文件管理辦法(新修改)

1、附件一：文件管理辦法第一章文件管理的目的第一條為了使公司的文件管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，提高公司各部門(mén)草擬文件的質(zhì)量，強(qiáng)化文件學(xué)習(xí)、執(zhí)行的力度，加強(qiáng)公司文件的嚴(yán)肅性和保密性，特制定本辦法。第二章文件的種類(lèi)公司的文件是公司在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)董事會(huì)的方針、政策，發(fā)布行政規(guī)范和規(guī)章制度，施行行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第二條 公司文件的種類(lèi)包括以下八種一、通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)部門(mén)的文件，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門(mén)和不相屬部門(mén)的文件；發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)要求下級(jí)部門(mén)執(zhí)行或有關(guān)單位周知的事項(xiàng)，任免和聘用領(lǐng)導(dǎo)。二、通報(bào)適用于表

2、彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。三、決定適用于對(duì)重大事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排。四、指示適用于對(duì)下級(jí)部門(mén)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原1則。五、報(bào)告適用于向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)上級(jí)部門(mén)的詢問(wèn)。六、請(qǐng)示適用于向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求指示，獲得批準(zhǔn)。七、批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)部門(mén)請(qǐng)示的事項(xiàng)。八、會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章文件格式第三條文件的格式、字體、字號(hào)、用紙等以本文件為準(zhǔn)。第四條文件由發(fā)文機(jī)構(gòu)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)構(gòu)、印發(fā)機(jī)構(gòu)、印發(fā)時(shí)間、學(xué)習(xí)范圍、秘密等級(jí)、緊急程度等部分構(gòu)成。一、發(fā)文機(jī)構(gòu)

3、應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；聯(lián)合行文，主辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)排列在前。二、發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)，聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦機(jī)構(gòu)發(fā)文字號(hào)。三、文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容，標(biāo)明文件種類(lèi)，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一2般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。四、文件如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后注明附件順序和名稱(chēng)。五、文件除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)構(gòu)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的文件，聯(lián)合發(fā)文機(jī)構(gòu)都應(yīng)加蓋印章。六、成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。七、文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，主題詞只用簡(jiǎn)短的幾組詞概括文件的主要內(nèi)容。八、文件的印發(fā)數(shù)量、學(xué)習(xí)范圍同文件秘密等級(jí)

4、相關(guān)，應(yīng)按照簽發(fā)文稿紙中的要求填寫(xiě)。九、文字從左至右橫寫(xiě)橫排。第五條文件用紙為A4開(kāi)型（長(zhǎng)210毫米，寬297毫米）52G紙。第六條公司文件一律用公司統(tǒng)一文頭紙（見(jiàn)附件一），發(fā)文號(hào)用3號(hào)仿宋體，標(biāo)題用2號(hào)黑體，主題詞用小2號(hào)黑體。第七條公司文件正文用小2號(hào)仿宋體，每頁(yè)26行，行間距磅值為25.8（特殊情況可調(diào)整），每行26字，字間距為標(biāo)準(zhǔn)字間距（特殊情況可調(diào)整）；文件附表高235毫米、寬162毫米。第八條裝訂文件的左側(cè)，在上下三分之一處共訂兩3處訂書(shū)釘，訂書(shū)釘距左邊距離為10毫米至15毫米。第九條留檔文件要有公司經(jīng)理簽署“同意簽發(fā)”字樣的簽發(fā)文稿紙（見(jiàn)附件二）及原文，傳閱文件要附文件傳閱簽名表

5、（見(jiàn)附件三）。第四章文件辦理第十條文件辦理分為收文和發(fā)文，收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。第十一條文件的擬訂一、公司內(nèi)部管理制度由公司綜合辦根據(jù)實(shí)際工作需要統(tǒng)一擬稿。在簽發(fā)稿紙簽寫(xiě)主辦單位及擬稿人。二、各有關(guān)部門(mén)在擬定文件時(shí)，要嚴(yán)格按照本辦法所規(guī)定的格式進(jìn)行擬訂，文件中要避免低維錯(cuò)誤（如格式不規(guī)范、錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤等），文件的草稿要經(jīng)綜合辦主任簽字后方可提交公司執(zhí)行經(jīng)理。三、征求意見(jiàn)稿擬稿后，要召集有關(guān)人員討論補(bǔ)充，并標(biāo)注意見(jiàn)。四、會(huì)簽公司基本文件在經(jīng)董

