7信息交流與溝通程序

1、發(fā)放編號(hào):受控狀態(tài):信息交流與協(xié)商溝通程序編制:發(fā)布日期：審核:實(shí)施日期:批準(zhǔn)：1目的信息交流與協(xié)商溝通冇利于質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn) 行的有關(guān)信息、要求的及時(shí)傳遞和建立各過(guò)程之間的接口，使各部門層次之間 協(xié)調(diào)行動(dòng)，增進(jìn)理解，促使公司員工有效地參與管理和積極參與各活動(dòng)。與外 界保持交流與溝通能夠使本公司與政府及有關(guān)部門建立良好的關(guān)系，及時(shí)獲得 冇關(guān)方而的信息，確保質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理體系冇效運(yùn)行。2適用范圍木程序適用于內(nèi)部各級(jí)、各部門、崗位之間為確保質(zhì)量、環(huán)境、能源、職 業(yè)健康安全管理體系冇效運(yùn)行的溝通和對(duì)外部?jī)雨P(guān)質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健 康安全方面信息的交流。3

2、相關(guān)過(guò)程a）4.2.3文件控制b）4.2.4記錄控制4支持性文件a）xf/m004-01-2013文件控制程序b）xf/m004-26-2013糾正、預(yù)防措施程序5職責(zé)5.1各部門、各崗位應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)、權(quán)限和過(guò)程的運(yùn)行情況及時(shí)與有關(guān) 部門、人員進(jìn)行溝通。5. 2各部門根據(jù)本部門的職責(zé)權(quán)限負(fù)責(zé)與外部對(duì)口單位的聯(lián)系和交流。5. 3行政人事部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)內(nèi)、外部的交流和溝通。6程序6. 1內(nèi)部協(xié)商溝通6. 1. 1協(xié)商溝通的范圍：a）木公司的質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)、指標(biāo)的內(nèi)容、 涵義和要求；b）重要環(huán)境因素，主要能源設(shè)有、不可接受風(fēng)險(xiǎn)等方面信息；c）質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理

3、體系過(guò)程運(yùn)行的有關(guān)要求、信 息和運(yùn)行的結(jié)果；d）顧客反饋、顧客及相關(guān)方的期望和耍求的信息；e）冇關(guān)法律法規(guī)要求的信息6.1.2協(xié)商溝通的范圍和方式涉及與質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全有關(guān)的部門和人員均應(yīng)按木程序 做好內(nèi)部協(xié)商溝通，溝通的方式一般有：a）以會(huì)議、組織學(xué)習(xí)和交流的方式進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商溝通；b）以書(shū)而（如通知單、聯(lián)系單）、簡(jiǎn)報(bào)、布告、板報(bào)、內(nèi)部刊物、聲像、 電子媒體等形式傳遞內(nèi)部溝通；c）以制度、規(guī)定、口頭、電話等形式進(jìn)行溝通。6.1. 3協(xié)商溝通的重要內(nèi)容和要求（包括但不局限以下要求）6. 1. 3. 1最高管理者溝通的耍求6. 1.3. 1. 1應(yīng)發(fā)動(dòng)公司員工參與質(zhì)量、環(huán)境、能源、職

4、業(yè)健康安全方針、 目標(biāo)的制定和評(píng)審，并與適當(dāng)?shù)姆绞饺鐣?huì)議、版報(bào)等對(duì)方針、目標(biāo)的內(nèi)容，對(duì) 顧客相關(guān)方的承諾，滿足法律法規(guī)的承諾進(jìn)行宣傳，使全體員工都能夠理解方 針、目標(biāo)的涵義和要求。6. 1.3. 1.2應(yīng)將各級(jí)、各部門、崗位職責(zé)、權(quán)限的相關(guān)規(guī)定傳達(dá)到相應(yīng)的 崗位，以確保各級(jí)、各部門、崗位能較好地履行各自的職責(zé)。6. 1. 3. 1. 3總經(jīng)理應(yīng)親自主持管理評(píng)審，并將評(píng)審的結(jié)論、改進(jìn)的要求等 形成評(píng)審報(bào)告?zhèn)鬟f到各級(jí)、各部門。6. 1. 3. 2管理者代表溝通的耍求6. 1.3.2. 1 應(yīng)組織有關(guān)人員學(xué)習(xí) gb/t19001-2008. gb/t24001-2004. gb/t23331-201

