“五常法”在護(hù)理部檔案管理中的應(yīng)用

1、“五常法”在護(hù)理部檔案管理中的應(yīng)用作者：徐媛媛趙生秀李月美楊鳳英 【摘要】目的探討五常法在護(hù)理部檔案管理中應(yīng)用效果。方法將五常法應(yīng)用于護(hù)理部檔案管理中,按照五常法原理,對護(hù)理部人、物、環(huán)境進(jìn)行規(guī)范性改進(jìn),從形式化、行事化向習(xí)慣化推進(jìn)。并建立五常法審核表,定期對現(xiàn)場檢查評估,持續(xù)不斷改進(jìn)。結(jié)果通過對五常法實(shí)施前后的對比，工作效率、質(zhì)量及人員滿意度明顯提高。結(jié)論通過五常法的實(shí)施既可以提高了工作效率、提高護(hù)理部檔案管理質(zhì)量,又可以改善思考過程，對維護(hù)部門環(huán)境品質(zhì),提升管理形象起著重要的作用。 【關(guān)鍵詞】五常法護(hù)理檔案管理 “五常法”是常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范、常自律，它起源于日本，是現(xiàn)代管理的

2、重要新理論、新方法，主要用于改善環(huán)境，提高工作效率，是實(shí)現(xiàn)全面品質(zhì)環(huán)境的關(guān)鍵1。護(hù)理部是醫(yī)院護(hù)理管理中心，在長期的護(hù)理管理中存放了大量的文件資料及技術(shù)檔案，這些檔案在一定程度上反映了護(hù)理部護(hù)理管理的整體水平，在護(hù)理管理發(fā)展日新月異的今天，護(hù)理部檔案管理的要求更要精、細(xì)、齊、準(zhǔn)，采用先進(jìn)的管理方法勢在必行。我院護(hù)理部自2008年6月將“五常法”應(yīng)用于檔案管理中，節(jié)省時(shí)間、提高工作效率，充分發(fā)揮檔案作用，取得了良好的效果。并且實(shí)現(xiàn)了全面辦公品質(zhì)環(huán)境，改善了工作環(huán)境，提升了辦公形象，取得了滿意的效果，現(xiàn)介紹如下： 1一般情況 我院為三級甲等醫(yī)院,共有在職護(hù)士827名，除人員的基本信息實(shí)行計(jì)算機(jī)管理外

3、，需要建立的檔案還有：護(hù)理行政檔案、護(hù)理業(yè)務(wù)工作檔案、護(hù)理業(yè)務(wù)技術(shù)檔案等。其中包括醫(yī)院各種規(guī)章制度、人力資源管理、下發(fā)的文件、各種會(huì)議記錄、獎(jiǎng)罰工作、計(jì)劃總結(jié)、質(zhì)檢資料、護(hù)研檔案、成績檔案等幾十種。各種檔案保管期為2年永久不等。 2實(shí)施方法 根據(jù)我院護(hù)理檔案實(shí)際情況制定五常法管理計(jì)劃。 2.1常組織：首先是分類管理，對現(xiàn)有的護(hù)理檔案總體進(jìn)行綜合分析，判斷文件、資料的重要性，存檔與不存檔的信息，將相同的文件歸類，再將文件檔案分類、分柜，然后依數(shù)字順序標(biāo)示并排列的方式，保證每一類文件有一個(gè)名字，每一類文件有一個(gè)有效地點(diǎn)，并為使檔案容易辨認(rèn)，使文件易于取放。如:將護(hù)理部組織、人力資源、教學(xué)科研、護(hù)理

4、質(zhì)量、等護(hù)理行政、業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)技術(shù)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編號,建立嚴(yán)格的分類放置目錄。其次是決定如何處理不重要或使用頻次少的資料。我們采用拋棄不需要保存的文件，保留需要保存的文件，如：使用頻次高的或重要的文件復(fù)制或拷貝一份放在離工作人員較近的地方；使用頻次低的放在較遠(yuǎn)的區(qū)域；每日使用的文件或物品隨時(shí)攜帶。再次，牢記“單一就是最好的原則”2。有一套工具、一頁表格、一個(gè)文件存放處。 2.2常整頓：我院護(hù)理部采用先并不定期抽查歸檔的檔案文件或音像檔案,發(fā)現(xiàn)有紙張破損、卷皮、圖像不清的檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)印、重新刻錄、更換卷皮、重新裝釘。同時(shí)查看檔案柜里沒有不必要的物品，每天的文件處理須

