信函及公文禮儀

1、1.信頭：（Letter head） 包括公司名稱、象征、案徽、標(biāo)識語句、電話號碼、 電傳號碼、傳真號碼及以經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍等。2.參考編號：（Reference Number）為便于歸檔， 可按部門、產(chǎn)品或客戶加以分類。3.日期：（Date）“11 June ,2001”或：“June 11,2001”。4.封內(nèi)地址：（Inside Address）應(yīng)同信封的寫法完全一樣。5.稱呼：（salutation）常用稱呼列表：Dear Sirs（英式）英式）Gentleman（美式）美式）Dear sir or Madam 給公司給公司Dear sir 給一位不知姓名的男士Dear Madam 給一位

2、不知姓名的女士Dear Mr. Smith 給一位男士Dear Mrs.Smith 給一位女士Dear Miss Smith 給一位未婚女士Dear Ms.Smith 給一位不知婚否或要求如此稱呼的女士Dear John 給一位朋友或很熟悉的人 6.標(biāo)題（Subject line） 簡要說明信的內(nèi)容，全部大寫或起首字母大寫，底部劃線引起對方注意，便于業(yè)務(wù)處理。7.信的正文：（Body of the leter）開頭 說明為什么寫此信。 主要內(nèi)容。將來的打算和行動。 結(jié)束語。8.結(jié)尾禮詞：（Complementary Close） 9.簽名：（Signnature）10.識別記號：（Identi

3、fication mark） 執(zhí)筆人或打字員姓名的第一個字母組成，以示負(fù)責(zé)或必要時查考，執(zhí)筆人寫左側(cè)，打字員寫右側(cè)，如EK/SM。11.附件：（Enclosures） 目錄冊、價格單等。12.抄送：（Carbon copy 或 ec） 此符號表明要將此信抄送給另外的人，打在附件下方。13.附筆：（post cript） 業(yè)務(wù)書信中用于強調(diào)。 如：附筆：請立刻寄上報價單。（希望很快再見面）14.第二頁：（continuation Page）第一頁不夠，加頁。信紙尺寸、顏色與第一頁相同，但不帶信頭。 折疊信封這樣的小事，有時也會影響一個公司的形象。正確的折疊可以使信紙正好放進信封，收信人可以很方便

4、地取出，而且信紙打開后看上去很整齊，通常折疊的方法有兩折法和三折法。 1.兩折法： 2.三折法： 3.卡片、便條類： 若是卡片、便條之類形比較方的東西，把信件的正面朝向信封的背面插入，這樣一打開信封就能讀到內(nèi)容。 1.清楚（dear） 句子短 前后連貫 避免商業(yè)陳詞 2.簡潔（concise） 3.完整（complete） 4.禮貌（courteous）禮貌是一種內(nèi)心的態(tài)度，不僅僅停留在使用禮貌的詞句上，它還表現(xiàn)在對收信人的理解、體諒上。這種禮貌的品質(zhì)能使我們拒絕做某事而仍然與對方保持友誼，不扼殺今后繼續(xù)做生意的希望。禮貌的體現(xiàn)之一是及時回信，這一點很重要。最好收到信當(dāng)天就回信，如不能馬上作答

5、，也應(yīng)寫信解釋原因，這樣有助于建立起信任和友誼。禮貌的體現(xiàn)之二是信的調(diào)子要正確，像說話的語氣語調(diào)一樣，書信也要有正確的語調(diào)，忽視這一點，信就有可能顯得粗魯、笨拙、草率、甚至還會冒犯收信人。 任何語法、標(biāo)點、拼寫的錯誤都會給人帶來壞印象，所以，簽暑一封信前，最好認(rèn)真想一下這封信：是否清楚易懂； 是否自然真誠；語調(diào)是否正確； 信息、內(nèi)容是否完整；細(xì)節(jié)是否精確無誤； 是否簡潔、有禮貌;是否有語法、標(biāo)點、拼寫錯誤； 段落布置是否合理；打印是否整潔、漂亮。一切核對無誤，就可以簽名發(fā)出了。 備忘錄（Memorandum/Memo）是寫給公司內(nèi)部人員的信，有時像一張便條提醒某人注意某件事，有時也比較長。寫備

