電大秘書學小抄

1、秘書學名詞解釋秘書活動 就是秘書人員為領(lǐng)導著進行有效決策與管理所采取的輔助行為。秘書人員 泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領(lǐng)導著的個人秘書、秘書機構(gòu)中的集體秘書，以及為領(lǐng)導工作和機關(guān)工作服務(wù)的非專職秘書人員。秘書方法 是秘書活動得以運行的媒介，亦指秘書人員在認識、表達和處理各種事務(wù)時所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。秘書業(yè)務(wù) 是指秘書人員或秘書機構(gòu)的專業(yè)工作。秘書技術(shù) 秘書人員用于處理事務(wù)的方法、手段和技能。它同秘書業(yè)務(wù)能力相比，具有更強的實踐性、靈活性和可操作性。狹義領(lǐng)導意圖 是指領(lǐng)導者對完成某項任務(wù)的意見、傾向和企圖。秘書環(huán)境 是一個相當寬泛的概念，它包括秘書活動的地域環(huán)境

2、、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內(nèi)外部環(huán)境。其中以組織環(huán)境與秘書活動的關(guān)系最密切、辦公室次之，其他再次之。公務(wù)秘書 就是在國家機關(guān)、國有或集體企事業(yè)單位，以及官辦社團中擔任秘書工作的公職人員。廣義的秘書 我們統(tǒng)稱為秘書人員，一般由四部分人組成：一是秘書，即由組織或人事部門正式任命的，具有某種職務(wù)的秘書人員，如秘書局局長、處長、科長和科員等。二是秘書工作者，即雖無秘書職務(wù)，但實際上從事秘書工作，或秘書性工作的秘書人員。三是機要人員，即由保密工作部門和用人主管部門審批的，經(jīng)管國家和集體秘密事項的人員。四是秘書首長，即擁有決策權(quán)、指揮權(quán)，又主管辦公廳（室）工作的負責人。廣義的秘書工作 是指秘書人員為

3、完成輔助領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的任務(wù)而在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的勞動。秘書制度 主要是狹義的制度，即秘書工作制定和秘書管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即慣例）秘書制度。秘書機構(gòu)（廣義） 是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等功能，并為領(lǐng)導工作和機關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳（室）中的秘書、文書、機要、信息、調(diào)研、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)部門。機構(gòu) 是組織的組成部分一般為組織中的內(nèi)設(shè)單位。管理職能 是管理人員在完成管理任務(wù)的過程中所具有的職責與功能。中樞機關(guān) 是在決策管理系統(tǒng)中起總的主導作用的機關(guān)，在一級組織中能夠統(tǒng)攬一切。秘書職能 是秘書活動的作畫、職責、作用和交通的統(tǒng)稱。會議 是指有組織、

4、有領(lǐng)導的召集人們商議事情的行為過程。會議預案 是會議的籌備方案。在會議如開之前，必須周密、細致地制定會議預案，以保證會議的順利進行。商務(wù)談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議，與爭端，以取得各自經(jīng)濟利益而進行的磋商活動。直接調(diào)查法 即由談判人員通過直接接觸來搜集有關(guān)情況。談判議程 就是談判的程序，這是影響談判效率高低的重要一環(huán)。信訪工作 是各級領(lǐng)導機關(guān)的一項重要的經(jīng)常性的工作，它是領(lǐng)導機關(guān)同人民群眾甕中捉鱉信息溝通的有效途徑，也是維護人民群眾的民主權(quán)利，為人民群眾排憂解難的重要手段。禮儀 是人們在長期的生活實踐中約定俗成的種種行為規(guī)范，它是社會文明的標志，也是人際交往的準則。接待規(guī)格 就

5、是對來賓的禮遇規(guī)格。事務(wù)（廣義） 是指行政管理中除政務(wù)以外的，具體的，一般的日常公務(wù)活動。如辦會、值班、接待、印信管理等。廣義的事務(wù)還包括機關(guān)后勤服務(wù)的內(nèi)容，如車輛、財務(wù)、房產(chǎn)、食堂、物品、環(huán)境等管理。值班指在固定的時間、崗位和場所所從事的日常事務(wù)工作。會談是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問題交換意見。.慶典儀式 是慶祝典禮和各種組織儀式的合稱，是社會組織開展公共關(guān)系活動的一種重要形式。企業(yè) 是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟活動，為滿足社會需要并獲得盈利，進行自主經(jīng)營，自負盈虧，實行獨立經(jīng)濟核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟單位。私人秘書 指為私營企業(yè)、民辦機構(gòu)、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務(wù)的社會職業(yè)人員。

6、秘書職業(yè) 是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協(xié)助領(lǐng)導者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服務(wù)，并收取報酬的一種社會職業(yè)。選擇題1.秘書活動：（d）d.輔助行為2.秘書人員：（c）c.秘書工作的專門人員 3.秘書方法：（a）a.秘書活動運行的媒介 4.領(lǐng)導意圖：（b）a.領(lǐng)導為實現(xiàn)組織目標的意見 5.秘書環(huán)境：（b）b.秘書活動的內(nèi)外部環(huán)境6.秘書活動的基本要素：（cd）c.秘書人員和方法d.秘書環(huán)境和領(lǐng)導意圖7.秘書人員：（cd）c.秘書活動的主體要素 d.秘書活動的主導要素8.秘書工作：（bc）b.秘書活動的客體要素c.秘書活動的載體要素9.秘書方法：（ab）a.秘書活動的中介要素

7、 b.秘書活動效率的保證10.領(lǐng)導意圖：（ad）a.秘書活動的潛在因素 d.秘書活動的準繩和尺度1.秘書環(huán)境：（ bc ）b.秘書活動的組織保證c.秘書活動的外在因素2.秘書活動的本質(zhì)屬性：（ a ）a.輔助性3.秘書活動輔助性的特點：（ad）a.輔助的全面性 d.輔助的非獨立性4.秘書活動的重要特征：（ ad）a.隨機性 d.潛隱性5.秘書活動的重要特征：（ab ）a.文牘性 b.受動性6.秘書活動的重要特征：（ bc ）b.事務(wù)性 c.秘密性 7.秘書活動的重要特征：（ ad ）a.補償性 d.受動性8.秘書活動的受動性：（ b ）b.以領(lǐng)導活動為中心9.秘書活動的補償性：（ac）a.知識

8、與能力的補償 c.經(jīng)驗與精力的補償10.秘書業(yè)務(wù)包括的內(nèi)容有：（ ab）a.文字工作 b.文書工作1.會議的功能（ac） a.決策功能 c.協(xié)調(diào)功能 2.按會議的內(nèi)容劃分，會議可劃分為（ad） a.綜合性會議 d.專題性會議 3.商務(wù)談判按談判的正規(guī)程度劃分，談判可分為（ bc）b.非正式談判 c.正式談判 4.商務(wù)談判準備階段中的主要秘書工作（ad）a.廣泛收集資料 d.擬定談判方案5.談判方案的主要內(nèi)容有（bc） b.談判主題和目標 c.談判議程 6.信訪工作的原則（ ab ）a.調(diào)查研究、實事求是的原則 b.按政策、法規(guī)辦事的原則7.信訪工作的要素（ bd ）b.信訪人 d.信訪方式8.

