間接采購項目中SOW的制定

1、-作者xxxx-日期xxxx間接采購項目中SOW的制定【精品文檔】間接采購項目中SOW的制定文/郭青松隨著全球化的發(fā)展，越來越多的企業(yè)將公司的部分生產經營活動外包給專業(yè)的服務公司，從而使自己更加專注于自己的核心競爭力，最終獲得總體上最優(yōu)的資源配置和成本結構。例如美國寶潔公司在2003年將HR外包給IBM公司，戴爾公司很早就將自己的物流外包給Ryder公司。國內方面，業(yè)務外包也有不少參與者，如海爾將生產外包給臺灣的聲寶公司等等。在這種情況下，間接采購在現(xiàn)在的采購活動中越來越扮演更加重要的地位。因為它超越以前傳統(tǒng)間接采購的MRO(maintenance, repair, office supply

2、)的范圍，變得和生產直接采購具有同等重要的戰(zhàn)略地位。而在這種間接采購中，工作說明書SOW(statement of work)是采購活動中的核心內容。本文將以生產外包服務為例，談談SOW的相關問題，以期給相關的采購人員和CPM/CPSM的學員一些參考和借鑒。一、 SOW的定義及重要性關于SOW的定義，ISM給出的是：在采購服務時用來更加準確地定義約定的工作的文件。它包含有三個重要的要素：工作分解結構、里程碑和績效評估因素。由上述定義可以看出，如同在生產材料的直接采購中的采購規(guī)范(specification)一樣，SOW是服務類采購中的“采購規(guī)范”。它定義了要完成的工作內容，以及完成的時間與完成

3、后的考核標準，也就是通常所說的WHAT，WHEN和HOW。SOW規(guī)定的內容決定了服務成本和買賣雙方的交付，它也因此將成為買方規(guī)定要求和賣方核準報價的基礎文件。以生產外包的SOW為例，SOW會指明生產過程中要作的測試，這將在很大程度上決定了供應商的價格。例如常見的老化測試，規(guī)定要老化多長時間，是否要建立專門的老化室，老化室的溫度要求（如要保持多少度的范圍），溫度的均勻性如何（如室內最大溫差不超過多少度），生產出的產品要全部老化還是可以抽樣老化，如果是抽樣老化，抽樣比例是多少，等等。很明顯，SOW中的測試要求不同，供應商的測試成本就不同，所以供應商一般都會詳細了解SOW的內容，因為他們知道SOW對

4、他們的成本的影響。同樣的，對客戶而言，這些測試要求直接決定了生產出的產品的質量水平，和公司能夠承擔的投入，所以也必須清楚地了解并決定其要求，最終反應在SOW上。二、 SOW的編寫由于SOW的重要性，編寫一個高質量的SOW就成為采購方的核心工作SOW的編寫牽涉到諸多問題，下面分別進行說明。(一) SOW的內容同樣以生產外包為例，對SOW的內容進行逐一闡述n 項目目標這是SOW的靈魂，是其它SOW內容的指導思想。通常它簡練概括地交待服務采購的總體目標，總體要求，以及關鍵的時間節(jié)點和里程碑。同樣以生產外包采購為例，SOW的項目目標通常會說明是什么產品要進行生產外包，該產品的應用環(huán)境，上市和量產時間表

5、，以及由此產生的項目的總體指導原則，工作方法，資源配置等等。同時，它還會規(guī)定供應商的總體責任，關鍵的產品質量要求，項目進度，交付需求等內容。n 背景信息這個比較好理解，主要是說明項目的一些必要的基礎性的信息。比如生產外包的SOW可能會對為何對生產外包進行簡單的說明，還會交代該項目的規(guī)模、產品預計的銷量、主要的目標市場，等等信息。n 工作范圍這個是對SOW的項目目標的詳細說明，它詳細交待了買賣雙方，特別是供應商一方的職責，它通常通過工作分解結構(work breakdown structure, WBS)的形式來說明。在生產外包的SOW中，這方面的內容可能規(guī)定外包方會提供給供應商的支持，如提供生

