秘書的一般能力PPT課件

1、 了解能力的基本概念； 了解能力與知識、技能的關(guān)系； 理解一般能力對于秘書工作的重要影響； 掌握秘書人員一般能力的基本要求。第1頁/共69頁 觀察力、注意力、記憶力、想象力、 創(chuàng)造力、思維力等都是能力的重要組成部 分。 通過秘書人員的工作實踐，探討對秘 書人員一般能力的要求以及秘書人員一般 能力的培養(yǎng)問題，提高秘書人員從事各種 工作活動的效率。 第2頁/共69頁第3頁/共69頁第一節(jié) 能力概述 第4頁/共69頁 人的能力是和活動相聯(lián)系的，在活動中 形成、發(fā)展和表現(xiàn)出來的，離開實踐活動， 人的能力就無從體現(xiàn)。 缺乏某種能力的人也會對他從事某項實 踐活動帶來障礙。 第5頁/共69頁一、什么是能力

2、能力是直接影響活動的效率，使活動 順利完成的個性心理特征。人們從事任何 項重要的活動，完成一件有意義的工作， 都必須依靠一定的能力。 第6頁/共69頁 例如：搞創(chuàng)作，必須具備寫作能力； 從事繪畫，必須掌握繪畫技巧。第7頁/共69頁 知識是人類社會歷史經(jīng)驗的總結(jié)和概括，技能是 一種操作技術(shù)。 知識、技能和能力關(guān)系密切。 能力在學(xué)習(xí)知識、掌握技能的過程中發(fā)展； 能力在一定程度上決定著人們對知識、技能的掌 握和運用的程度； 能力影響著人們掌握知識技能的快慢、深淺、難易和鞏固程度。 第8頁/共69頁 能力的類型差異。這種差異主要表現(xiàn)在各種心理 活動過程方面。 能力發(fā)展的水平差異。人的智力水平有高有低，

3、 基本上是屬于正態(tài)分布。 能力表現(xiàn)的早晚差異。這種差異主要表現(xiàn)為三種 現(xiàn)象：人才早熟或早慧；中年成才；大器晚成。第9頁/共69頁 先天素質(zhì)的影響 早期環(huán)境和經(jīng)驗的影響 教育和實踐活動的影響 勤奮與愛好的影響第10頁/共69頁 能力有著復(fù)雜的心理結(jié)構(gòu)，是各種心理 品質(zhì)的總和。 關(guān)于能力結(jié)構(gòu)問題，心理學(xué)界有許多學(xué) 說。如斯皮爾曼的能力二因素說、吉爾福特 的智慧結(jié)構(gòu)學(xué)說、施萊辛格和格特曼的智力 二維結(jié)構(gòu)學(xué)說等。 第11頁/共69頁 心理測驗按測量類型可以分為三種（見圖3-1）。第12頁/共69頁第二節(jié) 秘書的觀察力 第13頁/共69頁 觀察是人們認(rèn)識世界，進(jìn)行各種創(chuàng)造性 勞動的基礎(chǔ)，是科學(xué)研究中最基

4、本的方法。 秘書擔(dān)負(fù)的工作比較特殊，接觸面廣， 必須具備良好的觀察力，隨時發(fā)現(xiàn)工作中的 問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門反饋。第14頁/共69頁 觀察力是人們有意識地對事物進(jìn)行知覺感 受的能力，是人們認(rèn)識事物的必要前提。 人們對于客觀事物的認(rèn)識總是有一個漸進(jìn) 過程，第一步是感覺和知覺。知覺有些是有意 識的，有些則是無意識的。 觀察是有意識知覺的最高形式，是一種有 目的、有計劃、比較持久的知覺活動。 第15頁/共69頁 觀察是人們認(rèn)識事物的前提，能否對客觀 事物進(jìn)行比較全面深入的觀察，將直接影響到 人的認(rèn)識的正確與否。 對于秘書的觀察力的基本要求，主要有以 下三點。第16頁/共69頁 要求秘書在對事物

