行政辦公管理制度(同名9809)

1、行政辦公管理制度二零零捌年第一早 第二早 第三章 第四章 第五早 第六章 第七章 第八章 第九章 第十章 第十一章 第十二章 第十三章目錄.、八、-刖言日常辦公紀律及常規(guī)事項處理辦公用品管理規(guī)定計算機使用管理規(guī)定車輛管理規(guī)定文件管理制度信息檔案資料管理制度印信管理規(guī)定證照管理制度證明函管理制度保密制度財務(wù)報銷管理規(guī)定員工獎懲管理制度第一早前言紀律或有秩序的行為是在競爭的環(huán)境中為了圓滿達到公司的目標所必需的，亦 是為了公司保護其員工未來利益所必需的。公司期望員工理解并以自律的行為無條 件和負責地接受紀律為工作的必需條件。員工應(yīng)把實現(xiàn)該期望作為己任，通過提倡 紀律,強調(diào)“自律”以防止成員的偏差行為

2、。本制度將根據(jù)實施情況與公司發(fā)展變化不斷作出修訂調(diào)整；公司遵循以下行政管理原則全體成員不分民族、宗教、信仰、學歷、年齡、性別、傷殘、資格及職務(wù)的高 低，在制度面前人人平等互尊：相互尊重，團結(jié)一心，為公司的發(fā)展貢獻一份力量。誠信：誠實、守信，言行一致，是員工行為的基本準則。自律嚴于律己，從一點一滴做起，你才會有所收獲。寬容：寬以待人，體諒他人，虛心接受他人對自己的批評。第二章日常辦公紀律及常規(guī)事項處理一、出勤、請假、曠工與加班1、工作時間規(guī)定杭州8: 3017: 30 中午一個小時午休時間；臺州、江蘇、天津、青島、舟山8: 0017: 00 中午一個小時午休時間；2、 員工上下班需用打卡鐘打卡出

3、入，不允許代打卡，代打一次扣款20元。3、 遲到一次按半日工資額進行扣除，一次以上將扣除全勤獎100元。4、部門經(jīng)理/主管級可自行安排上下班時間，若不能準時到公司，應(yīng)提前一天 將去向告知指定下屬。5、請病假提供醫(yī)院證明的2天以內(nèi)不扣工資；2天以上扣除基本工資50%無 醫(yī)院證明的病假按事假計；請事假按基本工資的每日工資額進行全額扣除， 請事假、 病假者均扣除全勤獎100元。6、員工無故曠工者罰款100元且扣除全勤獎100元.7、加班規(guī)定：加班員工必須做好相映的考勤工作，填寫加班單。一般員工，部門有計劃的加班安排，可選擇享受調(diào)休或加班補貼，加班補貼的 標準為基本工資/當月額定工作日；選擇調(diào)休常規(guī)要

4、求為當月結(jié)清，因特殊原因無法 調(diào)休的可推遲調(diào)休，但不得超過一個季度 ；計劃外的自行加班安排，不享受調(diào)休或加班補貼；法定節(jié)假日加班按國家規(guī)定 給予補貼；假日期間的出差，不享受加班待遇?？偙O(jiān)/部門經(jīng)理級加班，只享有調(diào)休，不享有加班補貼。&每個分公司的前臺必須監(jiān)督員工考勤，按照規(guī)定的員工考勤表做好考勤紀錄，每月5日前必須將上月的員工考勤表傳至總公司前臺9、員工下班后，如沒有加班或其他特殊情況不得在公司逗留，如有特殊情況須 向前臺說明情況注：請事假、病假、加班或調(diào)休的員工，必須填寫取相關(guān)單據(jù)交與個部門經(jīng)理 審批，審批通過后將相關(guān)單據(jù)交于前臺。如來不及填寫相關(guān)單據(jù)者，必須口頭或短信 通知上級主管

5、或主管部門，辦事完畢后及時補上相關(guān)單據(jù)，如沒有口頭或短信通知上 級主管或主管部門且辦事完畢后未及時補上相關(guān)單據(jù)者，一律作為曠工處理員工考勤格式見附件：員工考勤表/請假單/出差單/加班單/調(diào)休單二、上班紀律1、 上班時間不得在電腦上玩游戲、 看電影，網(wǎng)上聊天、播放音樂、私人電話聊天； 午休時間不得在電腦上玩游戲、看電影，私人電話聊天；上述行為若發(fā)生一次，直接經(jīng)理向員工提出口頭 /書面警告并按50元/次進行 罰款并按獎懲條例記過處理；警告三次以上仍發(fā)生上述行為者將重罰 300元。如工 作需要聯(lián)系的請用統(tǒng)一申請的 MSN.2、 除洗手間過道、總經(jīng)理辦公室外，其他辦公場所嚴格禁止吸煙。若發(fā)生按20 元

6、/次進行罰款。3、辦公場所保持安靜，上班時間不允許大聲喧嘩，討論問題應(yīng)至會議室或放低聲 音，不允許以此為由影響別人工作。4、上班時間不允許串崗，聚眾聊天、吃東西。5、上班時間不允許接待私人訪客。6、上班時間自己離開辦公桌，要告訴前臺秘書或同事，或在桌上留言，講明去何 處及估計何時回來。7、辦公室內(nèi)部員工不允許談戀愛，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)均開除8工作場所清潔1）員工負責自己辦公區(qū)域的清潔。2）公司清潔工負責公共場所的清潔，每天上午清潔一次。3）清潔工離開后各部門的清潔由部門負責，必須保持清潔狀態(tài)。三、常規(guī)辦公事項須知1、辦公名片/宣傳資料/各類單據(jù)管理1）公司辦公名片/宣傳資料/各類單據(jù)由設(shè)計部負責設(shè)計、聯(lián)