6、事會(huì)討論通過(guò)后，參加討論的人員要在簽發(fā)文稿紙“核稿與會(huì)簽”欄簽字。五、校對(duì)4會(huì)簽后文稿要綜合辦主任進(jìn)行校對(duì)。六、復(fù)核文件經(jīng)公司綜合辦秘書(shū)校對(duì)后報(bào)綜合辦主任復(fù)核。第十二條文稿質(zhì)量的控制一、各部門(mén)在向上級(jí)上報(bào)文件草稿時(shí)，要填寫(xiě)文稿差錯(cuò)統(tǒng)計(jì)表（見(jiàn)附件四）。二、文稿差錯(cuò)以頁(yè)為單位計(jì)算，一頁(yè)文稿上不管有多少處差錯(cuò)都按一頁(yè)計(jì)算，文稿差錯(cuò)率等于有差錯(cuò)的文稿頁(yè)數(shù)除以上報(bào)文稿的總頁(yè)數(shù)。三、公司各部門(mén)的文稿差錯(cuò)頁(yè)數(shù)每月不得超過(guò)四頁(yè)，文稿差錯(cuò)率不得超過(guò)百分之四。四、文稿差錯(cuò)的考評(píng)采取逐級(jí)的原則，從上到下依次為董事長(zhǎng)、執(zhí)行經(jīng)理、總監(jiān)、子公司經(jīng)理、助理經(jīng)理、商品部經(jīng)理和店長(zhǎng)。第十三條文件的簽發(fā)公司制定的具體規(guī)章制度，為

7、使公司全體員工周知而下發(fā)的通知、通報(bào)等普通文件由公司經(jīng)理簽發(fā)；公司制定的基本管理制度由董事長(zhǎng)及董事、監(jiān)事會(huì)簽后，由公司經(jīng)理簽發(fā)。文件經(jīng)公司經(jīng)理審核同意并在簽發(fā)文稿紙上簽署“同意印發(fā)”并簽名后，由公司綜合辦打印出臺(tái)。文件的出臺(tái)應(yīng)注明文件的印發(fā)份數(shù)、簽發(fā)單位及簽發(fā)時(shí)間。第五章文件的保管和學(xué)習(xí)第十四條文件的發(fā)放5公司文件的發(fā)放工作由公司綜合辦主任主管，應(yīng)自文件簽發(fā)之日起5日內(nèi)發(fā)放完畢。各部門(mén)在收到文件時(shí)，由接收人在文件發(fā)放登記表（見(jiàn)附件五）上簽名，標(biāo)注接收文件日期；若文件需要轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)發(fā)人及接收人需在文件轉(zhuǎn)發(fā)登記表（見(jiàn)附件六）上簽名，并標(biāo)明轉(zhuǎn)發(fā)及接收文件日期。第十五條公司文件的管理工作由公司綜合辦主管

8、，公司綜合辦要對(duì)各部門(mén)文件的管理、執(zhí)行情況定期檢查。各子公司經(jīng)理辦是本部門(mén)的文件管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)文件的管理、學(xué)習(xí)、傳閱等工作。第十六條文件要求在規(guī)定的范圍內(nèi)學(xué)習(xí)，否則視為泄密，學(xué)習(xí)的形式以集中學(xué)習(xí)和傳閱、借閱等為主。一、公司執(zhí)行經(jīng)理、三購(gòu)銷(xiāo)子公司經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)的文件學(xué)習(xí)工作，新文件應(yīng)在下發(fā)之日起5日內(nèi)組織學(xué)習(xí)完畢。二、兩個(gè)銷(xiāo)售子公司的下屬門(mén)店文件的學(xué)習(xí)工作，新文件應(yīng)在自簽收之日起10日內(nèi)組織學(xué)習(xí)完畢。三、一般情況下，文件應(yīng)利用晨會(huì)時(shí)間學(xué)習(xí)，特殊情況下，組織者應(yīng)及時(shí)安排其他時(shí)間組織學(xué)習(xí)。四、員工參加學(xué)習(xí)后要在文件傳閱簽名表上簽字。五、因故未參加文件學(xué)習(xí)的員工，由直接上級(jí)負(fù)責(zé)其正常上崗后三個(gè)