5、的觀察過程中，排除各種因素 的干擾，避免主觀臆測。 要求秘書克服各種不利因素的影響，排除外部的 干擾因素。 必須克服內(nèi)部因素的影響：觀察者興趣、動機(jī)、 態(tài)度和知覺參考的影響。 秘書工作者必須克服各種不利因素的影響，從實 際出發(fā)、實事求是地去觀察事物。 （一）觀察的客觀性 第17頁/共69頁（二）觀察的全面性 觀察的全面性，就是要避免在觀察事物 或事件時只注意一點而忽視其他，出現(xiàn)片面 性。觀察的全面性是對事物認(rèn)識、判斷的基 本前提。 秘書必須立體地、多層次地、多角度地 看待問題，把被觀察對象放在對象所處系統(tǒng) 中觀察，這樣才能獲取比較全面的認(rèn)識。 第18頁/共69頁 關(guān)于對事物觀察的全面性，宋代大

6、文豪蘇 東坡的題西林壁有比較形象的描繪 。 題西林壁 橫看成嶺側(cè)成峰， 遠(yuǎn)近高低各不同。 不識廬山真面目， 只緣身在此山中。 第19頁/共69頁 觀察的敏銳性是指觀察者在觀察活動中能 夠迅速抓住那些反映事物本質(zhì)而又不易察覺的 現(xiàn)象。 作為秘書，要有“政治敏感性”，要有“靈敏 的政治嗅覺”，掌握領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求。 觀察的敏銳性能夠幫助秘書正確恰當(dāng)?shù)靥?理各種復(fù)雜的人際關(guān)系，通過細(xì)致而敏銳地觀 察，溝通感情，融洽關(guān)系。 第20頁/共69頁第21頁/共69頁 一個秘書獲得良好的觀察力，主要有以下 兩種途徑： 首先，要做好觀察準(zhǔn)備，明確觀察目的， 培養(yǎng)觀察興趣和意向，養(yǎng)成一種自覺的習(xí)慣， 做到時時留心

7、、事事留心、處處留心。 其次，應(yīng)掌握正確的觀察法，做到有順 序、有系統(tǒng)地進(jìn)行觀察。 第22頁/共69頁第23頁/共69頁 注意就是那扇門，一切由外部世界進(jìn)入 人的靈魂的東西都通過這扇門 俄國教育家烏申斯基第24頁/共69頁 注意，是指人的心理活動對一定對象的指向和集 中。指向是在每一瞬間把心理活動有選擇地朝向于一 定的事物；集中是把心理活動貫注于某一事物，而同 時離開其他事物。第25頁/共69頁第26頁/共69頁第27頁/共69頁第28頁/共69頁（一）注意的廣闊性 注意的廣闊性也叫注意的范圍，是指人們 在同一時間內(nèi)能清楚地把握對象的較多數(shù)量。 如果一個人在同一時間內(nèi)比另外一個人能 夠看到或記

8、住更多的內(nèi)容，則說明這個人注意 力比另外一個人強(qiáng)。 一個秘書人員的注意力狹窄，不僅不能迅 速地獲取有價值的信息資料，而且會影響注意 的視野，變得孤陋寡聞。第29頁/共69頁（二）注意的穩(wěn)定性 注意的穩(wěn)定性又稱注意的持久性，是指能 夠長時間把注意保持在穩(wěn)定的對象或活動上。 注意的穩(wěn)定性因人而異。有的人能夠較長 時間地注意某一對象而不發(fā)生轉(zhuǎn)移，就說他注 意力比較穩(wěn)定。 秘書工作者要把注意力集中到工作中的重 要問題上，長時間地不分心，不動搖。第30頁/共69頁（三）注意的分配性 注意的分配性是指在同一時間內(nèi)注意分配 到兩種或幾種不同的對象上。 一個熟練的打字員，需要把大部分的注意 集中到文稿上，而只