9、信訪工作應(yīng)遵循的基本方針是（ bc ）b.聯(lián)系群眾 c.廣開言路 1.接待工作的一般程序有（ bc ）b.收集來賓情況 c.擬定接待方案 2.接待工作的作用（ab）a.代表作用 b.聯(lián)絡(luò)作用3.交談的禮儀要求是（ cd）c.態(tài)度要真誠 d.傾聽要認真4.秘書處理事務(wù)的特點是（ cd ） c.重復性 d.智能性5.秘書值班的主要功能有（ ab ）a.過濾 b.應(yīng)急 6.領(lǐng)導者事務(wù)活動的特點有（ ad ）a.繁雜性 d.臨時性7領(lǐng)導者事務(wù)活動安排的原則有（ ab ）a.力戒排場，求真務(wù)實 b.圍繞中心，突出重點8.黨政秘書工作的特點（ ab ）a.政務(wù)性 b.從屬性 9.黨政秘書工作的基本原則有

10、（ ac ） a.服從原則 c.參謀原則 10企業(yè)秘書工作的特點有（ ac ）a.經(jīng)營性 c.時效性簡答題1、舉例說明秘書的知識結(jié)構(gòu)是由哪些方面組成的。答：（1）基礎(chǔ)知識。如社會科學知識和自然科學知識。（2）專業(yè)知識。即秘書業(yè)務(wù)知識，如辦公室管理知識、會務(wù)組織知識。（3）行業(yè)知識。秘書從業(yè)單位所在行業(yè)的相關(guān)知識。（4）相關(guān)知識。如法學、經(jīng)濟學。2、簡述收進郵件的處理程序。答：（1）分類。（2）拆封。（3）登記。（4）分送。3.秘書學的學科對象是什么？答:應(yīng)為秘書活動，是因為它能夠體現(xiàn)出學科對象的單一性特征，能夠掙脫經(jīng)驗描述對秘書學建設(shè)的束縛，能夠避免秘書學內(nèi)容的蕪雜和隨意性，能夠為秘書學的體系

11、建構(gòu)提供科學依據(jù)。4.秘書活動的基本要素。答：1）秘書人員2）秘書工作3）秘書方法4）領(lǐng)導意圖5）秘書環(huán)境5.秘書活動的本質(zhì)屬性是什么？為什么?答:本質(zhì)屬性是輔助性。一從秘書人員的地位看，秘書的從屬地們決定了秘書活動的輔助性；二從秘書組織的性質(zhì)看，秘書部門是綜合辦事機構(gòu)中的全面輔助機構(gòu)；三是從秘書工作的作用看，秘書工作主要是參謀、助手作用。6.秘書活動的輔助性有什么特點？答:1)輔助的直接性即秘書活動直接受命于并服從于領(lǐng)導活動，又直接對領(lǐng)導活動負責；2)輔助的全面性，即領(lǐng)導工作和工作的諸多方面，均在秘書輔助范圍之內(nèi)3)輔助的非獨立性，即秘書活動必須以領(lǐng)導的授意或授權(quán)為前提，秘書無權(quán)獨立地處理重

12、大問題。7.秘書活動的重要特征有哪些？答:文牘性；秘密性；事務(wù)性；受動性；隨機性；補償性和潛隱性。8.簡述我國秘書活動產(chǎn)生的條件。答:必須具備以上兩個基本條件：一是社會管理組織的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的前提條件；二是文字和公文的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的必要條件。8.簡述我國古代秘書活動的基本特點。答:1)秘書活動歷史悠久。它作為一種輔助管理活動，伴隨著行政管理活動特別是領(lǐng)導活動的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展而發(fā)展；2)秘書機構(gòu)變動頻繁。它基本上與國家機構(gòu)的演進同步發(fā)展3)秘書人員選拔較嚴。，擔任秘書工作的要接受政治、文化、吏能、年齡、體貌等方面的考察，對秘書素質(zhì)有很高的要求。4)秘書制度比較完備

13、。草創(chuàng)于先秦，確立于秦漢，發(fā)展于魏晉北朝，成熟于唐宋，完備于明清，它保證了統(tǒng)治階級國家機器的正常運轉(zhuǎn)。9.秘書的層次是怎樣劃分的？答:1)組織級別上區(qū)分；2)從輔助功能上區(qū)分；3)從職位分類上區(qū)分。10.秘書有哪些方面的工作？答: 1）文字工作；2）文書工作；3）信息工作；4）協(xié)調(diào)工作；5）督查工作；6）信訪工作；7）議案和提案工作；8）保密工作；9）會議工作；10）接待工作；11）隨從工作；12）值班工作；13）印信工作；14）通訊工作；15）其他工作。11.秘書工作的原則有哪些？答:準確原則、及時原則、嚴謹原則、同步原則和保密原則。12.如何進行秘書隊伍的建設(shè)？答:建立一支秘書隊伍要從三個

14、方面入手：1)保持相對穩(wěn)定，沒有一定數(shù)量的秘書人員和相對穩(wěn)定的秘書隊伍，日趨繁重的秘書工作就無法承擔，連續(xù)性很強的秘書業(yè)務(wù)就后續(xù)乏人。這是現(xiàn)實需要。2)提高綜合素質(zhì)，不僅要有知識、懂業(yè)務(wù)、會辦事，而且要講政治、顧大局、有理想。秘書要真正成為政治上可靠、思想上敏銳、工作上勤奮、作風上嚴謹、學習上刻苦的優(yōu)秀分子。3)優(yōu)化隊伍建設(shè)結(jié)構(gòu)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，優(yōu)化智能結(jié)構(gòu)，優(yōu)化年齡結(jié)構(gòu)，還要優(yōu)化非智力因素。13.協(xié)助管理的原則有哪些？答:秘書人員要有效地協(xié)助領(lǐng)導者進行科學管理意圖，必須遵循以下協(xié)助管理的原則：一是服從原則，服從領(lǐng)導者的管理意圖，嚴格按照領(lǐng)導者的管理思想和主張行事；服從于領(lǐng)導者的管理目的，一切為

