OA用戶簡易操作手冊

1、珠海交通集團OA協(xié)同辦公系統(tǒng)簡易操作手冊測試內(nèi)網(wǎng)登陸：9:80812016年4月1. OA涵義及價值辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）內(nèi)容包括協(xié)同辦公、綜合辦公、公共信息、文檔管理、個人辦公等，主要實現(xiàn)內(nèi)部與異地的網(wǎng)絡辦公，無紙化辦公，加強信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高內(nèi)部的辦公效率。OA系統(tǒng)的目標就是要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，明確工作事項的責任權，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同辦公工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推進管理工作朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。2. 首次登錄操作登入OA系統(tǒng)的用戶名詳見，初始密碼是1231、打開IE瀏覽器，在地址欄里

2、輸入OA網(wǎng)址：測試內(nèi)網(wǎng)登陸：9:80812、首次登錄設置IE瀏覽器：點開瀏覽器，點開菜單“工具”>彈出窗口阻止程序>關閉彈出。工具>Internet選項>安全>可信站點>添加OA內(nèi)網(wǎng)IP 測試內(nèi)網(wǎng)登陸：9:8081并去掉服務器驗證的勾。如下圖： 自定義級別設置>啟用ActiveX控件。3. 各項功能簡介3.1 完善個人信息3.1.1 個人信息完善點開個人頭像- 用戶密碼修改。如下圖：原密碼是123，新的密碼自己設置，如果有忘記密碼者，請聯(lián)管理員3.1.2 通訊錄點開 就出現(xiàn)公司人員

3、的聯(lián)系方式及所在部門3.1.3 消息瀏覽² 在右上角有一個消息，當有阿拉伯數(shù)字的時候，就表單有待辦事項或者已辦消息的提醒3.1.4 在線交流² 在右上角有個則可進行雙方的簡短語言交流，雙方可反復進行溝通。² 可以通過在線人員情況，查看員工或領導在辦公室情況3.1.5 鎖屏² 在右上角有個，當離開桌位或者有其他事情的時候，可以點擊鎖屏按鈕，系統(tǒng)還會處于登錄狀態(tài)，但進入系統(tǒng)需要密碼，保證了用戶的應用性4. 流程中心4.1 協(xié)同管理“協(xié)同管理”是OA系統(tǒng)中最核心的功能，主要實現(xiàn)文件發(fā)送、傳遞；部門與部門之間的交流；跨部門之間或者人與人之間的工作協(xié)作、工作請示、

4、工作匯報及工作安排等事項需要共同協(xié)作完成的功能。如果這個功能會用了，日常辦公的工作都可以用它來完成。4.1.1 如何發(fā)起協(xié)同事項在發(fā)協(xié)同前，先讓我們了解一下相關名詞：待發(fā)協(xié)同：是指我在發(fā)起一份協(xié)同期間，有其他事情需要處理或希望暫時保存，有空時再發(fā)起文件。那這時就可“保存待發(fā)”。等想發(fā)送時，就可在待發(fā)事項那里打開，重新發(fā)送；已發(fā)協(xié)同：是指所有我發(fā)過的文件都會保存在這個列表，可進行按標題、發(fā)起人等條件進行快速查詢；那我們現(xiàn)在就開始“發(fā)個協(xié)同”試試吧：新建流程圖例：提 示（并發(fā)、串發(fā)的概念） 并 發(fā)：是指接收者可以同時收到并處理協(xié)同，相當于群發(fā)郵件。串 發(fā)：是指接收者將按照先后流程的順序進行接收和處

5、理協(xié)同，相當于層級審批。并發(fā)的流程圖為 ：韓奕和金丹妮可同時收到“繆江麗”發(fā)的協(xié)同串發(fā)的流程圖為 ：協(xié)同的接收者將按照流程圖的順序來接收并處理。4.1.2 如何處理協(xié)同文件第一步：找到同事發(fā)來要處理的協(xié)同。收到系統(tǒng)提醒信息可以直接點開標題，鏈接進去處理第二步：點擊標題，可查看協(xié)同內(nèi)容、附件、發(fā)起人信息、查看流程、處理第三步：處理協(xié)同 提示（隱藏、加簽、轉發(fā)、轉郵件、補充正文、查看流程、打印、關閉）涵義：處理者發(fā)現(xiàn)流程中少了人員，需要增加他人來協(xié)助完成，則可進行加簽的操作。加簽：需要其他人來執(zhí)行，就如同協(xié)同中插入一個節(jié)點，加在加簽人后面，可執(zhí)行協(xié)同處理的任何操作；如下圖示，在王志娟的后面加簽一個

