北京某公司庫存管理系統(tǒng)的分析與設計說明

1、案例一：北京鑫源加工有限公司庫存管理系統(tǒng)的分析與設計1.問題的提出(1 )開發(fā)背景北京鑫源加工有限公司是一家老牌加工企業(yè)，隨著改革的深入和經(jīng)濟的發(fā)展，該廠的生產(chǎn)任務日益繁重，從而對庫存管理的要求也更加嚴格。在傳統(tǒng)的手工管理時期，一種物品由進貨到發(fā)貨，要經(jīng)過若干環(huán)節(jié)，且由于物品的規(guī)格型號繁多， 加之業(yè)務人員素質較低等因素， 造成物品供應效率低下， 嚴重影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)。同時，由于庫房與管理部門之間的信息交流困難，造成庫存嚴重積壓，極大地影響了企業(yè)的資金周轉速度，另外也使得物資管理、數(shù)據(jù)匯總成為了一大難題。2005年，該廠的競爭壓力越來越大，企業(yè)要想生存，就必須在各個方面加強管理，并 要求企業(yè)

2、有更高的信息化集成，能夠對企業(yè)的整體資源進行集成管理?，F(xiàn)代企業(yè)都意識到， 企業(yè)的競爭是綜合實力的競爭，要求企業(yè)有更強的資金實力，更快的市場響應速度。 這就要求企業(yè)各部門之間統(tǒng)一計劃，協(xié)調生產(chǎn)步驟，匯總信息，調配集團內部資源， 實現(xiàn)既要獨立，又要統(tǒng)一的資源共享管理。隨著信息技術的發(fā)展， 該廠為了提高庫存周轉率， 加快資金周轉速度，決定開發(fā)“庫存管理系統(tǒng)”。(2 )項目目標充分利用現(xiàn)有的設備， 采用VB6.0作為開發(fā)工具，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫建立一個高 效、準確、操作方便，具有查詢、更新及統(tǒng)計功能的微機管理信息系統(tǒng)，以滿足管理人員進 行綜合的、模糊的查詢及更新要求， 從而更加方便地管理庫存物品。

3、該系統(tǒng)的開發(fā)與建立會極大地提高管理人員、工作人員的工作效率。2 .對現(xiàn)有系統(tǒng)進行需求調查需求調查是信息系統(tǒng)分析與設計的基礎。 了理解用戶的需求，并形成系統(tǒng)需求說明書。 序編碼等工作。該廠在需求調查過程中發(fā)放了要開發(fā)并實施一個完整的信息系統(tǒng)， 必須首先 在此基礎上才能進行系統(tǒng)分析、 系統(tǒng)設計和程8種不同種類的調查表，要求相關人員對其庫房管理等流程。其庫管員、計劃員和有關領導相互之間的信息交流困難,使得物資供應效率低下,影響生產(chǎn)。同時每月的月末報表進行逐條逐項地填寫，從而對其現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務流程進行了詳細的調查。(1) 現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務流程通過大量的調查，了解到當前該廠的業(yè)務流程如下：各車間向物品供應部

4、門提出對某種 物品的需求計劃，倉庫將相應的商品發(fā)放給各車間，一般要經(jīng)過計劃、 業(yè)務流程圖如圖1所示。(2) 現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題由于采用的是手工管理， 賬目繁多，加之幾個倉庫之間距離較遠,會耗費大量的人力，且由于手工處理容易造成失誤，從而影響了數(shù)據(jù)的效率和準確率，造成需求計劃單供應商1r提貨通知單庫管員采購單入庫單領料單訂貨單采購員庫管員庫存臺賬統(tǒng)計報表圖1業(yè)務流程圖了不必要的損失。因此， 該廠必須建立相應的庫存管理信息系統(tǒng)，使其能根據(jù)市場情況，及時合理地采購所需商品，同時又能科學地對商品進行管理，統(tǒng)籌安排人力、物力、財力，有 效地改善當前管理的混亂狀況。根據(jù)對該廠的庫存管理情況所作的調查和參考

5、有關資料，發(fā)現(xiàn)目前該廠在庫存管理方面存在著如下問題： 不能及時獲得庫存信息在企業(yè)運作過程中，管理人員必須獲知各種商品當前的庫存量，在庫存數(shù)量小于商品的最低庫存限度的時候， 向供應商進行訂貨； 在庫存數(shù)量大于商品的最高庫存限度的時候，即商品積壓的時候，應該停止商品的進貨活動。但在實際操作中，由于商品的種類多、 數(shù)量大，需要進行仔細地核算，這不僅費時，而且易出錯，從而影響企業(yè)快速有效地運轉。 庫存信息不夠準確倉庫管理員根據(jù)各種入庫單、需求計劃單和領料單進行商品的入庫、出庫操作后，要隨時修改商品的庫存信息和出庫、入庫信息，以便反映庫存狀況。工作中的主要問題是：由于商品種類多、數(shù)量大、出庫入庫操作頻繁

