高效會(huì)議管理ppt

1、高效會(huì)議管理課程大綱課程大綱一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理二、會(huì)議的目的和種類三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)步驟四、會(huì)議失敗的原因五、如何開成功的會(huì)議六、成功會(huì)議的角色扮演七、會(huì)議控制與沖突處理一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理n據(jù)統(tǒng)計(jì)，在英國每天大約有400萬個(gè)小時(shí)被用于召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議，在美國平均每天要舉行1100次團(tuán)隊(duì)會(huì)議n哈佛商業(yè)評(píng)論通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間達(dá)到3.5小時(shí)，非正式會(huì)議時(shí)間大約1小時(shí)會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議還需要技巧會(huì)議還需要技巧嗎？嗎？會(huì)議成本的計(jì)算n時(shí)間成本時(shí)間成本= 參加會(huì)議人員單位小時(shí)工資參加會(huì)議人員單位小時(shí)工資用時(shí)用時(shí)人數(shù)人數(shù)3n直接成本直接成本= 會(huì)

2、議設(shè)施租用費(fèi)會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)+差差 旅費(fèi)旅費(fèi)+文件準(zhǔn)備費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi)n效率損失成本效率損失成本=會(huì)議成本會(huì)議成本= 時(shí)間成本時(shí)間成本+直接成本直接成本+效率損失成本效率損失成本效率損成本n因不及時(shí)接聽重要客戶電話而造成的損失n不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶n不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件 而導(dǎo)致停工停產(chǎn)等二、會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的會(huì)議的目的:開展有效的溝通開展有效的溝通 傳達(dá)資訊傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享資源共享開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明問題或困難所在權(quán)衡問題的輕重緩急尋找解決辦法評(píng)議解

3、決方法確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的種類按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會(huì)方按開會(huì)方式分類式分類按開會(huì)目的分類按開會(huì)目的分類團(tuán)體會(huì)議團(tuán)體會(huì)議 小組會(huì)議小組會(huì)議一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議面對(duì)面會(huì)議面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議視頻會(huì)議固定例會(huì)固定例會(huì)當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)會(huì)議當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)會(huì)議人事會(huì)議人事會(huì)議培訓(xùn)會(huì)議培訓(xùn)會(huì)議創(chuàng)意會(huì)議創(chuàng)意會(huì)議說明會(huì)議說明會(huì)議會(huì)議的頻率固定的固定的 部門會(huì)議部門會(huì)議全體會(huì)議全體會(huì)議處理突發(fā)事件會(huì)議處理突發(fā)事件會(huì)議一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)過程會(huì)議計(jì)劃階段會(huì)議計(jì)劃的六個(gè)要點(diǎn)：n會(huì)議目標(biāo)n會(huì)議參加者n會(huì)議方式n會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)n會(huì)議日程安排n會(huì)議所需的

4、資料和物料會(huì)議召開階段n開始守時(shí)、破冰n擴(kuò)展n擴(kuò)展技巧： 圖文并茂、頭腦風(fēng)暴、圖解分支、區(qū)域分析、SWOT分析n回收n回收技巧：投票表決、N/3技巧、 壓力排序n達(dá)成共識(shí)n結(jié)束會(huì)議會(huì)議落實(shí)階段四、會(huì)議失敗的原因富有成效的會(huì)議無效會(huì)議的危害目標(biāo)能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)沒有辦法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)在最短的時(shí)間實(shí)現(xiàn) 機(jī)會(huì)成本、直接成本損失巨大與會(huì)者感到滿意與會(huì)者對(duì)會(huì)議不滿富有成效的會(huì)議及無效會(huì)議的危害會(huì)議的三種“致命傷”n主持人的技能n會(huì)議的準(zhǔn)備工作n會(huì)議的地點(diǎn)會(huì)議失敗的原因n會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因n會(huì)議中導(dǎo)致失敗的原因n會(huì)議后導(dǎo)致失敗的原因會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因n目標(biāo)欠缺n目標(biāo)不明確n議程欠缺n與會(huì)人選不當(dāng)，n太多或太少n