15、了實現(xiàn)組織的共同目標，要服從于管理者的管理效能，處處對管理效率與效益負責，還要服從職能部門管理工作的需要。二是溝通原則，在計劃工作中，要多提供預測信息，在指揮工作中，要多提供上級信息，在控制工作中，要多提供反饋信息；三是合作原則，作為管理者和被管理者之間的特殊管理人員，秘書擔負著承上啟下的特殊管理使命，需要有極強的合作意識和合作本領(lǐng)。14.秘書協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？答:秘書協(xié)調(diào)的方法分為基本的協(xié)調(diào)方法和具體的協(xié)調(diào)方法，基本的協(xié)調(diào)方法有四種：一是行政方法；二是經(jīng)濟方法；三是法律方法；四上疏導方法；除上述幾種基本方法外，還有一些具體的協(xié)調(diào)方法，如聯(lián)席會議法、聯(lián)合行文法、現(xiàn)場辦公法、非正式溝通法、感

16、情投資法等等。15.秘書人員應(yīng)如何擬定接待方案？答:凡幾屬于重要的接待都應(yīng)擬定接待方案，接待方案是接待工作的依據(jù)和指南。合適的接待方案，來源于對來訪者情況的收集和處理，來源于對來訪者用意的正確分析和判斷。接待方案的主要內(nèi)容有：接待方針、接待規(guī)格、接待日程、接待形式、接待經(jīng)費、生活安排等。接待方案擬出后，要呈報主管領(lǐng)導者審批，必要時，還要征詢來賓的意見。16.會議成立的基本條件和會議的要素。答:現(xiàn)代意義上的會議成立的四個基本條件為：有組織；有領(lǐng)導；商議事情；集會。一個會議的構(gòu)成，包括以下要素；會議名稱；會議時間（含開始時間和起止時間）；會議地點；會議人員（會議出席人員、主持人員、秘書人員）；會議

17、組織；會議主題等。17.良好的會議組織工作可以實現(xiàn)哪些功能?答:1）決策功能2）執(zhí)行功能3）溝通功能4）協(xié)調(diào)功能5）監(jiān)督功能。18.商務(wù)談判的基本要素有哪些?答:（1）商務(wù)談判的主體：參與談判的當事人，也就是買方與賣方或供方與求方。2）商務(wù)談判的客體：談判的內(nèi)容和議題。一般由雙方共同確定。3）商務(wù)談判的目的：通過與對方的交往、洽談，促使雙方采取行動或作出某種承諾，以達到成交的目的。4）商務(wù)談判的結(jié)果：個完整的談判應(yīng)當有結(jié)果，或者是取得成功，達成一致，或者失敗和破裂。要盡量避免無結(jié)果的不完整的談判，不做無效勞動，提高工作效能。20.商務(wù)談判的準備階段中的秘書工作主要有哪些?答：1）廣泛搜集資料。

18、（2）組織談判班子。（3）擬定談判方案。21.秘書在授權(quán)談判時如何把握自身的雙重角色？答：在授權(quán)談判中，秘書人員既是本次談判的組織者、負責者，又是領(lǐng)導授權(quán)授意的體現(xiàn)者、執(zhí)行者，不僅要組織管理好整個談判的全過程，而且要不斷、深入地領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，使自己的思維和行為緊緊圍繞領(lǐng)導活動的需要來進行。這種雙重角色，要求授權(quán)談判中的秘書必須樹立這樣兩種意識：1輔助意識，既要認識到自己始終是一名秘書，是領(lǐng)導的參謀助手，是為領(lǐng)導活動服務(wù)的。2創(chuàng)造意識，既要在充分領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的基礎(chǔ)上，勇于進取、大膽創(chuàng)新、敢于負責，在談判中發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性。22.信訪工作的任務(wù)是什么？答：1）受理本地區(qū)、本系統(tǒng)和上級領(lǐng)導機關(guān)交辦

19、的來信來訪問題。2）定期綜合研究人民群眾來信來訪中反映的重要情況和問題，及時向有關(guān)領(lǐng)導部門和負責人反映，以作為決策的依據(jù)，并提出解決問題的意見和建議。3）按照分級負責、歸口辦理的原則，向有關(guān)地區(qū)、單位和部門交辦來信來訪的問題，并負責督促檢查。對下級的處理信訪問題的結(jié)案報告進行審查。4）協(xié)助黨政領(lǐng)導機關(guān)檢查本地區(qū)、本系統(tǒng)的信訪工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，并組織經(jīng)驗交流，進行業(yè)務(wù)指導，推動信訪工作的開展。23.信訪工作的原則有哪些?答：受理信訪工作，要遵循以下原則：1）調(diào)查研究、實事求是的原則；2）按政策、法規(guī)辦事的原則；3）思想疏導的原則；4）分級負責、歸口辦理的原則。5).及時、就地依法解決問題

20、的原則。24.根據(jù)信訪條例，信訪工作有哪些基本程序?答：（1）信訪信訪人的信訪事項應(yīng)當向依法有權(quán)作出處理決定的有關(guān)行政機關(guān)或其上一級行政機關(guān)提出；2）受理各級行政機關(guān)在其職權(quán)范圍內(nèi)，受理信訪人提出的信訪事項；3）辦理各級行政機關(guān)根據(jù)職責權(quán)限和信訪事項性質(zhì)，按照一定方式辦理信訪事項。25.接待活動的要素有哪些?答：一是來訪者，這是接待的對象。來訪者可能是一個代表團，一個工作組，也可能是個別人，可能是內(nèi)賓，也可能是外賓。二是接待者，這是接待的主體，包括秘書人員、有關(guān)領(lǐng)導和其他參與接待的工作人員。三是來訪意圖，這是來訪者期望達到的目的。四是接待方式，這是接待者根據(jù)來訪者情況而確定的接待規(guī)格、程序、方

21、法等。26.簡述秘書人員接待上級領(lǐng)導機關(guān)來人的方法。答：1）根據(jù)領(lǐng)導的指示，秘書人員可以參與接待工作。2）在本單位領(lǐng)導不在而上級領(lǐng)導又要求秘書介紹情況或答復詢問時，秘書人員一定要端正態(tài)度，認真對待，一絲不茍。3）對于上級機關(guān)一般工作人員來訪，秘書人員也要一視同仁，熱情接待。27.交談禮儀要求有哪些?答：1）態(tài)度要真誠；2）表情要自然；3）語調(diào)要適中；4）體態(tài)要得當；5）工作要認真。28值班工作制度有哪些？答：（1）崗位責任制度；2）請示報告制度；3）交接班制度；4）保密制度。29.印章的重要性及秘書部門對印章的管理。答：印章體現(xiàn)了一個單位的正式署名和法定地位，是組織對外和行使職權(quán)的憑證。做好印