6、忘錄有很多形式，有的公司有印好的專門用來寫備忘錄的紙。通常包括下列內(nèi)容： 1.To/For the attention of /FAO（寫給誰） 2.From（誰寫的） 3.Re/Ref/Subject/Concerning（關(guān)于什么） 4.Date（日期） 5.File No.（歸檔號） 通常用姓名、職務(wù)的起首字母代替全稱，例如：（RS代替Robert Smith,MD代替Managing Director總經(jīng)理。也不用（Dear.,Yours sincerely.等），行文直接了當(dāng)。） 1.電傳（Telet） To:收件人電傳機號碼、公司電傳代碼、國際代碼 Fm:發(fā)件人電傳機號碼、公司電傳

7、代碼、國際代碼 日期：2002年6月21日 收件人： 事由： 正文： 問候語： 發(fā)電人： 2.電子郵件（Email） From:發(fā)件人 To:收件人 正文 謹(jǐn)致問候 署名對于對方送禮，寫封致謝信。提下禮物是什么，告訴送這份禮物的人你也很高興也很感激告訴他或她你準(zhǔn)備如何使用禮物解釋為什么這份禮物很實用最后希望送禮人有一開能親自來看看禮物的用途被邀請去別人家里，感謝信里可以陳述你愉快的經(jīng)歷對于派送的小禮物，寫封信表示感謝一定會使收信人高興，覺得你是有心人。有時候我們不能接受某件禮物，必須歸還，措辭應(yīng)當(dāng)注意，需要解釋清楚為什么不能收，但不能指責(zé)送禮人行為不當(dāng)。業(yè)務(wù)交往中，即使是關(guān)于商品買賣，也不都是

8、干巴巴的，也能寫出感謝、欣賞之情，信可以很短，但必須真誠熱情，讓讀信人感受到這種真切之意，注意不要涉及非常的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，否則別人會覺得你寫感謝信的目的只是為了生意。 要使人產(chǎn)生好感，寫封賀信是個好辦法。 有很多事情值得慶賀：升職、獲得榮譽、開創(chuàng)新事業(yè)、考試成功、結(jié)婚、生日等。信可以簡短，也可以非正式，日常語體，注意不要插入壞消息，破壞整封信的高興氣氛. 收到祝賀信，有禮貌的做法是；回一封答謝信。 人的失業(yè)、生病、出車禍，一封真摯的慰問信是很好的安慰，有助于減輕精神上的痛苦和壓力，不要光寄張安慰卡，卡片不及書信有情意，對收信人來說，書信更顯體貼之意。 吊唁信雖說不太好寫，但不能因為難寫就不寫，不論

9、你職位高低，不論失去親人的是小職員或高層管理人員，不要猶豫，知道消息就應(yīng)立刻寫信表示吊唁，用詞簡單、熱情、真誠、令人信服，另外，最好用手親筆書寫，更有人情味，通常的寫法是： 1、說明聽到消息后的心情非常難過 2、贊揚去世的人，說明你的懷念之情 3、提出幫忙，最好是具體的。 a. 引起興趣：用你的資格、素質(zhì) b.令人信服：用你過去的學(xué)習(xí)、工作紀(jì)錄和證明材料 c.導(dǎo)致行動：促使未來的老板采取行動，約你面談， 最后給你工作。 關(guān)于個人信息：背景情況，資格、素質(zhì)、教育程度、工作經(jīng)歷等，信中可不必要重復(fù)相同的內(nèi)容，恰當(dāng)?shù)乇磉_自己的才能，不要夸張，不要說求職的原因是對目前的工作感到厭倦，所給信息要具體，但不要羅嗦，除非特殊要求，求職信應(yīng)該打印清楚，而不用手寫體、整潔漂亮，給人留下好的印象。 即個人履歷表，應(yīng)該包括個人情況介紹、資格、教育、工作經(jīng)歷等，安排合理醒目，列欄說明，一目了然。 同事尋求新職位，或你的名字作為證明人列在求職信上 推薦信內(nèi)容