信息溝通控制程序DOC

1、信息溝通控制程序1、目的為了及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，作好信息的收集、管理，特制定本程序。2、適用范圍適用于公司內(nèi)部信息的溝通與處理，以及與外部各方的信息交流。3、職責(zé)3.1質(zhì)管部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外、與質(zhì)量有關(guān)信息的編制、傳遞與處理；負(fù)責(zé)建立信息庫，保存和管理相關(guān)信息。3.2銷售總部營銷負(fù)責(zé)營銷、市場、媒體等相關(guān)信息的收集、處理、保存和管理。3.3供應(yīng)部、檢驗(yàn)部、法務(wù)部、總裁辦等部門負(fù)責(zé)對應(yīng)相關(guān)方信息的收集。3.4 各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。 3.5總務(wù)部、檢驗(yàn)部、銷售總部負(fù)責(zé)緊急信息的處理4、工作程序4.1 信息的分類4.1.1外部信息包括：a.質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商

2、檢局、衛(wèi)生防疫站、公證行、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等檢測或檢查的結(jié)果及反饋的信息。 b.政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如質(zhì)量法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等； c.相關(guān)方（顧客、供方、計(jì)量單位、媒體等）反饋的信息及其投訴等；d.其他外部信息（包括科研機(jī)構(gòu)、大專院校等），如各部門直接從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量改進(jìn)技術(shù)，質(zhì)量管理等方面的信信息溝通控制程序息。 4.1.2 內(nèi)部信息包括： a.正常信息，如質(zhì)量方針（目標(biāo)）及完成情況、測量和監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與管理評審報(bào)告及體系正常運(yùn)行時(shí)的其他記錄等； b.（潛在）不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報(bào)告，糾正和預(yù)防措施處理單等； c.緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息與記錄； d

3、.其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）。 4.2信息的收集、處理與溝通工具 信息可采用書面資料（包括質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物等）、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具和方式予以傳遞。 4.2.1 外部信息的收集與處理 4.2.1.1研發(fā)中心負(fù)責(zé)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、衛(wèi)生防疫站、商檢局、等檢測、檢查結(jié)果及反饋信息的收集，當(dāng)檢測的結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時(shí)，按照糾正和預(yù)防措施控制程序的要求進(jìn)行處理。 4.2.1.2質(zhì)管部負(fù)責(zé)與質(zhì)量體系有關(guān)的信息的收集，認(rèn)證機(jī)構(gòu)等檢測、檢查結(jié)果及反饋信息的收集并傳達(dá)到各相關(guān)部門，當(dāng)審核的結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時(shí)，按照糾正和預(yù)防措施控制程序的要求進(jìn)行處理。4.2.1.3

4、政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由法務(wù)部、標(biāo)準(zhǔn)化部負(fù)責(zé)收集、更新、整理，交檔案室保存，詳見文件控制程序。 4.2.1.4供應(yīng)部(國際業(yè)務(wù)部)負(fù)責(zé)與原輔材料供應(yīng)商進(jìn)行信息溝通控制程序信息溝通，對其提供的產(chǎn)品質(zhì)量施加影響； 4.2.1.5研發(fā)中心、總裁辦負(fù)責(zé)與上級主管部門溝通； 4.2.1.6銷售服務(wù)中心負(fù)責(zé)顧客的信息溝通，以滿足顧客各方面的要求，提供改進(jìn)產(chǎn)品建議； 4.2.1.7法務(wù)部負(fù)責(zé)與相關(guān)法律部門溝通信息； 4.2.1.8市場部負(fù)責(zé)與媒體的信息溝通，了解行業(yè)、市場及廣告等相關(guān)信息。 4.2.1.9營銷信息處理中心負(fù)責(zé)收集、處理銷售、市場信息，包括行業(yè)動態(tài)、競品動態(tài)等，組織調(diào)查各區(qū)域的銷售市場狀況，

5、并收集整理歸檔； 對于上述各部門相關(guān)的投訴處理詳見糾正和預(yù)防措施控制程序。對方有要求時(shí)，應(yīng)在五個(gè)工作日內(nèi)給予解決或答復(fù)；上述相關(guān)部門反饋的其他信息，可由對應(yīng)部門以“信息聯(lián)絡(luò)處理單”的形式傳遞給質(zhì)管部組織處理。 4.2.1.10各部門直接從外部直接獲取的其它類信息，如質(zhì)量改進(jìn)技術(shù)，質(zhì)量管理信息等，在五個(gè)工作日之內(nèi)以“信息聯(lián)絡(luò)處理單”反饋到質(zhì)管部，由其負(fù)責(zé)分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。 4.2.2.1正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常工作信息；質(zhì)管部按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞質(zhì)量方針目標(biāo)及完成情況、內(nèi)部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息。4.2.2.2（潛在的）

6、不符合信息的處理詳見糾正和預(yù)防措施控制程序。 4.2.2.3緊急信息（如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時(shí)）由發(fā)現(xiàn)部門信息溝通控制程序迅速傳遞給研發(fā)中心組織處理，可采用電話、傳真等方式緊急溝通。 4.2.2.4 其它內(nèi)部信息，提供者可以“信息聯(lián)絡(luò)處理單”反饋給質(zhì)管部進(jìn)行處理。 4.3.1質(zhì)管部負(fù)責(zé)建立公司的信息庫，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放、統(tǒng)一保存，并參照圖書分類的方式，進(jìn)行整理分類，制成索引，確保已獲取的信息的完整性和可用性。 4.3.2 質(zhì)管部根據(jù)合同評審，設(shè)計(jì)開發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗(yàn)等不同過程的需要，提供各部門所需信息相應(yīng)的拷貝，各部門可根據(jù)索引，在質(zhì)管部調(diào)閱所需的信息，質(zhì)管部負(fù)責(zé)組織各部門對上述各類信息進(jìn)行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會。 4.4對體系運(yùn)行過程中各類記錄