檔案管理制度

1、制度公司檔案管理制度第一章 總則第一條 根據(jù)檔案法、企業(yè)法的有關(guān)規(guī)定，按照本公司的要求，為了加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理，更好地為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制定本辦法。第二條 公司檔案包括總裁辦公室、財(cái)務(wù)中心、研發(fā)中心、營(yíng)銷中心、行政中心等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案。第三條 公司檔案工作是公司營(yíng)銷、生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)之一，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)得益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。公司檔案工作堅(jiān)持統(tǒng)一存放管理的原則，各部門檔案由公司集中歸檔；公司檔案管理實(shí)行“分類控制、監(jiān)督指導(dǎo)、檢查考核”的十二字方針建立分級(jí)管理體系。第四條 人事檔案管理不在本制度規(guī)定范圍之內(nèi)由公司另外規(guī)定。第二章 管理體制和人員第一條 公司

2、檔案管理涉及總裁辦公室、財(cái)務(wù)中心、研發(fā)中心、營(yíng)銷中心、行政中心、生產(chǎn)中心等部門活動(dòng)，以及生產(chǎn)中心的生產(chǎn)、技術(shù)等活動(dòng)，由公司行政副總裁分管，列入公司辦公會(huì)議、工作議事日程和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。第二條 加強(qiáng)和充實(shí)公司管理機(jī)構(gòu)，逐步實(shí)現(xiàn)部門檔案室管理向公司資料信息中心（以下簡(jiǎn)稱公司檔案中心）管理的過(guò)渡。公司檔案中心要管理多種門類、不同載體的檔案，又要負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。各部門分別成立的檔案室。第三條 建立和健全公司檔案工作運(yùn)行機(jī)制，實(shí)施“四個(gè)統(tǒng)一”。統(tǒng)一人員安排，公司檔案中心定編1-2人，公司各部門檔案室定編1人或配備與工作相適應(yīng)的兼職檔案員。統(tǒng)一工作部署，公司檔案中心制定工作規(guī)劃

3、，確定公司檔案工作總體目標(biāo)，各部門檔案室制定年度計(jì)劃，認(rèn)真組織實(shí)施。統(tǒng)一檔案管理，分級(jí)保存。公司檔案由檔案中心和各部門檔案室分級(jí)統(tǒng)一集中管理。公司各部門文件材料按規(guī)定向檔案中心歸檔，并定期向檔案中心移交永久、長(zhǎng)期檔案，任何個(gè)人不得將公司檔案材料據(jù)為已有。統(tǒng)一規(guī)章制度，由公司檔案中心制定檔案管理制度，報(bào)公司分管副總裁批準(zhǔn)后下發(fā)各部門檔案室執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)劃化、程序化管理。第三章 文件材料的形成、積累、歸檔和移交第一條 公司各部門在工作活動(dòng)中形成的文件材料處理完畢后，不得由承辦人分散保存，必須由各部門檔案管理人員整理立卷，定期移交給檔案中心集中保管。第二條 凡是直接反映本公司、本部門

4、營(yíng)銷、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理等形成的具有利用考查價(jià)值的文件、圖紙、資料、圖片、照片、實(shí)物等，按職能分工，分別組卷歸檔保存。第三條 公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入營(yíng)銷、生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序；列入營(yíng)銷、生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃；列入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。第四條 公司文件材料歸檔時(shí)間財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案暫由本公司會(huì)計(jì)部門保管，一年后歸檔檔案中心。其他部門檔案視檔案所涉及內(nèi)容劃分為半年或一年后歸檔?？萍柬?xiàng)目或基建項(xiàng)目的檔案資料待項(xiàng)目完成后歸檔。對(duì)于機(jī)密性強(qiáng)的、重要的外來(lái)材料或內(nèi)部材料須隨時(shí)歸檔。第五條 公司文件材料的歸檔要求歸檔的文件材料必須齊全