6、等原因，造成庫存記錄和實際庫存量通常達不到嚴 格一致，因而需要通過盤點來糾正差錯，這既耽誤時間，又增加了工作量。 無法及時了解車間對庫存商品的需求情況在需求計劃單下達后，由于庫存商品與車間的關系復雜，根據(jù)送料員的個人經(jīng)驗給各車間分配車間所需商品時， 常缺少入庫、出庫信息和相關信息， 經(jīng)常出現(xiàn)車間缺少該商品的時 候才知道該產(chǎn)品需要情況，此時如果庫存量不足，將會導致車間的停產(chǎn)。無法及時了解車間 對庫存商品的需求情況會使企業(yè)的生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)發(fā)生混亂，使企業(yè)無法正常的運作。市場需求日益多樣化和個性化，產(chǎn)品更新?lián)Q代的周期越來越短，這就要求企業(yè)必須改變庫存管理現(xiàn)狀，以適應時代的要求。（3）企業(yè)庫存管理系統(tǒng)

7、的特點因為傳統(tǒng)企業(yè)庫存管理存在以上的問題難于適應現(xiàn)代庫存管理要求，所以現(xiàn)代企業(yè)庫存 管理系統(tǒng)要具有以下的特點： 科學的庫存管理流程存貨的種類不同，所涉及的業(yè)務環(huán)節(jié)及它們所組成的業(yè)務流程也各有差異。一般而言， 庫存業(yè)務包括入庫處理、貨物保管和出庫處理三個主要部分。通暢的業(yè)務流程是保障高效庫存管理的基礎，應具備優(yōu)化、無冗余、并行作業(yè)的基本屬性。企業(yè)庫存管理系統(tǒng)對企業(yè)的業(yè)務流程進行流程再造，使其更加通暢，提高企業(yè)在同行業(yè)中的競爭力。 商品代碼化管理代碼問題，嚴格說是一個科學管理的問題，設計出一個好的代碼方案對于系統(tǒng)的開發(fā)工作是一件極為有利的事情。代碼設計的好可以使很多機器處理變得十分方便，還可以把一

8、些現(xiàn)階段計算機很難處理的工作變成很簡單的工作。由于庫存商品種類繁多，在庫存管理過程中極易發(fā)生混亂的問題。IT技術與層次編碼技術的結合為商品的高效管理提供了可能。這種編碼技術對所有庫存商品按照層次和類別賦予唯一的編碼。它是區(qū)分不同商品的最主要的標準，具有易讀和易記的特點，使得管理者只需知道商品的編碼，就可以了解該商品的有關信息。 庫存異常報警當庫存數(shù)量小于商品的最低庫存限度的時候，系統(tǒng)發(fā)出警報，提醒管理人員應該向供應商進行訂貨；在庫存數(shù)量大于商品的最高庫存限度的時候，即商品積壓的時候， 系統(tǒng)也會發(fā)出警報，提醒管理人員應該停止商品的進貨活動。也就是說企業(yè)庫存管理信息系統(tǒng)既能防止商品供應滯后于車間對

9、它們的需求，也能防止商品過早地生產(chǎn)和進貨，以免增加庫存。3 .系統(tǒng)分析圖2數(shù)據(jù)流程圖系統(tǒng)分析的任務是在全面調查的基礎上，通過對現(xiàn)行管理業(yè)務的分析，提出系統(tǒng)的目標要求和功能分析的總體邏輯模型。(1 )數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)系統(tǒng)調查階段的數(shù)據(jù)資料，并依據(jù)用戶的要求，確定該廠信息系統(tǒng)的基本功能和工 作過程如下：首先車間科室提出需求計劃， 庫房管理員根據(jù)庫存情況， 決定是否需購貨， 如不需購貨 則通知車間前來取貨， 否則庫房管理員通知采購員購貨， 當貨物到達后進行入庫處理并通知 車間科室前來取貨。根據(jù)相應的功能要求，繪制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖如圖 2 所示：（2）數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典是對描述數(shù)據(jù)流程圖中的數(shù)據(jù)項、 數(shù)