22、章管理工作，有著重要意義。屬于秘書部門管理的印章一般有兩種：一種是單位的公章，即自單位成立之日起，由上級機關(guān)頒發(fā)的機構(gòu)全稱公章；另一種是單位領(lǐng)導人因工作需要而刻制的個人簽名章或圖章。30.打電話的原則有哪些?答：1）清楚；2）簡短；3）禮貌；4）保密。31.秘書部門應(yīng)如何安排上級領(lǐng)導者來本單位的視察活動？答：在接到上級領(lǐng)導者來本單位視察的通知后，秘書機構(gòu)一定要弄清領(lǐng)導者的姓名、職務(wù)、隨行人員的情況、到達本單位時間、視察內(nèi)容、停留時間等基本情況，及時報告本單位領(lǐng)導。領(lǐng)導者一般要召開有關(guān)部門參加的接待協(xié)調(diào)會，研究確定領(lǐng)導者視察的項目、時間、負責單位和人員等具體事宜。在此此基礎(chǔ)上，由秘書機構(gòu)綜合協(xié)調(diào)

23、，制定領(lǐng)導者視察活動安排表，印發(fā)有關(guān)單位和人員，嚴格按計劃組織實施，不得發(fā)生半點差錯。32.秘書對領(lǐng)導者的商務(wù)旅行應(yīng)作好哪些工作？答：1）確定旅行日程和任務(wù)；2）擬定旅行計劃；3）訂票；4）準備旅行物品。33.黨政秘書工作的特點有哪些?答：1）政務(wù)性；2）綜合性；3）從屬性。34.黨政秘書人員為什么必須政治可靠？答：所謂政治可靠，主要指黨政秘書人員要同黨和政府保持一致。做到幾個必須：1）必須在政治上可靠，同黨中央保持一致，要特別加強黨性鍛煉，要講政治；2）必須進一步解決好世界觀、人生觀、價值觀問題，保持政治思想的純潔性，強化黨和人民利益高于一切的觀念，密切聯(lián)系群眾，全心全意為人民服務(wù)；3）必須

24、以高度的政治責任心和使命感，增強宏觀意識，強化大局觀念，站在全局的角度考慮和處理問題，一切以有利于全局工作為標準。只有這樣，才能使秘書工作始終保持堅定正確的政治方向，在任何時候都經(jīng)得起考驗。36.涉外秘書工作有哪些特點?答：1）跨國性；2）商務(wù)性；3）單一性；4）雙語性；5）女性化。37.涉外秘書的文化修養(yǎng)包括哪些內(nèi)容？答：1）了解中外思維方式、價值觀的差異；2）了解中外風俗禮儀的不同；3）掌握中外文化知識。38.概括說明私人秘書的特點。答：1）選擇的雙向性；2）工作的技能性；3）職能的綜合性；4）關(guān)系的雇傭性。39.簡述私人秘書素質(zhì)的要求答：私人秘書工作的性質(zhì)和任務(wù)決定了私人秘書較之公務(wù)秘書

25、不同的素質(zhì)要求。1）道德方面。忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠，盡心、盡言、盡力，成為顧主事業(yè)的有效輔佐者。2）作風方面。工作中既要沉穩(wěn)，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風行、干凈利落，又要莊重穩(wěn)妥、嚴謹細致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書還要具有謙虛、豁達、寬容、合作的作風和修養(yǎng)。還必須磨練勤奮、堅韌和靈活應(yīng)變的工作作風。3）知識方面。私人秘書工作范圍廣，內(nèi)容多，因而要求私人秘書的知識面要寬，要有“通才”的特質(zhì)。4）能力方面。私人秘書必須具備較強的運用知識、解決問題的能力。要有較強的適應(yīng)能力，能在較短的時間內(nèi)適應(yīng)不同的顧主、不同的業(yè)務(wù)和不同的工作內(nèi)容。其次，私人秘書要

26、有較強的表達能力；再者，私人秘書要有較強的辦事能力，能有效地建立和處理各種人際關(guān)系與公共關(guān)系，樹立良好的個人和組織形象。5）技能方面。私人秘書還要掌握操作各種辦公設(shè)備的技能。越來越多的顧主還要求私人秘書掌握駕駛汽車的技能。40.求職準備包括哪些內(nèi)容？答：1）心理準備樹立求職意識，強化競爭意識；2）實力準備建立合理的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)廣泛的適應(yīng)能力；3）信息準備研究招聘廣告、由親朋好友提供信息、利用人才交流市場。42企業(yè)秘書應(yīng)該重點發(fā)現(xiàn)和處理的信息有：答：1）政策性信息2）科技性信息3）經(jīng)驗性信息4）市場營銷信息；43秘書的文書寫作活動總體上看，具有以下重要特征：答：1）撰寫動機的受命性（2）腦力勞

27、動的群體性（3）思維形式的抽象性（4）表達方式的兼容性（5）成文過程的程序性44溝通信息的作用有哪些？答：秘書機構(gòu)的信息溝通，對于領(lǐng)導者進行決策與管理，發(fā)揮著越來越重要的作用，其主要作用有以下三個方面：1）先導作用2）樞紐作用3）協(xié)調(diào)作用45秘書的文書寫作活動總體上看，有何重要特征？答：秘書的文書撰寫的本質(zhì)屬性表現(xiàn)為輔助性，即秘書人員為輔助領(lǐng)導者撰寫文書所采取的從屬性行為。受文書撰寫輔助性的制約，秘書的文書寫作活動從總體上看，具有以下重要特征：a撰寫動機的受命性；b腦力勞動的群體性；c思維形式的抽象性；d表達方式的兼容性；e成文過程的程序性。46商務(wù)談判的特點有哪些？答：商務(wù)談判的特點有：a參

28、加談判的自愿性談判各方的自愿參加，是商務(wù)談判活動得以進行的前提條件。b談判方法的靈活性商務(wù)談判是一個動態(tài)的過程，它既是一門具有某種規(guī)范的技術(shù)，又是一門能發(fā)揮主體能動性的藝術(shù)，需要談判者根據(jù)瞬息萬變的客觀條件，應(yīng)情應(yīng)景。c談判結(jié)果的互利性任何商務(wù)談判都是雙方謀取利益的活動，而不只是其中的哪一方獲利，因此，談判應(yīng)努力尋求一個對雙方都有利的結(jié)果。47公務(wù)秘書具有什么特點？答：公務(wù)秘書具有以下特點：a從所有制上看，公務(wù)秘書所在的組織一般為公有制單位，包括全民所有制和集體所有制單位；b從人事制度上看，公務(wù)秘書的錄用、考核、晉升、獎懲和福利待遇等，均由國家統(tǒng)一管理；c從經(jīng)濟來源上看，公務(wù)秘書的勞動報酬，一

