知識管理制度V0

1、RinsmiE 6 X n知識管理制度(V1.0)HR-TD-KM-01文件編 號 ：版本:V1.0頁數(shù):7頁(含封面)編制部門：培訓部生效日期：2011.12版本版本更新記錄日期V1.02011/12制訂人審核審批發(fā)布王超顏王剛許振杰培訓部9 / 91 / 9第一部分 目的與適用范圍為了保證知識管理的正常運作，達到為公司在知識管理的過程中，形成知識的積累、知識的共享、知識的利 用、知識的創(chuàng)新一個循環(huán)的知識管理狀態(tài)，并逐步形成一個內部知識共享文化的環(huán)境，特制定本知識管理制 度。具體目標是：1、加強知識管理工作的規(guī)范化、制度化和科學化管理，防止知識流失；2、通過將知識從內隱到外顯的轉化、沉淀與共

2、享，提高企業(yè)的應變能力、決策能力和創(chuàng)新能力；3、能高效率地為公司股東、全體員工、合作伙伴和顧客提供實用性強的信息與知識；4、使全體員工逐步建立起自我學習的意識與習慣，培養(yǎng)“知識分享 互相信任”的文化。本制度主要是針對知識管理中的知識的積累、共享、使用和創(chuàng)新，此要求適用于全體員工。制度術語說明KM： 知識管理KMS:知識管理專員JIT： 準時生產方式內隱知識:未經正式化的知識，包括企業(yè)、經營者或員工的經驗、技術、文化、習慣等，是屬于個人經驗與直覺 的知識，屬難以形式化、無法被具體化的技能。外顯知識:一切以文件、手冊、報告、地圖、程序、圖片、聲音、影像等方式所呈現(xiàn)的知識。第二部分 知識管理分類與使

3、用制度1、知識的范圍（1）公司資料如公司簡介、制度、規(guī)范、流程、表格、相片、視頻、宣傳手冊等資料；（2）知識地圖指每個崗位涉及到的所有相關知識內容，包括但不限于:崗位的基礎行政工作、崗位工作職責、崗位工作內容、崗位工作流程、崗位相關支持知識、一些外部可參考資料；（3）日常工作及項目涉及到的知識，如工作總結、方案設計、活動分享、項目總結、案例、會議記錄、客觀數(shù)據(jù)、分析結果、工作方式與習慣等；（4）個人隱性知識，包括與工作相關的專業(yè)領域知識，個人興趣愛好所獲取的知識、經驗和技能，其他有價值的知識等。本制度內容涉及到的知識文檔包括以文件、手冊、報告、地圖、程序、圖片、聲音、影像等方式所呈現(xiàn)的資 料。

4、2、對于知識采集內容，KMS有責任保證知識內容的準確性和嚴肅性。3、每位員工應積極分享知識，盡快生成文檔并發(fā)布到 OA 系統(tǒng)，以便知識得到最快速的傳播與使用。4、公司內部的文檔交流，最好使用文檔模塊而不是 EMAIL或RTX這樣可保證公司內部所有的文檔都可在系統(tǒng) 中找到，也可避免重復索取。5、文檔發(fā)布應按照文檔發(fā)布規(guī)范進行（1）文檔的命名規(guī)則如下：方案文檔：公司內容_類型版本（A公司_元旦銷售項目_方案書_V1.0） 項目文檔：項目名稱 _項目階段 _文檔名稱 _版本號 （知識管理項目 _系統(tǒng)實施 _上線計劃 _v1.0） 日常工作類：文檔名稱（關于嬰線會員店協(xié)議及相關流程合并的通知）部門文檔

5、：部門 _文檔名稱 _版本號（培訓部 _知識管理制度 _V1.0）（ 2） 工作文檔必須注明版本或制作時間： 所有的對外文檔和需要共享給同事的工作文檔，只要以后還有改版可能性的，都必須注明版本或時 間。帶附件的，也必須對附件標題注明版本（注意兩者的版本必須一致）。（3）格式為：DOG TXT JPG GIF的文檔直接發(fā)布，其他格式的文檔如PPT、PDF （PDF需轉化成圖片格式）以及有需要讓使用者直接下載使用的表格、流程等則以附件形式上傳。（ 4） 發(fā)布新版本文檔： 如果就相同主題發(fā)布不同版本的文檔，每個版本的標題必須相同，唯一不同的是版本號。 發(fā)布新版本文檔時，也請對新版本文檔與舊版本相比的

6、修改作一說明，這樣可更好方便大家工作。（5）對于失去使用價值、失去時效或重復的知識文檔：發(fā)布人及其所在部門的負責人確定是否需要刪除，由發(fā)布人及時清理，并告知KMS。（6）為了讓使用者能通過關鍵字進行搜索，發(fā)布文檔時可先填寫關鍵字一欄的內容（路徑：新建文檔選擇文件夾顯示屬性關鍵字欄） 。第三部分：知識管理發(fā)布與更新制度1 、 公司資料發(fā)布與更新（1）目的a. 為新員工提供全面了解公司制度文化等信息的渠道；b. 讓全體員工及時了解公司的發(fā)展與變化；c. 讓員工知悉個人權利、責任和行政流程；d. 起到對外溝通、交流與宣傳的作用，為公司和產品的傳播提供最新資料。（ 2 ）流程1 、職能部門人員如了解到