6、人（傅正兵）。轉郵件：可以將協(xié)同轉成郵件發(fā)送出去補充正文：當處理完協(xié)同以后，發(fā)現(xiàn)還有些內(nèi)容沒有提交上去，這個時候可以點擊補充正文，將忘記的內(nèi)容補充上去查看流程：就是能看到這個協(xié)同里面的發(fā)送了多少人打印：可以將協(xié)同打印出來轉發(fā)：就是將當前的協(xié)同轉發(fā)給另外一個同事,但是這個同事是不在顯示在這條流程上的 關閉：如協(xié)同需要退回到上一節(jié)點則可以用回退按鈕。例如部門經(jīng)理覺得這份文件內(nèi)容需要修改則可以把協(xié)同回退到上個節(jié)點。4.2 常用辦公流程審批表單應用管理：是指系統(tǒng)管理員根據(jù)單位的常用辦公流程業(yè)務進行定制好表格和審批流程，通過授權和權限分配，發(fā)起人只要按表格內(nèi)容填寫相關信息，提交，系統(tǒng)就會根據(jù)預置好的審批

7、流程自動推送到相關領導頁面進行處理。表單應用價值有三點：1) 通過設置必填項，規(guī)范員工按要求填寫表格； 2) 通過預置流程，規(guī)范員工按照公司的制度審批，讓管理真正落地執(zhí)行；3) 所有通過表單流轉的內(nèi)容，可以實現(xiàn)模糊查詢和按業(yè)務需要進行統(tǒng)計。4.2.1 如何發(fā)起表單找到費用報銷單點擊進去后，系統(tǒng)會自動帶出人員的部門、姓名、日期等默認信息，你只要根據(jù)表單的內(nèi)容進行填寫，填寫后，點擊“送辦”就可以送到部門領導進行審批處理。有顏色標示表示必填項內(nèi)容。 4.2.2 如何處理接收到的表單 在“待辦事項”那里找到表單，與協(xié)同不一樣的操作是：處理意見直接在表格里顯示（直接在表格里輸入意見，系統(tǒng)會自動賦值名字和

8、日期：填完意見后，點擊送審,彈出送審界面，點擊送辦直接可以送到下個節(jié)點。但接收人收到協(xié)同以后，看她是怎么處理的只需要點擊確定這條流程就正式結束掉。 4.3 文化中心文化中心模塊是單位內(nèi)公共信息的發(fā)布平臺，也是企業(yè)員工交流溝通的平臺。如企業(yè)發(fā)布公告、討論，員工發(fā)起討論題目、參與討論或者發(fā)布新聞等。4.3.1 公告在系統(tǒng)中，可以把公司的一些通知、規(guī)定、制度性的文件發(fā)布在公告里，用戶需要申請發(fā)布通知公告，需要填寫通知審批流程。 4.3.2 新聞在系統(tǒng)中，可以把公司的一些新聞和項目信息發(fā)布在新聞里，用戶申請發(fā)布新聞，需要填寫發(fā)送新聞審批流程。4.4 知識中心知識中心是幫助使用者管理個人、單位、公文以及

9、審批流轉的各種信息，并提供相應的編輯，借閱，共享，轉發(fā)等操作，可以進行顯性知識和隱性知識的捕獲、積累、共享、利用和創(chuàng)新，使知識成為生產(chǎn)力。 包含文擋目錄、文檔檢索、文檔管理等 文檔目錄文檔目錄是個人信息的集中展示，通過文檔目錄發(fā)布到知識中心的信息進行全面展示，包括學習區(qū)、常用文檔的查看。如下圖界面：4.4.1 個人文件夾文檔中心應用于單位、個人管理文檔、公文及其他模塊的歸檔信息。這里主要強調(diào)講個人文檔、單位文檔。個人文件夾：存儲個人的文檔，提供文檔的新建、修改、移動、查詢等操作；支持文檔發(fā)送到個人空間，支持轉發(fā)協(xié)同和郵件。支持新建文件夾、上傳文件、共享文件夾或按時間范圍來借閱其中一份文件。注意