9、把較少的注意力放在手的 動作和鍵盤上。 善于分配自己的注意力，對于秘書工作是 很重要的。第31頁/共69頁 注意的分配性與注意的穩(wěn)定性反映都是一 個人注意力的情況。 注意的分配不是注意的分散，是指在一定 時間同時把注意穩(wěn)定在幾個對象之間的能力。 注意的穩(wěn)定性不僅僅是指注意一個對象， 而是指不隨便更換注意的對象，有意識地控制 注意的能力。 第32頁/共69頁（四）注意的轉(zhuǎn)換性 注意的轉(zhuǎn)換性是指有目的地、及時地把注 意從一個對象轉(zhuǎn)移到另一個對象上。 注意的轉(zhuǎn)換性反映了一個人處理問題的機(jī) 動性，表現(xiàn)出一個人應(yīng)變力的高低。 作為一個秘書，對于已經(jīng)順利完成的工作 或者雖然沒有完成但又出現(xiàn)了新的較為重要的

10、 工作，必須能夠及時地轉(zhuǎn)移自己的注意力。第33頁/共69頁第34頁/共69頁第35頁/共69頁第36頁/共69頁 記憶是人知識的寶庫。人的一切活動， 只有在記憶的基礎(chǔ)上才可能進(jìn)行。一個人失 去了記憶能力，一切心理活動都要中斷。第37頁/共69頁第38頁/共69頁第39頁/共69頁 反映了記憶的速度特征。記得快，可以節(jié) 約大量的時間，可以提高學(xué)習(xí)、工作效率。 秘書有許多時效性很強(qiáng)的工作，如領(lǐng)導(dǎo)臨 時交辦的事項，必須迅速把它們記住。 第40頁/共69頁（二）記憶的精確性 要求秘書能夠準(zhǔn)確精細(xì)地記住識記對象， 使獲取的各種信息準(zhǔn)確無誤，不能模糊猜測。 比如，秘書應(yīng)對本單位的基層部門、各部 門的人數(shù)等

11、精確地記憶，在起草文稿引用數(shù)據(jù) 時才能做到真實、準(zhǔn)確。 我國著名的橋梁專家茅以升 的記憶就非常精確，能夠背誦圓 周率到小數(shù)點后100位。 第41頁/共69頁 人的記憶分為短時記憶和長時記憶兩種類 型。長時記憶多數(shù)是對短時記憶加工重復(fù)的結(jié) 果，但也有些是因為印象深刻一次形成的。 秘書記憶的持久性對于處理日常工作是極 為重要的。 比如，經(jīng)常要用的本單位的一些基本數(shù)據(jù) 資料；在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出或在會議期間，領(lǐng)導(dǎo)對 某項事情進(jìn)行的查詢。 第42頁/共69頁 （一）重視秘書記憶力的培養(yǎng)（一）重視秘書記憶力的培養(yǎng) 秘書工作者應(yīng)該培養(yǎng)有意記憶的能力。 人的記憶按照有無識記的目的可以分為有意識 記和無意識記兩種（

12、見圖3-4）。 第43頁/共69頁 秘書工作者要積極培養(yǎng)有意識的記憶能 力，明確記憶的目的，自覺地克服各種記憶 障礙，完成記憶任務(wù)。也應(yīng)充分重視運用記 憶的規(guī)律，善于將有意記憶化成無意記憶， 以提高自己識記的興趣，將記憶變成一種良 好的習(xí)慣。 第44頁/共69頁 加深理解，融會貫通，增加意義識記的能力。 根據(jù)人們對材料的理解程度及材料自身是否有規(guī) 律，記憶分為意義識記和機(jī)械識記（見圖3-5）。 第45頁/共69頁 秘書應(yīng)該充分運用以往的知識經(jīng)驗，尋找 材料的意義以及內(nèi)在聯(lián)系，找出規(guī)律，加深理 解，融會貫通，提高意義識記的水平，這樣可 以不斷提高識記速度，并使記憶保持長久。 第46頁/共69頁