7、系制作；2）需要辦公名片/宣傳資料/各類單據(jù)的部門主管提出申請經(jīng)同意后交設(shè)計部安 排制作,設(shè)計部詢價填寫詢價單后經(jīng)財務(wù)主管簽字批準后聯(lián)系制作；4）美工聯(lián)系制作是需與對方簽訂廣告印刷合同，交與行政部蓋章后生效3）按照辦公用品管理方式領(lǐng)用。詢價單/廣告印刷合同見附件：詢價單/廣告印刷合同2、辦公文印管理1）至辦公室蓋章必須部門主管批準并登記；2）傳真接受和發(fā)送文件應(yīng)登記；前臺收到的傳真應(yīng)立即遞交相關(guān)人員，其他傳真 機收到文件同樣處理。接受傳真部門或人員應(yīng)要求對方注明接受人。3、會議室的使用1）欲使用會議室的部門，提前在前臺登記，按先登記先使用的原則處理。2）遇有同時使用情況時，雙方可通過協(xié)商辦理。

8、3）臨時使用通過前臺協(xié)調(diào)處理。四、公司內(nèi)部論壇、周報和會議1、公司內(nèi)部論壇1）外界人員不得進入公司內(nèi)部論壇， 公司員工錄用后由人事部統(tǒng)一申請用戶名和 密碼后方可進入；如有員工請辭，人事部因及時將該員工用戶名刪除；2）公司內(nèi)部論壇由專門人員定期維護。2、周報1）公司員工需每周遞交周報，部門員工直接向該部門經(jīng)理發(fā)送周報，報告一周 工作進度；各部門經(jīng)理直接將周報發(fā)至信箱：，報告工作進度，見附件填寫。公司 依據(jù)該周報直接評定對該員工的成績，漏交者視為該周無成績。3、會議1）部門會議由部門經(jīng)理安排其部門人員做好會議紀要2）公司會議由行政部安排專員做好會議紀要會議紀要格式見附件：會議紀要周報格式見附件：周

9、報格式五、上下班安全、用電檢查1）每天下班后員工負責檢查自己工作場所，關(guān)閉使用的電器、收好工具。2）本部門經(jīng)理負責檢查部門辦公場所的安全。3）行政秘書負責關(guān)閉所有公共場所的電器， 如有員工加班，需與加班員工做交 接，由加班員工負責。4）空調(diào)使用規(guī)定：夏天氣象預(yù)報最高達到27攝氏度以上開啟；冬天氣象預(yù)報最低溫2攝氏度以下開啟；第三章辦公用品、設(shè)備的管理規(guī)定一、辦公用品1、辦公用品由公司行政部門統(tǒng)籌、負責采購、保管。2、申購方式員工因工作需要常用辦公用品至前臺申領(lǐng)；常用辦公用品每月申購三次，將申購單交行政辦公室批準；無備貨之非常用辦公用品由使用部門提出申請交行政辦公室批準;3、采購方式非常用的辦公

10、用品采購前應(yīng)進行詢價；價格變動敏感的常用辦公用品每季度應(yīng)詢價一次調(diào)整；經(jīng)批準的申購單由行政部門安排采購；每季度前臺應(yīng)向行政部門報告詢價調(diào)價狀況。4、領(lǐng)用方式常用辦公用品須辦理領(lǐng)用手續(xù)；非常用辦公用品辦理領(lǐng)用手續(xù)并登記員工工具卡；在領(lǐng)取新的非消耗性辦公用品時，必須以舊換新；前臺每月報告辦公用品的消耗情況。5、員工工具卡在冊物品在員工離職時需交還公司6員工工具卡在冊物品遺失的，員工需負責原價賠償損失。二、設(shè)備1、設(shè)備由公司行政部門統(tǒng)籌/負責采購、登記，使用部門/公用設(shè)備由指定責任人負 責保管。2、申購方式部門/員工因工作需要增添設(shè)備應(yīng)向行政部門提出申請批準立項 ：用途說明、性 能、基本價位等信使用

11、的職能部門/委托相關(guān)部門詢價、評息估；確定資金預(yù)算進入核準程序：不核準預(yù)算：1）項目成本過高需調(diào)整項目2）預(yù)算價格不準重新進入詢價、評估；核準預(yù)算進入資金計劃；由行政部門根據(jù)資金狀況安排順序；資金批準進入采購程序3、采購方式經(jīng)批準的申購單由行政/委托其他部門采購；4、領(lǐng)用保管方式行政部門秘書負責對設(shè)備辦理登記、入庫、領(lǐng)用手續(xù)；設(shè)備由使用部門的主管/指定保管責任人領(lǐng)用并負責保養(yǎng)維護；設(shè)備更換保管責任人或存放場地要及時通知行政秘書進行變更； 行政秘書每季度報告在冊設(shè)備情況行政部門主管不定期抽查在冊設(shè)備的使用保管狀況； 對不符合記錄狀況，設(shè)備使用保管不當?shù)那樾伟椽剳蜅l例辦理。附：辦公用品分類目錄（常

