檔案信息開發(fā)管理思索

1、檔案信息開發(fā)管理思索2004年5月，國務院法制辦公室對外宣布政務信息公 開條例（草案）起草完成，2007年1月17 h,國務院第165 次常務會議通過了中華人民共和國政府信息公開條例（以 下簡稱條例），溫家寶總理簽署，2007年4月5日，國務 院第492號令公布了該條例，并于2008年5月1日開始施 行。自此，政務（政府）信息公開制度，便成為我國建立法治 國家的一項基本制度。政務信息公開指政府部門通過多種方式公開其政務活 動，公開有利于公民實現(xiàn)其權(quán)利的信息資源，允許用戶通過 查詢、閱覽、復制、下載、摘錄、收聽、觀看等形式，依法 利用各級政府所控制的信息。隨著社會的發(fā)展，民主與法制 進程的加快，

2、政務信息公開已經(jīng)不可避免的成為時代的潮 流，在新的大環(huán)境下，作為政務信息主要內(nèi)容之一的檔案信 息，它的開發(fā)利用工作會發(fā)生怎樣的變化？檔案信息資源的 開發(fā)利用該如何去面對挑戰(zhàn)？這都將是我們所要深刻思考 的問題。本文將從這幾個方面闡述我個人的一點認識和想 法。、在政務信息公開背景下，檔案信息資源的開發(fā)利用 工作將更加深入收集收藏檔案最根本的目的，就是要開發(fā)利 用，滿足廣大的檔案用戶對檔案信息資源的利用需求。檔案 只有納入利用實踐，使它所具有的特殊功能釋放出來，才能 充分發(fā)揮檔案的積極作用，為社會創(chuàng)造更多的物質(zhì)財富和精 神財富。1. 政務信息公開促進了檔案信息資源的共享檔案信息資源是整個社會信息系統(tǒng)

3、的重要基石，而根據(jù) 有關(guān)部門統(tǒng)計，有百分之八十的檔案信息資源被政府機關(guān)牢 牢的掌握著，因為政府是最主要的信息生產(chǎn)者、發(fā)布者和利 用者。而在政務信息公開之后，各種法律法規(guī)以更加明確的 形式規(guī)定各級政府機關(guān)和公共管理部門要積極主動地把機 關(guān)單位等活動形成的一系列檔案向各級各類檔案館移交。這 樣，讓以往不能或很難收集的政務信息資源集中到各級各類 檔案館中，既豐富了館藏，又促進了檔案信息資源的整合。 政務信息公開以后，檔案信息資源的流通渠道更加順暢，因 此，政務信息的公開期限也相對縮短，在一定程度上提高了 檔案信息的利用速度和效率，降低了獲得信息的成本，保證 了檔案信息自身價值的充分實現(xiàn)，也有利于維護

4、檔案信息的 內(nèi)容完整和實體安全。2. 政務信息公開有利于群眾檔案意識的提高由于歷史 政治經(jīng)濟等各個方面的原因，人們對于檔案開發(fā)利用的意識 并不是很高，很多人不知道如何利用檔案。隨著社會各界對 于政務信息的關(guān)注，對于檔案信息的開發(fā)利用從內(nèi)容形式等 各個方面都提出了更高的要求。伴隨著政府信息公開的全面 實施，越來越多的檔案管理機構(gòu)接到有無相關(guān)文件的咨詢。 這不僅僅會促進檔案信息的開發(fā)利用工作，而且有助于檔案 工作為社會各界服務，同時更加有利于提高整個社會的檔案 意識，有利于提高檔案工作的社會地位，讓廣大人民群眾了 解檔案信息開發(fā)利用的重要性，并且形成一種正確的檔案開 發(fā)利用意識，采用合適的利用程序

5、開發(fā)利用檔案信息，讓利 用者滿意。二、政務信息公開給檔案信息資源的開發(fā)利用提出了新 要求現(xiàn)階段，我國的政務信息公開正在朝著不斷完善的方向 發(fā)展，在推行期間也受到了群眾的關(guān)注，但是，就目前的發(fā) 展情況而言，政務信息公開仍然存在一些不足和問題，比如 政務信息公開方面的法律法規(guī)不夠完善，政務信息公開的程 序繁瑣，政務信息公開的形式不夠靈活等，這些問題嚴重影 響了檔案信息開發(fā)利用，這就使得我們必須要認識到政府檔 案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)在規(guī)律，探究有效的政府信息資源 的開發(fā)利用策略，以推進檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)政 務信息公開。1.政務信息公開對檔案管理工作提出新的要求檔案的管理工作可以分為兩個方面

6、，即檔案的實體管理 和檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用。它包括了檔案的收集、整理、 保管等程序在內(nèi)。由此可見，檔案管理工作為政府機關(guān)收集 信息資料，并且為政府各個部門提供所需要的信息服務。政 務公開與檔案管理工作密不可分。這樣就要求在檔案管理工 作的第一個環(huán)節(jié)就要慎重對待。首先，從收集入手。政務信息公開工作想要切實有效實 施的基本前提就是要政務信息的齊全，這里的齊全包括內(nèi)容 的齊全和實體的完整。政府各個部門和機關(guān)，在從事國家事 務和活動時，形成大量的以各種載體形式存在的信息，這些 信息在運行的周期結(jié)束之后，如果不能被及時收集，或者收 集不齊全，就可能造成信息的缺失，長此以往，也許在日后 的工作中會無法找

7、到這些信息。其次，從整理、鑒定、保管入手。政務信息公開就內(nèi)容 而言，應該是有價值的信息，一些無關(guān)緊要的、利用價值不 高的信息沒有太大值得公開的價值。在檔案管理工作進行 時，應當認真對政務信息的內(nèi)容進行評估、審核、鑒定，立 足于長遠，合理的制定其保管期限，根據(jù)鑒定的結(jié)果，采取 相應的措施。對于需要永久或長期保管的文件，要及時的歸 檔上架，以免造成丟失。2.政務信息公開對檔案信息開發(fā)利用工作中保密與公 開的要求在我國，絕大部分政府機關(guān)保存的檔案信息都是處于封 閉、閑置或者是半封閉、半閑置的狀態(tài)，許多涉及公眾利益 的文件只被政府部門作為執(zhí)法的內(nèi)部規(guī)定，而不向公眾和與 此利害關(guān)系的人公開。除此之外，在對檔案信息資源進行開 發(fā)利用的過程中，工作人員對于保密文件以外的檔案是否公 開，公開期限如何諸如此類的問題一直沒有達成一個科學的 認識和規(guī)范的要求。這樣就使得一些非保密性的有重要利用 價值的檔案無法通過正常渠道讓公眾共享和利用。其實，無論是公開還是保密，都是從維護國家的根本利 益出發(fā)的，信息社會的發(fā)展和政務信息的公開要求在檔案信 息開發(fā)利用過程中更加重視保密與公開的界定。在實踐中， 政府為了其必須保護的社