淺談高校檔案管理的創(chuàng)新

1、    淺談高校檔案管理的創(chuàng)新    張美榮【摘 要】本文針對(duì)高校檔案管理進(jìn)行了分析，現(xiàn)如今社會(huì)，隨著科技的飛快發(fā)展，我們不難發(fā)現(xiàn)，只有提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能使檔案管理更能信息化，檔案的作用才能得以充分的發(fā)揮。所以通過(guò)這些，筆者題寫(xiě)了關(guān)于高校檔案管理的幾點(diǎn)創(chuàng)新以及建議?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式高校檔案管理工作是每個(gè)學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。檔案管理工作需要不斷的創(chuàng)新，才能迎合當(dāng)下的信息時(shí)代，才能使檔案發(fā)揮它應(yīng)有的作用。一、檔案管理觀念的創(chuàng)新本著“以

2、人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，可以把滿(mǎn)足全社會(huì)用戶(hù)和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，通過(guò)以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，來(lái)開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。首先要做到的是在管理創(chuàng)新的過(guò)程中必須要先解放舊的思想，緊緊的牢固樹(shù)立新觀念。顧名思義觀念的創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。在管理創(chuàng)新中必須確立現(xiàn)代化管理的意識(shí)，特別是檔案管理的知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，更重要的是把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的新目標(biāo)。二、檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新檔案作為歷史的記錄以及知識(shí)的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠地信息，具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。單憑檔案館里雖然收藏著學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的

3、文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足，是很難以滿(mǎn)足用戶(hù)的信息需求，所以必須要調(diào)整，充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。以及加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)行有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶(hù)的需要的檔案資源，而且并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，從而更能及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶(hù)提供服務(wù)。經(jīng)此方法對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)有著很重要的推進(jìn)作用。而高校作為國(guó)家科研的重要基地以及是培養(yǎng)高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的搖籃，而在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門(mén)保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有好好的通過(guò)這樣方法開(kāi)發(fā)利用起來(lái)，才能

4、體現(xiàn)它們應(yīng)有的價(jià)值。三、檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新（一）服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，是從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變的近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，所有高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道。所以檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的內(nèi)容必須是多方面的，至此高校檔案工作者不能只將檔案收集起來(lái)就覺(jué)得是萬(wàn)事大吉，而是要充分的挖掘自身的潛能，通過(guò)不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內(nèi)容，從而來(lái)推動(dòng)服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。高校的檔案資源就像一座座的寶庫(kù)。所以高校檔案工作者要想實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新，很重要的一點(diǎn)就是一定要堅(jiān)持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)為方針。首先要實(shí)施的是加大檔案編研的工作力度。檔案編研工作就是充分挖掘

5、和發(fā)揮檔案資源作用，適時(shí)把相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果，直接為高校的中心工作服務(wù)，從而使編研成果發(fā)揮出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。（二） 服務(wù)方式的創(chuàng)新，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?cè)谛聲r(shí)期的高校檔案部門(mén)應(yīng)該立足于館藏、面向未來(lái)。所以一定要大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開(kāi)放性宗旨上，建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷及運(yùn)行靈活的管理體制，通過(guò)改變“重保管、輕利用”的做法，將重點(diǎn)放在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用上，努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的社會(huì)化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。更重要的是檔案管理者要有強(qiáng)化參與意識(shí)，在校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下，緊緊圍繞學(xué)校的中心來(lái)工作，積極參與學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)，及時(shí)的了解、掌握學(xué)校

6、發(fā)展動(dòng)態(tài)，一定要以深入教學(xué)、以科研為第一線(xiàn)，并熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程及具體內(nèi)容，那樣才能了解和掌握教職工對(duì)檔案信息的利用以及需求，從而針對(duì)性地開(kāi)展信息服務(wù)工作。于此同時(shí)，也要在檔案主管部門(mén)的協(xié)調(diào)下，深入的加強(qiáng)高校檔案館以及地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作，廣泛的開(kāi)展聯(lián)機(jī)檢索等業(yè)務(wù)，互通信息、促進(jìn)交流、改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開(kāi)發(fā)，才能更好的實(shí)現(xiàn)資源共享。（三）服務(wù)手段創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變服務(wù)手段的創(chuàng)新是檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的載體，隨著計(jì)算機(jī)和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加速融合發(fā)展，數(shù)字化檔案館的建設(shè)是21世紀(jì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。因此，必須加快

7、檔案信息化建設(shè)步伐，把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用到高校檔案管理工作中去，從而改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標(biāo)。對(duì)此檔案工作人員一定要借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對(duì)所有的文字、聲音、圖像等各種形式的信息進(jìn)行統(tǒng)一的處理與存儲(chǔ)。實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案信息只是利用于紙張、文字、材料的單一表現(xiàn)方式，將以更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。同時(shí)，也要加強(qiáng)檔案館信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，建立好檔案信息的主頁(yè)，從而搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，讓原有的“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；也要按照信息化標(biāo)準(zhǔn)建成的檔案館，通過(guò)這樣的就能存儲(chǔ)大量的各種形式的信息，用戶(hù)可以通過(guò)

8、這種網(wǎng)絡(luò)更能方便地獲得這些信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)都不受地域限制。所以這種檔案館的信息網(wǎng)絡(luò)就能包括多媒體在內(nèi)的各種信息數(shù)字化、存儲(chǔ)管理以及查詢(xún)集成在一起，從而使這些信息得到最大限度的利用。也因此改變了過(guò)去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放范圍之內(nèi)的不利狀況。四、建立統(tǒng)一的高校信息化工作機(jī)制，完善檔案管理工作的建議（一）計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)已深入到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，因此檔案的手工操作速度慢、重復(fù)性，是不能滿(mǎn)足現(xiàn)代人們的要求。所以我們?cè)跈n案工作中通過(guò)計(jì)算機(jī)的介入，大大提高了工作效率，節(jié)省了更多的有效時(shí)間。此外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)以及激光掃

9、描技術(shù)也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的支持。（二）新的電子載體（材料）的出現(xiàn)和應(yīng)用紙張?jiān)谝欢螘r(shí)間里幾乎是檔案工作唯一的載體，運(yùn)用起來(lái)繁重而浪費(fèi)?？傻搅?0世紀(jì)80年代后，新型載體大量出現(xiàn)，如磁帶、磁盤(pán)、激光視盤(pán)、電子文件以及數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像數(shù)據(jù)等。電子載體的應(yīng)用使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介，過(guò)去的一些紙質(zhì)資料被現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、u盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)所替代。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、處理速度快、輸出形式多樣的強(qiáng)大功能，使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。（三）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用高校的優(yōu)勢(shì)是在于具有完善的校園網(wǎng)，使其檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化，通過(guò)以往與運(yùn)用傳統(tǒng)的手工操作變?yōu)殡娮游募儽粍?dòng)工作為主動(dòng)工作。利用先進(jìn)的設(shè)備、科學(xué)的方法以及手段，有效的提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子時(shí)代的高校檔案工作者不再始終面對(duì)檔案本身實(shí)施一系列管理活動(dòng)，而是直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、館藏超時(shí)空化、服務(wù)有線(xiàn)化”，利用者足不出戶(hù)便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。高校檔案管理工作是一項(xiàng)既繁重又艱巨的工作，工作者要不斷適應(yīng)新