文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1、文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1.0目的規(guī)范文件分類(lèi)、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。2.0適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門(mén)的文書(shū)管理工作。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有對(duì)外發(fā)文審批。3.2經(jīng)理負(fù)責(zé)日常文件的擬制與審核、用印管理。3.3各部門(mén)負(fù)責(zé)文件文號(hào)編制和文件打印，并派送、分發(fā)文件。3.6辦公室助理負(fù)責(zé)文件收集、歸檔、保管等工作。4.0程序要點(diǎn)4.1公文格式。4.1.1公文種類(lèi)。a、按有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書(shū)包括：命令、指令；決定(決議）；指示；公告、通告(布告）；通知；通報(bào)；請(qǐng)示；批復(fù)；函；會(huì)議紀(jì)要；計(jì)劃；總結(jié)。b、根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)，可引入以下文件類(lèi)別：一一上行文：請(qǐng)示、

2、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)；一一下行文：批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào)；一一平行文：函、會(huì)議紀(jì)要。4.1.2文件標(biāo)題：a) 行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類(lèi)別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀(guān)為原則;b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字，放在公文紙間隔線(xiàn)以下，文號(hào)上方居中位置。 4.1.3發(fā)文字號(hào)。簡(jiǎn)稱(chēng)文號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容。a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)。b)物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。一一 物業(yè)公司文號(hào)：*發(fā)XX X X X X *號(hào) 文件序號(hào) 發(fā)文日期，前兩位為年份 公司代號(hào)如:物發(fā)00043015號(hào)，是指物業(yè)管理公司2000年4月30日所發(fā)的公司第15個(gè)文件；物管發(fā)00112192號(hào)，是指

3、物業(yè)管理處2000年11月21日所發(fā)的管理處第 92 號(hào)文件。a)文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字，放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。b)公司文號(hào)由辦公室統(tǒng)一管理，管理處文號(hào)由管理處統(tǒng)一管理。4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度，用來(lái)確定公文發(fā)送方式及辦理速度：a) 普通文件不加注明；b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣；c)急件必須在文件的左上角位位置注明“急件”字樣；d)為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用2號(hào)宋體字。4.1.5主送機(jī)關(guān)。是指用來(lái)處理或答復(fù)公文中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān)：a)應(yīng)放在文號(hào)下方，正文之上，專(zhuān)行頂格.結(jié)尾用“冒號(hào)”；b)主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)

4、范圍大小依次排列，中間用“頓號(hào)”隔開(kāi)；c)根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用4號(hào)或小4號(hào)宋體字。4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問(wèn)題 以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：a)正文文字一律自左而右橫排；b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；c)正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致；4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明材料：a)如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的右上側(cè)，專(zhuān)行空兩格注明“附件： 乂乂乂”字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào)1、2、3末尾用分號(hào)，最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；b)要寫(xiě)明附件的全稱(chēng)；c)附件

5、字體與正文相間。4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名：a) 落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相當(dāng)于書(shū)信中具名的位置；b） 如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行“（此頁(yè)無(wú)正文)”字樣；c)落款字體與正文相同。4.1.9日期：a)一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期；b)會(huì)議通過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)會(huì)議通過(guò)的日期；c)重要的文件應(yīng)寫(xiě)簽發(fā)的日期；d)日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。4.1.10蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外）：a)蓋章應(yīng)在

6、公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行，由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記；b)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。4.1.11公文文尾。指落款以下的頁(yè)面部分，位于末頁(yè)下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容：a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用一直線(xiàn)分割以示區(qū)別；b)公文文尾字體與正文相同，另行頂格；c）抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫(xiě)抄報(bào)機(jī)關(guān)，再寫(xiě)抄送機(jī)關(guān)；d）印刷時(shí)間指開(kāi)印的時(shí)間，印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行，通常用兩條黑色橫線(xiàn)夾住，與版頭遙相呼應(yīng)；e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù)，位于底線(xiàn)的偏右側(cè)位置。4.2發(fā)文辦理

7、。包括交擬、擬議、撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。4.2.1交擬和擬議。a)經(jīng)理將撰寫(xiě)文書(shū)的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門(mén)或人員。b)擬稿人員接受任務(wù)后，對(duì)所要撰寫(xiě)的文書(shū)進(jìn)行醞釀和構(gòu)思：-深入領(lǐng)會(huì)意圖，掌握其精神實(shí)質(zhì)；-注意提煉觀(guān)點(diǎn)，選擇材料；-安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架；-如對(duì)原交擬意圖不清或需有重大修正時(shí)，須征得交擬人同意，不可擅自做主。4.2.2撰寫(xiě)和審核(正規(guī)文件須打印，一般情況下，由公司行政部或管理處公共事務(wù)部負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對(duì))。a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上，按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫(xiě)文稿，撰寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意：-不與國(guó)家法律、法規(guī)相違背；-把握各種文書(shū)的特點(diǎn)、規(guī)律

8、和寫(xiě)作方法；-堅(jiān)持觀(guān)點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。b)交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核：一一審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法；一一所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行；一一所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng)；一一主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng)；一一文字中的引語(yǔ)、事例、數(shù)字以及專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)是否正確。c)行政部經(jīng)理或管理處經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容：文稿體式和格式是否完備、規(guī)范；一一所用文種和名義是否恰當(dāng)；一一文件的密級(jí)和緊急程度是否恰當(dāng)；一一文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密，符合標(biāo)準(zhǔn)的，附上發(fā)文審批表交擬稿部門(mén)簽 署后報(bào)總經(jīng)理審批；不符合的退回?cái)M稿部門(mén)。4.2.3簽發(fā)：總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱

9、讀文稿，實(shí)事 求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意 的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還行政部或管理處重新撰寫(xiě)。4.2.4蓋章和發(fā)放：a)蓋章部門(mén)管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見(jiàn)加印： 一一總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章；一一蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章；一一須將蓋章文件至少保留一份存檔（對(duì)特殊約定的按約定處理)；一一對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)下作要迅速、準(zhǔn)確、安全：一一發(fā)文登記：由相關(guān)部門(mén)將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)送范圍 (包括：主送單位、抄報(bào)部門(mén)、抄送部門(mén))填寫(xiě)文件發(fā)放登記表；一一采

10、用快捷方式（電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件，并落實(shí)收到情況；一一將發(fā)放情況登記在文件發(fā)放登記表中；一一次年二月底將當(dāng)年的文件發(fā)放登記表與所發(fā)文件底稿移交相關(guān)人保管；重要文件接收方需簽收。4.3收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。4.3.1收拆。指文書(shū)的收進(jìn)和拆封。a)相關(guān)接收人或部門(mén)為收拆工作的部門(mén)。b)凡封套上寫(xiě)明給某人或某部門(mén)的由相關(guān)人或部門(mén)拆封；寫(xiě)明為具體部門(mén)或具體人收啟的信，由收信部門(mén)/人拆封，拆封時(shí)應(yīng)注意：-檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要做出必要的記載和及時(shí)處理；-取凈封內(nèi)的文件及附件，注意保持封套和文件的完好；-急件拆封后要立即登記分送，密

11、件一般交由部門(mén)負(fù)責(zé)人拆封。4.3.2登記。a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長(zhǎng)的公文，都要登記。b)以下文件無(wú)須進(jìn)行登記：一一各種無(wú)機(jī)密性的出版物；一一 一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料 一一告之性的廣告；一一事務(wù)性的便函等。c)文書(shū)管理人員(一般為指定人員)將文件登記在收文登記簿內(nèi)，內(nèi)容包括：總流水號(hào)、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文 日期、份數(shù)、處理情況、備注等，登記時(shí)應(yīng)注意：一一要將收到的文件編列總流水號(hào)，每年編一次；此編號(hào)應(yīng)與收文登記簿上的總流水號(hào)相同；一一需要辦復(fù)的文件，還要填寫(xiě)公文處理單，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理；一一字跡要清晰

12、整潔；一一及時(shí)登記，不錯(cuò)登、漏登、積壓。4.3.3 擬辦與批辦。a)擬辦是對(duì)收文如何處理提出初步意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核裁決：擬辦工作一般由主任或經(jīng)理辦理；如果來(lái)文內(nèi)容專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，也可以直接由相關(guān)部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員擬辦：一一擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來(lái)文，同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門(mén)的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況；一一擬辦意見(jiàn)要準(zhǔn)確恰當(dāng)，明確具體，切實(shí)可行，簡(jiǎn)明扼要；一一擬辦意見(jiàn)要填寫(xiě)在公文處理單的“擬辦”欄內(nèi)，并簽署姓名，寫(xiě)明日期。b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對(duì)擬辦意見(jiàn)作出的批示意見(jiàn)：一一屬公司文件的，由總經(jīng)理批辦；屬管理處文件的，由管理處經(jīng)理批辦；一一批辦意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)比擬辦意見(jiàn)更明確、具體、肯定；對(duì)擬辦意

13、見(jiàn)中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤剑瑧?yīng)加以補(bǔ)充和修改；一一要求幾個(gè)部門(mén)合辦的，應(yīng)指明由哪個(gè)部門(mén)牽頭主辦；需要傳閱的，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)出傳閱的對(duì)象和范圍；一一需要傳達(dá)貫徹的，應(yīng)寫(xiě)出由誰(shuí)傳達(dá)和傳達(dá)范圍；一一如果擬辦意見(jiàn)有兩種以上方案，批辦時(shí)應(yīng)有所裁決；-批辦意見(jiàn)應(yīng)寫(xiě)在公文處理單的“批辦”欄內(nèi)，并簽署姓名、日期。4.3.4承辦和傳閱。a)承辦是有關(guān)部門(mén)根據(jù)批辦意見(jiàn)對(duì)收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件；辦事是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容，如召開(kāi)會(huì)議、電話(huà)聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等：一一承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來(lái)文和批辦意見(jiàn)，有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理；一一屬本部門(mén)獨(dú)立承辦的，要及時(shí)認(rèn)真辦理，不能退倭、拖拉；一一由本部門(mén)牽頭主辦的，應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見(jiàn)，主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，整理、綜合協(xié)商意見(jiàn)，報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；一一承辦完畢，把承辦情況填寫(xiě)在公文處理單的“處理結(jié)果”欄內(nèi)，并簽署姓名及日期。b)傳閱工作一般由辦公室辦理：一一安排傳閱應(yīng)先主后次，對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)理應(yīng)優(yōu)先安排閱讀；一一傳閱范圍要適當(dāng)，不能隨意擴(kuò)大或縮小；一一各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與辦公室助理聯(lián)系，切不可在閱讀