10、據(jù)流、 數(shù)據(jù)存儲、 加工處理邏輯等組成部 分的嚴格定義，下面是本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典（由于篇幅原因，在此僅給出部分） 。 數(shù)據(jù)項的定義 數(shù)據(jù)項編號： 1-01 數(shù)據(jù)項名稱：商品編號別名：無簡述：某種商品的編號類型：字符型長度： 8 字節(jié)取值范圍： 數(shù) 字 + 英 文 字母數(shù)據(jù)項編口號：1-02數(shù)據(jù)項名稱：單價別名：購入單價簡述：某種商品的購入單價類型：數(shù)值型長度： 10 位，小數(shù)位 2 位取值范圍：0. 009999999.99數(shù)據(jù)項編號：1-03數(shù)據(jù)項名稱：庫存數(shù)量別名：實際庫存數(shù)量簡述：某種商品的庫存數(shù)量類型：數(shù)值型長度：5 位整數(shù)取值范圍：099999 數(shù)據(jù)流的定義 數(shù)據(jù)流名稱：入庫單 編號：

11、 F1簡述：采購人員填寫的商品入庫憑單數(shù)據(jù)流來源： 數(shù)據(jù)流去向： 數(shù)據(jù)流組成： 流通量 高峰流通量：采購人員 登記庫存臺賬 日期 + 入庫單編號 + 商品編號 + 購入數(shù)量 ： 25 份/ 天50 份 / 天數(shù)據(jù)流名稱：發(fā)貨單編號： F2簡述：供應商填寫的商品發(fā)貨憑單數(shù)據(jù)流來源：供應商 數(shù)據(jù)流去向：登記合同臺賬 數(shù)據(jù)流組成：日期 + 發(fā)貨單編號 + 供應商編號 + 商品編號 + 發(fā)貨數(shù)量 流 通 量 ： 25 份/ 天高峰流通量： 50 份 / 天數(shù)據(jù)流名稱：取貨單編號： F3簡述：庫管員填寫的要求車間取貨憑單數(shù)據(jù)流來源：庫管員數(shù)據(jù)流去向：車間數(shù)據(jù)流組成：日期 + 車間編號 + 商品編號 +

12、數(shù)量 流 通 量 ： 25 份/ 天高峰流通量： 50 份 / 天 數(shù)據(jù)存儲的定義 數(shù)據(jù)存儲的名稱：庫存臺賬 數(shù)據(jù)存儲編號： D1 簡 述：記錄商品的編號、名稱、單價與庫存數(shù)量等信息 數(shù)據(jù)存儲組成：商品編號 + 購入單價 + 庫存數(shù)量 關 鍵 字 ：商品編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：合同臺賬數(shù)據(jù)存儲編號： D2簡 述：記錄合同的編號、供應商編號、貨物編號、單價與購入數(shù)量等信息數(shù)據(jù)存儲組成： 合同編號 + 供應商編號 + 商品編號 + 單價 + 購入數(shù)量 + 日期 + 合同狀態(tài)關 鍵 字 ：合同編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：計劃臺賬數(shù)據(jù)存儲編號： D3簡 述：記錄計劃的編號、車間編號、商品編號、數(shù)量等信息 數(shù)據(jù)存儲

13、組成：計劃編號 + 供應商編號 + 商品編號 + 數(shù)量 + 日期 + 計劃狀態(tài) 關 鍵 字 ：計劃編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：供應商信息數(shù)據(jù)存儲編號： D4簡 述：記錄供應商的編號，名稱，地址，電話，傳真，銀行帳號 數(shù)據(jù)存儲組成：供應商編號 + 名稱 + 地址 + 電話 + 傳真 + 銀行帳號 關 鍵 字 ：供應商編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：商品信息數(shù)據(jù)存儲編號：D5簡述：記錄庫存商品的編號，類別，名稱，規(guī)格，單價，單位，存放位置，用途數(shù)據(jù)存儲組成：商品編號+名稱+類別+規(guī)格+單價+單位+存放位置+用途關鍵字：商品編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：車間信息數(shù)據(jù)存儲編號：D6簡述：記錄車間的編號，名稱，聯(lián)系人，電話數(shù)據(jù)存儲組

14、成：車間編號+名稱+聯(lián)系人+電話關鍵字：車間編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：用戶信息數(shù)據(jù)存儲編號：D7簡述：記錄用戶名稱、密碼和權限數(shù)據(jù)存儲組成：用戶名 +密碼+權限關鍵字：用戶名 處理邏輯的定義處理名：庫存檢查編號:P1輸入:數(shù)據(jù)流F5輸出:數(shù)據(jù)流F6描述:當車間將計劃單發(fā)給庫管員后，庫管員要將計劃單與庫存臺賬進行比較，看是否需要訂貨。處理名：驗貨處理編號:P2輸入:數(shù)據(jù)流F2，數(shù)據(jù)流F5輸出:數(shù)據(jù)流F1，數(shù)據(jù)流F4描述:采購員要檢驗貝物的質里。處理名：出入庫檢查編號：P3輸入：數(shù)據(jù)流F1輸出：數(shù)據(jù)流F3描 述：當驗貨處理后，庫管員將貨物入庫，并發(fā)取貨單到訂貨單位。4 .系統(tǒng)設計(1)系統(tǒng)功能結構設計庫