5、完整，照片（包括底片）、錄音、錄像等必須同其詳細(xì)的文字說(shuō)明材料一起歸檔。歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確的反映各部門各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程，符合自然形成規(guī)律。歸檔的文件材料必須是原稿（定稿），重要的或利用頻率高的文件材料根據(jù)需要可復(fù)制若干份歸檔。歸檔的文件材料，其制成材料必須易于長(zhǎng)久保存，同時(shí)要保證圖象清晰、字跡工整、審查簽字手續(xù)完備，嚴(yán)禁用其他筆代替。歸檔的案卷質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)管理案卷構(gòu)成的一般要求和文書(shū)檔案案卷格式的要求。第六條 工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料，要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)送交本部門檔案室立卷。第七條 各部門檔案室移交檔案時(shí)

6、，需填寫(xiě)移交清單，雙方簽名，一式兩份。第八條 人事檔案具體按人事檔案管理辦法執(zhí)行（詳見(jiàn)附件4）第九條 公司檔案中心要加強(qiáng)對(duì)各部門文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第四章 檔案的管理第一條 公司在營(yíng)銷、生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案是一個(gè)有機(jī)整體，參照國(guó)家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國(guó)檔發(fā)199420號(hào)）和有關(guān)部門檔案分類、編號(hào)的規(guī)定，統(tǒng)一編制公司檔案分類、編號(hào)方法，作為公司檔案的分類、整理、組卷和排架管理依據(jù)，公司檔案分類方案、編號(hào)辦法見(jiàn)附件5。第二條 公司檔案中心和各部門檔案室必須建立、健全檔案檢索工具體系。第三條 除了編制紙質(zhì)載體的

7、檔案目錄外，還必須由檔案管理員與網(wǎng)管員配合，建立電腦數(shù)據(jù)庫(kù)存檔案，便于檔案增減時(shí)同步更新。這種動(dòng)態(tài)目錄能夠確保檢索目錄始終保持在最新版本的狀態(tài)，以達(dá)到檔案目錄與實(shí)存檔案百分百的準(zhǔn)確率。檔案管理由專人負(fù)責(zé)，所有檔案的歸檔、存儲(chǔ)、更新、整理、借用等事務(wù)均由責(zé)任人負(fù)責(zé)。所有檔案柜鑰匙由責(zé)任人一人保管，如有因公外出等原因不在崗時(shí)，必須由責(zé)任人書(shū)面委托代理人及代理事項(xiàng)，所有管理責(zé)任與權(quán)力均由責(zé)任人承擔(dān)。公司檔案中心接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理移交手續(xù)，存放檔案必須有專用櫥（柜）架；檔案庫(kù)存房建設(shè)要納入公司基建計(jì)劃，具有“七防”（防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵）要求，以確保公司檔案的完整、安全。第四

8、條 鑒定檔案保存價(jià)值，確定保管期限及銷毀的檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的原則是：反映公司主要職能和重要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案為永久保存；對(duì)公司及各部門在一定時(shí)期有參考利用價(jià)值的檔案，定為長(zhǎng)期或短期保存。檔案的鑒定由行政中心組織相關(guān)人員進(jìn)行，并采取對(duì)每份檔案直接鑒定的方法。每次鑒定要寫(xiě)出檔案鑒定報(bào)告，并注明鑒定日期。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員修改、補(bǔ)充。銷毀檔案必須嚴(yán)格把關(guān)，銷毀前要造冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，報(bào)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)批準(zhǔn)同意，任何部門和個(gè)人都不能任意處置和銷毀公司的檔案

