公司信息系統(tǒng)分析報(bào)告書(shū)

1、上海理光傳真機(jī)有限公司111公司改革: 方案之五 :信息系統(tǒng)分析報(bào)告策劃設(shè)計(jì)：專家組上海三元企業(yè)治理有限公司2001年 12月 20日目錄第一部分：各系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析 . 1一、信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析 1二、EDP系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問(wèn)題分析 3應(yīng)用情況 4存在問(wèn)題 5三、銷(xiāo)售系統(tǒng)分析 10應(yīng)用現(xiàn)狀 10存在問(wèn)題 11四、財(cái)務(wù)系統(tǒng)分析 13應(yīng)用現(xiàn)狀 13存在問(wèn)題 14五、Notes辦公系統(tǒng)分析 18應(yīng)用現(xiàn)狀 18存在問(wèn)題 18第二部分：現(xiàn)存問(wèn)題的緣故分析 . 21一、各子系統(tǒng)內(nèi)部的缺陷（詳見(jiàn)現(xiàn)狀分析） 21二、企業(yè)缺乏一個(gè)比較前瞻性的戰(zhàn)略，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的定位與規(guī)劃不明確 21三、子系統(tǒng)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享 2

2、5. 26四、缺少一個(gè)統(tǒng)一負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)規(guī)劃和治理的部門(mén)，而是分散在各部門(mén)，各司其職，缺乏總體協(xié)調(diào)第三部分：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃的對(duì)策建議 一、信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標(biāo) 29二、信息系統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)分析 30（一）信息系統(tǒng)愿景 30（二）信息系統(tǒng)應(yīng)用總體結(jié)構(gòu) 33（三）訂單獵取與完成流程 35（四）制造與物料流程應(yīng)用系統(tǒng) 38（五）新產(chǎn)品研究與開(kāi)發(fā)流程 42（六）售后服務(wù)流程應(yīng)用系統(tǒng) 44（七）財(cái)務(wù)流程應(yīng)用系統(tǒng) 47（八）人力資源流程應(yīng)用系統(tǒng)三、信息系統(tǒng)實(shí)施方案的簡(jiǎn)單建議四、關(guān)于WE應(yīng)用的建議五、關(guān)于成立信息中心的建議 附錄.46515455第一部分：各系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析一、信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析從信息技術(shù)基礎(chǔ)框架

3、角度而言，上海理光目前擁有終端 200多臺(tái)，服務(wù)器4臺(tái)，包括一臺(tái)AS400的服 務(wù)器，配置良好。在金橋的辦公大樓差不多形成了一套較好的網(wǎng)絡(luò)體系， 有DDN專線與外高橋PCB部門(mén)連接， 與日本的信息傳播使用的是日本理光的衛(wèi)星專線系統(tǒng)， 能夠直接連接到日本理光的 R-WAN系統(tǒng)，與日本理光 世界各地的公司共享數(shù)據(jù)和信息。 從平均水平上看， 上海理光的硬件環(huán)境與一般企業(yè)相比處在中上水平， 即 便在上海同類(lèi)的 IT 行業(yè)也能處在中等水平。從上海理光的信息系統(tǒng)應(yīng)用分析，目前要緊包括用于生產(chǎn)本部的EDP系統(tǒng)、經(jīng)理課的金蝶財(cái)務(wù)系統(tǒng)、經(jīng)營(yíng)部的一套小型的用友經(jīng)營(yíng)軟件以及部分科室使用的比較多的 “ Notes 辦

4、公系統(tǒng)”。具體分管部門(mén)職能如下：PCB事業(yè)總經(jīng)理辦公室EDP系統(tǒng)的維Notes系統(tǒng)的維護(hù)與開(kāi)發(fā)維修中 心局域 網(wǎng)的維PCB事業(yè)部局公司網(wǎng)站的本報(bào)告的目的是希望通過(guò)對(duì)上海理光目前信息系統(tǒng)的分析，找出具體緣故，并提出相應(yīng)的對(duì)策建議。下面分不就每個(gè)系統(tǒng)的現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)的描述：二、EDP系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問(wèn)題分析EDP系統(tǒng)涉及到的部門(mén)要緊包括生產(chǎn)治理課、資材課、進(jìn)出口課、經(jīng)理課、配膳課、部品檢查課、部品治理課。負(fù)責(zé)EDP系統(tǒng)日常維護(hù)工作和治理工作的有 4個(gè)人，對(duì)EDP系統(tǒng)的應(yīng)用與技術(shù)比較熟悉， 能夠針對(duì) 業(yè)務(wù)的需求對(duì)EDP系統(tǒng)進(jìn)行一定的擴(kuò)展和開(kāi)發(fā)。目前EDP要緊的應(yīng)用范圍如下：生產(chǎn)治理課：部品基準(zhǔn)情報(bào)維護(hù)，B