7、上述資料最新變化則需及時更新，并通過郵件告知KMS。2、KMS每個季度向各部門了解最新變化，并定期監(jiān)控 OA文檔的變化情況，及時更新至知識地圖（ 3）負責人總部各職能部門知悉信息變化的人員、 KMS4）周期及時性與定期性結合，一方面知悉信息變化的人員需及時更新并告知，同時KMS 會定期了解情況。2、知識地圖的發(fā)布與更新（1）目的a. 新員工加入公司后可快速地了解本崗位的知識技能與流程規(guī)定，以便快速融入到崗位角色中來， 提高工作效率；b. 有效避免員工離職或者工作交接造成組織大量知識資產流失，新人需要從頭做起；c. 給予崗位的其他同事的一個借鑒，明晰各階段對自身的要求以及發(fā)展的方向；d. 給予培

8、訓部門設計培訓體系和課程的最新依據(jù)，根據(jù)崗位知識地圖可了解員工在各個發(fā)展階段所需要具備的知識技能，最終達到 JIT培訓效果。（2）流程a. 發(fā)布文檔流程 每個崗位的知識地圖內容包括公司簡介、制度規(guī)范、工作職責與權限、業(yè)務流程、崗位知識以 及管理知識等，KMS將按照知識地圖以上分類和內容，向各部門搜集已在0A發(fā)布的文檔或者需要新增的知識文檔， 進行整合并以超鏈接的形式發(fā)布在“知識地圖”門戶相應的崗位目錄 下。在此過程中，各部門相關工作流程的人員包括管理人員與實施團隊應積極配合KMS 的知識搜集工作，及時提供相關的知識信息與資料（例如已發(fā)布的文檔0A地址、推薦可咨詢的對象、對相關知識的解釋說明等）

9、 。對于需要新增的知識文檔，負責制作的部門和人員請合理安排時間，盡快制作和發(fā)布，并郵件 告知KMS發(fā)布文檔的0A地址（如果是設置了權限的文檔，需要提供文檔內容的簡單說明）b. 更新文檔流程1、針對適用于知識地圖的文檔，原文檔的發(fā)布人如果需要更新，應直接更新文檔名字的版本 號，并在內文對前后的修改作一說明。如有附件，請直接發(fā)布新附件以代替舊附件，無需 另外發(fā)布新文檔。2、 KMS定期向部門管理層了解崗位知識內容的更新情況，如有變化，則相應更新知識地圖的 內容。（ 3 ）負責人總部職能部門人員、 KMS（ 4 ）周期根據(jù)實際更新頻率3、案例總結的發(fā)布與更新（ 1 ）目的a. 形成公司內部持續(xù)相互學

10、習與交流的氛圍與習慣；b. 提供成功或失敗案例給本部門或其他部門人員借鑒與總結經驗；c. 提供客觀數(shù)據(jù)與主觀分析給有需求的人員；d. 提供科學的、有效率的工作方式與管理手段給有需要學習的人員。2）流程1、項目或全國大型活動結束后， 項目經理根據(jù)該項目或活動的分享價值和影響力來確定是否制作項目 總結或活動分享，制作后盡快發(fā)布到“分享天地”門戶的相應目錄下，提供給其他人員借鑒學習。2、KMS 根據(jù)營銷中心的推薦與意見， 向活動項目經理和團隊成員咨詢， 了解更多的細節(jié)與索取更多的 資料，按照案例庫模板整理出案例，并發(fā)布在“分享天地”門戶的“渠道案例集”目錄下。3）負責人項目 /活動經理、項目 /活動

11、實施者、 KMS4）周期根據(jù)活動舉辦的頻率4、內隱知識，包括與工作相關的專業(yè)領域知識，個人興趣愛好所獲取的知識、經驗和技能，其他有價值的知 識等。（1）目的a. 擴大業(yè)務知識范圍，提高專業(yè)性，及時了解行業(yè)或業(yè)務相關的發(fā)展趨勢；b. 將內隱知識成功轉化成外顯知識，共享給更多有直接或間接使用需求的人員；c. 不斷擴充知識面，為自我職業(yè)生涯發(fā)展做準備。（2）流程 隨時將可分享的個人隱性知識，例如財務知識、營銷設計、 Excel 技巧、商務寫作和競爭對手的發(fā)展趨 勢與活動創(chuàng)新做法等，整理成知識文檔后在 OA 系統(tǒng)的“共享天地”門戶發(fā)布。（3）負責人 所有員工（4）周期 隨時5、目錄體系分類的發(fā)布與更新