13、掌握一定的記憶原則，積極同遺忘作斗爭。 培養(yǎng)記憶品質(zhì)，必須了解遺忘的特點，掌握遺忘 的規(guī)律。 艾賓浩斯遺忘曲線：遺 忘先快后慢。人們學(xué)習(xí)中的 遺忘過程是不均衡的，識記 的最初遺忘很快，后來逐漸 減慢，到了相應(yīng)時間幾乎就 不再遺忘了。 秘書在學(xué)習(xí)新東西后，要及時地復(fù)習(xí)、鞏固。 第47頁/共69頁 適當(dāng)?shù)卣莆沼洃浄椒ǎ梢詭椭岣哂洃浰健?簡化法，即由繁化簡，抓要點，記提綱的方法； 分組法，即把知識內(nèi)容按規(guī)律性進(jìn)行歸類； 聯(lián)想法，即運用回憶，將有關(guān)材料通過對比、聯(lián) 想的方法再現(xiàn)出來。 秘書應(yīng)該借助紙筆，積極地鍛煉記憶力水平，同 時，還要運用其他手段來幫助收集資料信息。第48頁/共69頁第五節(jié) 秘

14、書的想象力 第49頁/共69頁 精神浩瀚，想象活躍，心靈勤奮 就是天才。 狄德羅（法國思想家）第50頁/共69頁 想象是在人腦中對已有表象進(jìn)行加工改造而創(chuàng)造 新形象的心理過程。 人在認(rèn)識活動中，通過對事物的感知，在頭腦中 形成表象，想象是在表象的基礎(chǔ)上的再創(chuàng)造。 想象受社會歷史條件與個人心理特點的影響和制 約，以客觀現(xiàn)實為基本依據(jù)的想象對于人們認(rèn)識世界 和改造世界具有重大作用。一、什么是想象 第51頁/共69頁 想象可以使人認(rèn)識那些無法直接感知的事物 形象，使人認(rèn)識宏觀世界和微觀世界；使人的認(rèn) 識超出時間與空間的限制， 極大地豐富人的精神世界， 提高人改造世界的能動性， 成為推動人類社會不斷前

15、 進(jìn)的精神動力。 第52頁/共69頁 想象力作為人的一種認(rèn)識能力，主要是指人們有 意想象的能力，特別是指人們創(chuàng)造性想象的能力。 人的想象力的發(fā)展是社會實踐活動的結(jié)果，是人 的智力發(fā)展的主要方面。二、秘書培養(yǎng)想象力的意義 第53頁/共69頁 偉大的領(lǐng)導(dǎo)能力是一種獨特的藝術(shù) 形式，既要求有非凡的魄力，又要求有 非凡的想象力。 尼克松第54頁/共69頁第55頁/共69頁 秘書工作者必須有較強(qiáng)的理解能力，豐 富的想象儲備，使再造想象更合乎情理。同 時必須具有強(qiáng)烈的創(chuàng)造興趣和愿望，充分調(diào) 動思維的積極性，進(jìn)行細(xì)致的構(gòu)思。還要培 養(yǎng)順應(yīng)現(xiàn)實的憧憬能力。第56頁/共69頁第57頁/共69頁第58頁/共69頁第59頁/共69頁第60頁/共69頁第61頁/共69頁第62頁/共69頁第63頁/共69頁第64頁/共69頁 什么是能力？能力與知識、技能有什么關(guān) 系？ 什么是觀察力？秘書的觀察力有哪些要求？ 什么是注意力？秘書注意力的要求有是什 么 ？ 記憶可分成幾個過程？怎樣才能提高自己的 記憶力？ 什么是想象？ 它可分為幾類？秘書的想象力 有哪些要求？ 什么是思維？秘書的思維品質(zhì)有什么要求？第65頁/共69頁 注意力小測驗： 從以下兩幅圖形中你看到了什么？（限時 40秒）第66頁/共69頁 答案與分析： 圖A：相對的臉和酒杯，兩者都答出為正確。 圖B：年輕女子和老奶奶，兩者都答出為正確。 答對四個說明