5、OM勺編制，生產(chǎn)體制與生產(chǎn)打算維護(hù)，組付實(shí)績(jī)輸入，數(shù)據(jù)查詢等。 資材課：供應(yīng)商情報(bào)維護(hù)，單價(jià)等訂貨參數(shù)維護(hù)，訂單的自動(dòng)發(fā)行，手工訂單的發(fā)行、變更，緊急部 品情報(bào)查詢，交貨期延遲情況查詢等。 進(jìn)出口課：進(jìn)口部件手冊(cè)輸入，出口清單輸入，各類(lèi)核銷(xiāo)假報(bào)表輸出，關(guān)聯(lián)情報(bào)查詢等。經(jīng)理課：每日部品在庫(kù)清單，每月部品收發(fā)存情報(bào)，每月部品購(gòu)損情報(bào)、每月生產(chǎn)實(shí)績(jī)情報(bào)等。 部品檢查科：檢查結(jié)果報(bào)告的輸入，進(jìn)貨預(yù)定情況查詢，檢查區(qū)部品情況查詢等。部品治理課：入庫(kù)實(shí)績(jī)報(bào)告的輸入，自動(dòng)發(fā)行出庫(kù)票，出庫(kù)實(shí)績(jī)報(bào)告的輸入，殘返票自動(dòng)打印，雜入 雜出票據(jù)的輸入，各類(lèi)情報(bào)查詢；收貨實(shí)績(jī)報(bào)告的輸入， AIS 自動(dòng)、注殘查詢等。應(yīng)用情

6、況總的來(lái)講， EDP 系統(tǒng)是上海理光當(dāng)前生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)不可或缺的一部分，在生產(chǎn)協(xié)調(diào)中起著特不重要的作用。從EDP的現(xiàn)行能力角度分析，目前的應(yīng)用情況如下：EDP 系統(tǒng)是日本理光集團(tuán)采納的統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)生產(chǎn)輔助系統(tǒng)，上海理光與日本方的技術(shù)交流和溝通一 定程度上也依靠于 EDP。EDP與同類(lèi)產(chǎn)品相比在部品治理方面的效果比較明顯，比較適合上海理光目前的生產(chǎn)方式。EDP系統(tǒng)本身是一套比較簡(jiǎn)單、易維護(hù)的系統(tǒng)，對(duì)服務(wù)器、PC機(jī)等硬件的要求不是專門(mén)高，對(duì)維護(hù)人 員的要求也不是專門(mén)高。而且上海理光在EDP方面的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)時(shí)刻比較長(zhǎng)， 解決問(wèn)題的能力也比較強(qiáng)。EDP能夠在目前的生產(chǎn)模式下 比較好地協(xié)調(diào)生產(chǎn)本部的信息交換，

7、滿足差不多的信息需求和信息操縱。EDP系統(tǒng)通過(guò)了 EDP治理部門(mén)的一系列開(kāi)發(fā)和功能補(bǔ)充后，差不多與現(xiàn)有的生產(chǎn)流程互相適應(yīng)，日常 運(yùn)行差不多正常。通過(guò)EDP積存的生產(chǎn)性基礎(chǔ)數(shù)據(jù)相對(duì)比較全，在通過(guò)一定的處理后，能打印出一些相關(guān)的報(bào)表、清單 提供給需求的部門(mén)或主管，如經(jīng)理課，但不能進(jìn)行系統(tǒng)之間直接的數(shù)據(jù)交換。也能夠在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)的 基礎(chǔ)上，通過(guò)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)或數(shù)據(jù)挖掘提煉出一些綜合性的數(shù)據(jù)，提供給上層領(lǐng)導(dǎo)輔助決策。存在問(wèn)題盡管從目前來(lái)看，EDP能夠差不多滿足當(dāng)前的生產(chǎn)治理的要求，但就目前而言該系統(tǒng)也還存在許多問(wèn)題：1) EDP系統(tǒng)的目的要緊是針對(duì)部品物流過(guò)程，而不是向經(jīng)營(yíng)層提供產(chǎn)品成本、在庫(kù)、品質(zhì)等經(jīng)營(yíng)信息