6、產外包產品的應用環(huán)境，客戶使用條件，后續(xù)可能出現(xiàn)的質量問題的信息，相應的測試審批，SOW的更新管理，對供應商的相關培訓，等等。而對供應商的規(guī)定，除了概括地要求供應商按要求提供產品的生產服務外，通常會具體和詳盡到每個細節(jié)。下面簡單列舉生產外包SOW中對供應商要求的一些常見內容：1、 生產外包產品從工程啟動到正式量產的時間要求。2、 量產前各種認證測試的樣品數(shù)量，交付時間，質量要求、規(guī)格等。3、 原材料來料檢驗、生產工藝過程中、以及最終產品交付前的測試，可另行規(guī)定詳細專門的測試文件，規(guī)定測試條目，測試的機臺設備，測試流程，測試通過的判定標準，測試的頻率，抽樣的標準，等等?？蓞⒄涨懊嫣岬降睦匣瘻y試的

7、內容。4、 從小批量認證到正式量產的產能的擴展和規(guī)劃，含時間安排，瓶頸工位的識別和管理，原材料的采購供應，生產線員工的需求和滿足(招聘或者從其它生產線共用)，生產線員工的培訓，相關文檔的建立(如員工作業(yè)指引WI，工藝程序文件等)、審批、維護管理等。5、 模具的內容，含公模和私模。如要求公模需由供應商免費提供，私模由買方購買并成為買方的財產。要求供應商提供詳細的私模的信息，包括名稱、數(shù)量、單價、壽命、產能、存貯、維護保養(yǎng)細節(jié)（時間安排，保養(yǎng)方法等），試模的時間安排，等等。6、 提供法律法規(guī)要求的有關環(huán)保、安全、進出口及其它相關的合規(guī)證明文件、測試報告、申明書等。如CCC證書、CE證書等。7、 物

8、流安排，如產品的包裝、交貨地點、進出口安排、運輸方式，是否建立寄售或供應商管理庫存的模式，等等。8、 產品的質量要求，如產品的規(guī)范，質保期限，出現(xiàn)質量問題的響應時間、流程和賠付，召回的條件，甚至包括提供平時生產中的質量管理信息（如關鍵工位的控制圖、合格率）、質量目標和持續(xù)改善的相關內容以及供應商的質量管理體系等等。9、 量產后的生命周期支持，如零配件的持續(xù)生產時間，支持停產部件的替代品的重新認證等。10、 相關的IT系統(tǒng)支持，如要求供應商能建立相應的EDI數(shù)據(jù)傳輸，電子在線支付，ERP系統(tǒng)的接口以進行相應的需求預測和交付承諾信息共享，等等。11、 其它，如文檔的版本管理和獲取控制，保密內容的規(guī)

9、定和控制，等等。n 工作進度主要是項目的時間安排，例如什么時候項目啟動，什么時候要進行供應商生產線的審核，什么時候進行試生產，什么時候開模和測試工，什么時候要進行正式量產，等等。通常和工作范圍一起通過項目管理軟件來表現(xiàn)。n 交付內容這里會規(guī)定供應商的所有交付的內容，含各種文檔和各種硬件和軟件的交付。同樣以生產外包為例，交付內容包括各種測試報告、認證報告，人員配備報告，生產線的質量數(shù)據(jù)，操作指引WI，標準操作流程SOP，小試、中試和試量產的各種樣品，試模的樣品，標準樣品(golden sample)，項目管理的各種文件，會議紀要，等等。n 進度報告的期限這里規(guī)定的是項目管理中的溝通機制，即如何進

10、行項目進度的回顧和檢討，如何管理項目中的各種偏離（特別是延誤和交付不合格），買賣雙方必須約定項目進度如何溝通，出現(xiàn)偏差如何采取補救措施甚至是處罰措施，以避免日后的爭執(zhí)。n 評審方法這個也是SOW中非常關鍵的內容，因為它規(guī)定供應商的交付達到怎樣的標準才會被買方接受、批準，并最終被付款。如果評審標準不清楚，日后就容易產生分歧和爭執(zhí)。如果規(guī)定太嚴格，會產生不必要的成本，甚至會出現(xiàn)無法達成的情況。如果規(guī)定太松，則導致交付質量下降。所以在制定評審標準時必須要清楚具體，切合實際。同樣以生產外包為例，針對交付的文檔，如安規(guī)證書，可以規(guī)定必須是具有相應資質的機構出具、具有法律效應的證書。但沒有必要規(guī)定必須由哪

