公司檔案管理辦法及實施細則

1、檔 案 管 理 辦 法 及 實 施 細 則為進一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵與失信懲戒機制，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，保護公民的合法權(quán)益，促進全公司的持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實際，制定本辦法。一、 總則第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟效益服務(wù)，特制定本規(guī)定。第二條 公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)型檔案為主體，包括公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會記錄、行政類文件、政府機關(guān)核準文件、工程設(shè)計圖、工程預(yù)算決算書、計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動

2、工資、各類合同和其他工作等方面檔案。第三條 公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。第四條 公司檔案管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。二、 文件材料的形成與歸檔第五條 公司要根據(jù)相應(yīng)法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運轉(zhuǎn)要遵循計劃、公司的發(fā)展、項目的進行（施工）、技術(shù)、經(jīng)營等項工作和文書處理的程序。第六條 公司生產(chǎn)（施工）活動中形成的辦公用品及文件等材料由工程項目負責(zé)人指定有關(guān)人員負責(zé)積累、整理后歸檔。 各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負責(zé)積累、整理后歸檔，然后交

3、給公司檔案管理人員。 1、公司指定專門的部門及專人負責(zé)文件材料的管理。按照各部門的工作，此類型工作由行政部門統(tǒng)一管理、分類、存檔檔案。 2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。 3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。第七條 公司文件材料歸檔的基本要求 1、歸檔的文件材料必須完整。 2、歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。 3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 第八條公司必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個

4、方面：1、 經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。2、 財務(wù)管理方面：有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。3、 工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項目合同、工程圖紙等。4、 計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。5、 勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。6、 物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。7、 宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件

5、材料，公司行政工作、共青團工作和董事會工作中的各種文件材料等。8、 其他方面。第九條 檔案級別的劃分：檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。等級的劃分：一級為絕密文件 二級為秘密文件 三級為機密文件 四級為普通文件1、 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，劃分等級為二級。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件，劃分等級為三級。 4、本公司與有關(guān)單位簽訂的

6、合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。文件等級文件類型歸檔管理及期限調(diào)閱管理一級 絕密文件 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。在材料、合同形成確立一個月內(nèi)進行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。原則上不可調(diào)閱，但因特殊情況要經(jīng)過總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)的批準，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認二級 秘密文件公司

7、對外的正式的發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書在材料、合同形成確立一個月內(nèi)進行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。原則上不可調(diào)閱，但因特殊情況要經(jīng)過總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)的批準，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認三級 機密文件 各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報 公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等形成文件的半個月內(nèi)進行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件或電子文檔要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認四級 普通文件會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄形成文件的一個星期內(nèi)進行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描

8、件或電子文檔要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負責(zé)人兩級簽字確認。 附表格如下： 第十條 歸檔時間1、 基建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。2、 各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。第十一條 公司各類文件材料一般歸檔一式一份原件及掃描件，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數(shù)。第十二條 公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經(jīng)營等各項管理程序；列入基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃；列入公司有關(guān)部門的職責(zé)范

9、圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。第十三條 公司檔案管理要對公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。a）檔案管理歸檔要求：1、 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。2、 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列

10、在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 第十四條 公司要建立健全各項檔案管理制度，列入公司的經(jīng)濟責(zé)任制體系，并制定嚴格的獎懲辦法。 第十五條 各部門保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定1、 各部門的檔案管理必須按規(guī)定的等級分級、分類存檔，其一級、二級存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。2、 各部門的檔案管理由各部門相應(yīng)負責(zé)人進行管理，不設(shè)置專職崗位。需各部門的檔案管理自行安排。 a）部門存檔文件的范圍：1 、部門例會紀

11、要、業(yè)務(wù)函件、往來文件。 2 、客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷售報表。 3 、公司及各部門的規(guī)章管理細則。 4 、原始財務(wù)資料、會計憑證、賬冊、財務(wù)報表、月度年度財務(wù)報表、薪酬發(fā)放、不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財務(wù)方面的文件檔案由財務(wù)部保管。b）文件檔案分類整理保存 第十六條 檔案分類 行政部負責(zé)文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、保存、調(diào)閱使用。1、 根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制公司文件檔案分類編號方法2、 分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。3、 常用的分類方法有：（1）按工程項目分類；（2）按專業(yè)性質(zhì)分類；（3）按組織機構(gòu)分類；（4）按時