8、，這就造成了經(jīng)營(yíng)層專門(mén)難及時(shí)地了解生產(chǎn)方面的信息， 更不用講通過(guò)信息對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)進(jìn)行治理和操縱了。2) 目前上海理光的EDP系統(tǒng)的功能不及深圳理光 EDP功能的1/3，其它模塊如，產(chǎn)品打算、BOM物料治理、質(zhì)量治理、財(cái)務(wù)治理、產(chǎn)品治理、銷(xiāo)售與分發(fā)治理等都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，整個(gè)系統(tǒng)的整合水平如與財(cái) 務(wù)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)的連接等也遠(yuǎn)不及深圳理光。對(duì)比先進(jìn)的制造系統(tǒng)如 Oracle 公司的產(chǎn)品，還缺少物料 治理、粗能力打算、能力打算、車(chē)間作業(yè)治理、成本治理等模塊。從上海理光的業(yè)務(wù)角度動(dòng)身，至少 還需要成本治理、銷(xiāo)售與分發(fā)治理、能力打算、質(zhì)量治理等模塊。因此專門(mén)多流程仍需要人工協(xié)調(diào)， 且目前還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與日本理光治理系

9、統(tǒng)的直接連接。3) EDP系統(tǒng)從計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，采納了簡(jiǎn)單的工作站/服務(wù)器的二層結(jié)構(gòu)，而不是把數(shù)據(jù)庫(kù)另列為一層的三層結(jié)構(gòu)，從而導(dǎo)致系統(tǒng)的安全性、脆弱性、開(kāi)放性等問(wèn)題。比如講在運(yùn)行過(guò)程中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)EDP系統(tǒng)的流程與當(dāng)前業(yè)務(wù)流程相沖突的情況，需要人工干預(yù)，而這種干預(yù)只能是直接對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)操作，危害到數(shù)據(jù)的安全。更不用講有人惡意破壞數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)系統(tǒng)的安全性問(wèn)題。EDP的軟件結(jié)構(gòu)框架決定了安全性的問(wèn)題無(wú)法通過(guò) EDP本身來(lái)解決。4) 同時(shí)由于EDP的界面是與DOS類(lèi)似的命令操作型，而不是易操作的主流圖形化界面， 信息的可讀性特 不差，且不支持日文版。一般的職員需要通過(guò)較長(zhǎng)時(shí)刻才能適應(yīng)，也引起培訓(xùn)成本以及因職

10、員流失而 引起的成本的增加。5) EDP系統(tǒng)的靈活性較差，在專門(mén)多流程規(guī)則上與現(xiàn)有的先進(jìn)的生產(chǎn)流程完全不兼容?，F(xiàn)在上海理光靠 著“打補(bǔ)丁”修修補(bǔ)補(bǔ)的方式維持著現(xiàn)有的生產(chǎn)方式，從長(zhǎng)期看，除非企業(yè)想維持這種生產(chǎn)方式，否 則EDP是堅(jiān)持不了多長(zhǎng)時(shí)刻的。6) EDP系統(tǒng)治理的權(quán)限設(shè)置與文檔問(wèn)題。EDP系統(tǒng)的權(quán)限治理應(yīng)該規(guī)范起來(lái)，如負(fù)責(zé)輸入部品數(shù)量的人就不應(yīng)該讓他負(fù)責(zé)物資的盤(pán)點(diǎn)。同時(shí)EDP系統(tǒng)的每次修改和開(kāi)發(fā)都應(yīng)該有文檔的記錄，否則后來(lái)的人專門(mén)難對(duì)系統(tǒng)有全面的了解。上海理光差不多充分認(rèn)識(shí)到了 EDP目前的缺陷，但關(guān)于EDP在企業(yè)戰(zhàn)略角度的缺陷專門(mén)少意識(shí)到。實(shí)際上從長(zhǎng)期的戰(zhàn)略角度來(lái)看，EDP可能存在的問(wèn)題