5、2、gb/t28001-2011標(biāo)準(zhǔn)及體系文件的要求。6.1. 3. 2. 2組織員工參與體系文件的制定，參與商討影響工作場(chǎng)所職業(yè)健 康安全的任何變化；參與職業(yè)健康安全事務(wù)，并向員工傳達(dá)誰(shuí)是職業(yè)健康安全 事務(wù)代表和管理者代表。6. 1.3.2. 3定期以書(shū)而或口頭的形式向總經(jīng)理報(bào)告質(zhì)量、環(huán)境、能源、職 業(yè)健康安全休系運(yùn)行情況和改進(jìn)建議。6. 1.3.2. 4應(yīng)將產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、運(yùn)行控制、內(nèi)審、改進(jìn)等的策劃結(jié)果傳遞到有 關(guān)部門和人員。6. 1. 3. 3行政人事部的溝通耍求6. 1. 3. 3. 1應(yīng)及時(shí)地將所需的文件包括更改的要求傳遞到各冇關(guān)部門。6.1.3. 3.2應(yīng)將重要環(huán)境因素，主要能源使用，

6、不可接受風(fēng)險(xiǎn)，環(huán)境、能 源、職業(yè)健康安全管理方案，應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)的要求及適用的法律法規(guī)等向有 關(guān)部門進(jìn)行溝通。6.1.3. 3.3應(yīng)將崗位條件耍求、培訓(xùn)計(jì)劃等傳達(dá)到有關(guān)部門、人員。6. 1. 3. 3. 4應(yīng)將內(nèi)審的結(jié)果、內(nèi)審報(bào)告等傳遞到有關(guān)部門并輸入到管理評(píng) 審中。6. 1.3. 4生產(chǎn)部門的溝通要求6. 1.3.4. 1應(yīng)將生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度指令傳遞到生產(chǎn)工段和有關(guān)部門。6. 1.3. 4. 2應(yīng)將生產(chǎn)過(guò)程、工藝參數(shù)的規(guī)定、環(huán)境運(yùn)行、節(jié)能控制、職業(yè) 健康安全運(yùn)行的要求傳遞到各崗位。6. 1. 3. 4. 3應(yīng)將應(yīng)急準(zhǔn)備、響應(yīng)的要求傳達(dá)到有關(guān)崗位，并實(shí)施監(jiān)督檢查。6. 1.3.4. 4發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)、

7、質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全異常時(shí)，應(yīng)及時(shí) 向生產(chǎn)指揮人員報(bào)告。6. 1. 3. 5質(zhì)量部門的溝通耍求6. 1.3. 5.1 a時(shí)下達(dá)生產(chǎn)質(zhì)量控制指令，并與中控室、生產(chǎn)崗位保持聯(lián)系 與溝通。6.1. 3. 5. 2應(yīng)將監(jiān)測(cè)、檢驗(yàn)的結(jié)果及時(shí)傳遞到有關(guān)崗位作為調(diào)整和控制的 依據(jù)。6. 1. 3. 5. 3與生產(chǎn)部做好水泥出廠的控制和溝通。6. 1. 3. 5. 4發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵工序質(zhì)量異常時(shí)，應(yīng)通知中控室操作人員及時(shí)采取措 施。6. 1.3.6設(shè)備部的溝通要求6. 1.3.6. 1應(yīng)將設(shè)備的使用、潤(rùn)滑、修理的要求與生產(chǎn)部、礦山部進(jìn)行溝 通，應(yīng)及時(shí)將修理計(jì)劃傳遞到有關(guān)部門。6.1.3. 6.2設(shè)備更新、

8、改造、大中修理竣工后，設(shè)備部應(yīng)組織設(shè)備使用部 門、修理部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。6.1. 3. 6. 3負(fù)責(zé)巡檢的人員應(yīng)將巡檢中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)通知有關(guān)部門和 崗位，以便及時(shí)采取措施。6. 1.3.7中控室、現(xiàn)場(chǎng)巡檢人員的溝通耍求6.1.3. 7. 1應(yīng)及時(shí)將關(guān)鍵工序的質(zhì)量、重要環(huán)境因素，主要能源使用，不 可接受風(fēng)險(xiǎn)的運(yùn)行情況存在的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告及有關(guān)部門。6.1. 3. 7. 2發(fā)生緊急情況、事故時(shí)應(yīng)立即報(bào)告總經(jīng)理并及時(shí)通知有關(guān)部門。6.1.3. 7.3發(fā)現(xiàn)監(jiān)視測(cè)量裝置偏離校準(zhǔn)狀態(tài)時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管部門，采 取相應(yīng)措施。6. 1.3.8各部門應(yīng)按要求做好過(guò)程運(yùn)行記錄，必要時(shí)應(yīng)將運(yùn)行結(jié)果，包描 質(zhì)量檢驗(yàn)