9、。第五條 公司檔案中心要建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。檔案的統(tǒng)計(jì)要有檔案基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。公司的統(tǒng)計(jì)工作要以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。第六條 公司檔案管理要逐步現(xiàn)代化公司檔案管理現(xiàn)代化是公司現(xiàn)代化管理的組成部分，要列入公司現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮。公司檔案中心要應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段和方法。逐步以應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)為主，同時(shí)要引進(jìn)先進(jìn)的監(jiān)控設(shè)備、通訊設(shè)備以及辦公室現(xiàn)代化裝置。第七條 為了增加公司檔案管理工作，更好地為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)，特訂立檔案室管理制度。積極采取切實(shí)可行的技術(shù)保護(hù)措施，科學(xué)、系統(tǒng)地保管和管理檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，延長(zhǎng)檔案壽命，有效地發(fā)

10、揮檔案的作用。對(duì)檔案內(nèi)的檔案要科學(xué)分類、排列、編目，建立健全登記、統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的接收、移出、鑒定、銷毀、利用等都必須有記錄，做到數(shù)字準(zhǔn)確，案卷與目錄相符。定期檢查室內(nèi)檔案，每年核對(duì)一次案卷數(shù)量，定期檢查“七防”措施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)采取解決措施。確保檔案安全，嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密制度，檔案內(nèi)容不得任意向外泄露。檔案管理人員應(yīng)有相適應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，熟悉掌握檔案保管工作的內(nèi)容、職責(zé)范圍和本單位的歷史沿革情況以及檔案方向、內(nèi)容和數(shù)量。檔案員調(diào)動(dòng)時(shí)，對(duì)所保管的檔案必須嚴(yán)格辦理移交手續(xù)。第八條 公司檔案管理所需經(jīng)費(fèi)，列入公司財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃。第五章 檔案的開(kāi)發(fā)和利用第一條 公

11、司的檔案信息開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)應(yīng)服務(wù)于、服從于公司的各項(xiàng)中心工作，如提高經(jīng)營(yíng)能力、改善經(jīng)營(yíng)管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物資消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。公司檔案中心應(yīng)把檔案信息的開(kāi)發(fā)利用作為發(fā)展、鞏固檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，努力做出實(shí)效。公司檔案中心檔案信息開(kāi)發(fā)利用的主要形式有：創(chuàng)造條件在公司內(nèi)部逐步實(shí)行檔案開(kāi)架閱覽。編制并交流檔案目錄。對(duì)檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制產(chǎn)品簡(jiǎn)介、文摘數(shù)據(jù)手冊(cè)、市場(chǎng)信息、用戶反映、國(guó)內(nèi)同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。第二條 公司檔案開(kāi)發(fā)與提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。公司檔案中心檔案借閱與保密制度分別見(jiàn)附件6和附件11。第三條 公司對(duì)于積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)與提供利用檔案信息，為發(fā)展公司企

12、業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物耗和增加經(jīng)濟(jì)效益做出突出貢獻(xiàn)的人員，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第六章 公司檔案調(diào)閱制度第一條 凡調(diào)閱檔案資料必須在檔案保管員處辦理借閱手續(xù)。先填寫(xiě)“調(diào)閱檔案資料申請(qǐng)單”，經(jīng)有關(guān)主管審核后，由檔案保管員填寫(xiě)“檔案調(diào)閱登記表”方可借閱，“調(diào)閱檔案申請(qǐng)單”由檔案保管員作為附件保管。第二條 凡調(diào)閱本部門檔案室的檔案，必須經(jīng)中心主管簽核“調(diào)閱檔案資料申請(qǐng)單”方可；調(diào)閱與本部門不相隸屬的其他檔案室檔案，必須經(jīng)總裁辦公室簽核；調(diào)閱絕密級(jí)檔案，必須經(jīng)總裁批準(zhǔn)方可。第三條 如確因工作需要，需復(fù)印，外攜檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)“檔案復(fù)印、外攜申請(qǐng)單”，說(shuō)明用途，由部門主管擔(dān)保歸還，并經(jīng)副總裁以上領(lǐng)導(dǎo)簽