9、工作日內(nèi)傳達(dá)文件內(nèi)容。六、需要查閱、借閱文件的員工經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，6方可查閱、借閱。借閱要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)文件借閱登記表（見(jiàn)附件七）。七、文件的借閱將根據(jù)具體情況限定歸還期限，文件借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如因特殊情況需延期，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，辦理續(xù)借手續(xù)后，方可續(xù)借。第十七條公司綜合辦每月對(duì)各部門(mén)文件的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行抽查，并將抽查結(jié)果上報(bào)公司執(zhí)行經(jīng)理。文件學(xué)習(xí)情況抽查記錄表（見(jiàn)附件八）。第六章文件的傳遞第十八條為保證公司文件安全、及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞，公司各部門(mén)均設(shè)專(zhuān)職文件收發(fā)員，由各部門(mén)指定人員擔(dān)任。第十九條專(zhuān)職文件收發(fā)員分部門(mén)固定收發(fā)員和中轉(zhuǎn)收發(fā)員。兩個(gè)銷(xiāo)售子公司的固定收發(fā)員由行政助理

10、經(jīng)理?yè)?dān)任；中轉(zhuǎn)收發(fā)員由倉(cāng)儲(chǔ)配送部送貨車(chē)司機(jī)擔(dān)任；各門(mén)店的固定收發(fā)員由各門(mén)店店長(zhǎng)擔(dān)任。配送中心的固定收發(fā)員和中轉(zhuǎn)收發(fā)員均由配送中心經(jīng)理辦主任擔(dān)任。公司綜合辦的固定收發(fā)員和中轉(zhuǎn)收發(fā)員均由公司綜合辦主任擔(dān)任。第二十條公司綜合辦有需要往銷(xiāo)售子公司或門(mén)店傳遞的文件，由公司綜合辦秘書(shū)交給送貨車(chē)司機(jī)，由送貨車(chē)司機(jī)在文件轉(zhuǎn)發(fā)登記表上簽字后，在送貨時(shí)傳送給銷(xiāo)售子公司或門(mén)店的固定文件收發(fā)員。第二十一條銷(xiāo)售子公司和各門(mén)店有需要傳送的文件，在送貨車(chē)送貨時(shí)，直接交給送貨車(chē)司機(jī)，由送貨車(chē)司7機(jī)傳回。第二十二條中轉(zhuǎn)收發(fā)員要及時(shí)地傳送收到的文件，不得延誤。第二十三條為了完善文件收發(fā)手續(xù)，明確責(zé)任，文件收發(fā)員要備有文件傳遞記錄

11、簿（見(jiàn)附件九），收發(fā)文件時(shí)要詳細(xì)填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。第二十四條公司綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)此項(xiàng)工作的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并定期對(duì)文件收發(fā)記錄和文件的保管情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)無(wú)特殊原因而耽誤傳送或?qū)ξ募芾聿簧频?，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。第七章文件的立卷、歸檔和銷(xiāo)毀第二十五條文件管理工作必須做到安全、及時(shí)、準(zhǔn)確，公司文件由公司綜合辦統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。第二十六條文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件草擬稿、正本的有關(guān)材料整理立卷。第二十七條文件的歸檔應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本公司的主要工作情況，以便于保管和使用。第二十八條公司綜合辦每年度末要對(duì)公司下

12、發(fā)的文件進(jìn)行一次清查。發(fā)給各部門(mén)的文件由公司綜合辦收回后進(jìn)行分類(lèi)整理，將廢止的文件銷(xiāo)毀，將仍在執(zhí)行的文件在每年1月20日前裝訂成冊(cè)下發(fā)給各部門(mén)留存。8第二十九條沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的文件，經(jīng)過(guò)鑒別，經(jīng)公司執(zhí)行經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密文件，應(yīng)當(dāng)?shù)怯?，并由兩人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。在銷(xiāo)毀文件時(shí)要填寫(xiě)文件銷(xiāo)毀記錄表（見(jiàn)附件十）。第八章文件的保密第三十條為了防止公司文件的外泄對(duì)公司造成不必要的損失，公司的文件要嚴(yán)格保密。第三十一條公司綜合辦印發(fā)的文件，經(jīng)密封后傳遞給有關(guān)部門(mén)固定文件收發(fā)員，各部門(mén)固定文件收發(fā)員要認(rèn)真檢查所收到的文件密封是否良好，并詳細(xì)填寫(xiě)文件收發(fā)登記表。第三十二條公司各部門(mén)