12、用、非常用、員工工具卡等類）辦公用品/設(shè)備請購單/辦公用品領(lǐng)用表和價格季度報表/辦公用品庫存月報 表/員工工具卡等第四章1. 公司計算機使用責任計算機使用管理規(guī)定1）公司的計算機設(shè)備做到專人管理、專人使用，部門公用的計算機由本部門員工使用，未經(jīng)使用者許可其它員工不得使用。2 ）專人使用的計算機管理責任人是使用人3 ）部門公用計算機管理責任人是部門主管4）公司分配給員工的電腦，包括電腦上安裝的系統(tǒng)和各種辦公應(yīng)用軟件屬于 公司財產(chǎn)。員工因私人使用造成電腦的軟件和硬件的損壞，員工應(yīng)負責賠償。2、未經(jīng)網(wǎng)絡(luò)管理員許可，下述為違紀行為：1）使用者隨意拆裝、移動計算機設(shè)備及外部設(shè)備（例如打印機、掃描儀等）2

13、）使用者擅自增加或刪除計算機系統(tǒng)上所安裝的應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)資料；3）私人的光盤、軟盤在公司的計算機設(shè)備上使用；4）下載軟件/程序；網(wǎng)絡(luò)管理員定期進行硬盤清理，刪除不必要的文件網(wǎng)管在檢查電腦時發(fā)現(xiàn)上述現(xiàn)象必須立即向部門主管及行政部門主管同時提出報告。3、使用紀律1）員工不得用公司的網(wǎng)絡(luò)瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，以免造成公司網(wǎng)絡(luò)的速度下 降，病毒侵襲、網(wǎng)絡(luò)癱瘓。2）上班時間在網(wǎng)絡(luò)上搜索資料注意不能同時打開多個頁面以合理利用通路資 源，避免堵塞，提高上網(wǎng)速度第五章車輛管理規(guī)定為了加強公司行車管理，確保行車安全，提高辦事效率，節(jié)約用車成本，特制 定本辦法。一、車輛使用范圍1、聯(lián)系、辦理業(yè)務(wù)需要。2、接送公司

14、客戶。3、其他緊急和特殊用車。4、個人用車。二、駕駛員管理1、堅持行車安全檢查，行車前檢查車輛，發(fā)現(xiàn)問題及時排除，確保車輛運行。2、安全駕駛，正確執(zhí)行駕駛操作規(guī)程，聽從交通管理人員的指揮，行車時集中 精力駕駛。3、出車回來后，填寫行車記錄，車輛用畢后，車輛停泊在指定位置，鎖好方向 盤、門窗等。4、駕駛員因違反交通法規(guī)造成的罰款、傷害、損失責任由駕駛員負責；5、嚴禁酒后駕車。駕駛員酒后駕車按 100元/次扣當月工資，酒后駕車肇事, 駕駛員承擔全部責任；6、駕駛員必須嚴格遵守車輛使用和管理辦法；7、做好車輛的維護、保養(yǎng)工作，保持車輛常年整潔和車況良好。8 、認真填寫車輛檔案資料，對車輛事故、違章、

15、損壞等異常情況及時匯報，寫 好情況匯報。對車輛運行里程和耗油情況進行統(tǒng)計分析，提出報告和降低成本的建 議。注：駕駛員包括專職與非專職的駕車人第六章文件管理制度第一節(jié)總則一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制 度化，特制定本制度。二、公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、 指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理 工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚實事求是和認真負責的工作作風，努力提高文件質(zhì)量和 處理效率。四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司 行文

16、文件由行政管理部統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔；部門文件由部門 統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔，第二節(jié)文件分類、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規(guī)定” 二、 決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。經(jīng)會議討論通過并 要求貫徹的事項，用“決議”。三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用“通知”。四、 通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報” 。五、請示、報告。向上級請求批示與批準，用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、 提出建議，用“報告”。六、批復。答復請示事項用“批復”。七、函。商洽工作、詢

17、問問題、向有關(guān)主管部門請求批準等，用“函”。八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議 紀要”。第三節(jié) 文件格式一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。二、文件標題應(yīng)準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。四、公司發(fā)文代號分為二種：“思拓發(fā)”、“思拓XXX發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號 的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力，對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請

18、示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文?！八纪亍庇糜诠镜膶?nèi)對外發(fā)文，由行政管理部統(tǒng)一編號；“思拓XXX發(fā)”用于各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，行政管理部統(tǒng)一認定。五、文件必須蓋章或簽字。六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。九、發(fā)文單位必須注明全稱。十、多頁文件應(yīng)標明頁碼。1一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位 十二、文件紙一般使用 A4型。十三、套紅：重大決定、重要規(guī)定、人事任免、重要獎懲用套紅公文。第四節(jié) 收文一、收文一律使用思拓公司收文簿。二、外單位來文均

19、由行政管理部指定專人收文，由行政管理部統(tǒng)一拆封、登記，根 據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。三、公司內(nèi)部文件由收文部門登記，根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)人員辦理。第五節(jié) 辦文一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。二、公司辦文由行政管理部統(tǒng)一安排；部門間辦文由部門安排，包括文件的分送、 傳遞和催辦。三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。四、嚴格按照時限要求完成。五、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。六、文件辦理完畢后，公司文件統(tǒng)一交由行政管理部指定專人保管、立卷歸檔：部 門文件由部門指定專人保管、立卷歸檔第六節(jié) 發(fā)文發(fā)文程序如下：1）公司發(fā)文：擬稿人一部門經(jīng)理核準-總經(jīng)理

