精益辦公源于豐田生產(chǎn)系統(tǒng)TPS

1、精益辦公源于豐田生產(chǎn)系統(tǒng)tps 精益的思想不僅在制造領(lǐng)域可以得到運(yùn)用，同時(shí)在醫(yī)院、在政府機(jī)構(gòu)、辦公室等服務(wù)領(lǐng)域也可以得到有效運(yùn)行，那么精益辦公究竟是如何應(yīng)用的呢？ 要想了解精益是怎樣應(yīng)用在辦公室中的，我們首先要明確，精益辦公系統(tǒng)實(shí)際源于豐田生產(chǎn)系統(tǒng)模式！同時(shí)要了解辦公系統(tǒng)，我們必需要追本溯源，了解精益系統(tǒng)源自哪里？ 以后大家在推進(jìn)精益辦公的時(shí)候會(huì)發(fā)覺，其中運(yùn)用到的全部思想和工具，實(shí)際上都源自于tps（豐田生產(chǎn)方式）。但有人會(huì)問，tps中"p"指的就是生產(chǎn)，是跟生產(chǎn)有關(guān)，但是我們是辦公室，沒有生產(chǎn)，那么我們學(xué)習(xí)tps有意義嗎？它又是否可以用在辦公環(huán)境中呢？答案是確定的。 許多

2、企業(yè)對(duì)tps的理解還停留在工具層面上。也就是說從工具層面上看，你會(huì)發(fā)覺它適用于生產(chǎn)中。比如說，看板系統(tǒng)-是物料的一個(gè)同步系統(tǒng)。這個(gè)工具的確適用在生產(chǎn)領(lǐng)域。他形成一個(gè)物流與信息的同步化生產(chǎn)。那么這種看板系統(tǒng)是否也可以運(yùn)用在我們的辦公室呢？答案也是確定的！ 讓我們換個(gè)角度想下，什么是看板系統(tǒng)？舉個(gè)例子，我們的辦公室里有大量的物資，包括文具等辦公用品，這些都消耗無量，其實(shí)都可以用看板系統(tǒng)來進(jìn)行管理。 全球改善咨詢集團(tuán)幫助很多企業(yè)推進(jìn)精益辦公時(shí)，正是使用看板系統(tǒng)來管理他們的物資及選購流程的。這樣，對(duì)于大型企業(yè)來說，僅僅在文具一項(xiàng)，每年就可以節(jié)約許多費(fèi)用。但是，只明白工具的運(yùn)用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，更重要的是要了

3、解工具背后的思想和管理系統(tǒng)，假如不理解它的真正的用處以及內(nèi)在涵義的話，那就只能依葫蘆畫瓢，很難發(fā)揮它真正的作用！ 正如上圖（豐田屋）所示，我們會(huì)在豐田生產(chǎn)方式基礎(chǔ)上，研究它在辦公環(huán)境中是怎樣運(yùn)用的！關(guān)鍵是我們不僅僅要了解工具層面，還要了解工具背后的管理系統(tǒng)和思想。 正如大家知道的，豐田屋是由兩根柱子支撐著，從事精益的人員對(duì)此應(yīng)當(dāng)很熟識(shí)。一個(gè)是自働化，另一個(gè)是just in time（準(zhǔn)時(shí)制）。所謂自働化，不是說自動(dòng)的做一件事情，這個(gè)是人字偏旁的"働"，即需要流程具備人一樣的智慧。問題可以準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺并解決。豐田有大量的工具可以實(shí)現(xiàn)這種思想，如安燈拉繩系統(tǒng)。自働化思想又如何在辦公

4、環(huán)境中應(yīng)用呢？ 假如你只看他的工具層面，比如說豐田每個(gè)生產(chǎn)線旁邊都有條繩子，有一個(gè)安燈，生產(chǎn)出現(xiàn)問題時(shí)只要拉動(dòng)這條繩子，這個(gè)燈就亮了，緊接著現(xiàn)場(chǎng)主管就會(huì)跑來支持解決問題。假如還是不能解決的話，這條生產(chǎn)線可能就會(huì)停下來。那么這種方式是不是可以用在辦公室里呢？工具層面還是比較難的。假如說裝條繩，并安裝安燈，這與辦公環(huán)境也是不相符的。但是，假如我們深入思索，工具背后的理念是什么呢？理念特別簡潔-讓問題能夠準(zhǔn)時(shí)暴露出來。不把問題和缺陷傳到下一個(gè)工序。我們把握這個(gè)思想之后，那么就可以把它運(yùn)用到辦公室里了。我們是否能不將錯(cuò)誤的有問題的報(bào)告和信息傳給下一個(gè)工序？下一個(gè)工序有可能是你老板，有可能是你的同事，有