11、就更嚴(yán)峻了。A.隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的變化，EDP系統(tǒng)差不多調(diào)整了專門(mén)多次。但目前為止，還有專門(mén)多規(guī)則被人為地違反，軟件設(shè)計(jì)的科學(xué)性也被破壞，如采購(gòu)訂單的發(fā)注差不多都沒(méi)有按EDP系統(tǒng)自動(dòng)生成地進(jìn)行，緣故是自動(dòng)的訂單可能會(huì)造成庫(kù)存的積壓，如此整個(gè)游戲規(guī)則都被破壞掉了，其它子系統(tǒng)的功能也受到阻礙。這些 問(wèn)題隨著時(shí)刻的積存越來(lái)越嚴(yán)峻， 因此問(wèn)題的最全然緣故在于軟件制度的執(zhí)行程度不夠，是人為的因素。企業(yè)不管采納什么系統(tǒng)，都會(huì)存在那個(gè)問(wèn)題。b.上海理光的EDP系統(tǒng)差不多只包含了打算模塊、庫(kù)存模塊、采購(gòu)模塊以及一些相關(guān)的查詢功能，缺少完整的生產(chǎn)制造系統(tǒng)中應(yīng)有的車(chē)間作業(yè)治理、生產(chǎn)能力平衡模塊等。因此只能牽強(qiáng)支持流水

12、線組裝的生產(chǎn)方式，關(guān)于其它生產(chǎn)方式如固定工位的組裝生產(chǎn)、細(xì)胞式生產(chǎn)方式等復(fù)雜型的制造方式就難以適應(yīng)。假如企業(yè)的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略改變，EDP就會(huì)成為最大的障礙。PCB事業(yè)部目前沒(méi)有應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的要緊緣故也正于此。一般完整的制造型企業(yè)的生產(chǎn)系統(tǒng)模式如下圖所示：C. EDP系統(tǒng)無(wú)法與開(kāi)發(fā)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)的產(chǎn)品構(gòu)成進(jìn)行直接的數(shù)據(jù)連接。從長(zhǎng)期進(jìn)展而言，假如企業(yè)自我開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品比重加大，目前的設(shè)計(jì)部門(mén)與生產(chǎn)部門(mén)之間的溝通方式專門(mén)有可能不適應(yīng)生產(chǎn)和需要。而且一些先進(jìn)的生產(chǎn)方式如并行工程，F(xiàn)MS等都無(wú)法在EDP的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)，僅僅利用治理而不通過(guò)信息技術(shù)來(lái)提高工作效率，提高的程度特不有限。D. EDP不管通過(guò)何種處理

13、，都不能達(dá)到真正意義上的總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)，這是由EDP系統(tǒng)的定位決定的E. 上海理光不只是一個(gè)生產(chǎn)中心，還包括開(kāi)發(fā)、銷(xiāo)售等功能，而EDP系統(tǒng)只是生產(chǎn)制造系統(tǒng)，不是企業(yè)信息系統(tǒng)的全部，即使 EDP在生產(chǎn)治理方面做的再好，假如不能與企業(yè)的其它信息進(jìn)行整合、不支持企業(yè) 的戰(zhàn)略也是不夠完善的，甚至在某種程度上阻礙了以后企業(yè)信息系統(tǒng)的整合。三、銷(xiāo)售系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀 銷(xiāo)售公司之因此購(gòu)買(mǎi)銷(xiāo)售系統(tǒng)，最全然的緣故是財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法及時(shí)地提供詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)信息，如日銷(xiāo)售報(bào)表、月銷(xiāo)售報(bào)表、擔(dān)當(dāng)銷(xiāo)售排行等，只能有市場(chǎng)課人員手工編制，工作量特不大。購(gòu)買(mǎi)了用友公司的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件并進(jìn)行一定的二次開(kāi)發(fā)后，這部分工作就由計(jì)算機(jī)來(lái)完成