13、字方可。第四條 調(diào)閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)調(diào)閱。不準(zhǔn)在案卷上做圈點(diǎn)、劃線等任何標(biāo)記或涂改、污損、撕頁(yè)、拆卷等。第五條 調(diào)閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還。如需逾期使用，必須提前辦理續(xù)借手續(xù)，在檔案保管員處登記歸還日期。如有缺損、遺漏，要追究借閱人的責(zé)任。第七章 檔案整理基本程序第一條 材料收集。將辦理完畢的文件材料收集完整齊全，力爭(zhēng)一份不少。第二條 確立范圍。按歸檔與不歸檔范圍逐一對(duì)文件材料進(jìn)行鑒別處理，將有保存價(jià)值的材料從中選出歸檔，鑒別材料時(shí)，則把同一內(nèi)容（指內(nèi)容相同），不分彼此的材料組織保管單位。第三條 劃分年代。不同年代的文件進(jìn)行分別處理。對(duì)某些特殊的文件材料的處理。如跨年度的請(qǐng)示、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)劃應(yīng)

14、放在針對(duì)年度立卷。如1998年的請(qǐng)示，1999年的批復(fù)，應(yīng)歸到1999年度立卷。1998年的總結(jié)，1999年的工作計(jì)劃，歸到1999年度立卷。1999年的三年規(guī)劃，應(yīng)歸到1999年度立卷?？缒甓鹊臅?huì)議材料，應(yīng)歸到開(kāi)幕年度立卷。第四條 確定期限根據(jù)本單位歸檔范圍內(nèi)容，對(duì)照保管期限表，逐一將每份文件按其價(jià)值確立保管期限。第五條 立卷整理按第一特征將同一內(nèi)容（問(wèn)題）的文件材料組成保管單位，便于查找利用，一般常以一事一卷方法組成案卷。第六條 卷內(nèi)排列、目錄抄寫(xiě)排列同一作者，內(nèi)容相似，按時(shí)間先后排列；同一內(nèi)容，按作者大、小先后排列；遇有請(qǐng)示、批復(fù)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后； 遇有草件，正文在前，草件在后排列；

15、重大會(huì)議、慶典活動(dòng)，按程序排列。書(shū)寫(xiě)編張頁(yè)號(hào)：公司編號(hào)在右上角，部門編號(hào)在右下角，一卷一個(gè)流水號(hào)；目錄抄寫(xiě)：做到文字工整、清楚、規(guī)范、頁(yè)數(shù)不超過(guò)200頁(yè)。 第七條 裝訂成冊(cè)去掉金屬物，底平邊（右）齊，線不壓字。卷皮與實(shí)體厚度相適應(yīng)，一線三孔。達(dá)到結(jié)實(shí)、堅(jiān)固、不松散、不掉頁(yè)。第八條 標(biāo)題書(shū)寫(xiě)、標(biāo)簽張貼準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉、符合三要素，標(biāo)題能揭示卷內(nèi)內(nèi)容，數(shù)字不宜過(guò)多，書(shū)寫(xiě)用碳素墨水，標(biāo)簽張貼位置適當(dāng)，整齊美觀。第九條 編目排架編目編制案卷目錄即（檢索工具）以期限永久、長(zhǎng)期、短期先后順序編目、文字整潔。排架案卷入庫(kù)存存放，一般應(yīng)從左向右，從上往下排列，箱柜應(yīng)編號(hào)。第八章 公司文書(shū)材料歸檔范圍第一條 對(duì)內(nèi)以公

