檔案管理改革地鐵工程

1、檔案管理改革地鐵工程一、信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理面臨的問(wèn)題（一）地鐵工程檔案的收集和歸檔不夠及時(shí)。地鐵工程檔案管理跟企事業(yè)單位一般的檔案管理不 同，地鐵工程檔案大多數(shù)是在建設(shè)施工過(guò)程中形成的，促使 其管理工作在文件材料收集到整理過(guò)程中存在很多不確定 的因素。從一條地鐵線路立項(xiàng)到竣工通常需要3-5年的時(shí)間, 參與地鐵工程建設(shè)的單位上百家，形成的文件材料內(nèi)容繁 雜、涉及專業(yè)多、涉及范圍廣等，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)遺漏。 當(dāng)下，大多數(shù)地鐵工程參建單位是在工程建設(shè)后期才會(huì)開(kāi)始 收集、整理文件材料，忽視檔案的及時(shí)收集工作，造成文件 遺失、原件少而復(fù)印件多，原始資料嚴(yán)重缺失等，導(dǎo)致檔案 管理工作存在不足。（

2、二）地鐵工程檔案的信息化程度偏低。信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代里，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)不斷普及，越來(lái)越 的文件在電腦上直接產(chǎn)生，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，在無(wú)紙化 辦公快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)檔案管理顯得低效、滯后，不 能滿足信息化環(huán)境下的檔案管理需求。地鐵工程眾多參建單 位在工期的限制下各口為陣，只在內(nèi)部使用一些工程建設(shè)管 理軟件，對(duì)外仍然使用紙質(zhì)文件，即便一些單位具備信息化 意識(shí)，也只是通過(guò)掃描把收集到的紙質(zhì)文件材料轉(zhuǎn)化成電子 文件的形式進(jìn)行保存。（三）地鐵工程檔案數(shù)據(jù)存在安全風(fēng)險(xiǎn)。在地鐵工程檔案管理的優(yōu)化過(guò)程中，面臨的安全風(fēng)險(xiǎn) 主要體現(xiàn)在兩方面：一是檔案管理系統(tǒng)存在安全問(wèn)題；二是 網(wǎng)絡(luò)上面臨安全問(wèn)題。地鐵工程檔案數(shù)據(jù)

3、安全的保障依靠的 主要技術(shù)需不斷升級(jí)，僅通過(guò)設(shè)置復(fù)雜的密碼、防火墻等手 段并不能全面地、長(zhǎng)久地確保數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的不 安全性當(dāng)下已經(jīng)成為制約地鐵工程檔案管理改革的最大障 礙之一。二、信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理的改革措施（一）堅(jiān)持地鐵工程建設(shè)跟工程檔案管理同步。地鐵工程文件材料沒(méi)能及時(shí)收集和歸檔是造成檔案管 理落后的主要原因之，而有效的解決措施之就是堅(jiān)持地 鐵工程建設(shè)跟i】程檔案管理的同步。例如，地鐵工程檔案管 理人員應(yīng)以地鐵工程施工的進(jìn)度安排以及使用文件材料的 實(shí)際情況為依據(jù)，及時(shí)地、有計(jì)劃地跟蹤管理各個(gè)參建單位 的文件材料收集、整理工作。檔案管理人員要積極到各個(gè)參 建單位、施工現(xiàn)場(chǎng)

4、等了解文件材料的使用、流轉(zhuǎn)等情況，弄 清楚文件材料的去向，明確材料的回收時(shí)間，及時(shí)解決文件 材料使用、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題。又如，使用完畢的文件材 料，檔案人員應(yīng)做好回收工作和管理工作；如果文件材料不 能按計(jì)劃收集，就應(yīng)加強(qiáng)催收，盡量避免丟失原始的文件材 料，確保文件材料完整歸檔。同吋，地鐵工程各個(gè)階段形成 的文件材料較多，收集質(zhì)量的監(jiān)控顯得異常重要，檔案管理 人員應(yīng)認(rèn)真核查應(yīng)歸檔的文件材料，及時(shí)檢查材料的準(zhǔn)確 性、完整性，不符合要求的文件材料應(yīng)立即返工，保障文件 材料的收集質(zhì)量。(.-)加強(qiáng)地鐵工程檔案管理的信息化建設(shè)。地鐵工程檔案管理信息化手段是實(shí)現(xiàn)檔案優(yōu)化管理的 重要標(biāo)志。例如，檔案管理人

5、員應(yīng)積極利用計(jì)算機(jī)獨(dú)有的存 儲(chǔ)信息量大、運(yùn)算速度快、自動(dòng)化、精確度高、邏輯判斷力 強(qiáng)等特征，在收集和整理地鐵工程文件材料的階段就可運(yùn)用 計(jì)算機(jī)編制檢索目錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理；當(dāng)把文件 材料整理成檔案后，再通過(guò)計(jì)算機(jī)完成接收、查找、借閱、 歸還檔案的工作，對(duì)于滿足銷(xiāo)毀條件的檔案應(yīng)自動(dòng)進(jìn)行判 斷，并給出提示；在地鐵工程檔案管理方面，可直接管理檔 案庫(kù)房，為檔案編研工作提供統(tǒng)計(jì)服務(wù)等。此外，地鐵工程 檔案管理還可通過(guò)推行各種媒體形式檔案的措施提高檔案 管理水平，如磁介質(zhì)檔案、縮微檔案、電子文件檔案等，以 提高地鐵工程檔案管理水平。(三)全面構(gòu)建地鐵工程檔案管理的安全保障體系。地鐵工程檔案管理的信息保障應(yīng)全面覆蓋安全防護(hù)體 系，通過(guò)采取各種保護(hù)技術(shù)和先進(jìn)的管理手段，確保地鐵工 程檔案管理系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和應(yīng)用安全，以實(shí)現(xiàn)對(duì)地鐵 工程檔案的安全管理。首先，檔案管理人員應(yīng)注重地鐵工程 檔案內(nèi)容、載體安全，尤其要針對(duì)涉密檔案的操作人員的資 格進(jìn)行嚴(yán)格的審查，并根據(jù)人員的職級(jí)賦了其相應(yīng)的操作權(quán) 限。其次，要加強(qiáng)防護(hù)計(jì)算機(jī)、相關(guān)設(shè)施設(shè)備、運(yùn)行環(huán)境等 的安全，如采用內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、電磁屏蔽等手段，確保能 正常使用地鐵工程檔案信息系統(tǒng)。最后，要時(shí)常對(duì)檔案人員 開(kāi)展保