14、了這套系統(tǒng)的功能要緊包括銷(xiāo)售打算的制定、發(fā)貨治理、訂貨治理、開(kāi)票治理、銷(xiāo)售賬表、銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)與分 析、應(yīng)收治理等，目前用到的最要緊的是開(kāi)票治理、打算的制定和應(yīng)收治理，統(tǒng)計(jì)打印功能是另行開(kāi)發(fā)的， 其它模塊因?yàn)闃I(yè)務(wù)特征的緣故差不多沒(méi)有用起來(lái)?？偟膩?lái)講，銷(xiāo)售系統(tǒng)只是一個(gè)統(tǒng)計(jì)、查詢、打印的工具，起到的是替代手工勞動(dòng)的功能，存在問(wèn)題只是為了滿足上級(jí)部門(mén)對(duì)相關(guān)報(bào)表的需求， 沒(méi)有起到任何治理功能， 更談不上信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)應(yīng)有的戰(zhàn)略意義，只能作為部門(mén)內(nèi)部的一個(gè)小應(yīng)用軟件，稱不上系統(tǒng)。真正意義上的銷(xiāo)售系統(tǒng)應(yīng)該能夠處理整個(gè)功能鏈從定單處理的詢價(jià)到發(fā)貨和貨單的需要。包括以生產(chǎn)系統(tǒng)為后臺(tái)的報(bào)價(jià)治理、提貨治理、物資信息治理

15、、經(jīng)銷(xiāo)商信息與業(yè)績(jī)治理、銷(xiāo)售訂單治理、客戶退貨治理、客戶資料治理、售后服務(wù)文檔治理、售后服務(wù)配件治理等，然后與財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)等部門(mén)一起實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款治理、銷(xiāo)售成本治理、售后服務(wù)治理、物資庫(kù)存治理等。重復(fù)數(shù)據(jù)輸入情況嚴(yán)峻。 實(shí)際上銷(xiāo)售系統(tǒng)目前所做的工作財(cái)務(wù)部門(mén)都能提供， 差不多在財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù) 據(jù)庫(kù)中存在相關(guān)的數(shù)據(jù)， 然而財(cái)務(wù)部門(mén)因?yàn)楸旧淼臉I(yè)務(wù)處理引起效率太低， 或者不情愿給銷(xiāo)售部門(mén)提 供比較瑣碎的報(bào)表。 因此銷(xiāo)售部門(mén)專門(mén)設(shè)一個(gè)人負(fù)責(zé)輸入財(cái)務(wù)差不多輸入過(guò)的發(fā)票信息、 應(yīng)收賬款信 息，導(dǎo)致重復(fù)輸入，引起潛在的數(shù)據(jù)不一致。維修中心目前有一個(gè)簡(jiǎn)易的自我開(kāi)發(fā)的庫(kù)存治理系統(tǒng)， 對(duì)維修中心的部品倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行治理。 這一

16、部分大 概與企業(yè)的銷(xiāo)售系統(tǒng)沒(méi)有任何的相關(guān)關(guān)系，而是直接與財(cái)務(wù)打交道，其中也存在重復(fù)輸入的問(wèn)題。實(shí) 際上，售后服務(wù)也是銷(xiāo)售的一部分，客戶信息、產(chǎn)品信息、質(zhì)量問(wèn)題都應(yīng)該與銷(xiāo)售部門(mén)實(shí)現(xiàn)共享，同 時(shí)與客戶中意度直接相關(guān)，應(yīng)該與銷(xiāo)售統(tǒng)一治理。銷(xiāo)售系統(tǒng)的存在從企業(yè)整體治理的角度來(lái)講，是沒(méi)有意義的。在當(dāng)前“顧客第一”的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，上海理光能夠沒(méi)有CRM能夠沒(méi)有online服務(wù)，但銷(xiāo)售系統(tǒng)應(yīng)該在經(jīng)銷(xiāo)商治理、產(chǎn)品信息反饋、客戶治理與服務(wù)等角度來(lái)為企業(yè)服務(wù)，因此銷(xiāo)售系統(tǒng)的內(nèi)容、功能和定位都需要重新制定。四、財(cái)務(wù)系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀財(cái)務(wù)系統(tǒng)采納的是金蝶 2000（工業(yè)版 V6.2 ），要緊用于財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的憑證治理、賬本