12、間分類?？砂次臅男再|(zhì)分類，可分為櫥窗大類別，再從大類別下分到小類別，再從小類別細分種類、年份等。4、 文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級別?！凹用堋边€分為絕密、秘密和機密三類。不能隨便以個人名義或是部門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時自行確認。第十七條檔案編目：要編制檔案總目錄、檔案分類目錄。第十八條 檔案管理人員職責(zé) 1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。第十九條檔案保管1、 接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。

13、2、 存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。3、 要定期進行檔案室的清理核對工作，做到目錄、文檔相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復(fù)制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據(jù)。a) 文件檔案保存期限：. 永久保存：(1)公司章程；(2)股東名冊；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖、建筑檔案、設(shè)計檔案、技術(shù)圖紙；(9)其它經(jīng)核定須永久保存的文書。. 10 年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2) 人事檔案、會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其它

14、經(jīng)核定須保存10 年的文書。.在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定第二十條 人事檔案的歸檔一、 內(nèi)部人事基礎(chǔ)檔案的建立在員工入職一周內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，基礎(chǔ)檔案包括：1、 應(yīng)聘申請表，要求各項已填寫完整（含一寸免冠彩色照片）2、 面試評價表；3、 體檢結(jié)果或身體健康等證明；4、 身份證查詢記錄5、 身份證復(fù)印件6、 學(xué)歷查詢錄7、 學(xué)位、學(xué)歷證書復(fù)印件；8、 職稱查詢記錄；9、 職稱證書復(fù)印件10、 專業(yè)技術(shù)等該崗位所需要的相關(guān)證書復(fù)印件11、 個人簡歷12、 薪酬福利確認書13、 離職證明達到上述要求的人員資料方可歸檔，建立內(nèi)部人事基礎(chǔ)檔案，形成內(nèi)部人事檔

15、案袋。二、內(nèi)部人事后續(xù)檔案的歸檔在員工的內(nèi)部基礎(chǔ)檔案建立之后，根據(jù)個人的異動（調(diào)動、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績效管理、培訓(xùn)、職業(yè)生涯規(guī)劃和滿意度調(diào)查及獎懲等分別由各專業(yè)模塊負責(zé)人建立內(nèi)部人事后續(xù)檔案，并在規(guī)定的時間集中移交給人事檔案指定管理人人事專員。（一）異動當調(diào)動、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等異動發(fā)生時，人事專員于各項手續(xù)辦理完畢的當日把相關(guān)手續(xù)歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，并做好目錄的填寫。異動檔案包括：1、調(diào)動：員工異動審批表、異動手續(xù)匯簽表、任命通知、管理人員任命試用期轉(zhuǎn)正審批表、管理人員任命試用期考核評定表；2、轉(zhuǎn)正：轉(zhuǎn)正申請書、管理人員試用期考核評定表、管理人員轉(zhuǎn)正審批表、員工試用期考核評定

16、表、員工轉(zhuǎn)正審批表、面談記錄；3、調(diào)薪：員工薪酬調(diào)整審批表；4、離職：離職申請表、面談記錄、工作交接記錄、離職手續(xù)匯簽表。（二）績效管理依據(jù)公司的績效管理制度，目前的績效考核周期為周度、月度、季度和年度。因此，人力資源部績效管理負責(zé)人應(yīng)按照月度、季度和年度及時收集各部門員工的績效考核評價表，并結(jié)合人力資源的相關(guān)分析和總結(jié)一起歸檔，形成績效管理檔案。并于年末集中移交給人事專員，分別裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工的績效管理檔案?？冃Ч芾頇n案包括：1、 周度、月度、季度、年度績效考核評定表2、 其他（三）培訓(xùn)外訓(xùn)及內(nèi)部的公司級培訓(xùn)、行業(yè)線培訓(xùn)和跨部門培訓(xùn)由人力資源部培訓(xùn)負責(zé)人負責(zé)收集、整理培訓(xùn)記錄