29、律由國家或集體支付。48改進會風的途徑有哪些？答：a樹立正確的會議觀念，倡導務(wù)實精神和負責精神，開會本身從來就是手段而非目的，召開那些無效或成效不大的會議，只能造成不同形式和不同程度的浪費。b建立健全會議的法規(guī)制度，破除形式主義，力戒官場習氣，注重會議成效，實現(xiàn)會議工作的科學化、規(guī)范化和制度化。c變革會議的方式和手段。從方式上可多采用現(xiàn)場辦公會、對話會、午餐會，以及限時發(fā)言開會、站著開會等方式；從手段上，可多借助廣播、電視、電話、計算機等現(xiàn)代化通訊手段開會。49在會議的結(jié)束階段，秘書人員要做哪些工作？答：在會議的結(jié)束階段，秘書人員要做的工作有：a清理會議文件對會議文件及時回收、整理或立卷歸檔，

30、確保文件的安全和保密。b離會與送別秘書要做好購、送車船票，送與會者及時踏上歸程的工作。對于個別需要暫留的，則要幫助安排好食宿等事宜。c撰寫會議紀要會議紀要是通過會議記錄進行整理、組合和概括，準確反映會議精神和議定事項，以使與會單位共同遵守、執(zhí)行的公文，具有較強的規(guī)定性和約束力。d會議工作總結(jié)秘書班子要對會務(wù)工作進行及時、認真地總結(jié)，以肯定成績，找出不組，利于做好以后的會議秘書工作?？偨Y(jié)的情況應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導和上級機關(guān)進行匯報。50領(lǐng)導者事務(wù)活動安排的原則有哪些?答：領(lǐng)導者事務(wù)活動安排的原則有：a統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；b圍繞中心，突出重點；c力戒排場，求真務(wù)實。51商務(wù)談判中對談判人員素質(zhì)的要求有哪些

31、？答：對于談判人員，要有相應(yīng)的素質(zhì)要求，進行嚴格的選擇。首先，在思想品德方面，要忠于職守、忠誠可靠、廉潔奉公，這是前提條件。其次，在知識和能力方面，要具體較廣的知識面和較深厚的專業(yè)知識，有良好的傾聽、推理、判斷和語言表達能力，能有效地運用所掌握的知識和資料。再次，在氣質(zhì)和性格方面，要沉著冷靜、堅忍不拔、富有幽默感，注重禮節(jié)儀表，落落大方，風度優(yōu)雅。52簡述企業(yè)秘書工作的特點答：（1）經(jīng)營性。經(jīng)營是商品經(jīng)濟的特有范疇，也是企業(yè)秘書工作區(qū)別于黨政工作秘書工作的最主要的特點。企業(yè)秘書工作的出發(fā)點和歸宿，所從事的辦文、辦會、辦事等各項工作，都是緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動而進行的，仍然是為了經(jīng)濟效益。（2

32、）專業(yè)性。由于企業(yè)的所有制不同，企業(yè)規(guī)模大小不同，隸屬關(guān)系不同，行業(yè)不同，決定了企業(yè)秘書工作的專業(yè)性特點。（3）時效性。企業(yè)要生存和發(fā)展，就必須適應(yīng)市場的變化，這就要求企業(yè)各方面的工作，包括企業(yè)秘書工作加快運轉(zhuǎn)節(jié)奏，講求時效，提高辦事效率。企業(yè)秘書工作同其他秘書工作一樣，都是為了提高領(lǐng)導工作效率。而由于企業(yè)是以盈利為目標的經(jīng)濟組織，企業(yè)秘書趕走效率對企業(yè)領(lǐng)導工作效率有直接影響，同時也對企業(yè)經(jīng)濟效益有很大影響。53.企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求是什么？答：企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求是：(1)企業(yè)秘書應(yīng)具備企業(yè)家式的眼光和頭腦；(2)企業(yè)秘書必須適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟；(3)企業(yè)秘書必須掌握現(xiàn)代管理原

33、理和原則；(4)企業(yè)秘書必須具有信息處理能力；(5)企業(yè)秘書必須提高公關(guān)本領(lǐng)。54秘書機構(gòu)的設(shè)置為什么要遵循統(tǒng)一、精簡、效能、適應(yīng)等原則？答：秘書機構(gòu)作為機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，是一個完整統(tǒng)一的群體，因此其設(shè)置，首先必須堅持統(tǒng)一的原則。遵循精簡原則不僅可以節(jié)省開支，減少消耗，而且有利于工作的運轉(zhuǎn)，工效的提高，同時還能防止互相推諉，人浮于事。效能原則是秘書機構(gòu)設(shè)置的重要原則,又是秘書機構(gòu)設(shè)置的重要目標。遵循這一原則：（1）可以加快秘書機構(gòu)的運行，提高秘書工作的效率；（2）可以增強秘書機構(gòu)的功能，提高秘書工作的質(zhì)量。秘書活動的輔助性，決定了秘書機構(gòu)設(shè)置的適應(yīng)原則，遵循適應(yīng)原則，可以適合領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的

34、需要。56秘書人員如何正確接受和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖？答：要正確接受和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，就要：1）從把握領(lǐng)導工作的熱點上領(lǐng)會領(lǐng)導意圖;2）從把握領(lǐng)導思想的閃光點上領(lǐng)會領(lǐng)導意圖;3）從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖;4）從把握領(lǐng)導個性特點中領(lǐng)會領(lǐng)導意圖;5）從把握領(lǐng)導意圖的實質(zhì)上領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。57什么是領(lǐng)導意圖？秘書人員如何從不同的角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖？答：領(lǐng)導意圖就是領(lǐng)導者對某一問題的意見、傾向和企圖，即領(lǐng)導工作的基本思想。正確接受和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖是對秘書人員的基本要求，是秘書發(fā)揮參謀助手作用的前提和基礎(chǔ)，是提高秘書工作效率和質(zhì)量的重要保證。從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，是指：一要善于緊緊抓住領(lǐng)導意圖的要點與