5、會(huì)議時(shí)間不當(dāng)n開會(huì)時(shí)間通知不到n會(huì)議通知內(nèi)容欠周詳n會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)n會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備不足n不能準(zhǔn)時(shí)開始n與會(huì)者未做準(zhǔn)備n未明確議題和時(shí)間n時(shí)間安排不當(dāng)n會(huì)議太多，與會(huì)者厭倦n會(huì)議太少，致使會(huì)議議題太多會(huì)議中導(dǎo)致失敗的原因n受外界影響n與會(huì)者發(fā)言離題n讓沒有必要留在會(huì)場(chǎng)的人流在會(huì)場(chǎng)n決策猶豫不決n資料準(zhǔn)備不充分卻貿(mào)然決策n少數(shù)人壟斷發(fā)言n與會(huì)者之間爭(zhēng)論n與會(huì)者精力不集中n視聽器材發(fā)生故障n與會(huì)者不表明自己（真正）意見n與會(huì)者與主持人爭(zhēng)論n與會(huì)者欠缺熱情n會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間n主席未能總結(jié)會(huì)議 成果會(huì)議后導(dǎo)致失敗的原因n沒有記錄會(huì)議要點(diǎn)n不能對(duì)討論事項(xiàng)進(jìn)行最終決定n不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行總結(jié)n不能及時(shí)解散已

6、完成任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組n與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿n沒有跟蹤落實(shí)會(huì)議決定五、如何開成功的會(huì)議高效會(huì)議的八大特征：高效會(huì)議的八大特征：只在必要是才召開事先已經(jīng)籌劃好了擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)、才能和必要的人出席做出了評(píng)論和總結(jié)記錄所有決定和負(fù)責(zé)人及完成時(shí)間避免會(huì)議的五“不”現(xiàn)象n不守時(shí)n不負(fù)責(zé)n不決策n不投入n不執(zhí)行會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)目原因 具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì) 2地點(diǎn)會(huì)議設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議經(jīng)常被打斷，無法正常進(jìn)行3開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，已來的是一些可有可無的人 4主持人的技能會(huì)議主持人缺

7、乏影響力、說服力，被與會(huì)者牽著鼻子走，無法實(shí)現(xiàn)會(huì)議意圖5與會(huì)者的技能與會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗6會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效7開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中突然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義，宣告失敗預(yù)防會(huì)議效率不高的管理 項(xiàng)目原因 具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議一般安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五2地點(diǎn)會(huì)議盡量安排在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行3開會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者4主持人的技能選擇具有親和力、影

8、響力的人擔(dān)任主持人一職 5與會(huì)者的技能與會(huì)者一定要具有傾聽能力 6會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作7開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的與會(huì)者 如何判斷是否有必要開會(huì)n無需開會(huì)的“五個(gè)如果”如果如果已經(jīng)按照慣例已經(jīng)按照慣例每周聚會(huì)了每周聚會(huì)了會(huì)議成本太大會(huì)議成本太大還有比開會(huì)還有比開會(huì)更好的方法更好的方法沒有什么特別沒有什么特別的事情要討論的事情要討論你是唯一可以你是唯一可以（需要）且知道（需要）且知道如何決策的人如何決策的人如何判斷是否有必要開會(huì)n必須開會(huì)的“五個(gè)如果”如果如果必須把信息同必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人時(shí)傳達(dá)給很多人有些事情需要有些事情

9、需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)聽取部門匯報(bào)聽取部門匯報(bào)給工作小組委派任務(wù)給工作小組委派任務(wù)（需要?jiǎng)訂T或詳細(xì)說明（需要?jiǎng)訂T或詳細(xì)說明）要讓別人參與要讓別人參與決策以集思廣益決策以集思廣益會(huì)議規(guī)范流程開始：歡迎會(huì)議流程議程具體時(shí)間規(guī)章制度議程1：分享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生想法/做決定/ 確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)結(jié)束會(huì)議：總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤會(huì)議記錄跟蹤計(jì)劃會(huì)議的一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)練習(xí)： n員工食堂著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在與一名員工違反操作條例，在廚房抽煙，導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。1、如果你是經(jīng)理，你會(huì)采取下列那種方式處理此事？為什么？A一對(duì)一批評(píng) B開會(huì)當(dāng)眾批評(píng) C寫檢查處罰如何建立信任如何建立信任找共同點(diǎn)在別人困

