[建筑]天津外國語學院文書立卷及歸檔規(guī)范

1、；天津外國語學院文書立卷及歸檔規(guī)范為加強對學校各類檔案的立卷和歸檔工作，進一步強化檔案規(guī)范化管理工作，充分發(fā)揮檔案為學校教學、科研、管理服務的作用，根據(jù)教育部高等學校檔案工作規(guī)范，結(jié)合我校具體情況，特制定本規(guī)范。一、文書立卷 文書立卷，也叫組卷，它是文書部門將辦理完畢的具有查考和保存價值的一份份文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，使用文書立卷特征把它們組成為一組組文件集合體案卷的工作。（一）立卷流程圖 部門日常預立卷 檢查調(diào)整 卷內(nèi)文件排列 擬寫案卷標題 卷內(nèi)文件編號 填寫/錄入卷內(nèi)文件目錄 填寫卷內(nèi)備考表 填寫案卷封皮 裝訂案卷 (二)圖釋部門日常預立卷：各歸檔部門根據(jù)文件材料形成規(guī)

2、律，參照天津外國語學院檔案歸檔范圍，預先編制案卷類目，將平時辦理完畢的文件，隨時按照案卷類目分別立卷。檢查調(diào)整：在平時預立卷基礎上，將每類每一事由的文件材料，根據(jù)立卷要求和方法加以審查調(diào)整，準備組合成案卷。卷內(nèi)文件排列：要求保持文件之間的聯(lián)系，有條理地依次排列，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件材料按時間、問題、重要程度等要素排列。立卷人員可根據(jù)文件的具體情況選擇一種或者結(jié)合運用兩、三種排列方法。但無論采取那種排列方法，都必須注意幾種固定的排列順序：正件在前，附件在后；存本（印刷本）在前，定稿（簽發(fā)稿）在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；批復、批示在前，請示、報告在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后

3、。擬寫案卷標題：標題是案卷封面上最重要的項目，是直接指引和幫助利用者查找檔案的向?qū)А０妇順祟}一般由責任者、內(nèi)容（問題）、名稱（文種）組成，要求文字簡練，概括準確，能準確揭示文件材料內(nèi)容。題名不超過50個字，可先用鉛筆在案卷封皮上填寫，最后由檔案部門審查后統(tǒng)一填寫。卷內(nèi)文件編號：為了固定卷內(nèi)每份文件的順序位置和方便查閱，卷內(nèi)文件順序應用阿拉伯數(shù)字統(tǒng)一編號。凡是有文字的頁面都必須編寫頁號，任何一卷的頁號均從“1”開始，其中卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號，案卷的厚度不超過200頁。填寫/錄入卷內(nèi)文件目錄：其位于卷內(nèi)文件之前，使用檔案管理軟件打印卷內(nèi)文件目錄。 1、序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號（

4、阿拉伯數(shù)字“1”開始）。 2、文號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號，如:“津外院2006220號”。 3、責任者：形成文件部門或?qū)ξ募撚胸熑蔚氖鹈摺?4、題名：即文件標題，一般照實抄錄或錄入。無標題或標題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標題，外加“ ”號，例：標題為“會議紀要”的文件,應概括出主要內(nèi)容寫為“校長辦公會議紀要”，自擬標題在不改變文件原意的基礎上，可適當簡化。 5、日期：文件的形成時間，即落款日期。例：2009.9.1，在檔案管理軟件中錄入八位數(shù)字20090901。 6、頁次：卷內(nèi)每份文件起始之頁的編號，最后一份文件應填起止頁號。填寫卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素水筆或鋼

5、筆填寫。 1、本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 2、立卷人：由組成本卷的專、兼職檔案員填寫。 3、檢查人：由對案卷進行審核的責任者簽名。 4、立卷時間：填寫立卷的時間。填寫案卷封皮：案卷封皮由全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、頁數(shù)、歸檔號、檔號八項組成。1、全宗名稱：即立檔單位名稱，必須用機關(guān)單位的全稱，如天津外國語學院（由檔案部門統(tǒng)一填寫）。2、類目名稱：指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱，按組織機構(gòu)分類的，填寫組織機構(gòu)全稱（立卷部門暫用鉛筆填寫，再由檔案部門統(tǒng)一審核編寫）。3、案卷題名：即組合案卷時擬好的案卷題名（立卷部門暫用鉛筆填寫，再由檔案部門統(tǒng)

6、一審核編寫）。4、時間：填寫卷內(nèi)文件所屬的起止時間（立卷部門暫用鉛筆填寫，再由檔案部門統(tǒng)一審核編寫）。5、保管期限：將立卷時確定的案卷保管期限填上（立卷部門暫用鉛筆填寫，再由檔案部門統(tǒng)一審核編寫）。6、頁數(shù)：填寫卷內(nèi)文件的實際件數(shù)、總頁數(shù)（立卷部門暫用鉛筆填寫，再由檔案部門統(tǒng)一審核編寫）。7、歸檔號：即歸檔部門向檔案部門移交案卷時所編的案卷順序號（由檔案部門統(tǒng)一填寫）。8、檔號：由全宗號、目錄號、案卷號組成（由檔案部門統(tǒng)一填寫）。裝訂案卷：按照卷內(nèi)目錄、文件材料、卷內(nèi)備考表的順序，采用三孔一線法裝訂。裝訂前要求：1、拆除金屬物：去掉材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥铩?、確定裝訂線：根據(jù)卷

7、內(nèi)文件書寫情況和線形大小，確定案卷裝訂位置。橫寫的文件左側(cè)裝訂；豎寫的文件右側(cè)裝訂。3、修補裱糊：對破損、不合規(guī)格的文件要進行修補和裱糊，對那些無裝訂位置或裝訂線上有字跡的文件材料，應進行加邊托裱。4、取齊：檢查所有文件材料是否按16開或A4規(guī)格大小形成。如不是，則需要裁切、貼邊、折邊，使之成為16開或A4規(guī)格大小，采取左上對齊的方式。5、裝訂：采用三孔一線的方法裝訂，先用打孔機左側(cè)對齊打孔，再用棉線裝訂成卷，結(jié)頭打在背面。二、案卷歸檔 歸檔，是指文書部門將立好的案卷，按歸檔制度向檔案部門移交。（一）歸檔時間：按天津外國語學院歸檔單位工作職責及歸檔辦法中關(guān)于歸檔時間的規(guī)定辦理。（二）歸檔驗收：移交檔案時，交接雙方當面檢查，檔案部門根據(jù)有關(guān)標準進行驗收，不符合要求者，檔案部門有權(quán)退回，限期整改后重交。1、歸檔文件材料用紙規(guī)格要求統(tǒng)一，一律使用16開或A4型。2、手工書寫的材料不得使用圓珠筆、鉛筆書寫，一律使用不褪色的碳素（藍黑）墨水書寫。3、案卷封面標題確切，文字簡明，無錯填漏填項目。4、分類清楚，組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序。卷內(nèi)目錄、備考表的各填寫項均按規(guī)定填寫或錄入，卷內(nèi)文件編號無錯、漏現(xiàn)象。5、歸檔文件材料應歸原件。若不能歸原件，則可歸一份復印件（復印件上必須加蓋立卷單位紅章），并注明原件出處。6、歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應進行粘貼修