20、核準一行政管理部統(tǒng)一編號一打印f蓋章（簽字）f發(fā)文f備案；2）部門對外發(fā)文：擬稿人f部門經(jīng)理核準f總經(jīng)理核準f行政管理部統(tǒng)一編號f打印f蓋章（簽字）f發(fā)文f備案；3）部門對內(nèi)行文：擬稿人f部門經(jīng)理核準f部門統(tǒng)一編號f打印f蓋章（簽字）f發(fā)文f備案；（部門內(nèi)部行文使用統(tǒng)一發(fā)文模板）文檔模板見附件：文檔模板第七章 信息檔案資料管理制度檔案資料是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學 化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案資料管理工作。 第一節(jié)檔案資料范圍一、公司檔案資料資料分類1公司行政法律文檔資料：1）公司設(shè)立、變更的申請、審批、以及終止、解散后清算等方面

21、的文件材料;2）公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；3）各種行政組織方面的文件材料；4）各種合同、制度、證件2、公司財務(wù)文檔資料1）財務(wù)、會計管理方面的政策文件資料；2）財務(wù)收支憑證、帳務(wù)憑證、帳冊報表；3）內(nèi)部費用管理憑證、報表；4）財務(wù)管理制度3、人力資源管理文檔資料1）勞動工資/人事管理方面的政策、報表、文件；2）員工人事管理資料、證件；3）員工個人績效管理資料；4）員工社保管理資料；5）員工培訓資料；6）人力資源管理制度。4、生產(chǎn)及生產(chǎn)管理方面的文檔資料1）產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理方面的文件資料；2）生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件資料；3）儀器、設(shè)備方面的文件材料；4）維修

22、方面的文件材料；5）物資采購、價格、儲存等信息管理資料；6）物資流動憑證與帳冊7）物資管理制度/生產(chǎn)管理制度5、科研、技術(shù)、專利管理文檔資料1 ）科研技術(shù)信息、資料；2 ）產(chǎn)品研制信息資料；3 ）專利申請、評估資料。4 ）技術(shù)管理制度6、市場信息、情報方面的文檔資料資料1 ）市場資訊信息資料；2 ）競爭對手的信息資料；3）市場調(diào)查信息資料；4）市場推廣策劃方面文案資料；5）設(shè)計類素材、參考書籍資料；6）廣告資料；7）其他具有利用和保存價值的信息資料。7、銷售管理文檔資料1 ）營銷前期資料；2）營銷合同；3 ）售后服務(wù)記錄。4） 客戶資料、檔案資料形式與載體1、決定、條例、規(guī)章制度、重要通知等法

23、規(guī)性文件；2、會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、各種方案；3、簽定的各類合同、設(shè)計方案、標書；4、訂閱的報刊、雜志、圖書、光盤；5、拍攝和錄音檔案資料資料：原版底片、文字說明、唱片、錄音帶、錄像帶;6、管理過程中使用的各種表單、報告、記錄；7、政府及各相關(guān)部門提供的政策文件；8產(chǎn)品研制的技術(shù)資料、圖紙、方案、說明、報告。包括文本文件、實物、光盤刻錄文檔資料、電子文檔資料第二節(jié)機要檔案資料一、機要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。二、劃分標準：1絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn) 略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計技術(shù)

24、資料、重要物資采購信息資料。2、機密檔案資料包括：1）財務(wù)資料；2）重大合同；3）公司經(jīng)營情況；4）薪資性檔案資料、勞動合同；5）技術(shù)資料；3、秘密檔案資料包括：1）重要項目資料；2）項目合同協(xié)議；3）公司重要會議紀要；4）重要項目信息；5）公司收集整理的素材；6）人事檔案資料；7）公司登記信息第三節(jié) 檔案資料整理裝訂編號一、檔案資料編號分類原則1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤、實物;2、文擋分類編碼（英文字母）：財務(wù)、人事、技術(shù)、行政、營銷等；3、文擋期間編碼（數(shù)字）：年份；4、文擋順序：月份；5、以下由部門自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼；6、檔案資料編號以“一

25、案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要 類別進行編號。二、文擋裝訂1、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案資料編碼；2、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再 裝訂。3、合訂文檔資料封面有目錄表；4、電子文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份；5、光盤應(yīng)做好編號標識，做好包裝存放，編制好目錄；6、機要檔案資料須在檔案資料編號后注明：絕密、機密、秘密。第四節(jié) 保管部門及保管責任一、財務(wù)專項機要檔案資料由財務(wù)會計部負責按會計制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。二、人事專項機要檔案資料由人力資源部負責按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。三、股東會合同資料由行政管理部按本制度規(guī)定整理裝