17、治理、報(bào)表治理及固定資產(chǎn)的治理，以及一些簡(jiǎn)單財(cái)務(wù)指標(biāo)的計(jì)算等。目前銷(xiāo)售公司（SRS的財(cái)務(wù)與上海理光（SRF的財(cái)務(wù)是分開(kāi)核算的，SRS需要通過(guò)一套內(nèi)部的價(jià)格核算體系單獨(dú)計(jì)算銷(xiāo)售收入、銷(xiāo)售成本等。到月底由經(jīng)理課課 長(zhǎng)手工合并這兩份報(bào)表，作為上海理光的總財(cái)務(wù)報(bào)表。目前SRS財(cái)務(wù)專員，因?yàn)闆](méi)有銷(xiāo)售分析、財(cái)務(wù)治理等職能，只需要記記賬、做做報(bào)表，因此這套系統(tǒng)差 不多能滿足業(yè)務(wù)的需求。從SRF角度來(lái)講，除了手工處理的部分工作外， 其它財(cái)務(wù)功能也差不多能得以實(shí)現(xiàn)， 問(wèn)題的焦點(diǎn)不在于財(cái)務(wù)系統(tǒng)本身。上海理光的財(cái)務(wù)人員共計(jì)11人，具體功能結(jié)構(gòu)如下:課長(zhǎng)（制單、報(bào)表）往來(lái)賬處理d預(yù)算川人審計(jì)川人出納川人外 高橋2銷(xiāo)售

18、公存在問(wèn)題金蝶2000版底層用的是簡(jiǎn)單access數(shù)據(jù)庫(kù)，不具備支持?jǐn)?shù)據(jù)量大、運(yùn)算復(fù)雜的功能。導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn) 定，不適應(yīng)上海理光的財(cái)務(wù)規(guī)模等，如開(kāi)給經(jīng)銷(xiāo)商的增值稅發(fā)票必須要用另一套系統(tǒng)合計(jì)之后，再做成憑證輸入，單張發(fā)票作為單張憑證輸入就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)量過(guò)大，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，引起死機(jī)。那個(gè)問(wèn)題 至少多增加 1人 2天的工作量。目前不管是SRF依舊 SRS都有另一套系統(tǒng)在支持金蝶軟件的運(yùn)行，在SRF是一套DOS版的銀行往來(lái)帳系統(tǒng)，SRS是一套發(fā)票輸入統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。都存在重復(fù)輸入的問(wèn)題，只是為適應(yīng)金蝶的專門(mén)情況而存在， 從實(shí)質(zhì)分析都沒(méi)有存在的必要。另一個(gè)問(wèn)題是由銷(xiāo)售公司的系統(tǒng)、 維修中心的庫(kù)存系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)

19、無(wú)法直接交換引起的重復(fù)輸入 問(wèn)題。如銷(xiāo)售公司的系統(tǒng)專門(mén)有人負(fù)責(zé)輸入發(fā)票、應(yīng)收賬款情況、回款情況等數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)差不 多上財(cái)務(wù)系統(tǒng)差不多輸入過(guò)的。維修中心的發(fā)票也要輸入兩次，一次是在財(cái)務(wù)系統(tǒng)里計(jì)算銷(xiāo)售額，一 次是在庫(kù)存系統(tǒng)計(jì)算維修庫(kù)存和成本， 然后計(jì)算出庫(kù)存成本與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的庫(kù)存成本核對(duì)，需要 1 人1 天的工作量。再加上月頭到款憑證集中輸入和手工的計(jì)算、調(diào)整成本費(fèi)用等工作，銷(xiāo)售公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)出報(bào)表的時(shí)刻就要到月中了。 由于信息系統(tǒng)不暢通引起的月時(shí)滯時(shí)刻至少是四天， 增加的人力大于 2 人。EDP系統(tǒng)本身的問(wèn)題及EDP與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能直接連接導(dǎo)致財(cái)務(wù)處理過(guò)程中專門(mén)多較嚴(yán)峻的問(wèn)題。 如EDP初