35、核心，把領(lǐng)導意圖同上級指示精神和下級實際情況進行比較分析，做到上下一致，有理有據(jù)；二要善于以主要領(lǐng)導人的思想為主線，多方面吸收其他領(lǐng)導人的意見，集思廣益，綜合歸納，以形成領(lǐng)導集體的意圖。58、論文書管理的基本原則是什么？答：文書管理的基本原則是：(1)準確無誤文書運階段和每個環(huán)節(jié)，必須完全符合行文標準和行文制度，做到正確、規(guī)范、合乎實際。這是一種質(zhì)量要求。2）及時迅速文書在整個運轉(zhuǎn)過程中，必須視文書的緊急程度，急件急傳，急件急辦，及時傳遞，及時處理，做到不積壓，不拖位，不扯皮，不推諉。這是一種效率要求。3）安全保密要求文書從形成到終止，必須嚴守保密紀律和保密制度，自覺維護黨和國家的安全與利益，

36、以保證文書特別是秘密文件的安全運轉(zhuǎn)，做到該保的保住，不該保的公開。這是一種可靠性要求。4）集中統(tǒng)一文書管理在領(lǐng)導、機構(gòu)、人員和制度等方面，必須實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一編制和統(tǒng)一管理，即統(tǒng)一由機關(guān)辦公部門和秘書機構(gòu)集中管理，做到上下一致，業(yè)務(wù)對口。這是一種管理組織的要求。5）黨政分開文書管理特別是行文，必須按照各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍辦事，禁止政府向黨組織發(fā)布指示性文件，做到黨要管黨，政要管政，黨政分開。這是一種政治上的要求。59、秘書機構(gòu)過濾作用的主要表現(xiàn)有哪些？答：1、要善于區(qū)分事務(wù)的輕重緩急：對于重要和緊急的事務(wù)，凡是能夠處理的就自行處理，無權(quán)處理的要立即請示報告。 2、要分清政策性問題與業(yè)務(wù)性

37、問題：凡是政策問題，宜交領(lǐng)導者定奪；凡業(yè)務(wù)性問題，宜轉(zhuǎn)職能部門處理。3、要學會擋駕：善于婉言推辭無須領(lǐng)導者親自處理的事宜。60.秘書機構(gòu)的作用有哪些？答：秘書機構(gòu)就其自身而言，大體上發(fā)揮著以下三種作用：一是組合作用；二是樞紐作用；三是過濾作用。61.簡述輔助決策的過程。答：輔助決策的過程，也就是領(lǐng)導決策過程，決策過程分四個階段：決策準備階段、決策制定階段、決策審定階段、決策執(zhí)行階段。62.簡述保密工作的紀律。答：1.不該說的機密，絕對不說2.不該問的機密，絕對不問；3.不該看的機密，絕對不看；4.不該記錄的機密，絕對不記錄； 5.不在非保密本上記錄機密；6.不在私人通信中涉及機密； 7.不在公

38、共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密；8.不在不利于保密的地方存放機密文件、資料； 9.不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項； 10.不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。63.良好的會議組織工作可以實現(xiàn)哪些功能?答：（1）決策功能。會議是廣開言路、集思廣益的重要渠道，通過會議進行決策，是實現(xiàn)決策科學化、民主化的有效手段。（2）執(zhí)行功能。通過會議，可以傳達上級的政策和指令，可以都署本組織的中心工作和重大行動，可以責成所屬單位統(tǒng)一行動步調(diào)，可以解決工作進行中的某些問題。因此，會議能起到行政手段的作用。（3）溝通功能。任何會議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。通過會議可以

39、上傳下達，聯(lián)絡(luò)左右，互通情況，交流經(jīng)驗，發(fā)揮信息溝通的作用。較之其他溝通形式，會議溝通具有直接、快速和形象的優(yōu)勢。（4）協(xié)調(diào)功能。對于工作中的矛盾和沖突，運用座談、對話、協(xié)商等會議形式往往會收到事半功倍的良好協(xié)調(diào)效果。（5）監(jiān)督功能。決策的實施離不開檢查、督促，而監(jiān)督功能的實現(xiàn)往往離不開會議。各種匯報會、總結(jié)會、評比會等，都是實施監(jiān)督的有效形式。 秘書工作機構(gòu)設(shè)置有哪幾項原則？答：設(shè)置秘書工作機構(gòu)有三大原則：1、精簡原2、縱向?qū)哟伪M量3、橫向幅度可適當加大交談的禮儀要求有哪些?態(tài)度要真誠，表情要自然，語調(diào)要適中，體態(tài)要得當，傾聽要認真。秘書人員怎樣進行自我管理？答：秘書人員的自我管理

40、包括工作管理、行為管理、時間管理、辦公環(huán)境管理四個方面。1工作管理首先要有明確的工作計劃，包括工作目標、內(nèi)容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時間、標準要求等;其次是區(qū)分輕重緩急，決定工作次序。有條理有理地去進行。2、行為管理秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工作對象、不同的工作環(huán)境來采取適當?shù)男袨榉绞健Ｗ鍪乱蓛衾?，動作準確到位，穿著得體，談吐文雅，舉止落落大方。3、時間管理秘書應(yīng)科學地支配時間和充分地利用時間。還應(yīng)定期記錄自己在一定時間內(nèi)的工作時間使用情況，總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合工作成果做必要的調(diào)整，以提高工作效率。4、辦公室環(huán)境管理秘書應(yīng)注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管

41、理。這些不僅關(guān)系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率，更涉及秘書所在機關(guān)、企事業(yè)單位的形象。秘書應(yīng)具有怎樣的知識結(jié)構(gòu)？答：秘書應(yīng)有四方面知識的縱橫結(jié)合。1、 基礎(chǔ)知識：包括社會科學基礎(chǔ)知識和自然科學知識。2、 專業(yè)知識：公文和應(yīng)用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識等。3、 行業(yè)知識：具有所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識。4、 相關(guān)知識：這一部分是秘書人員為適應(yīng)時代需要，做好工作，應(yīng)加以進修提高的知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領(lǐng)導科學、統(tǒng)計學等。四、秘書應(yīng)具有哪些能力？答：秘書人員應(yīng)具有以下能力：寫作能力 口頭表達能力 聽知能力 閱讀概括能

42、力 社交活動能力 協(xié)調(diào)能力 觀察分析能力 應(yīng)變能力 使用先進的辦公器械的能力 預測能力五、秘書應(yīng)具有哪些職業(yè)道德？答：秘書有以下五條職業(yè)道德1、忠于職守：大而言之是忠于國家的利益，人民的利益;小而言之要忠于本機關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟利益。2、嚴守機密：要嚴守黨和國家機密，不得泄露或出賣本單位和政治、軍事、經(jīng)濟、科技情報。不泄露領(lǐng)導尚未決定的關(guān)系群眾利益的事。3、恪守信用：秘書工作嚴謹縝密，而又責任重大，秘書人員為忠于職守必須在工作人際交往中恪守信用。4、文明禮貌：在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。5、廉潔奉公：秘書應(yīng)做到奉公守法、廉潔清白，不以權(quán)謀私，不接受賄賂