13、的文件要由固定文件收發(fā)員派專(zhuān)人妥善保管。更換人員要嚴(yán)格辦理文件交接手續(xù)，發(fā)現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象，要及時(shí)向公司綜合辦匯報(bào)。第三十三條公司文件不得復(fù)印。如特殊情況需要復(fù)印時(shí)，需經(jīng)綜合辦主任簽字同意后，并加蓋公司公章，方可視同正式文件使用。第三十四條公司員工對(duì)文件規(guī)定的學(xué)習(xí)范圍之外的人員不得泄漏公司文件的內(nèi)容，要嚴(yán)格保守公司的機(jī)密。第九章罰則第三十五條對(duì)于文稿差錯(cuò)率超標(biāo)的處罰公司各部門(mén)上交給上級(jí)部門(mén)的文稿，如果文稿差錯(cuò)超過(guò)公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，則給予文稿上交人當(dāng)月記1分警告處分。9第三十六條對(duì)未按時(shí)下發(fā)文件的處罰公司綜合辦在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)應(yīng)及時(shí)下發(fā)文件，對(duì)于未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)下發(fā)文件，每延期一天給予直接責(zé)任人每天10

14、元的罰款，每筆罰款以50元為限。第三十七條對(duì)未按時(shí)學(xué)習(xí)文件的處罰文件下發(fā)后，各部門(mén)要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)組織員工學(xué)習(xí)，對(duì)于未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)學(xué)習(xí)文件的部門(mén)，每延期一天給予直接責(zé)任人10元的罰款，每筆罰款以50元為限。第三十八條對(duì)借閱文件未按時(shí)歸還的處罰文件借閱后，借閱人未在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，也未辦理延期借閱手續(xù)，給予借閱人每延期一天10元的罰款，每筆罰款以50元為限。第三十九條對(duì)丟失文件的處罰各部門(mén)應(yīng)妥善對(duì)本部門(mén)的文件進(jìn)行管理和保存，文件不得丟失。如發(fā)生丟失文件事故，則視為事故，給予以下處罰：一、發(fā)生普通文件丟失事故，給予直接責(zé)任人每頁(yè)文件10元的罰款，每起事故罰款以300元為限；給予領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人與直

15、接責(zé)任人同樣的處罰。二、發(fā)生秘密文件丟失事故，給予直接責(zé)任人每頁(yè)文件20元的罰款，每起事故罰款以500元為限；給予領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人與直接責(zé)任人同樣的處罰。三、發(fā)生文件丟失事故，未給公司造成經(jīng)濟(jì)損失和名10譽(yù)損失的，同進(jìn)給予直接責(zé)任人警告處分。四、發(fā)生文件丟失事故，給公司造成了經(jīng)濟(jì)損失及名譽(yù)損失的，除上述處罰外，同進(jìn)給予直接責(zé)任人和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人降級(jí)、降職等行政處罰。第四十條對(duì)泄漏文件機(jī)密的處罰對(duì)于泄漏文件秘密的，一經(jīng)確認(rèn)，無(wú)論是否給公司造成損失，給予直接責(zé)任人記分警告處分。對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的，同進(jìn)給予直接責(zé)任人和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人降級(jí)、降職的行政處罰。第十章附則第四十一條本辦法的解釋權(quán)歸董事會(huì)第四十二條本辦法自2010年6月1日起施行。11附件目錄：1、烏海市奧林超市有限公司文件文頭紙2、烏海市奧林超市有限公司簽發(fā)文稿紙3、文件傳閱簽名表4、文稿差錯(cuò)統(tǒng)計(jì)表5、文件發(fā)放登記表6、文件轉(zhuǎn)發(fā)登記表7、文件借閱登記表8、文件學(xué)習(xí)情況抽查記錄表9、文件傳遞記錄簿10、文件銷(xiāo)毀記錄表12附件三：文件傳閱簽名表簽名時(shí)間簽名時(shí)間簽名時(shí)間簽名時(shí)間13附件四：文稿差錯(cuò)統(tǒng)計(jì)表上交部門(mén)：負(fù)責(zé)人：統(tǒng)計(jì)區(qū)間自年月日至年月日序號(hào)上交時(shí)間文件簡(jiǎn)稱(chēng)文件頁(yè)數(shù)有差錯(cuò)頁(yè)數(shù)差錯(cuò)率責(zé)任人簽名統(tǒng)計(jì)人：14附件五：文件發(fā)放登記表文件號(hào)文件名發(fā)件方日期收件方部門(mén)收件人簽字日期抄報(bào)董事會(huì)抄送配送中心銀