20、始價(jià)格無(wú)法修正的問(wèn)題引起了財(cái)務(wù)處理中包括：入庫(kù)核算、出庫(kù)核算、應(yīng)付賬款、成本核算 等一系列問(wèn)題，光入庫(kù)、出庫(kù)核算每月至少需要 1人 2天的工作量。且應(yīng)付賬款的對(duì)賬只能通過(guò)手工 方式進(jìn)行，就會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)制度上的一些漏洞，數(shù)額的一致性專門(mén)難達(dá)到。目前進(jìn)行手工操作的還有成本核算、庫(kù)存明細(xì)帳、應(yīng)付款的核對(duì)、手工合并報(bào)表等，大部分是由于財(cái) 務(wù)系統(tǒng)無(wú)法與EDP數(shù)據(jù)直接相連引起的，假如不實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集成，這些手工作業(yè)方式將接著存在。 目前金蝶的財(cái)務(wù)系統(tǒng)要緊依舊財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，沒(méi)有包括治理會(huì)計(jì)，因此無(wú)法支持全面預(yù)算、成本操縱、銷(xiāo) 售分析等綜合性的功能。能夠看出差不多上財(cái)務(wù)系統(tǒng)的所有問(wèn)題差不多上由于信息孤立引起的，再加上

21、財(cái)務(wù)制度上的一些缺陷就為決使得上海理光的財(cái)務(wù)治理存在如此那樣的問(wèn)題。 財(cái)務(wù)是企業(yè)進(jìn)行操縱、 協(xié)調(diào)的要工具， 一套好的財(cái)務(wù)系統(tǒng)能 夠關(guān)心我們分析經(jīng)營(yíng)體制中潛在的問(wèn)題， 能夠與生產(chǎn)系統(tǒng)、 銷(xiāo)售系統(tǒng)、設(shè)計(jì)部門(mén)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接溝通，策支持系統(tǒng)提供重要的信息，解決專門(mén)多人力無(wú)法操縱的問(wèn)題。因此升級(jí)或替換應(yīng)該是勢(shì)在必行的。五、 Notes 辦公系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀Notes 系統(tǒng)本身是 IBM 的一套特不優(yōu)秀的方法自動(dòng)化平臺(tái)，能夠集成大量的企業(yè)信息資源、簡(jiǎn)化事務(wù)處 理環(huán)節(jié)、減少公文流轉(zhuǎn)次數(shù)、提高治理效率，假如應(yīng)用情況比較良好，差不多能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化辦公。 NOTES 系統(tǒng)在全球應(yīng)用成功的例子特不多。日本理光的內(nèi)部

22、溝通幾乎全部通過(guò) NOTE睞實(shí)現(xiàn)的（如生產(chǎn)、品質(zhì)、 設(shè)計(jì)情報(bào)等），因此日本理光本身確實(shí)是應(yīng)用 NOTE啄統(tǒng)最好的例子。上海理光的NOTES系統(tǒng)也屬于日本理光的一部分。但在上海理光，NOTE喙統(tǒng)并沒(méi)有得到足夠的重視，只有開(kāi)發(fā)部門(mén)的應(yīng)用比較成熟。其它部門(mén)的應(yīng)用還局限在郵件的處理、信息的查詢等功能，沒(méi)有把NOTES系統(tǒng)像紙和筆一樣作為工作的工具之一。存在問(wèn)題總的來(lái)講NOTESI統(tǒng)存在的問(wèn)題能夠做如下歸類(lèi)：1) NOTES系統(tǒng)的功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有開(kāi)發(fā)和使用起來(lái)，部分緣故是因?yàn)樾畔⒉块T(mén)沒(méi)有對(duì)其它部門(mén)進(jìn)行積極的NOTES推進(jìn)工作，大部分的部門(mén)都沒(méi)有意識(shí)到NOTES勺強(qiáng)大的功能和潛力。另外 NOTES系統(tǒng)是一套比

23、較大的系統(tǒng)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的深入認(rèn)識(shí)需要有專家的指導(dǎo)，從認(rèn)識(shí)到應(yīng)用也需要一段較長(zhǎng)的時(shí)刻。2) NOTES系統(tǒng)上的信息并沒(méi)有在調(diào)研的基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)劃，造成使用部門(mén)反應(yīng)不強(qiáng)烈的現(xiàn)象。各部門(mén)對(duì)信息的需求、對(duì)業(yè)務(wù)可否電子化都不太明確。也確實(shí)是講目前NOTESk的信息盡管專門(mén)多，但可能并不是某些部門(mén)想要，他想的信息沒(méi)有人提供給他，他也就可不能總?cè)ナ褂肗OTES。3) NOTE啄統(tǒng)是一個(gè)需要配合使用的系統(tǒng)，比如講，A發(fā)了一個(gè)公文讓B在二個(gè)小時(shí)內(nèi)簽收，但B從來(lái)都不用NOTES那么那個(gè)公文就專門(mén)難按時(shí)完成，到時(shí)候A又要打電話給B讓他到系統(tǒng)中把該公文簽收掉，反而造成流程環(huán)節(jié)的增多， 效率的降低。因此NOTES系統(tǒng)是一