16、司名義下發(fā)的文件及各部門內(nèi)部文件。第二條 公司內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門文件。本公司董事會(huì)記錄、紀(jì)要及公司大事記；本公司營(yíng)銷工作發(fā)展綱要及各部門工作規(guī)劃綱要，工作計(jì)劃；營(yíng)銷企劃資料；總裁歷次講話、指示的書(shū)面材料或錄音（像）帶等；本公司召開(kāi)各類會(huì)議的記錄、紀(jì)要及營(yíng)銷會(huì)議、年度工作會(huì)議等的通知、報(bào)告、總結(jié)、照片、錄音（像）帶、典型材料，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、匯報(bào)以及會(huì)議講座和參閱的文件；本公司制發(fā)的指示、規(guī)定、辦法、通知等的定稿和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)修改的重要修改稿；本公司關(guān)于機(jī)構(gòu)合并、撤銷、成立、改變隸屬關(guān)系的規(guī)定及啟用印章的通知和各類委托書(shū)；本公司編寫(xiě)的刊物、簡(jiǎn)報(bào)和各種匯編資料；本公司有關(guān)重大問(wèn)題的調(diào)查研究和派出的各種工作形成的

17、重要文件；本公司、本部門的綜合性報(bào)告、專題報(bào)告、工作總結(jié)和轉(zhuǎn)發(fā)的重要經(jīng)驗(yàn)材料等；本公司制定的財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃、會(huì)計(jì)決算報(bào)表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、各種財(cái)務(wù)收支憑證、帳冊(cè)、財(cái)產(chǎn)清冊(cè)文件（包括計(jì)算機(jī)盤片）及移交接收資料；本公司關(guān)于干部的晉級(jí)、定職、任免、調(diào)動(dòng)、退職、勞動(dòng)工資、紀(jì)律檢查、獎(jiǎng)懲的報(bào)告，本公司的人員編制、名冊(cè)、干部年報(bào)表、職工轉(zhuǎn)移關(guān)系等人事文件、資料；公司法紀(jì)部門立案查案的相關(guān)材料；公司審計(jì)部門的各類審計(jì)文件資料；公司科技開(kāi)發(fā)的檢索、檢測(cè)報(bào)告；公司生產(chǎn)部門的品質(zhì)管理、生產(chǎn)、技術(shù)資料；公司職工的生活福利、員工食堂、員工住宿、后勤服務(wù)、保安服務(wù)等方面的文件材料；公司設(shè)立的各項(xiàng)注冊(cè)證照、文件等法律文本資料；其

18、他具有參考、憑證作用的文件材料。三、本公司對(duì)外的各類材料以公司名義向各級(jí)政府管理機(jī)關(guān)和行政管理部門的請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)及其批復(fù)、指示、具體包括立項(xiàng)審批報(bào)告、實(shí)施方案、上報(bào)具體材料、項(xiàng)目結(jié)果、證照批文及各類報(bào)表等等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)我公司視察、調(diào)查工作形成的文件材料及照片、錄音帶；總裁或主管參加政府會(huì)議的發(fā)言材料；本公司或本部門參加公司及政府有關(guān)部門召開(kāi)的會(huì)議帶回的會(huì)議文件材料；政府部門下發(fā)的各類文件。第九章 文件檔案保管期限表一、公司召開(kāi)會(huì)議的文件材料。公司召開(kāi)的工作會(huì)議和重要專業(yè)會(huì)議文件材料。1.1通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要、重要的聲像材料； 永久1.2典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)；

19、長(zhǎng)期1.3小組或部門會(huì)議記錄、參考材料；短期一般專業(yè)會(huì)議文件材料。2.1紀(jì)要、通知、總結(jié)、講話、報(bào)告、重要的聲像材料；長(zhǎng)期2.2典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)；短期二、公司制發(fā)的文件材料。方針、政策、法規(guī)性的、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的。永久一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的。長(zhǎng)期公司設(shè)立法律文件資料。長(zhǎng)期事務(wù)性有參考價(jià)值的。短期三、公司專題、典型的調(diào)查報(bào)告。重要的。永久一般的。短期四、公司各部門的請(qǐng)示與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)，下級(jí)部門的請(qǐng)示、報(bào)告與本公司的批復(fù)、批示。方針政策性的重要問(wèn)題的。永久一般事務(wù)性問(wèn)題的。短期五、公司工作活動(dòng)的工作總結(jié)、報(bào)告。主要職能活動(dòng)年度和年度以上的、重要專題的。永久半年的、季度的、一般專題的長(zhǎng)期六、公司計(jì)劃