43、。你基本上屬于哪種氣質(zhì)？你認為完美的性格是怎樣的？應(yīng)如何塑造？答：個人認為自己是膽汁質(zhì)和多血質(zhì)的混合體。完美的性格應(yīng)該具備開朗樂觀的精神，有敏捷的思維，遇事細心，辦事穩(wěn)當，有堅持到底的勇氣和毅力，還有較高的自制力。要保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，需要從以下方面著手：1、博覽群書，開闊胸襟。知識就是財富，知識就是力量，博覽群書能使用人豐富知識，開發(fā)智慧，拓寬視野，有豐富知識，有固定財產(chǎn)的人更容易具有穩(wěn)定的心態(tài)。2、培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。業(yè)余生活對豐富個人生活，調(diào)節(jié)心理情緒是必不可少的，業(yè)余愛好不僅可以陶冶性情，培養(yǎng)樂觀情緒，還能促進人際交往，廣交朋友，豐富感情生活。3、善于反省，自我調(diào)適。遇

44、到困難、挫折時，要善于反省，冷靜、客觀地從自身尋找原因和教訓，而不應(yīng)總是怨天尤人。要從自身尋找到有利因素去克服不利因素，從自身獲取力量和信心。4、傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。如果自我調(diào)適難以奏效，就只能尋找外援了，可以向至愛摯友傾訴、發(fā)泄自己的煩惱或痛苦，可以得到對方的安慰和勸解。但應(yīng)該注意傾訴、宣泄的對象，必須是你的知己，是你真誠的朋友，否則你透露的隱私可能成為對方有意或無意傷害你的利器。你認為秘書的社會地位應(yīng)該是怎樣的？答：秘書作為一種職業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級或階層，但它卻占有性質(zhì)、大小不一的空間，擁有大小不同的權(quán)力，也承擔相應(yīng)的義務(wù)。秘書的“先賦地位”具有明顯的“依附性”。因些有人認為秘書

45、是沒有獨立的社會地位的。但是如果秘書本人具有較高的德、才、學、識等，作出了成績，他仍然會獲得周圍人的尊重，也可說是取得了較高的社會地位，而先賦地位較高的秘書，如果他的修養(yǎng)、道德、學識、能力與其地位相稱，那其社會地位即是真實的，穩(wěn)定的，甚至有繼續(xù)上升的可能，反之，則其地位即是虛假的，不穩(wěn)定的，隨時可能降低甚至失去。因此秘書人員既要承認自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會地位的依附性，應(yīng)該更重視自己的后成地位。秘書如何才能扮演好自己的角色？答：秘書是企劃“角色組”，在不同的場合、條件下將扮演不同的角色，或是在同一時間扮演多種角色。從秘書在行政組織中以及在領(lǐng)導身邊的地位和作用來說，秘書是助手、是配角

46、，這是秘書的基本角色。每個秘書人員都應(yīng)該具有這樣的角色意識，自覺地、心甘情愿地當好助手和配角。但是也有某些秘書人員擔任著某種領(lǐng)導職位，主管或分管著秘書部門的工作，也有自己的下屬，他必須既要遵循整個組織的總目標、總?cè)蝿?wù)，服從上緩期領(lǐng)導的指揮;又要充分地發(fā)揮主觀能動性，規(guī)劃自己的職責范圍內(nèi)的工作，善于組織、指導自己的下屬去完成各自的任務(wù)。秘書不能因甘當配角而事事被動，而要在實踐中和領(lǐng)導的授權(quán)之下學會掌握分寸，什么情況下自己應(yīng)該是配角，什么情況下自己可以是主角或代理主角。一個稱職的秘書必須具有基本的配角意識和有條件的主角意識，其關(guān)鍵是自己的價值取向，不應(yīng)該追求表面的地位和榮譽，而應(yīng)以自己工作的實際價

47、值和社會貢獻為滿足。只有這樣清醒、全面的認識，秘書才能經(jīng)常保持心態(tài)平衡，找出工作中的優(yōu)勢和樂趣，更好的喜愛和從事秘書工作。接待工作應(yīng)遵循哪些原則？答 ：接待工作的原則有以下幾點：1、文明禮貌2、負責3、與人方便4、講求時效5、按制度辦事6、遵守紀律面對突發(fā)事件，秘書應(yīng)如何行動？答：處理突發(fā)事件的基本原則是加強組織領(lǐng)導，堅持實行統(tǒng)一指揮，分級、分部門負責。突發(fā)事件的處理工作包括兩個方面的含義：一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急決策處理，采取果斷措施;另一是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時需要做好各項預防、準備性工作，設(shè)立自己的住處情報網(wǎng)絡(luò)，

48、建立預警系統(tǒng)。秘書處理突發(fā)事件的基本過程如下：1、有思想準備和心理準備。2、做好通訊準備。3、問清詳細情況。4、采取應(yīng)急措施。5、及時向領(lǐng)導、上司和上級匯報、請示。6、根據(jù)領(lǐng)導指示及時處理。如果屬于刑事案件，必須及時撥打110，并把事件移交司法、公安部門處理。十一、調(diào)查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺點。答：調(diào)查分為以下幾種類型：1、普遍調(diào)查。主要是對總體對象中每個具體的單位無一例外地進行調(diào)查，用于生大的基本情況調(diào)查，普查得來的資料全面、客觀、精確，但缺乏生動性、具體性。2、典型調(diào)查。就是從總體或不同類型的對象中選擇個別有代表性的單位進行調(diào)查，適用于經(jīng)驗性調(diào)查。因為它的對象少，便于集中、深

49、入地進行調(diào)查，得來的材料生動而具體，但是調(diào)查者是“選定”的，有人為的主觀因素，一旦選錯了對象便可能前功盡棄。3.個案調(diào)查。就是對個別的對象進行調(diào)查，有明顯的針對性，但個案調(diào)查又往往不局限于當?shù)?、當事人本身，常常涉及歷史背景、社會環(huán)境及其他種種因素，因些調(diào)查時應(yīng)充分加以注意，不能就事論事。4、重點調(diào)查。就是對調(diào)查對象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調(diào)查，再將其結(jié)果推論至其他一般單位。它與典型調(diào)查的最大區(qū)別就在于：典型是人為選擇的，而重點是客觀存在的。5、抽樣調(diào)查。就是從總體中抽取部分樣本進行調(diào)查，將其結(jié)果推斷總體?？梢哉f它是典型調(diào)查與重點調(diào)查的放大，是普遍調(diào)查的縮小，介于兩者之間兼有兩者