26、訂存檔保管。四、其他檔案資料均由部門負責按本制度規(guī)定整理裝訂存檔，按規(guī)定時間與要求移交行政管理部保管；五、不需移交的文檔及未到移交日的文檔由部門編制檔案清單，每季交行政管理 部備檔；行政管理部定期核對文檔。第五節(jié) 檔案資料移交一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交行政管理部。二、公司章程，股東會會議紀要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交行政管理部。三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交行政管理部。四、財務(wù)檔案資料、人事檔案資料由部門自行立卷、歸檔、管理。五、其余檔案資料每年移交一次，時間為每年的1月。六、檔案資料移交須填寫檔案資料移交清單。七、檔案資料移交清單一式三份，移交雙方各一份，行政管理部留存一份。

27、檔案移交清單見附件：檔案移交清單第六節(jié)保存期限檔案資料保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保存：1公司章程；2、股東名簿；3、股東會會議紀要；4、公司證照；5、各級批文；6、印鑒；7、公司年度經(jīng)營計劃；8、公司年度經(jīng)營總結(jié)；9、年度財 務(wù)報表；10、技術(shù)資料；11不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；12、人事資料；13、 大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的檔案資料。二、十五年保存：1、會計憑證；2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。（其它財務(wù) 檔案資料的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）三、 五年保存：1期滿或解除的合同協(xié)議；2、完結(jié)后的項目方案；

28、3、其他經(jīng)核 定須保存五年的檔案資料。四、 一年保存：1部門工作計劃及工作總結(jié)；2、完結(jié)后的部門請求報告；3、完 結(jié)后無長期保存必要文書。五、公司規(guī)章制度由行政管理部永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第七節(jié) 檔案資料調(diào)閱一、因工作需要調(diào)閱檔案資料時，按以下辦理手續(xù)：1調(diào)閱部門內(nèi)文檔：一般資料，由資料保管人決定；部門內(nèi)機要資料有部門經(jīng)理 批準；機密級以上資料由總經(jīng)理批準2、調(diào)閱部門間文檔資料：普通文檔填寫登記表部門經(jīng)理批準調(diào)閱； 機要資料填寫檔案資料調(diào)閱申請表，并經(jīng)行政管理部核準后方可調(diào)閱； 絕密級以上資料經(jīng)總經(jīng)理核準。3、調(diào)閱檔案室文檔資料：普通文檔填寫登記冊調(diào)閱；機要資料須填寫檔案資料

29、 調(diào)閱申請表，并經(jīng)行政管理部核準后方可調(diào)閱；絕密級以上資料經(jīng)總經(jīng)理核準。4、文檔使用分為：調(diào)閱：閱讀、查看復制：復印、電子文檔拷貝外借：原件借出辦事二、調(diào)檔人必須是檔案資料調(diào)閱申請表里注明的查閱人。三、檔案資料調(diào)閱申請表由檔案資料管理人員留存?zhèn)洳?。四、檔案資料借閱時間最長不超過 8個工作時。五、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。檔案資料調(diào)閱申請表見附件：檔案資料調(diào)閱申請表第八節(jié) 檔案資料銷毀一、超過保存期，且無保存價值的檔案資料應(yīng)銷毀。二、需銷毀的檔案資料由保管部門填報檔案資料銷毀申請表，經(jīng)相應(yīng)核準人核準 后方可銷毀。三、部門內(nèi)部檔案資料由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案資料由總經(jīng)

30、理核準銷毀；其 余檔案資料由行政管理部經(jīng)理核準銷毀。四、銷毀檔案資料須兩人以上人員共同完成，行政管理部指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫檔案資料銷毀登記表。五、檔案資料銷毀每年進行一次，即每年的1月。六、檔案資料銷毀申請表、檔案資料銷毀登記表各一式二份，申請部門一份， 行政管理部一份。檔案資料銷毀申請表及銷毀登記表見附件：檔案資料銷毀申請表、檔案資料銷 毀登記表第九節(jié) 文檔資料分類、定級、保管、移交、調(diào)閱等諸事項的標準見文檔管理目錄 及授權(quán)標準第八章印信管理規(guī)定根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法 權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定印信管理制度。第一節(jié)印信的種類和使用規(guī)

31、定一、印信分類1、印鑒：公司向主管機關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。2、名章印鑒：刻有總經(jīng)理簽名的印章，一般為特定用途。3、部門章：刻有公司部門名稱的印章。4、職銜簽字章：刻有經(jīng)理/總經(jīng)理職銜及簽名的印信（可用簽名代替）。5、其他功能章：刻有特殊事項完成的印章二、印信的使用規(guī)定 1、對公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務(wù)、金 融等機構(gòu)以公司名義的行文，蓋總經(jīng)理職銜簽字章、公司印章。2、以公司名義對外核發(fā)的證明文件， 及各類規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名的， 蓋 總經(jīng)理職銜簽字章、公司印章。不署名的蓋公司印章。3、以公司名義與各方廠商、客戶簽定的合同、協(xié)議、意

32、向書等蓋公司印章、經(jīng)辦人 職銜簽字章。4、以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名者， 蓋部門章、經(jīng)理職銜簽字章。5、 各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責范圍內(nèi)及對于公民營事業(yè)、民間機構(gòu)、個人的行文以及 收發(fā)文件時，蓋部門章。6完成特殊事項：如驗收入庫、圖書登記、公文郵件收發(fā)等蓋該項功能完成章。7、財務(wù)事項蓋財務(wù)印鑒、名章印鑒。第二節(jié)印信的監(jiān)印及蓋用一、印章監(jiān)印1總經(jīng)理名章印鑒由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。2、總經(jīng)理職銜簽字章由總經(jīng)理核定監(jiān)印人員。3、公司印章由行政管理部主管為監(jiān)印人員。3、經(jīng)理職銜簽字章及部門章由經(jīng)理指定監(jiān)印人員。4、功能章由功能執(zhí)行人為監(jiān)印人員二、印信蓋用1

