《零星后勤物資采購管理制度》

1、零星后勤物資采購管理制度制度概況制度編號版本編號生效日期2015-0101密級程度 普通 口秘密 機(jī)密 口絕密目的為指導(dǎo)id常后勤物資采購，完善采購流程、規(guī)范采購行為，確保后勤物資采購滿足中請 需求，特制定本制度。適用范圍集團(tuán)總部、各省公司、各分撥中心。版本優(yōu)化原因 與內(nèi)容新制訂主送抄送主送抄送部門/區(qū)域|崗位部門/區(qū)域崗位總部各屮心/負(fù)責(zé)人總部各中心/全體人員各省公司、各分 撥中心負(fù)責(zé)人各省公司、各分撥 中心全體人員相關(guān)制度或流 程擬制部門人力行政中心一行政部擬制人鄧亦云一、制度正文1第一章總則11.0目的12. 0范圍13.0定義13. 1采購13. 2供應(yīng)商13. 3零星后勤物資14.

2、0職責(zé)14. 1使用部門14. 2采購專員1第二章具體內(nèi)容11.0釆購申請12.0采購審核23.0采購辦理-24.0入庫辦理-25.0物品領(lǐng)用26.0盤點(diǎn)-3第三章授權(quán)事項(xiàng)-21.0零星后勤物資采購事項(xiàng)授權(quán)-32.0采購費(fèi)用報(bào)銷授權(quán)4第四章附則4二、例外4三解釋4四、引用-4五附錄-5零星后勤物資采購管理制度一、制度正文 第一章總則1.0目的為指導(dǎo)日常后勤物資采購工作，完善采購流程、規(guī)范采購行為，確保后勤物資采購滿足中 請需求，特制定本制度。2.0范圍 適用于集團(tuán)總部、各省公司、各分撥屮心。3.0定義3.1采購：指通過市場或其他渠道，以貨幣或其他交易形式購買產(chǎn)品、服務(wù)或其他資源，以 滿足自身需

3、求的活動。廣義的采購活動包括尋價、比價、訂單確認(rèn)、供貨、款項(xiàng)支付、 安裝、調(diào)試以及售后服務(wù)等多個環(huán)節(jié)。3.2供應(yīng)商：指直接或間接向購買者捉供產(chǎn)品、服務(wù)或其他資源的供貨方。它可以是企業(yè)、 個人或以其他形式存在的機(jī)構(gòu)。3.3零星后勤物資：在本公司指員工食堂、宿舍、會議、保安、保潔、消防、辦公、福利、 行政車輛、文娛活動、電工電料或設(shè)施/設(shè)備維護(hù)等所使用的單個或少量的、價格低、金 額小的物資，包括用品、工具、耗材、獎品、禮品、水果、低易品、裝飾品、飲用水、 維修件等。4.0職責(zé)：4.1使用部門：負(fù)責(zé)填寫后勤物資采購中請單，按規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.2采購專員：負(fù)責(zé)供應(yīng)商甄選、尋價、比價，按采購中請實(shí)施

4、采購行為、辦理入庫及財(cái)務(wù) 報(bào)銷手續(xù)等。第二章具體內(nèi)容1.0采購申請1.1使用部門有后勤物資需求時，首先在s0a系統(tǒng)中提交“物料領(lǐng)用流程”，經(jīng)批準(zhǔn)后到物 料倉庫領(lǐng)取。一般情況下，省公司、分撥中心辦公類用品由總部資產(chǎn)管理部門通過系統(tǒng) 統(tǒng)一配發(fā)。1.2對于無法通過倉庫直接領(lǐng)用的后勤物資，由使用部門填寫后勤物資采購中請單（須 注明用途、數(shù)量、要求到貨日期等），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，遞交給行政部（綜合管理部） 申請釆購。如使用部門對所申請的物資有特殊要求的，應(yīng)明確其具體耍求或捉供樣品給 采購人員作為參照。1.3對于屬于固定資產(chǎn)類、備品備件類的零星物資，應(yīng)分別通過s0a系統(tǒng)提交“資產(chǎn)中請流 程”、“備品備件申

