，以免開水濺到客人身上，如會議時間較長，中途還應為客人更換香巾；會議進行過程中，細心觀看會議室內(nèi)動靜，如覺察客人有事招呼，要隨時應承，如客人的要求臨時無法滿足，要準時通知上級，確實無法滿足的應向客人解釋清楚；

8、8)會議結(jié)束門口送客；對會場進行檢查：有無遺留物品；設備設施有無損壞；整理整理睬場通知保潔部幫助。4.會議效勞標準1)會議桌、椅擺放要整齊，在一條直線上。蓋杯要放在杯墊上，擺在座位的右上方，杯把朝右側(cè)，擺放位置要求在一條直線上。煙缸三位共用一個，擺放時與杯子成一條直線。2)會議開頭前30分鐘，備好充分開水、調(diào)試音響，開啟照明、調(diào)整空調(diào)溫度。3)檢查臺形是否符合要求，臺面要潔凈，各種用具潔凈、齊全，擺放符合標準。4)依據(jù)客人要求，將指示牌放在特定位置。5)效勞員于開會前30分鐘，精神飽滿地在門口等候。貴賓會議于會前60分鐘到崗，精神飽滿地在門口等候。6)水牌引導，迎送效勞電梯間、會議室門口由會服

9、人員引導。7)當客人來到會議室時，會服人員應禮貌熱忱地向客人問好：您好，請進！，并以手勢示意，請客人進入會議室入座。8)先到達的客人入座以后，效勞員從客人右側(cè)供給茶水效勞，會議期間供給茶水效勞從主席臺或領導開頭。9)會議室更換煙灰杠的頻次為：每30分鐘為客人更換一次。10)會議添加茶水頻次分別為：會議開頭階段每15分鐘添加一次茶水，會議中期階段每20分鐘添加一次茶水，會議尾期階段每20分中添加一次茶水。11)添加茶水、更換煙灰杠時應留意：盡量不打攪客人開會，物品須輕拿輕放；詢問客人時，音量要把握在最小，以免打斷會議的正常進行；特殊狀況可按客人要求效勞。12)會議結(jié)束時，效勞員應站在門口，微笑著

10、向客人道別：您慢走各位慢走，再見！，并請會務組人員簽單。13)將會議用具、設備整理好，關閉空調(diào)、電燈、窗、鎖好會議室門。物品復位。5.會議用品預備好茶葉，茶杯，托盤、茶杯墊、小毛巾、面巾紙、水壺、玻璃杯、紙杯、桌簽、煙缸、便箋紙、鉛筆等。6.會議預定方式1)方式一：信息/網(wǎng)絡預定與zz電視中心建立會議效勞預定網(wǎng)絡平臺；有固定的網(wǎng)絡會議申請模板如會議時間、地點、主題、人數(shù)、會議用品、特殊效勞要求等；由會服人員打 聯(lián)系申請人進行確認；供給相關效勞。2)方式二： /會議單預定接聽會議預定 或收到會議通知單后，了解會議要求；依據(jù)會議時間、規(guī)模及具體要求預備會議物品；接聽會議預定 的人員，要準時填寫會議預定單，待會議結(jié)束前/后，請會議申請人簽字確認。7.會議效勞保障措施建立健全完善的管理制度，對員工實施系統(tǒng)全面的培訓是確保效勞目標