50、的優(yōu)點，在現(xiàn)代社會使用最為普遍。調(diào)查的方法又分為以下幾種：1、觀察法。就是調(diào)查者對調(diào)查 對象（人、事、物、環(huán)境、場所等）的狀態(tài)、變化進行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記錄。觀察法側(cè)重于了解調(diào)查對象的外觀、形態(tài)、動作或變化的特征及過程。2、訪問法。比觀察法更進一層，除了看之外還可以問。通過與對象的交流、討論，了解更深層的內(nèi)容。想要取得預期的效果，調(diào)查者就要取得被訪問斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。3、文獻法。是指調(diào)查者查閱有關(guān)的局面資料（包括報刊、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像，影片等），以獲取所需要的資料。此方法的優(yōu)點是資料豐富，時間、空間跨度大，可以上下幾千年，縱橫數(shù)

51、萬里，搜集觀察中受制約少，花費也低。缺點是所獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實，也往往缺乏生動性、具體性。4、問卷法。就是調(diào)查者把需要了解的情況設(shè)計成不同類型的題目并組合成書面問卷，由被調(diào)查者做書面答案。問卷法又有兩種類型，一種是開放式問卷，另一種是封閉式問卷。開放式問卷便于答卷人各抒已見，答案比較豐富、具體，既有共性，又有個性;缺點是無法用計算機統(tǒng)計，只能由人工閱卷。封閉式問卷的優(yōu)點在于用數(shù)字或符號表示答案，便于計算機統(tǒng)計;缺點是答案有限定，只有幾種大體類型，無法調(diào)查特殊及深層的情況。秘書人員作調(diào)查時，應(yīng)把調(diào)查目的、課題、項目和調(diào)查類型、調(diào)查方法結(jié)合起來，根據(jù)調(diào)查目的、課題、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍、對象以及

52、項目等確定調(diào)查類型，再由調(diào)查類型選用調(diào)查方法。十二、秘書寫作有哪些原則和要求？答：秘書寫作必須堅持遵循三大原則：1、符合方針、政策、法令、法規(guī)2、忠于機關(guān)制文意圖3、堅持實事求是的精神秘書寫作的要求：1、信息量大，措施具體，指示性強2、內(nèi)容高度概括，語言表達實用、精確3、用材精要，語言深入淺出，主題富有個性4、講究文明禮貌，語言得體，多一點人情味十三、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？答：收文辦理程序：1、簽收、拆封和登記2、分辦和傳閱3、擬辦和批辦4、承辦、催辦和注辦發(fā)文辦理程序：1.擬稿、審核與簽發(fā)2、繕印與校對3、用印、登記與封發(fā)十四、情景題1、秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經(jīng)理又讓

53、秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？答: 一般情況處理：看見客人來了，對電話里說：“請稍等一下?！比缓笪孀≡捦玻瑔柨腿速F姓、身份、有什么事，簡單的就回答，需要時間處理的說請坐下稍候，然后回到電話，這時總經(jīng)理呼喚的話，如果電話已經(jīng)說的差不多了，就在3分鐘內(nèi)結(jié)束電話，如果還沒有說完，就請對方諒解，說這時有訪客，稍后你再回電。然后和訪客打個招呼，去見總經(jīng)理，如果訪客就是找總經(jīng)理的，可以在見總經(jīng)理同時請示一下。 特殊情況處理：電話的對方很重要，訪客是熟悉的，可以不停止電話，對訪客做個坐下等待的手勢。然后總經(jīng)理呼喚了，暫停一下電話，跟總經(jīng)理解釋稍等片刻。 總之，處理原則是盡快結(jié)束電

54、話，然后看總經(jīng)理和訪客誰的事更緊急，訪客的事如果需要請示總經(jīng)理，剛好可以一塊辦。2、周五下午3時，h公司總經(jīng)理將來你公司就技術(shù)合作一事進行商談，請制訂出接待方案。答：安排好會談等有關(guān)事宜如下：搞清楚來賓的情況和來意；根據(jù)來賓意圖及本機關(guān)實際情況安排好商談日程；安排領(lǐng)導會見來賓；安排雙方商談；安排來賓考察、參觀；做好安全保衛(wèi)工作；準備好送給來賓的紀念品；準備好新聞報道工作。（2）安排好生活接待工作：安排好食與宿；安排好車輛使用；辦好返程車、船、機票預定工作；安排好就醫(yī)保健工作；安排好來賓業(yè)余活動。3、×市制藥廠劉廠長明天來訪，領(lǐng)導指示王秘書把接待室整理一下，請描述王秘書完成這項工作的程

55、序及內(nèi)容？ 答:(1)注意光線。應(yīng)以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線過強或過弱。如陽光直射，則可設(shè)置百葉窗或窗簾予是調(diào)節(jié)。使用人造光源時，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺燈或地燈，特別是不要以之直接照射來賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無必要的。(2)注意色彩。應(yīng)當布置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設(shè)的色彩，有意識地控制在一兩種之內(nèi)，最好不要令其超過三種。(3)注意溫度。室溫以攝氏24左右為最佳。因為它是人體體溫的“黃金分割點”，令人最為舒適。室溫低于攝氏18，往往令人寒冷難耐。室溫高于攝氏30，則又可能會令人燥熱不堪。(4)注意濕度。一般認為，相對濕度為50%左右，最是舒適宜

56、人。相對濕度過高，往往會令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對濕度過低，則又會讓人覺得干燥不堪，易生靜電。(5)注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動之聲；窗戶上可安放雙層玻璃，以便隔音；茶幾上可擺放墊子，以防安置茶杯時出聲；門軸上可添潤滑油，以免關(guān)門開門時噪音不絕于耳。(6)注意衛(wèi)生。在待客的房間之內(nèi)，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無塵、窗明幾凈、用具干凈。(7)注意陳設(shè)。主要務(wù)求實用。一般來講，在待客的房間之內(nèi)放置必要的桌椅和音響設(shè)備即可。必要時，還可放置一些盆花或插花。諸如獎狀、獎旗、獎杯等獎品，繪畫、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒有必要擺放或懸掛在其中的。4、公司準備召開一次科技成果匯報會，參

57、加會議的有各分公司主管科技工作的負責人以及科技人員，約30人，會期三天。請按制定會議方案的基本要求與方法，草擬一份會議方案。 答：(1)會場預約 根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。 (2)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試 根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計并安排會場的布局，細致周到地設(shè)計好所有的細節(jié)；根據(jù)需要準備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進行演練，確保會議的順利進行。 (3)印刷材料的設(shè)計制作 根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。 (4)參會者的接送 根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。