20、、規(guī)劃、控制數(shù)字。年度和年度以上的。永久季度的、月份的。短期七、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。匯總的、年度的和年度以上的、專題的。永久季度的、月份的。短期八、公司部門機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、工作條例、人員編配、啟用印信文件材料。永久九、干部任免的文件材料。對(duì)公司重要領(lǐng)導(dǎo)人的任免材料。永久公司部門負(fù)責(zé)人的任免材料。長(zhǎng)期十、公司勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等的文件材料。永久十一、公司對(duì)有關(guān)人員的處分材料。影響大、問(wèn)題嚴(yán)重的。永久一般的。長(zhǎng)期十二、公司員工名冊(cè)。永久十三、公司批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化和解決邊界糾紛、征用土地的文件材料。 永久十四、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證。長(zhǎng)期十五、公司編輯的并反映主要職能活

21、動(dòng)的出版物定稿和樣本。永久十六、公司與國(guó)內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書(shū)等文件材料。有歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的。永久重要的。長(zhǎng)期一般的。短期十七、公司關(guān)于出國(guó)考察、友好往來(lái)、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料。重大活動(dòng)的主要文件。永久一般活動(dòng)的審批手續(xù)、考察報(bào)告。長(zhǎng)期其它文件材料。短期十八、公司與其它單位協(xié)商工作的往來(lái)文件材料。短期十九、公司處理用戶、客戶來(lái)信來(lái)訪的文件材料。短期二十、公司各部門報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重大問(wèn)題的專題報(bào)告。長(zhǎng)期年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般專題的報(bào)告和備案的。短期第十章 檔案保密制度公司文件可分為公開(kāi)文件、內(nèi)部文件和秘密文件

22、。一、公開(kāi)文件 凡屬公開(kāi)登報(bào)、通過(guò)電視、廣播散發(fā)報(bào)道的，都屬公開(kāi)文件。二、內(nèi)部文件 指只限于公司內(nèi)部或一定范圍內(nèi)傳達(dá)、閱讀，但不登報(bào)，不向外界發(fā)表，也不劃分密級(jí)文件，對(duì)于這類文件，亦應(yīng)堅(jiān)持內(nèi)外有別，妥善保管，不得隨意擴(kuò)散。三、秘密文件公司秘密文件的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受到特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭到嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。公司秘密文件的歸檔范圍公司形成的具有秘密內(nèi)容的文件、電報(bào)、資料、圖紙、圖片、內(nèi)部刊物、錄音（像）帶等；具有秘密內(nèi)容的各種

23、會(huì)議、會(huì)議文件和會(huì)議記錄等；組織人事部門對(duì)干部的考核材料、醞釀干部任免、獎(jiǎng)懲的意見(jiàn)及有關(guān)材料；不宜公開(kāi)的科研項(xiàng)目、傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、發(fā)明創(chuàng)造和試制的過(guò)程和結(jié)果；外聯(lián)活動(dòng)中內(nèi)部掌握的原則和政策；尚未公開(kāi)的產(chǎn)品調(diào)價(jià)方案及財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；公司所掌握的尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策；公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息；公司企劃中心在廣告策劃和企業(yè)形象策劃未公開(kāi)時(shí)所形成的創(chuàng)作方案、圖片及各種資料等；公司內(nèi)部所掌握的合同、協(xié)議、意向書(shū)及可行性報(bào)告。公司檔案的密級(jí)確定絕密類企業(yè)發(fā)展的總體戰(zhàn)略部署；涉及公司安全與發(fā)展的重要技術(shù)內(nèi)容，或可能