9、、環(huán)境監(jiān)測(cè)、能源監(jiān)測(cè)、職業(yè)健康安全檢查分析、評(píng)價(jià)結(jié)果、改進(jìn)實(shí) 施的效果等及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理、公司其他領(lǐng)導(dǎo)，并傳遞到有關(guān)部門。6.1.4行政人事部應(yīng)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門的溝通工作，確保各體系，各過(guò) 程運(yùn)行信息冇效溝通。6. 2外部信息交流6.2. 1信息交流的范圍涉及與質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全冇關(guān)的當(dāng)?shù)卣块T、行業(yè)協(xié)會(huì)、 上級(jí)主管部門、媒體、相關(guān)方、合同方。6.2.2信息交流的內(nèi)容a）質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全方針；b）決徨、決抑.c）顧客、相關(guān)務(wù)、合同方的信息；c1）公司質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全體系的運(yùn)行情況或耍求；e）緊急狀態(tài)事故的報(bào)告。6. 2. 3信息交流的方式6. 2. 3

10、. 1對(duì)外聯(lián)系方式a）走訪、報(bào)告；b）口頭、電話聯(lián)系；c）信函聯(lián)系，網(wǎng)上聯(lián)系或查詢；d）參加各種會(huì)議、活動(dòng)和學(xué)習(xí)。6. 2. 3. 2對(duì)外交流方式a）公布、公告、信息發(fā)布；b）產(chǎn)品說(shuō)明、宣傳、廣告；c）報(bào)告等。6.2.4信息交流、接收、處理和傳遞6. 2. 4. 1信息的對(duì)外發(fā)布和交流6.2.4. 1. 1總經(jīng)理應(yīng)組織有關(guān)部門以適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)質(zhì)量、環(huán)境、能源、職 業(yè)健康安全的方針進(jìn)行宣傳公布。以書(shū)面報(bào)告等方式及時(shí)向集團(tuán)公司、政府有 關(guān)部門報(bào)告質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全績(jī)效。6.2.4. 1.2質(zhì)保部、采購(gòu)部應(yīng)將原燃材料、輔助材料所要求的質(zhì)量控制指 標(biāo)，環(huán)境、能源的控制指標(biāo)，產(chǎn)品的驗(yàn)收準(zhǔn)則和接

11、收標(biāo)準(zhǔn)向供方做好溝通。6.2.4. 1.3質(zhì)保部、銷售部應(yīng)就產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)、產(chǎn)品的交付 與驗(yàn)收方式及服務(wù)的有關(guān)情況做好與顧客的協(xié)商和溝通。6.2.4. 1.4有關(guān)部門應(yīng)將外包過(guò)程的控制耍求，包括影響產(chǎn)品、服務(wù)和環(huán) 境、能源、職業(yè)健康安全的控制要求與合同方作好溝通。6. 2.4.1. 5設(shè)備部應(yīng)作好監(jiān)測(cè)裝置檢定部門的聯(lián)系，按規(guī)定的周期將送檢 的監(jiān)測(cè)裝置及時(shí)送檢。6. 2.4. 1.6必耍時(shí)，行政人事部應(yīng)將重耍環(huán)境因素、主耍能源使用、不可 接受風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理方案、目標(biāo)和指標(biāo)向管理部門、監(jiān) 督部門及相關(guān)方進(jìn)行溝通。6. 2.4.1. 7發(fā)生環(huán)境事故、能源事故或其他緊急情

12、況或重職業(yè)健康大安全事故行政人事部應(yīng)及時(shí)向政府有關(guān)部門報(bào)告。6.2.4. 1.8管理者代表應(yīng)就質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全管理體系的 有關(guān)事宜與認(rèn)證機(jī)構(gòu)及有關(guān)部門作好聯(lián)系和溝通。6. 2. 4. 2外部信息的收集、接收處理和傳遞。6. 2. 4. 2. 1行政人事部應(yīng)組織冇關(guān)部門按照xf/m004-01-2011文件控制 程序中6. 4條款的規(guī)定收集、評(píng)審與質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全有關(guān) 的法律、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及其他要求，并傳遞到冇關(guān)部門。6. 2. 4. 2. 2對(duì)顧客提出的意見(jiàn)和投訴，質(zhì)保部、銷售部應(yīng)及時(shí)組織處理并 將處理結(jié)果向顧客反饋和溝通。6. 2. 4. 2. 3質(zhì)量保部、行政人事部應(yīng)與質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)部門、環(huán)境、能源監(jiān) 測(cè)部門、安全監(jiān)督檢查部門加強(qiáng)聯(lián)系溝通，按耍求做好產(chǎn)品的檢驗(yàn)、環(huán)境、能 耗、能源利用效率、崗位危害監(jiān)測(cè)。6. 2. 4. 2. 4有關(guān)部門對(duì)收集、接收的有關(guān)信息作好相應(yīng)的記錄，并及時(shí)地 傳遞行政人事部及有關(guān)部門。行政人