5、購流程”辦理，而不能按后勤物資釆購申請流程辦理。1.4原則上，公司不得未經(jīng)巾請而擅自采購，嚴(yán)禁“先斬后奏”的行為。如遇緊急情況可通 過電話說明原由提出口頭中請，但在事后必須及時補(bǔ)充提交采購中請單。2. 0采購審核2.1總部各部門的“后勤物資采購巾請單”由行政部負(fù)責(zé)人審核；省公司、分撥屮心的“后 勤物資采購中請單”審核參照授權(quán)文件執(zhí)行（關(guān)于人力行政費(fèi)用中請與報(bào)銷對分子公 司授權(quán)的通知）。2.2審核關(guān)鍵點(diǎn)主要為：正當(dāng)性、用途、數(shù)量、價格和要求到貨日期等，對審核冇異議的， 應(yīng)及時與中請人溝通、說明，并達(dá)成一致意見。3. 0采購辦理3. 1采購人員應(yīng)具備良好的職業(yè)操守，秉持“節(jié)約”和“公司利益第一”思

6、想執(zhí)行采購。3.2在實(shí)施采購時，應(yīng)本著5r （適質(zhì)、適量、適價、適時、適地）的原則，確保采購的物資 質(zhì)量可靠、物美價廉。3.3對于采購頻率較高、用量較大的后勤物資，應(yīng)采取選擇同定供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商的方 式進(jìn)行合作。對供應(yīng)商的選擇應(yīng)考量其質(zhì)量、數(shù)量、付款方式、稅點(diǎn)、供貨價格、供貨 方式、供貨周期、售后服務(wù)等多個方面。3.4合格供應(yīng)商資格的確定應(yīng)邀請使用部門、財(cái)務(wù)部門等共同參照評審結(jié)果確定，并定期對 其進(jìn)行再評估。對岀現(xiàn)重大質(zhì)量問題或不符合時，應(yīng)對其資格重新評審或者取消其合格 供應(yīng)商資格。3.5對于已確定合格供應(yīng)商資格的，可以簽訂采購合同。對于供應(yīng)商的報(bào)價，應(yīng)定期進(jìn)行再 評估。3.6對單個金額2

7、500元、或批量金額23000元的后勤采購事項(xiàng)，應(yīng)以比價表的形式進(jìn)行會 簽，最終按會簽結(jié)果執(zhí)行（在同等條件下，以最具優(yōu)勢的價格采購）。4. 0入庫辦理4.1所有經(jīng)采購的后勤物資，必須由采購人員辦理入庫手續(xù)，入庫經(jīng)手人必須按照采購中請 單、發(fā)票、實(shí)物進(jìn)行核對、驗(yàn)收，在確保一致時才能辦理入庫，并如實(shí)登記“后勤物資 采購入庫/領(lǐng)用臺帳”。4.2入庫經(jīng)手人在辦理物品入庫驗(yàn)收時，如發(fā)現(xiàn)所采購的物品與中請不符、或存在其他質(zhì)量 問題時冇權(quán)拒收，同時及時告知采購人進(jìn)行調(diào)換或退貨。4.3辦理入庫時，必須確保物品數(shù)量準(zhǔn)確無誤、包裝物完整以及相關(guān)資料齊全。最后由入庫 經(jīng)手人在入庫單上簽字確認(rèn)后方視為入庫完畢。5.0

8、物品領(lǐng)用5.1所有物資必須辦理領(lǐng)用后手續(xù)才能使用，嚴(yán)禁“未入庫、先領(lǐng)用”的現(xiàn)象。5.2在辦理領(lǐng)用時，領(lǐng)用人應(yīng)在現(xiàn)場對中領(lǐng)的物品進(jìn)行清點(diǎn)、并檢驗(yàn)外觀、質(zhì)量、型號等是 否符合，確認(rèn)無誤后，領(lǐng)用人在“后勤物資采購入庫/領(lǐng)用臺帳”上簽字確認(rèn)。5.3對于“以舊換新”的物品，在領(lǐng)用時必須“交舊領(lǐng)新”，否則相關(guān)人員有權(quán)拒發(fā)。6. 0盤點(diǎn)6.1所有的物資，應(yīng)按川進(jìn)行盤點(diǎn)，具休參照“后勤物資盤點(diǎn)表”。6.2對于盤點(diǎn)中出現(xiàn)的盤盈、盤虧，應(yīng)由盤點(diǎn)人進(jìn)行書面的說明。當(dāng)盤盈、盤虧金額21000 元時，必須上報(bào)屮心負(fù)責(zé)人。6.3對于重大盤虧事件，應(yīng)對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰并追償相關(guān)物品。第三章授權(quán)事項(xiàng)1.0零星后勤物資釆