24、為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手所刺探、利用的技術(shù)情報(bào)，如生產(chǎn)技術(shù)涉及到的原料配方、生產(chǎn)工藝、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)數(shù)據(jù)和文字資料；公司擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專利技術(shù)；有關(guān)杭州、無(wú)錫、溫州、寧波、常州等子公司的財(cái)務(wù)審計(jì)及其它有關(guān)審計(jì)事項(xiàng)。機(jī)密類營(yíng)銷中心的營(yíng)銷表格（報(bào)表）類、銷售合同、營(yíng)銷指導(dǎo)綱要、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、制度營(yíng)銷計(jì)劃書(shū)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及長(zhǎng)、中、短期的營(yíng)銷計(jì)劃、具體營(yíng)銷方案；企劃中心的大型企劃方案、CI導(dǎo)入材料和廣告計(jì)劃；財(cái)務(wù)中心的各種報(bào)表、賬簿、憑證，資金籌集、分配的財(cái)務(wù)預(yù)算方案；人事中心的全體員工個(gè)人資料及公司工資制度；后勤管理中心各部門所形成的租賃合同、供應(yīng)合同、修繕合同、委托咨詢合同等；品質(zhì)管理部所擁有的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)、成

25、品留樣觀察記錄、理化、衛(wèi)生檢測(cè)原始記錄、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)法、質(zhì)量管理手冊(cè)、儀器使用說(shuō)明書(shū)、表單、成品取樣單、成品入庫(kù)存證、成品清檢單和成品包裝檢查表；研發(fā)中心的研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、產(chǎn)品可行性分析報(bào)告等；外聯(lián)中心在產(chǎn)品和項(xiàng)目的對(duì)外報(bào)批工作中形成的文字資料；審計(jì)中心的有關(guān)公司的審計(jì)工作、條例、暫行條例及處罰細(xì)則。秘密類營(yíng)銷中心的管理制度、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、工作總結(jié)報(bào)告、營(yíng)銷人員培訓(xùn)教材、廣告合同；企劃中心的企劃軟文集、企劃交流資料、企劃員資格認(rèn)證、廣告公司業(yè)務(wù)往來(lái)函；人事中心的人事任免決定、人事獎(jiǎng)懲決定和人事干部培訓(xùn)計(jì)劃、材料等；品質(zhì)管理部所掌握的檢測(cè)報(bào)告、外觀檢驗(yàn)原始記錄、包裝質(zhì)量檢查原始記錄（成品除外）、

26、制程異常通知單、檢驗(yàn)臺(tái)賬清檢單（成品除外）；外聯(lián)中心在外聯(lián)活動(dòng)中內(nèi)部掌握的原則和政策；后期管理中心所有的供應(yīng)商資料、基建招標(biāo)書(shū)以及施工圖紙；具有秘密內(nèi)容的各種會(huì)議、會(huì)議文件、會(huì)議記錄以及相關(guān)內(nèi)容的圖片、錄音（像）帶等；公司的營(yíng)銷執(zhí)照、代碼證、衛(wèi)生許可證、批文、標(biāo)準(zhǔn)、稅務(wù)、統(tǒng)計(jì)登記表。四、秘密文件形成和保存的注意事項(xiàng)加強(qiáng)保密教育，提高對(duì)檔案保密重要性的認(rèn)識(shí)。檔案在未歸案中心之前，各部門應(yīng)明確分工、歸口管理、加強(qiáng)協(xié)作，部門在發(fā)文之前，部門主管都須明確注明文件密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密），確立發(fā)放范圍、打印份數(shù)和清退時(shí)間。所有秘密文件，不管是永久性裝訂的還是副本或復(fù)制本，都必須在封面的頂端顯著標(biāo)明密級(jí)，