15、存管理信息系統(tǒng)的目標是保障企業(yè)生產(chǎn)所需的所有商品供給，并通過有效的管理，提高庫存周轉率，降低資金占用。根據(jù)系統(tǒng)分析結果，得出本系統(tǒng)的功能結構圖如圖3所示。計劃管理模塊的主要功能是根據(jù)各生產(chǎn)部門上報的生產(chǎn)、維修及工程用料計劃與已有的 采購合同計劃和庫存情況等信息建立數(shù)據(jù)庫，并及時根據(jù)生產(chǎn)計劃的變更，修改商品計劃， 生成商品采購清單。庫存管理模塊 中的各子模塊都由數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除、查詢等模塊構成。其中數(shù)據(jù)錄入模塊包括對商品庫存文件的數(shù)據(jù)錄入、商品購入文件的數(shù)據(jù)錄入、商品出庫文件的錄入； 數(shù)據(jù)修改是對上述三種文件中的數(shù)據(jù)進行修改；數(shù)據(jù)刪除同數(shù)據(jù)修改基本上是一樣的，只不過這里是將記錄從相應的數(shù)據(jù)庫

16、文件中刪除掉。圖3功能結構圖（2 ）系統(tǒng)配置方案根據(jù)開發(fā)時期計算機市場的性能價格比和本系統(tǒng)的實際情況，選擇了P4微機及Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。（3）代碼設計為了和工作人員以往的商品管理習慣一致，商品信息編碼以數(shù)字表示。根據(jù)行業(yè)標準，所有商品分為19大類（兩位數(shù)字），每大類又分為若干小類（兩位數(shù)字），在小類中根據(jù)商 品規(guī)格型號的不同以卡號（四位數(shù)字）再進行區(qū)分。設計方案如圖4所示。 商品規(guī)格型號 大類號 小類號圖4商品代碼設計方案此外，為了使數(shù)據(jù)錄入、商品信息管理、信息查詢、統(tǒng)計的方便快速，還根據(jù)需要對商 品的去向和來源進行了統(tǒng)計用信息編碼和部門編碼。（4）數(shù)據(jù)庫設計數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)庫應用程序的

17、核心。數(shù)據(jù)庫設計是建立一個應用程序最重要的步驟之一。 數(shù)據(jù)庫設計一般要在需求分析和數(shù)據(jù)分析的基礎上進行概念設計、邏輯設計和物理設計。 概念設計經(jīng)過對該廠的調查，了解到系統(tǒng)中的實體類型有：供應商、商品、領用單位等，這些實 體之間的相互關系有：供應商與商品之間存在“供應”聯(lián)系，是多對多的。商品與領用單位之間存在“出庫”，“出庫”對多的。每個實體的屬性分別是：供應商：供應商編號，名稱，地址，電話，傳真，銀行帳號商品：商品編號，名稱，類別，規(guī)格，單價，單位，庫存量，存放位置，用途車間：車間編號，名稱，聯(lián)系人，電話畫出庫存管理的E R圖如圖5所示。圖5 庫存管理E R圖 邏輯設計邏輯設計的任務是根據(jù) D

18、BMS的特征把概念結構轉換為相應的邏輯結構。概念設計所 得到的E R模型，是獨立于 DBMS的，這里的轉換就是把表示概念結構的E R圖轉換成關系模型的邏輯結構。將圖5轉換為規(guī)范的關系模式為：供應商（供應商編號，名稱，地址，電話，傳真，銀行帳號）商品（商品編號，名稱，類別，規(guī)格，單價，單位，庫存量，存放位置，用途）供應（供應商編號，商品編號，數(shù)量，單價）車間（車間編號，名稱，聯(lián)系人，電話）出庫（商品編號，車間編號，數(shù)量） 物理設計物理設計的目的是根據(jù)具體DBMS的特征，確定數(shù)據(jù)庫的物理結構（存儲結構）。關系數(shù)據(jù)庫的物理設計任務包括兩個方面，一是確定所有數(shù)據(jù)庫文件的名稱及其所含字段的名稱、類型和寬度；二是確定各數(shù)據(jù)庫文件需要建立的索引，在什么字段上建立索引等。各表結構如表1至表7所示。表1庫存臺賬字段名字段類型字段寬度說明商品編號Character8購入單價Numeric10.2庫存數(shù)量Numeric5庫存數(shù)量表2合同臺賬字段名字段類型字段寬度說明合同編號Character8供應商編號Character8商品編號Character8單價Numeric10.2數(shù)量Nu