33、需用印時，經(jīng)辦人應(yīng)先填寫"用印申請表"，經(jīng)審核職能主管核準后，連同經(jīng)審 核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。1 監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于"用印申請表上"上加蓋用印樣式' 第三節(jié)印信制作與管理一、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請，公司領(lǐng)導批準后，由行政管理部 統(tǒng)一辦理。印章刻好后由行政管理部辦理印章登記手續(xù)，填寫印章管理登記表 備案并留好印章樣圖。二、總經(jīng)理通過授權(quán)賦予一些部門對其部門（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由 被授權(quán)部門在行政管理部簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。三、各部門在使用印章時應(yīng)嚴格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。四、各種印信

34、由監(jiān)印人負責保管，如有遺失或誤用情事，由監(jiān)印人全權(quán)負責。五、公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請，并經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后方可借走，借用時須填寫印章管理登記表，在登記簿上簽字。原則上借出的印章當天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負 責人全權(quán)負責。六、監(jiān)印人對未經(jīng)判行文件，不得擅自用印，違者受處。七、印信遺失時除立即向上級報備外，并應(yīng)依法公告作廢。第九章證照管理制度一、公司證照由行政管理部指定專人統(tǒng)一管理。二、證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證、經(jīng)營許可證等等。三、證照的使用包括借用、復印等。四

35、、證照使用必須填寫證照使用申請單。五、證照借用程序：借用人申請一部門負責人復核一行政管理部核準一辦理借用手續(xù)一歸還借用完畢 后，應(yīng)在時限內(nèi)歸還證照保管人。六、證照復印程序：借用人申請f部門負責人復核f行政管理部核準f辦理復印手續(xù)f歸還 如證照復印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。七、如需使用原件，則須總經(jīng)理核準。八、證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。第十章證明函管理制度一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書、其他證明等。二、公司證明函由行政管理部指定專人統(tǒng)一管理。三、使用證明函必須經(jīng)部門經(jīng)理核準后方可。四、法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)總經(jīng)理核準。五、嚴禁開出空白證明函或

36、外借證明函。六、證明函開出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導 匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還行政管 理部。第十一章保密制度為保障公司的合法權(quán)益不受到侵犯，維護公司正常經(jīng)營管理秩序，特制定本制度 1公司密級設(shè)定：絕密：一旦泄密會使公司利益遭受特別嚴重的損害；調(diào)閱批準級別總經(jīng)理 機密：一旦泄密會使公司利益遭受嚴重的損害 調(diào)閱批準級行政管理部經(jīng)理 秘密：一旦泄密會使公司利益遭受較大的損害 ；部門內(nèi)調(diào)閱批準級部門經(jīng)理部門間調(diào)閱批準級行政管理部經(jīng)理內(nèi)部資料:一旦泄密會使公司利益遭受一般損害；調(diào)閱批準級部門經(jīng)理；公開資料:制作和保管人2、密級設(shè)定及

37、調(diào)閱權(quán)限說明1）未享有調(diào)閱權(quán)限但因工作需要必須獲取的信息的按密級標準申請批準；2）技術(shù)部內(nèi)部資料交流必須事先通過部門經(jīng)理批準；3、信息保密等級確立：1）行政管理部劃分確立各類文件資料及信息、檔案文件（包括電子文檔）產(chǎn)品 或材料的密級報公司領(lǐng)導批準；2）生產(chǎn)計劃部劃分確立各類產(chǎn)品或材料的密級報公司領(lǐng)導批準；3 ）技術(shù)部劃分確立各類產(chǎn)品或材料的密級報公司領(lǐng)導批準；4）后續(xù)新增資料有必要定級的，由文件產(chǎn)生部門提出定級標準，并報請公司領(lǐng) 導批準，確立后在文件右上角注明；凡確立為保密材料（包括物資）的電子文檔與 文本文檔同級別管理。3、密級變更及解密：1）因工作需要或環(huán)境變化，需要變更密級的，由原產(chǎn)生秘

38、密件部門或行政主管 提出申請，交公司領(lǐng)導批準變更，或由公司領(lǐng)導直接變更。2）對尚在保密期的文件事項，因工作需要或環(huán)境變化，需公開但不損害公司利益 的，由原產(chǎn)生部門或行政部門主管提出申請，交公司領(lǐng)導批準解密，或由公司領(lǐng)導直 接解密。3 ）保密期滿，除要求繼續(xù)保密事項外，自行解密。4、保密管理1） 各部門落實專人負責保管保密材料（包括物資），各崗位產(chǎn)生的或使用的保 密材料（包括物資）本崗位即保密責任人。2）部門對自己部門的保密材料（包括物資）須專人專門登記入冊，定期清查， 防止丟失和錯漏。3）按劃定的傳閱/接觸保密材料（包括物資）范圍保管和應(yīng)用保密資料，不得 自行擴大。利用公司內(nèi)網(wǎng)傳輸文件應(yīng)嚴格注

