項(xiàng)目公司檔案管理辦法

1、沙洋縣沙河線項(xiàng)目管理有限公司沙洋縣沙河線項(xiàng)目管理有限公司檔案管理辦法實(shí)施日期：二一七年十二月第 1 頁(yè) 共 8 頁(yè)沙洋縣沙河線項(xiàng)目管理有限公司目錄第一章 總則3第二章 管理原則3第三章 管理員職責(zé)要求3第四章 檔案范圍及分類(lèi)4第五章 檔案銷(xiāo)毀管理辦法5第六章 檔案使用管理辦法5第七章 檔案保密管理辦法6第八章 檔案移交和接收管理辦法7第九章 附則7檔案移交表8第 8 頁(yè) 共 8 頁(yè)第一章 總則第一條 為規(guī)范公司各類(lèi)檔案管理，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司管理工作的實(shí)際，制定本管理辦法。第二條 本制度適用于公司全體員工，公司各部門(mén)在辦理相關(guān)檔

2、案業(yè)務(wù)時(shí)，必須遵循本管理辦法的規(guī)定。第二章 管理原則第三條 根據(jù)其經(jīng)營(yíng)管理需要設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)，公司重要檔案由行政部負(fù)責(zé)保管。各部門(mén)兼職檔案員由各部門(mén)負(fù)責(zé)人兼任，文件材料的收集由各部門(mén)檔案員負(fù)責(zé)整理。第四條 公司對(duì)重要檔案文件進(jìn)行集中保管，檔案管理人員必須規(guī)范管理，確保檔案的安全。第三章 管理員職責(zé)要求第五條 檔案工作職責(zé)為：(一) 負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、使用、保密、銷(xiāo)毀和移交工作；(二) 負(fù)責(zé)檔案房管理工作，定期對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，妥善處理；(三) 負(fù)責(zé)敦促部門(mén)兼職檔案人員做好本部門(mén)文件材料的收集、歸檔工作；第六條 部門(mén)檔案員工作職責(zé)為：(一)負(fù)責(zé)本部

3、門(mén)履行職責(zé)中形成的所有檔案資料的集中統(tǒng)一保管，對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料系統(tǒng)、齊全、完整地收集、保管；(二) 負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生文件材料的質(zhì)量把關(guān)，保證文件材料的字跡、紙張、內(nèi)容、裝訂等符合檔案歸檔的質(zhì)量要求；(三) 負(fù)責(zé)做好本部門(mén)檔案資料的安全和保密工作；(四)在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，妥善處理。并提出改進(jìn)檔案工作的意見(jiàn)和建議第四章 檔案范圍及分類(lèi)第七條 公司大記事類(lèi)(公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；公司股東會(huì)、股東、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像及獲獎(jiǎng)證書(shū)等)，此類(lèi)檔案由行政部保管。第八條 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)(公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、公

4、司年度預(yù)決算報(bào)告、考核指標(biāo)、經(jīng)營(yíng)合同和協(xié)議等)， 此類(lèi)檔案由行政部保管。第九條 財(cái)務(wù)檔案類(lèi)(報(bào)表、憑證及其管理方面的文件材料)， 此類(lèi)檔案由財(cái)務(wù)部保管。第十條 往來(lái)文書(shū)類(lèi)(上級(jí)主管單位文件、公司文件及公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū))，此類(lèi)檔案由行政部保管。第十一條 基建檔案類(lèi)(房屋租賃、物業(yè)維修方面的文件材料、合同、辦公設(shè)備說(shuō)明書(shū)等)，此類(lèi)檔案由行政部保管。第十二條 其他(其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料)，此類(lèi)檔案由行政部保管。第五章 檔案銷(xiāo)毀管理辦法第十三條 失去保存價(jià)值的和已到保管期的檔案要經(jīng)過(guò)鑒定后進(jìn)行銷(xiāo)毀。(一)對(duì)失效的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，及時(shí)銷(xiāo)毀；(二)辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)

5、理批準(zhǔn)，方能銷(xiāo)毀； (三)銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在確認(rèn)簽字。 (四)公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交公司法人。 (五)公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。 第六章 檔案使用管理辦法第十四條 公司凡需使用公司重要檔案者，均須在釘釘上發(fā)起審批，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，填寫(xiě)文件借閱/領(lǐng)用表，注明借閱/領(lǐng)用用途及使用人等情況。 第十五條 借閱期限不得超過(guò)二星期，到期需歸還，并在文件借閱/領(lǐng)用表上如實(shí)填寫(xiě)歸還日期及經(jīng)手人姓名；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 第十六條 借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告

6、。第十七條 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離公司。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 第十八條 公司內(nèi)檔案使用的方式有：(一)提供檔案原件；(二)提供檔案復(fù)印件；(三)提供文獻(xiàn)索引資料；(四)提供檔案掃描電子檔。第七章 檔案保密管理辦法第十九條 要按照國(guó)家保密法的有關(guān)規(guī)定，凡涉及秘密的檔案，應(yīng)按規(guī)定范圍使用。第二十條 不得擅自提供、抄錄、公布檔案。第二十一條 任何單位、部門(mén)或個(gè)人，不準(zhǔn)出賣(mài)公司檔案和內(nèi)部資料、文件，不得丟失文件和檔案；不歸檔文件材料，集中交檔案室統(tǒng)一處理”第二十二條 對(duì)于造成失密、泄密、侵權(quán)事件的單位或個(gè)人，必須嚴(yán)肅查處，追究其責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者移送司法機(jī)關(guān)依法處理。第八章 檔案移交和接收管理辦法第二十三條 公司檔案在辦理移交手續(xù)時(shí)，交接雙方必須同時(shí)在場(chǎng)，在完成檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息核實(shí)無(wú)誤后雙方確認(rèn)簽字，方可完成移交。第二十四條 公司檔案辦理快遞郵寄檔案前，需與檔案接收方電話聯(lián)系確認(rèn)郵寄檔案信息，檔案