12、（1） 目的 隨著公司和部門的業(yè)務不斷發(fā)展，以及工作中隨時產生的新知識文檔，對應的目錄樹相應也會調整， 包括公司通用性的以及各部門獨立性的目錄樹。（2）流程各部門管理層根據(jù)業(yè)務需求向IT部門提出修改建議與意見，在討論商定后，由系統(tǒng)管理員在0A系統(tǒng)上修改。3）負責人 各部門管理層、系統(tǒng)管理員4）周期 每半年反饋一次；對于臨時性的目錄調整也可臨時調整。第四部分：知識管理其他相關要求1、 培訓方面 對于員工培訓方面，將培訓管理與知識管理結合，培養(yǎng)員工自我學習的意識和能力，建議是：（1） 目的a. 提供自我培訓和內容的沉淀；b. 熟悉新產品，加速市場推廣，提高效益。（2） 流程 在參與外部培訓后的兩個

13、月內，被培訓人員需要以自己的思路設計與編寫課件，對公司其他有興趣 學習的同事進行內部培訓；而課件由培訓專員發(fā)布在 OA 系統(tǒng)； 培訓專員在公司新產品上市后的一個月內， 咨詢相關研發(fā)人員和市場部人員整理出產品知識培訓課 件，并錄制成視頻發(fā)布在 OA 系統(tǒng)。（ 3） 負責人培訓專員、KMS、受訓人員、內部講師、研發(fā)人員、市場部人員（4） 周期 接受外部培訓后的兩個月內；新產品上市后的一個半月內2、 會議交流方面 針對目前會議管理現(xiàn)狀，在會議結束之后，一般會有會議的決議或者問題探討的結果產生，建議是：（1） 目的 落實會議交流的具體內容并沉淀下來（2） 流程 整理會議的相關準備內容和通知，特別是大型

14、會議方面；針對例會型的需要對會議中交談的內容詳 細整理出來，以及產生的會議決議。舉例：如季度會議，會前需要準備相關內容有：會議主題、會議地點、參會人員、會議的概要內容、 會議的時間安排；在會中記錄的不僅僅是達成的最終結果，還需要補充中間大家交流的內容，這些 內容是一種過程的產生和思路的反映，對日常工作幫助也是非常大的。3、內部交流溝通方面對于日常工作中需要交流溝通的內容，需要有一個簡單的記錄，例如周例會或月度例會等，建議是:(1) 目的落實日常交流的內容，并沉淀下來。(2) 流程盡可能以后通過知識管理平臺來完成，一是可以通過內部流程來實現(xiàn)；二是可以直接通過文檔方式 來實現(xiàn)。第五部分：知識管理激

15、勵制度知識在組織應用時才能增加價值，此激勵方案的制定，一是保證知識管理工作的順利開展，二是鼓勵和促 進全體員工積極進行知識積累、使用與共享，為自己的成長、提升以及為公司知識管理做岀的貢獻提供有力的佐 證；逐步形成“主動分享、主動學習”的學習驅動型企業(yè)文化。1、如何獲取積分或獎勵貢獻對象貢獻行為可獲獎勵說明與限制崗位SOP完成調研問卷獎勵提交人50積分按時提交調研問卷并且內容完整、 詳細、滿足要求。接受電話訪談獎勵被訪人50積分接受訪談時間累積超過半小時，提 岀具有建設性的反饋。試行SOP提交反饋報告獎勵試行人50積分按照SOP內容積極試行，按時提交 反饋報告，內容詳細到位。更新SOP予以公開表

16、揚按季度主動提交SOP更新意見和建 議。促進SOP進程予以公開表揚積極推進SOP各項任務的進程，帶 領團隊積極配合總部的工作，高效 高質量完成任務。知識地圖提供K-Map文檔予以公開表揚能積極配合，按時提交文檔，配合 度高。更新K-Map文檔獎勵提醒人30積分主動提醒KM專員文檔的更新，并 按要求更新文檔。推薦K-Map文檔獎勵推薦人50積分主動提供有建設性、有價值的K-Map文檔，并能有效發(fā)布。案例集提供Case Study總結獎勵提供人60積分應KM專員的要求，能按時提供案 例總結的詳細內容。推薦案例及方法予以公開表揚主動推薦優(yōu)秀案例或最佳實踐、經 驗，并能形成知識點、流程或方法。公司內部

17、講評估分數(shù)4.0,獎勵30以學員評估分數(shù)為準師進行授課積分；評估分數(shù) <4.0，獎勵25積分開發(fā)課件獎勵開發(fā)課件人100積分課件是指開發(fā)后經過成功講授的課 件，內容為通用管理類或專業(yè)類等 培訓部認可的課程。2、積分用途（間接獎勵）積分兌換方式使用范圍1積分=1RMB換取內、外部培訓課程，其中如果積分滿300分，經公司允許的情況下， 可換取公司內部跨級別、跨部門的培訓課程。2積分=1RMB購買培訓部推薦書籍100積分抵消1張黃牌200積分抵消1張紅牌抵消公司黃牌或紅牌3、團隊貢獻激勵方案（直接獎勵）以辦事處為單位，每季度進行一次評選，向獲取積分最多的辦事處授予“知識管理團隊貢獻獎”稱號，并 一次性獎