5、可能是你的下屬，所以我們可以思索設(shè)計(jì)一個(gè)怎樣的工具來達(dá)到這個(gè)目的。 假如我們只看到工具層面的話，就很難完全照抄。但是假如理解了工具背后的思想，我們就可以自行開發(fā)適用于辦公環(huán)境的精益工具，比如說，許多工廠的辦公室里有目視管理，比如說訂單處理（重復(fù)性的流程）需要幫助的時(shí)候就會(huì)掛起一個(gè)有顏色的杯子，即告知大家這個(gè)流程在特定時(shí)間內(nèi)需要支持，那么四周的同事看到這就可以來支持。這屬于敏捷運(yùn)用自働化的思想。特別簡潔的工具，但是能夠達(dá)到預(yù)期的目的就特別好。這就是我們說的自働化。 上文講到豐田生產(chǎn)系統(tǒng)的支柱之一自働化，接下來我們連續(xù)闡述那么另外一個(gè)支柱準(zhǔn)時(shí)制。包括上文提到的看板系統(tǒng)，它屬于拉動(dòng)系統(tǒng)的一個(gè)工具。那

6、么這種看板系統(tǒng)是不是能在辦公室里面應(yīng)用呢？完全可以。 辦公室的工作無非分成兩大類：一類是每天機(jī)械性發(fā)生的、重復(fù)性的工作。另外一類是創(chuàng)造性的工作。對(duì)這些重復(fù)性的工作可以用jit，可以提高工作效率。所以jit完全可以用在辦公室環(huán)境中。包括前文舉例的用看板系統(tǒng)來管理文具和選購流程，用單件流來管理我們的訂單，全部流程都可以運(yùn)用精益。而且這不僅僅可以用在辦公室里，目前，在銀行、金融機(jī)構(gòu)等也在大量應(yīng)用精益的思想。我們需要深刻的了解tps的兩個(gè)支柱，同時(shí)也要了解它的基石。 許多公司在推進(jìn)精益管理思想的時(shí)候，他們只關(guān)注速度、品質(zhì)，往往忽視了豐田屋的地基。特殊是穩(wěn)定性和均衡化。 均衡化不僅僅是用于生產(chǎn)領(lǐng)域訂單的

7、均衡。 首先看一下我們的同事，上班的時(shí)候同事是不是能夠準(zhǔn)時(shí)上班?他們的技能是不是滿意工作要求？往往假如同事的技能不嫻熟，特殊是新同事，就會(huì)讓許多人的工作效率變低，因?yàn)樾峦录寄苌系牟粙故?，?dǎo)致經(jīng)常會(huì)加班或者沒事做。無法達(dá)到均衡。辦公室就會(huì)出現(xiàn)能干的人每天忙死，有些人則特別空閑。 如何將工作進(jìn)行均衡化呢？這也是辦公室重要的課題。 包括辦公室中工作類型的均衡化，這是很好玩的一個(gè)話題，什么叫工作類型的均衡化？我們傾向于把同樣的事情放在一個(gè)時(shí)間段來完成，比如說a/b/c三大類型，今日要報(bào)銷、填單子，全部類似的事情集中在一起來做，我們認(rèn)為這樣做的效率會(huì)比較高。深入考慮：a/b/c三類事情，比如說第一類是

8、填報(bào)告，第二類是簽字，第三類是報(bào)銷。假如我們第一天先填報(bào)告，第二天簽字，第三天填報(bào)銷單，這樣的話，這三件事情都要在第三天才能完成。假如一天當(dāng)中我們能做三件事情。那么我們當(dāng)天就可以完成這三件事情，假如每小時(shí)都在做這三件事情，那么當(dāng)小時(shí)就可以完成這三件事情。這就是工作性質(zhì)的均衡。 均衡和穩(wěn)定都需要從多方面來考慮，包括4m（人、設(shè)備、工作量、工作類別）如何均衡，這些都是辦公室很好玩的課題。 精益辦公基礎(chǔ)中的真正的核心是在于左邊-標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)。這是豐田生產(chǎn)方式中核心中的核心。假如沒有標(biāo)準(zhǔn)，那將會(huì)是一塌糊涂，幾天前我在x市開領(lǐng)導(dǎo)力會(huì)議，就會(huì)看到，會(huì)議組織假如沒有標(biāo)準(zhǔn)的話，只能用兩個(gè)字來衡量，就是茫然。因?yàn)槟悴恢老旅嬖摳墒裁?，全部事情都是隨機(jī)發(fā)生。辦公室亦是如此，比如說開會(huì)，今日會(huì)議室有哪些會(huì)議？開會(huì)的流程有什么標(biāo)準(zhǔn)？你們辦公室早上是否有晨會(huì)？ 辦公室最少的就是溝通，假如我們有這樣的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制的話，就可以確保我們的工作特別的有效果。這對(duì)辦公室加班現(xiàn)象也有所影響，大家都知道加班實(shí)際上是一個(gè)壞事情，高級(jí)管理層假如看到加班，便要知道管理層機(jī)制有所惡化！加班是一個(gè)壞現(xiàn)象而不是一個(gè)好現(xiàn)象。所以說有了標(biāo)準(zhǔn)之后就會(huì)看出為什么會(huì)加班？