24、個(gè)必須在整個(gè)公司全體人員內(nèi)推行的系統(tǒng)， 否則發(fā)揮不了其重要作用。而這一點(diǎn)，在上海理光沒(méi)有做到，職員的電子化概念不強(qiáng)，必需要通過(guò)一定的培訓(xùn)才能達(dá)到這一點(diǎn)4) NOTE啄統(tǒng)的權(quán)限治理與系統(tǒng)治理有待改善。第二部分：現(xiàn)存問(wèn)題的緣故分析從目前的配置而言，公司的信息系統(tǒng)差不多分布到各個(gè)課室，應(yīng)該能滿足企業(yè)各部門(mén)的差不多信息需求，但上面各系統(tǒng)的分析結(jié)果表明并非如此，分析深層次緣故如下：一、各子系統(tǒng)內(nèi)部的缺陷（詳見(jiàn)現(xiàn)狀分析）二、企業(yè)缺乏一個(gè)比較前瞻性的戰(zhàn)略，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的定位與規(guī)劃不明確一套良好的企業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)該是與企業(yè)戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)的、能夠改進(jìn)企業(yè)治理手段、優(yōu)化和再造企業(yè)業(yè)務(wù)流程、結(jié)合先進(jìn)的治理思想和方法的系統(tǒng)，

25、構(gòu)，如下圖所示：作業(yè)處理層的金字塔型結(jié)專門(mén)明顯，上海理光的信息系統(tǒng)只能做到支持局部的作業(yè)處理層，而對(duì)上面的兩層， 差不多沒(méi)有涉及到因此局部的軟件系統(tǒng)應(yīng)用也能在一定的程度上提高作業(yè)的效率，如用。但由于沒(méi)有從企業(yè)全局的角度動(dòng)身，專門(mén)容易而且差不多導(dǎo)致：難以提出企業(yè)級(jí)的和創(chuàng)新型的信息系統(tǒng)目標(biāo)EDP系統(tǒng)對(duì)生產(chǎn)部門(mén)不可缺少的輔助作例如，依照企業(yè)的進(jìn)展需要，公司是不是到了要建立CR（客戶關(guān)系治理）系統(tǒng)增加顧客中B2B 的采購(gòu)模式了？是不是能夠通過(guò)意度的時(shí)候了？是不是公司的采購(gòu)成本高到需要考慮采納 信息系統(tǒng)來(lái)增加公司和最終用戶的溝通渠道，建立網(wǎng)上的售前售后服務(wù)？具體的項(xiàng)目可行性和 風(fēng)險(xiǎn)如何？等等這些問(wèn)題都需

26、要從企業(yè)整體的角度動(dòng)身，利用 IT 的能力制造性改變企業(yè)的業(yè)務(wù) 流程和經(jīng)營(yíng)模式。但在公司，目前還沒(méi)有考慮這些功能，做的僅僅是如何通過(guò) IT 提高現(xiàn)有的工 作效率，在不改變工作流程的前提下考慮用計(jì)算機(jī)替代手工方式，這種局部的信息系統(tǒng)建設(shè)方式帶來(lái)的效益是有限的。缺少統(tǒng)籌指揮，職責(zé)不明確由于把信息的重心放在業(yè)務(wù)部門(mén)， 那么企業(yè)的信息問(wèn)題提不到高層領(lǐng)導(dǎo)的日程上來(lái)， 而只是業(yè) 務(wù)部門(mén)內(nèi)的情況。業(yè)務(wù)部門(mén)只對(duì)本部門(mén)的事務(wù)負(fù)責(zé)，其它部門(mén)的信息需求則不能得到滿足，公司也 無(wú)人負(fù)責(zé)平衡解決。NOTES系統(tǒng)的推廣確實(shí)是一個(gè)例子，開(kāi)發(fā)部門(mén)自己應(yīng)用得特不行，但其它治理 部門(mén)由于沒(méi)有大力推廣，使用率比較低，要緊是因?yàn)殚_(kāi)發(fā)部門(mén)覺(jué)得推廣是領(lǐng)