10、難時(shí)給他幫助在別人出錯(cuò)時(shí)給予善意的提醒適當(dāng)表達(dá)自己對(duì)別人的關(guān)心適當(dāng)展示自己的能力事實(shí)求是，不夸大、不說謊暴露并承認(rèn)自己的弱項(xiàng)保持適合自己的風(fēng)度忠告：不必說出所有的真相，但要保證你說出的都是實(shí)話！高效會(huì)議管理成功會(huì)議策略為什么會(huì)議往往是主持人話最多？一次會(huì)議，一般存在以下情況：只有80%的時(shí)間在真正開會(huì)；15%的時(shí)間大家都在沉默；5%的時(shí)間有人搶著發(fā)言。如何能更有效的分配發(fā)言時(shí)間如何保證會(huì)議的進(jìn)程？成功會(huì)議策略主持人在會(huì)議中發(fā)言時(shí)間較多，主持人在會(huì)議中發(fā)言時(shí)間較多，主要有以下原因：主要有以下原因：1、對(duì)議題較熟、對(duì)議題較熟2、地位高，聲音大、地位高，聲音大3、承擔(dān)較多的行政責(zé)任、承擔(dān)較多的行政責(zé)

11、任建議：建議：主持人的發(fā)言時(shí)間掌握在主持人的發(fā)言時(shí)間掌握在20/80內(nèi)內(nèi)盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍會(huì)議中的溝通溝通漏斗原理溝通金三角 自己 對(duì)方對(duì)方溝通的冰山模式話題5%-20%工作層面80%-95%個(gè)人關(guān)系層面工作層面說出的內(nèi)容：事實(shí)，信息個(gè)人關(guān)系層面如何說：過程，感覺六、成功會(huì)議的角色扮演n成功會(huì)議主持人要扮演的三個(gè)角色成功會(huì)議主持人要扮演的三個(gè)角色n會(huì)議主持人會(huì)議主持人n秩序維持人秩序維持人n時(shí)間控制著時(shí)間控制著n另：要安排會(huì)議記錄人員另：要安排會(huì)議記錄人員主持人的責(zé)任n要營造和諧的氣氛n負(fù)責(zé)會(huì)議照常進(jìn)行n負(fù)責(zé)

12、總結(jié)討論內(nèi)容n引導(dǎo)發(fā)言人去解釋n幫助參會(huì)者理清思路n避免意見一邊倒n減少和會(huì)議無關(guān)的爭(zhēng)論n要保持中立的態(tài)度主持人會(huì)議中的說話技巧n展示n探詢n評(píng)論n建立n測(cè)試?yán)斫馇闆rn總結(jié)n排除n引進(jìn)n就程序提出建議會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者的功能：會(huì)議記錄者的功能：記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的程序協(xié)助主持人做好總結(jié)與歸納觀察預(yù)防（社會(huì)性懈怠、從眾心理、團(tuán)體極化）參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的十大守則：參會(huì)者的十大守則：會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的 創(chuàng)意和意見以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，屏除部門之見盡可能多的獲得信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱惡揚(yáng)善，不做人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后

13、總結(jié)七、會(huì)議控制與沖突處理 少數(shù)人壟斷少數(shù)人壟斷 會(huì)議怎么辦？會(huì)議怎么辦？會(huì)議中出現(xiàn)會(huì)議中出現(xiàn) 爭(zhēng)論怎么辦？爭(zhēng)論怎么辦？意外和沖突處理會(huì)議中可能遭遇到的幾種人n“蟬”n“鯊魚”n“驢”n“兔子”n“螃蟹”意外和沖突處理n遭遇“蟬”“蟬蟬”的癥狀：的癥狀：講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很久才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：主持人對(duì)策：采用非語言性暗示探詢、總結(jié)、測(cè)試 其理解程度善意提醒關(guān)于程序 及時(shí)間的限定帶入別人發(fā)言意外和沖突處理n遭遇“鯊魚”“鯊魚鯊魚”癥狀：癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、 否定的意見意外和沖突處理n遭遇“驢”“驢驢”的癥狀：的癥狀：