17、及相關(guān)總結(jié)，形成公司培訓(xùn)檔案并于年末集中移交給人事專員，其中員工培訓(xùn)記錄（包括培訓(xùn)項目、培訓(xùn)學(xué)時、培訓(xùn)費用、培訓(xùn)協(xié)議等記錄）裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工培訓(xùn)檔案。部門內(nèi)的培訓(xùn)由部門培訓(xùn)接口人負責(zé)收集整理和歸檔，形成部門培訓(xùn)檔案，并于年末集中移交給人力資源部培訓(xùn)負責(zé)人由其移交給人事專員。人力資源部培訓(xùn)負責(zé)人定期稽核檢查部門培訓(xùn)檔案。第二十一條 公司培訓(xùn)檔案包括：1、培訓(xùn)簽到表；2、員工培訓(xùn)課前調(diào)查表；3、培訓(xùn)效果調(diào)查問卷；4、培訓(xùn)總結(jié)；5、部門培訓(xùn)檔案管理工作稽核檢查記錄；6、內(nèi)部講師推薦表；7、內(nèi)部講師資格評審表；8、內(nèi)部講師半年考核表。部門培訓(xùn)檔案包括：1、培訓(xùn)簽到表；2、培訓(xùn)效果調(diào)查問

18、卷；3、培訓(xùn)總結(jié)。員工培訓(xùn)檔案包括：1、員工培訓(xùn)記錄；3、 培訓(xùn)協(xié)議。（四）職業(yè)生涯規(guī)劃和滿意度調(diào)查公司年度由總經(jīng)理帶領(lǐng)人力資源部做管理職業(yè)生涯規(guī)劃及滿意度訪談，訪談記錄由人力資源部相關(guān)人員整理后，即時移交給人事專員，分別裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工的職業(yè)生涯規(guī)劃和滿意度調(diào)查檔案。（五）其他除上述記錄之外的和員工個人相關(guān)的獎懲、其他需要歸檔的記錄等也將由人力資源部人事專員即時歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工檔案的一部分。第二十二條 內(nèi)部檔案分類及編號內(nèi)部檔案分類及編號辦法：一、 建立檔案案卷目錄：序號案卷題名案卷號件數(shù)頁數(shù)備注1公司文件項目文件公司文件其它2人事管理文件制度人事檔案請

19、示、報告考勤相關(guān)記錄勞動仲裁文件和記錄社保檔案其他文件3績效管理文件制度請示、報告績效管理記錄其他文件4薪酬管理文件制度請示報告相關(guān)記錄其他文件5招聘管理文件制度人才庫相關(guān)記錄其他文件6培訓(xùn)管理文件制度培訓(xùn)項目相關(guān)活動記錄其他文件7合同文件招聘類薪酬類培訓(xùn)類其他文件8其他文件相關(guān)部門備案文件其他文件檔案調(diào)閱管理第二十三條 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫檔案調(diào)閱單，而后交給部門主管或是部門經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準簽字才能進行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫檔案調(diào)閱記錄方可進入檔案室查閱或調(diào)閱資料。1. 普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負責(zé)人兩級簽字確認。 2

20、. 調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認。 3.人事的檔案的調(diào)閱管理： 查閱權(quán)限：公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部負責(zé)人、人事業(yè)務(wù)負責(zé)人可查閱所有員工的人事檔案；各部門負責(zé)人在經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部審批后可查閱其本部門內(nèi)的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利；原則上不得摘抄或者復(fù)印員工人事檔案。如由于工作原因確需摘抄或者復(fù)印的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理和人力資源部負責(zé)人批準后，交由檔案管理人員復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)當對復(fù)印或者摘抄的情況如實做好登記； 員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交申請，由主管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部審批后方可執(zhí)行，并嚴格履行登記手續(xù)； 借閱人事檔案必須嚴格遵守保密制度，并嚴禁涂改、抽取和撤換檔案。 調(diào)閱自己的相關(guān)資料需要三級以上簽字確認方可調(diào)閱。4.調(diào)閱檔案的人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全與保密，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印檔案。 5.一、二級類型的檔案的調(diào)閱只可在公司檔案管理部門調(diào)閱復(fù)印件及掃描件，且