5、當(dāng)天完成。 2.3常清潔：定期對檔案盒、檔案柜進(jìn)行清潔工作，做好防塵、防蟲工作;定期對周圍環(huán)境進(jìn)行清潔,將檔案文件使用的工具如:訂書機(jī)、剪刀、鐵夾子、膠水等放在固定的地點(diǎn)供大家方便使用;堅(jiān)持每日清潔桌面,每周清潔文件柜,每月大掃除一次，清除衛(wèi)生死角。 2.4常規(guī)范：應(yīng)用視覺管理，例如做出標(biāo)識(shí)標(biāo)簽，我們采用透明玻璃文件儲(chǔ)放柜，采用同一規(guī)格同一顏色文件盒里放置，做到“視察監(jiān)督”。每天還需進(jìn)行五常法活動(dòng)一次，檢查案卷是否整齊、牢固、美觀；檢查封面、卷內(nèi)目錄、備考表是否規(guī)范。 2.5常自律：常自律是履行個(gè)人職責(zé),是辦公室的每一個(gè)人員都要執(zhí)行文件歸類放置原則,不亂扔亂放文件,養(yǎng)成隨手歸類文件的習(xí)慣;每人

6、下班前都應(yīng)該整理辦公桌上的文件,分類放置。對于保密性的文件,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。時(shí)刻不忘記5S，相互提醒，持之以恒。日常工作的連續(xù)性，我們強(qiáng)調(diào)的是創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境，拋棄壞習(xí)慣，養(yǎng)成好習(xí)慣，可保持辦公場所清潔和秩序井然，護(hù)理部運(yùn)用五常法管理文件檔案，也是來訪者對護(hù)理部及我院工作形象的一種認(rèn)可。 3結(jié)果 自我院護(hù)理部實(shí)施“五常法”進(jìn)行護(hù)理檔案管理后，由先前的30個(gè)文件檔案類別增長到360個(gè)；查找文件的時(shí)間由之前的十余分鐘縮短到30秒之內(nèi)；各類檔案標(biāo)示、透明度也從之前的的模糊不清變?yōu)榍逦梢姡晦k公室人員的個(gè)人衛(wèi)生責(zé)任也從之前的不清楚變?yōu)樨?zé)任分明。 自護(hù)理部實(shí)施五常法管理護(hù)理檔案資料后，對護(hù)士長及50

7、名隨機(jī)護(hù)理人員進(jìn)行了關(guān)于辦公效率及環(huán)境品質(zhì)的滿意度調(diào)查，結(jié)果見下表。實(shí)行五常法前后工作人員的滿意度情況調(diào)查（例，%） 4討論 五常法思想樸素、操作簡單，沒有復(fù)雜的程序和技巧，卻蘊(yùn)含著深刻的含義3，將五常法應(yīng)用于我院護(hù)理部檔案管理中，通過檔案詳細(xì)、合理的分類、科學(xué)組裝及檔案的定置管理，不僅使檔案取放容易，減少查找文件的時(shí)間，而且使檔案整齊、美觀，還明確個(gè)人自律職責(zé),從而提高了工作效率和檔案管理質(zhì)量。滿意度調(diào)查說明,五常法還實(shí)現(xiàn)了人、物、場所在空間和時(shí)間上的優(yōu)化組合，提升了護(hù)理環(huán)境品質(zhì)與護(hù)理部形象，極大調(diào)動(dòng)了工作人員的積極性和工作熱情。之外,筆者還認(rèn)為,護(hù)理部檔案管理中應(yīng)用五常法,對改善了工作人員思想過程，內(nèi)部建立了品質(zhì)文化交流具有一定深遠(yuǎn)的意義。 五常法在應(yīng)用過程中，易受自律性影響，加之缺乏動(dòng)態(tài)、切合實(shí)際指標(biāo)體系，評價(jià)指標(biāo)欠合理；未充分應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制。因此，在檢查考核后，還必須針對存在問題，提出改進(jìn)的揩施和計(jì)劃，使“五常法”活動(dòng)堅(jiān)持不斷地開展下去。 參考文獻(xiàn) 1何廣明.現(xiàn)代管理五常法M.香港:明