14、過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)， 心里有堵“墻不能站在別人 的立場(chǎng)看問題主持人對(duì)策：主持人對(duì)策：突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題短暫沉默意外和沖突處理n遭遇“兔子”兔子的癥狀：兔子的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序 或建議 主持人對(duì)策：主持人對(duì)策：肯定他的貢獻(xiàn)重申先用現(xiàn)在的 程序，如不奏效， 則馬上按他的方 法“實(shí)施”意外和沖突處理n遭遇“螃蟹”（ “螃蟹”跑題者）“螃蟹螃蟹”癥狀：癥狀：開會(huì)時(shí)還在做別的工作或事情私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話打瞌睡其他，如：用筆敲桌子、 背對(duì)發(fā)言者、故意看別處等主持人對(duì)策：主持人對(duì)策：對(duì)開小會(huì)者，主持人停止說話 或示意發(fā)言者暫停，讓會(huì)議突 然靜下來，私下談話的人會(huì)警覺主持人

15、問：“能否把你們討論 的事情告訴大家”對(duì)打瞌睡者，可以休息5分 鐘，并把會(huì)議議程加快保持短暫的沉默出現(xiàn)分歧時(shí)的處理原則n不要回避對(duì)立，意見分歧是正常現(xiàn)象n不要因?yàn)楣ぷ魃系姆制缍莼扇穗H關(guān)系或情緒方面的對(duì)立n利用會(huì)議中間的休息來調(diào)節(jié)一下氣氛n可以參考第三方的意見n可以把焦點(diǎn)問題寫在黑板上，客觀比較一下到底誰是誰非n多提供一些有說服力的數(shù)據(jù)主持人會(huì)議調(diào)停失敗的原因：n聽完陳述后就沒詞了n向雙方之一表示贊同n阻止對(duì)方宣泄n指出雙方都有錯(cuò)誤n建議舉行其他主持人會(huì)議成功會(huì)議策略四種群體決策n權(quán)威決策n共識(shí)決策n少數(shù)服從多數(shù)決策n無異議決策四種團(tuán)隊(duì)決策n頭腦風(fēng)暴法n德爾菲法n異地思維決策法n換位思維決策

16、法n決策共識(shí)處理沖突的五種類型n暴力型n遷就型n回避型n妥協(xié)型n協(xié)作型練習(xí)：n模擬會(huì)議n分別扮演會(huì)議中的各種角色會(huì)會(huì)議議準(zhǔn)準(zhǔn)備備工工作作核核對(duì)對(duì)單單 會(huì)議準(zhǔn)備工作條目 核對(duì)標(biāo)記 1 了解會(huì)議的目的 有 無 是否一定要開會(huì) 有 無 確定會(huì)議的形式 有 無 安排會(huì)議的議程 有 無 決定會(huì)議的時(shí)間 有 無 確定會(huì)議的主持人 有 無 決定會(huì)議的地點(diǎn) 有 無 研究會(huì)場(chǎng)如何布置 有 無 確定出席人數(shù) 有 無 安排出席者座位 有 無 是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽 有 無 是否安排交通工具 有 無 是否安排與會(huì)者住宿 有 無 是否發(fā)出了會(huì)議通知 有 無 確定視聽材料 有 無 確定輔助材料 有 無 準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖 有 無 是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料 有 無 確定相關(guān)資料 有 無 是否安排會(huì)后娛樂節(jié)目，并做好事先通知 有 無 核對(duì)人 核對(duì)時(shí)間 年 月 日 優(yōu)優(yōu) 良良 差差優(yōu)優(yōu) 良良 差差會(huì)會(huì) 議議 之之 前前會(huì)會(huì) 議議 中中高效會(huì)議的八大大特征高效會(huì)議的八大大特征 執(zhí)行情況執(zhí)行情況執(zhí)行情況執(zhí)行情況1只在必要時(shí)才招集只在必要時(shí)