27、或蓋上保密等級(jí)印章。每年辦理完畢的秘密文件，應(yīng)按文書(shū)立卷要求收集齊全，立卷歸檔，凡需要?dú)w檔的文件必須按規(guī)定認(rèn)真分類鑒定。文件檔案要?jiǎng)澐置芗?jí)，建立查閱審批制度，未經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)公開(kāi)，不準(zhǔn)復(fù)制，選編、匯編秘密文件，不得擅自降低、解除密級(jí)和擴(kuò)大范圍。銷毀文件必須逐一登記造冊(cè)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批，任何個(gè)人無(wú)權(quán)自行銷毀秘密文件，亦不得將秘密文件或內(nèi)部文件賣給廢品收購(gòu)站，或作包裝、裱糊紙用。依法治密，完善制度，建立秘密文件管理責(zé)任制，對(duì)于秘密文件在制訂、傳閱以及銷毀各個(gè)環(huán)節(jié)上的責(zé)任作出明確規(guī)定，實(shí)行管理責(zé)任制；造成失泄密的文件必須認(rèn)真追查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案中心（室）的保密工作制度為了加強(qiáng)公

28、司的保密工作，特訂以下制度：檔案管理人員和利用者，不得隨意談?wù)撍９軝n案的情況及內(nèi)容，非本室人員不準(zhǔn)私自開(kāi)柜找卷或翻閱檔案材料。檔案資料的收借閱、移出應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，做到出入檔案資料都有記載，手續(xù)完備。檔案資料要集中統(tǒng)一管理，收回的檔案資料經(jīng)查對(duì)無(wú)誤后，及時(shí)歸入檔案柜，以防丟失。檔案室箱柜要隨時(shí)加鎖，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，防止事故發(fā)生。第十一章 附則第一條 本暫行辦法解釋權(quán)在公司總裁辦公室。第二條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。第三條 公司各部門根據(jù)本暫行辦法，結(jié)合本部門實(shí)際，制訂實(shí)施細(xì)則。第四條 附件（公司檔案分類編號(hào)方案）第五條 檔案保密條款由公司公文管理制度規(guī)定。附件： 公司檔案分類編號(hào)方案一

29、級(jí)類目錄名稱及標(biāo)識(shí)符號(hào)二級(jí)類目名稱及標(biāo)識(shí)符號(hào)基本范圍行政中心1行政制度類01公司的各項(xiàng)行政規(guī)章制度、人事制度及管理資料計(jì)劃工作02公司中、長(zhǎng)期計(jì)劃，年（季）度計(jì)劃，各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計(jì)劃、全面計(jì)劃管理工作等。經(jīng)營(yíng)決策03公司改革、重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃方針目標(biāo)管理等公文類04公司綜合型行政事務(wù)工作，公司會(huì)議、總裁辦公室工作、文秘作，機(jī)要工作等到資料。通知類05合同類06a. 重要性合同 b.一般合同、協(xié)議書(shū)等(除經(jīng)銷合同、購(gòu)銷合同、廣告合同外等)法紀(jì)類07法律事務(wù)、違紀(jì)案件審理、法律裁定書(shū)等安保08生產(chǎn)安全官理、安保工作記錄等外聯(lián)資料09與政府部門往來(lái)的資料、證照?qǐng)?bào)批過(guò)程、程序說(shuō)明等資料教育工作10培訓(xùn)資料等人事資料11公司員工個(gè)人檔案其它12公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)文件等法紀(jì)檔案13員工個(gè)人違紀(jì)檔案其它14 基建15一級(jí)類目錄名稱及標(biāo)識(shí)符號(hào)二級(jí)類目名稱及標(biāo)識(shí)符號(hào)基本范圍證照類2商標(biāo)證書(shū)01公司申請(qǐng)的各類商標(biāo)生物公司02基本證照文化傳播03基本證照科技公司04基本證照綠臣食品05基本證照鈣營(yíng)養(yǎng)研究06條形碼類07宣傳廣告類08專利證書(shū)09證書(shū)類10產(chǎn)權(quán)證等其它11獲獎(jiǎng)等各類證書(shū)一級(jí)類目錄名稱及標(biāo)