39、意密級的控制。一旦泄密原密件保管人 承擔全部責任4 ）保密材料（包括物資）不得私自復制，復印件視同原件管理，復制過程中的 廢件立即銷毀。5）保密材料（包括物資）嚴格按指定份數(shù)打印，不得擅自多印多留。打印/試制過程中形成的廢頁、廢件應(yīng)及時銷毀或破壞，重要文件必須使用碎紙機。6）外出攜帶保密材料（包括物資），要經(jīng)領(lǐng)導批準。7）利用公司內(nèi)網(wǎng)打印文件或做其他文件處理時要嚴格注意保密與善后。5、保密紀律1）不該說的話，不要說；2）不該問的事，不要問；3 ）不該看的文件，不要看；4 ）不該記（攝、錄）的事，不要記（攝、錄）5 ）不得擅自攜帶密件外出；6 ）不得在公共場合談?wù)摴久孛埽? ）不得在私人通信中

40、涉及公司秘密；8 ）不在不利于保密的地方放置密件；9）不的隨便丟棄密件，銷毀密件要徹底；10）不得利用公司電話、明碼電報、以及郵局辦理秘密事項；11）發(fā)現(xiàn)泄密及時報告，采取補救措施，避免或減輕損害；12）當客人問及公司秘密，應(yīng)予以婉拒、避談。13）部門泄密部門經(jīng)理為責任人。違反保密紀律而泄密不論是否立即產(chǎn)生損害均按照獎懲條例記過處理第十二章財務(wù)報銷管理規(guī)定一、報銷基本規(guī)定1、報銷時間公司規(guī)定每周四為審核、批準日，每周五為出納報銷日；逾期推遲到下周。2、報銷流程1）報銷人持審批過的預(yù)算批準報告、票據(jù)表單，粘貼、填寫清楚的報銷單據(jù)交 直接主管審批；2）直接主管審批確認出差事實，無誤后交財務(wù)出納審批

41、；3）財務(wù)出納核對出差天數(shù)、標準額度，審批無誤后交副總；審批不符合標準的 退回給報銷人；3、報銷單據(jù)要求所有報銷原始憑據(jù)必須符合國家發(fā)票管理制度及會計管理制度原始單據(jù)填制規(guī) 定填制：1）填寫完整、字跡清楚；2）大小寫完整清晰；3）具臺頭落款、合法印章；4）業(yè)務(wù)內(nèi)容與發(fā)票內(nèi)容一致；5）規(guī)定復寫必須復寫，凡有涂改之原始憑證一律無效；6）白條不允許報銷4、所有報銷憑證，必須規(guī)范粘貼填寫：1）左上角（對齊直角）粘貼在請款報銷憑證之后，憑證粘死部分不要太多，以免復 核不便。2）報銷憑證必須字跡清晰，各項目填寫完整。3）大小寫填寫完整，不許涂改，如不相符，從低報支。4）各授權(quán)簽署人簽署完整。不符上述要求之

42、報銷憑證，行政部、出納均有權(quán)不予受理。二、簽字職責報銷人簽字：確認費用支出明細財務(wù)：檢查表單粘貼是否合理、合法、數(shù)據(jù)是否正確、粘貼是否規(guī)范直接主管：檢查特殊支出情況三、報銷標準淅江思揚信息工程有眼公司1、出差住宿標準副總：300元以內(nèi)部門經(jīng)理級：200元以內(nèi)主管150元以內(nèi)一般人員：100元以內(nèi)北京 上海 廣州的員工住宿可根據(jù)當?shù)匚飪r進行適當調(diào)整。特殊情況需要超過標準，由上一級主管批準此標準的執(zhí)行按以下方式進行：1）一般出差前，由文秘進行目的地的房間預(yù)訂，出差人員按文秘預(yù)訂的酒店入 住，并按文秘談妥的價格支付房費，開具住宿費，費用報銷時，文秘出具酒店預(yù)訂 價格表給財務(wù)，進行申核確認。2）特殊出

43、差任務(wù)，無法在事先進行房間預(yù)訂的，則在指定的費用控制范圍內(nèi)， 自行由出差人入住，并開具實際票額（必須有單價、天數(shù)），進行報銷。3）同性別二人出差，住宿標準則按最咼職務(wù)的人員標準而定，不允許累計。4）入住賓館市話費、上網(wǎng)費需另外計費的，則按實際支出進行報銷，長途電話 不給予報銷。2、差旅補貼1）辦事處和分公司之間的調(diào)配不算出差。2）員工出差按30元/人，或按實際的餐飲支出進行報銷，但報銷總額仍不得超 出30元/人/天的標準。3、交通標準1）一般出差，以汽車和火車為主?；疖囓嚦淘?小時內(nèi)，提供普通座位票，夜間乘車（19: 00以后）超出5小時, 購買硬臥票，若因特殊情況不購買硬臥票，則按臥鋪票的

44、70%介格扣除硬座價格為 不買臥鋪補貼。2）部門經(jīng)理級出差，跨省可選擇飛機出行，但事先應(yīng)獲上級主管批準。3）一般人員出差，若工作確需坐飛機，由副總審批后執(zhí)行；其他部門由總經(jīng)理 批準。一般不允許乘坐軟臥，因出現(xiàn)特別情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。4）出差外地市內(nèi)交通員工根據(jù)當?shù)靥峁┑慕煌üぞ哌M行報銷，報銷額度不得超出100元/天的標準（每張票據(jù)后應(yīng)附乘座辦事的目的說明）。若兩位以上員工到同一地點出差，交通補貼不允許直接按人數(shù)累計，如確實分頭辦事的應(yīng)附清單加以說明。交通規(guī)定處理出差事先均應(yīng)獲得上級主管的批準，填寫出差申請，寫明預(yù)算費用；批準書交財務(wù)審核費用標準后方可預(yù)先借支或辦理報銷5 ）本地市內(nèi)交通費員工因