10、：這里的訂閱是單位文檔或者是公司文檔給出訂閱權限我們的訂閱才能模糊查找的單位文檔：單位文檔主要用于各單位存儲各自的文檔，由各單位的單位文檔庫管理員各自管理及向下授權；單位文檔也可以在文檔庫管理中共享給其他單位。5. 我的事項我的事項模塊是對個人事務的綜合處理，用戶可以在此查看個人發(fā)起的事件（公文、協(xié)同等），可進行跟蹤、監(jiān)督、催辦等操作。Ø 待辦事項所有的待處理文件都在此模塊顯示，同時，系統(tǒng)桌面的“待辦文件”欄目也同樣可以查詢自己未曾處理的文件或事務。代辦事項分為“急件”、“平件”、“閱件”及“事項起草”功能，用戶可以根據(jù)事件的輕重緩急進行事務的處理。Ø 已辦事項已經(jīng)經(jīng)由個人

11、處理過的文件，將在已辦文件中顯示出來，具備查詢和統(tǒng)計功能。跟蹤事項：是指我發(fā)起文件或事項，對事件處理是否及時起到監(jiān)控作用，可進行催辦動作；Ø 跟蹤事項對個人起草、發(fā)起的所有事件進行跟蹤，可以隨時查看事件的進展、審批狀態(tài)，可催辦、督辦。6. 移動OA配置1 安裝FE移動辦公1.1 下載安裝1、 IPhone、IPad請進入APP Store搜索“FE業(yè)務協(xié)作平臺”下載2、 安卓手機可以使用91助手、安卓市場搜索“FE業(yè)務協(xié)作平臺”或者直接從OA登陸頁面下載1.2 首次登錄設置打開 FE業(yè)務協(xié)作平臺 程序，如下圖點擊登錄界面設置中心按鈕即可進入鏈接地址和端口設置界面，輸入服務器地址與端口

12、：服務器地址：4端口號：9090將【記住密碼】啟用，以后登錄系統(tǒng)就不需要重復輸入密碼，設置好了以后點擊【完成】按鈕2 系統(tǒng)操作2.1 功能模塊FE 業(yè)務協(xié)作平臺 Android 版本系統(tǒng)功能主要分為 5 大板塊：我的事項、消息中心、公告新聞、擴展功能、更多模塊。一、我的事項：待辦、已辦、跟蹤、待發(fā)、已發(fā)。二、消息中心：最新消息、歷史消息。三、公告新聞：公告信息，新聞信息。四、擴展功能：通訊錄、會議管理、工作計劃、位置上報。五、更多：注銷賬戶、檢查更新、清除緩存、反饋意見、關于我們、消息設置、觀看幫助。 2.1.1 我的事項 事項處理事項中的可以查看、辦理、

13、加簽、退回，查看表單可雙擊放大。協(xié)同和表單；已辦列表、跟蹤列表、已發(fā)列表可以查看協(xié)同和表單的內(nèi)容，也可以回復意見；待發(fā)列表可以把 FE 在電腦端暫存的協(xié)同修改、發(fā)送。 溫馨提示：² 點擊頭像可以給人員打電話、發(fā)短信、發(fā)郵件。 表單加簽輸入完意見后點擊處理意見旁邊的箭頭按鈕即可進入表單加簽選擇人員界面，選擇加簽人員后點擊發(fā)送按鈕即可把表單加簽給相關人員 表單退回 輸入完意見后點擊處理意見旁邊的箭頭按鈕即可進入表單退回選擇人員界面，選擇退回人員后點擊發(fā)送即可把表單退回給相關人員 2.1.2 公告新聞 公告新聞查看新聞公告模塊提供 FE 新聞公告的正文、附件查看。點擊一條公告、新聞記錄可以進入詳情界面，可以查看相關正文、附件 2.1.3 通訊錄點擊通訊錄按鈕可以進入通訊錄查看界面，人員如果有辦公電話的，在人員列表即可直接點擊撥打人員的辦公電話在人員列表點擊一個人員即可進入詳細信息界面，點擊旁邊的按鈕可以撥打電話、發(fā)送短信、發(fā)送郵件。圖3-2-4-22.1.4 更多 點擊更多按鈕可以進入更多菜單操作界面，更多頁面提供