檔案管理之我見

1、檔案管理之我見羅衛(wèi)佳（佳木斯技師學(xué)院，黑龍江 佳木斯154002）摘 要：檔案管理工作繁瑣、分散、零亂、質(zhì)雜、量大，它具有服務(wù)性、集中統(tǒng) 一性、真實(shí)性和保密的特點(diǎn)，對(duì)單位的正常工作開展、對(duì)整個(gè)社會(huì)不僅具有當(dāng)前 的現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史意義。當(dāng)前在不少單位中檔案管理工作存在 管理意識(shí)滯后，管理力量薄弱、管理水平不高，管理手段落后等問題，管好用好 檔案，對(duì)資源開發(fā)起著重要作用。木文分析了檔案管理工作中存在的問題并提出 對(duì)策。關(guān)鍵詞：檔案管理；意義；現(xiàn)狀；問題；對(duì)策1檔案管理工作的意義檔案管理是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，看似簡 單卻有著非常重要的性質(zhì)，它是利用科學(xué)的原則和

2、方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事 業(yè)服務(wù)，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必然條件，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量的必要條 件?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量一個(gè)單位部門工作業(yè)績與管理水平的重要尺度。 它為領(lǐng)導(dǎo)了解單位工作開展情況，調(diào)整工作思路，重大決策提供支持性的證據(jù), 它有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定單位取得的成果，為木單位或部門科學(xué)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí) 的基礎(chǔ)。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展，不斷提升單位 部門在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的影響力具有重要意義。2檔案管理的現(xiàn)狀隨著檔案管理受重視程度的大大提高，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、 更新，在實(shí)際工作中，檔案管理與社會(huì)的進(jìn)步，要求相比，讓然存在一些問題, 主要表現(xiàn)在庫房設(shè)

3、備不全、硬件條件差、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、檔案意識(shí)不強(qiáng)、經(jīng)費(fèi)不 足、管理模式呆板、宣傳不力、群眾參與意識(shí)薄弱、檔案工作人員素質(zhì)偏低、待 遇差和隊(duì)伍不穩(wěn)定等方面。3檔案管理工作中存在的問題3.1對(duì)檔案的重視程度不夠：長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo) 干部對(duì)檔案工作的工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，沒有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。 認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給 單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行 了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已 無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。3.2檔案管理不夠規(guī)范：目前，在一些大的企事

4、業(yè)單位或者是專業(yè)的檔 案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷 標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。3.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后：有些部門實(shí)行定編、 定崗，緊縮辦公人員，致使檔案人員處于地位不高、責(zé)任不輕、難度不小的地位， 嚴(yán)重影響了檔案工作的開展，有些人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的 重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案 收集意識(shí)淡薄。而口大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常 事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及吋整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。 管理

5、手段也較陳i口，調(diào)閱檔案吋都是采用原始的手工操作方式，直接影響到檔案 的完整與安全。3.4檔案檢索效率不高：在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔 案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編 制檢索工具中岀現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔 案工作服務(wù)質(zhì)量越高。3.5檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、 檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案 的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。4檔案管理工作的對(duì)策4.1提高檔案管

6、理人員素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣 化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管 理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法, 已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)-批既能掌 握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。作 為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本 要求，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科 學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資

7、源。4.2健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一， 規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案 管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作 性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度 的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng) 導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是 制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制 定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程 中，要做到有功必賞、有過必

8、罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。4.3增強(qiáng)檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，改 變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人 員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工 作者清處地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的 工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新 的新局面。4.4改進(jìn)和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的 功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi) 涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更

9、好地為單位服務(wù)。4.5利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐 富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞 動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。 一是人工立卷吋，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo) 準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的 產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模 擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷” 為單位吋案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印, 既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了 手工操作，提高了工作效率。更好的服務(wù)于社會(huì)。4.6做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。 檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服 務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是 衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充 分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。 參考文獻(xiàn)陳智為，鄧紹興，劉越南檔案管理學(xué)m第-版北京：中國人民大學(xué)出版