45、特殊情況外出辦事根據(jù)需要乘坐出租車， 在費用報銷時需特別說明，特殊 理由如下： 攜帶較重或較大體積的物品； 交通不便，沒有公交車可以到達，或需要轉(zhuǎn)車兩次以上； 時間特別緊急，乘坐公交車確定無法完成任務(wù)； 身體狀況不好，又確實需要外出辦事。 從杭州出差或外地回杭州出發(fā)和到達時間在早7： 30分之前，晚9： 30分之后的允許乘坐出租車（加班照此辦理）。4、招待費涉及公司業(yè)務(wù)招待費用，按以下標準實行：業(yè)務(wù)招待費實行事先審批制，包括書面報批、口頭報批兩種形式；1）員工涉及業(yè)務(wù)招待費用，需向上級報批；單次費用在 50元/人均 單次200 元以下的，部門經(jīng)理直接審批即可；超出 50元/人單次200元以上，

46、需再向上級請 示后執(zhí)行；2）般業(yè)務(wù)往來之客戶均應(yīng)在公司用工作餐；較重要的客戶招待費用可適當放寬，但員工請客必須得到部門經(jīng)理批準，部門經(jīng)理請客必須得到總經(jīng)理/副總的批準。特殊的重要客戶如可能超標，應(yīng)事先將原因說明清楚。3）注意事項業(yè)務(wù)招待費用申請/報銷應(yīng)寫明時間、地點、客戶名稱、人次等相關(guān)事項。應(yīng)酬招待費用由參與員工中職位最高的人員提出報銷。如遇臨時決定之應(yīng)酬，均應(yīng)事先口頭向上級請示，事后報銷時寫明時間、地點、 客戶名稱、人次等相關(guān)事項。5、借款出差借款人回公司后在當期報銷日內(nèi)完成報銷，當月的借款在當月內(nèi)報銷。女口 特殊情況當月不能報銷的，經(jīng)財務(wù)批準推遲到下月。四、個辦事處費用的申請1）各辦事處

47、由部門負責人填寫費用申請表教于總公司財務(wù)2）總公司財務(wù)核實、總經(jīng)理批準后資金匯出3）各辦事處在申請下次資金時必須將前一次的賬目及相關(guān)憑證傳至/寄至總公司財務(wù)第十三章員工獎懲管理制度該制度執(zhí)行中有以下說明：1）處罰的責任人是上級主管，如上級主管不加以處理，則其本身接受處理；2 ）一件事情的發(fā)生由多人導致或涉及部門整體，而部門主管不能加以區(qū)分處 理，提出辦法的則處罰部門主管。3）部門主管暫時不確定的部門發(fā)生問題，則由辦公室處理。一、員工激勵條例遵紀守規(guī)，模范帶頭。事事以集體利益為重。遵循本人崗位職責要求，努力作好工作成績優(yōu)秀。每次培訓學習成績突出。在培訓考核中成績突出，需要保送學習，考察或培訓。在

48、企業(yè)管理方面有創(chuàng)新理念，并取得成績。在團隊建設(shè)方面有卓著成績。二、處罰條例1）處罰的分類過失等級及處理方式： 輕微行為過失：直接經(jīng)理向員工提出口頭/書面警告，旨在給當事人提供一個 立即改正錯誤的機會，如有經(jīng)濟損失需賠償。 行為過失：直接/上級經(jīng)理向員工發(fā)出書面警告，在給予這種處分的同時或其 后，還可以考慮這樣幾種措施：不予加薪/罰款/減薪/降級，直接主管經(jīng)理有權(quán)作出 這類處分。如有經(jīng)濟損失需賠償。 一次重大行為過失：直接/上級經(jīng)理向員工發(fā)出最后書面警告，員工可能罰款 /停職/降薪/解除勞動合同/以待進一步調(diào)查。如有經(jīng)濟損失需賠償。 一次嚴重觸犯法紀：員工應(yīng)被立即罰款、解雇，其勞動合同同時解除，如有 經(jīng)濟損失需賠償。在采取違紀處分前應(yīng)確認事實并準許員工就有關(guān)事件進行解釋 處罰與經(jīng)濟相關(guān)標準罰款處分一次在10500元內(nèi)執(zhí)行。財產(chǎn)損失過失視情節(jié)輕重實際損失的 10100%勺范圍（可與其他經(jīng)濟措施并行處理）；減薪處分一律在本人工資總額的10%£圍以上實行，實行時間視具體情況而定。 降級處分為：調(diào)離工作崗位、降低職位級別并降薪停止出勤處分，最長不超過90天，停止出勤期間停薪。懲罰解除勞動合同為無預(yù)告期，即不須支付提前解雇的補償金。二、行為過失標準1、輕微行為過失1）屢行職責方面的輕微過失，如：對一些與日常工作職責、辦公室規(guī)章制度輕微疏忽；沒按照制度規(guī)定或指示就工作所需的任