11、一家機構出具該證書。通常要求評審方法要寫得清楚具體，盡量量化、文檔化、標準化，這樣可以減少日后的糾紛。(二) SOW編寫的責任人從上述SOW的內容可以看出，復雜的SOW的編寫涉及到各種職能部門，如生產外包的SOW就會涉及到采購、研發(fā)、生產、質量、審計、財務等等。因此讓某一個部門來編寫SOW是不現(xiàn)實的，通常是跨部門的合作來完成。但是整個SOW的編寫還是會有安排一個負責人來安排和監(jiān)督SOW的編寫進度和整體內容的把握，這個負責人通常是整個項目的項目經理，也有的公司由公司管理層指定專門負責人員。(三) 供應商的參與這里需要指出的是，作為采購部門，應該充分發(fā)揮供應商在編寫SOW以及后續(xù)工作的參與，這是供

12、應商早期參與的內容之一。供應商的參與可以有多種方式，如供應商對部分SOW的內容、如評審方法進行商量修改，對項目工作進度給出自己的估計，對工作范圍進行澄清，對買方的責任進行詳細商討并具體約定，等等。供應商甚至可以要求讓買方委派技術人員對試模進行現(xiàn)場指導，或者提供以往買方內部生產的質量數(shù)據(jù)或者客戶投訴情況，以避免外包后供應商再犯同樣的失誤。(四) 文字要求從上述內容可看出，復雜的間接采購會導致SOW也變得復雜，有些SOW可達幾十頁甚至幾百頁，由幾人甚至數(shù)十人共同完成。因些對SOW的文字組織是必須要考慮的。通常認為，SOW的內容組織必須有條理，具有邏輯性，能真實反應買方的真正的要求，幫助實現(xiàn)項目的目

13、標。除此之外，好的SOW還具有很好的可讀性，能吸引人；同時可以考慮給供應商提供相應的模板和表格，方便供應商給出準確、標準的回復或者交付。三、 SOW的管理SOW的管理通常包括審批、更新和存檔。SOW的審批普遍由公司上一級的管理層來進行，一般來說，管理層在審批時會要求具體的編寫人員先達成一致，如果不能達成一致則需要在提交審批時指出不能達成一致的內容，并說明分歧的原因是什么，各自的立場是什么。然后管理層會進行跨部門的討論并尋求達成共識。SOW并不是一成不變的，例如測試條件可能會發(fā)生變化，安規(guī)要求會有更新，等等，這些就會導致SOW的更新。如果SOW有更新，如何管理SOW的更新也就需要確定。例如，更新

14、內容由誰批準，如何和供應商討論確認更新，更新造成的額外成本如何核算確認，成本由誰承擔，有沒有影響工作進度，如果有，影響的工作進度如何補救，等等。這些都是需要和公司內部各部門以及供應商反復商討確定的。另外，SOW更新的版本如何管理，在SOW的文件上如何反映等細節(jié)也需要規(guī)定。所以說，SOW的更新是SOW管理中最為復雜的內容，需要更多的時間和精力來處理。SOW的文檔管理，和其它公司重要文檔一樣，需要作出具體的規(guī)定，如SOW會保存多久，如何保存，由誰保存，等等。四、 SOW的交付與接受SOW的交付和接受是服務采購的后期階段，它直接影響買賣雙方的付款和收款，多數(shù)的服務采購的糾紛也大多發(fā)生在這個階段。SO

15、W的交付和接受，其實是基于SOW的評審方法而來的。如前所述，只要SOW的評審方法要求寫得具體清楚，能夠量化、標準化、文檔化，在交付和接受時就可以變得簡單明了，可能的糾紛也是能避免的。因此在SOW評審方法無缺陷的情況下，供應商只要按照SOW中的要求，提供相應的交付文檔、證明文件、相應的硬件產品，買方按照評審方法進行驗收，簽字證明接受，就算是完成簽收手續(xù)。在實際工作中，交付和接受的分歧和糾紛隨時都有可能出現(xiàn)。除了SOW的評審方法不夠明確具體外，雙方的理解偏差也會成為出現(xiàn)問題的原因，當然也不排除有惡意違約的情況。通常，只要不是惡意違約，出現(xiàn)分歧時，買賣雙方都可以通過協(xié)商解決，如了解雙方分歧的立場差別在哪里，原因是什么，立場差別對雙方的利益影響是什么，如何避免和化解可能的利益影響，等等。因為項目已經進展到這一步，如果全部推倒重來