9、購事項(xiàng)授權(quán)申請事項(xiàng)采購要求流程審批節(jié)點(diǎn)1.伙食類 （含食材/ 調(diào)味品/燃 氣）1. 各省每月10日前提交伙食費(fèi)計(jì)劃總額，按 11元/人/天*用餐人數(shù)*天數(shù)計(jì)算，計(jì)劃由省總 審批，報(bào)總部備案；2. 超標(biāo)/例外情況提交總部審批；3. 采取備用金形式（按11元/人/天*用餐人數(shù) *3 天）。分撥/省提報(bào)片度計(jì)劃到總部分子公司綜合管理部備案 省/分撥：分撥綜合管理員-分撥綜合負(fù)責(zé)人-分撥財(cái)務(wù)負(fù) 責(zé)人-分撥負(fù)責(zé)人-省綜合負(fù)責(zé)人-省財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人-省總 超標(biāo)準(zhǔn)/例外情況：省總-總部分子公司綜合管理部負(fù)責(zé)人 -人力行政屮心負(fù)責(zé)人-副總裁2.福利及 員工獎品 類（含部門 活動經(jīng)費(fèi) 類物品采 購）1. 制度標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)由

10、省總批；2. 超標(biāo)準(zhǔn)提交總部批準(zhǔn)（最高需副總裁或以上 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。3. 員工獎品類別：文娛頒獎、體育競技獎、培 訓(xùn)（評優(yōu)）達(dá)標(biāo)、其他；4. 獎品單筆w2000元由省總批準(zhǔn),全年不超出 四次，超額或超次數(shù)向總部屮請。福利及活動經(jīng)費(fèi)類：分撥綜合管理員-分撥綜介負(fù)責(zé)人-分 撥財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人-分撥負(fù)責(zé)人-省綜合負(fù)責(zé)人-省財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 -省總-（超標(biāo)準(zhǔn)）總部分子公司綜合管理部負(fù)責(zé)人-人力 行政中心負(fù)責(zé)人-副總裁-總裁（省總權(quán)限范圍簽批的申請 報(bào)總部分子公司綜合管理部備案）員工獎品類：分撥綜合管理員-分撥綜合負(fù)責(zé)人-分撥財(cái)務(wù) 負(fù)責(zé)人-分撥負(fù)責(zé)人-省綜合負(fù)責(zé)人-省財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人-省總-（超標(biāo)準(zhǔn)）總部分子公司綜合管理部

11、負(fù)責(zé)人-人力行政中 心負(fù)責(zé)人-副總裁-總裁3.后勤基 建維修類 （含工具、 配件）1. 單筆<1500元由省總批準(zhǔn);2. 1500單筆w5000元由人力行政中心負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)；3. 總價超出5000元的按流程提交至“工程項(xiàng)h 部”或管理工程中心“辦理；4. 總部巡査核實(shí)同類維修多次發(fā)生的真實(shí)性。分撥/?。悍謸芫C合管理員-分撥綜合負(fù)責(zé)人-分撥財(cái)務(wù)負(fù) 責(zé)人-分撥負(fù)責(zé)人-省綜合負(fù)責(zé)人-省財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人-省總（w 1500） -總部分子公司綜合管理部負(fù)責(zé)人-人力行政中心負(fù) 責(zé)人（1500mw5000）-工程項(xiàng)h部或管理工程中心辦理（m>5000）（省總權(quán)限范圍簽批的屮請報(bào)總部分子公司綜 合管理部

12、備案）4.消防類配置標(biāo)準(zhǔn)（器材、面積、數(shù)量）報(bào)總部分子公 司綜合管理部批準(zhǔn)備案。（消防配備標(biāo)準(zhǔn)：25 平米1組滅火器2個,4kg干粉）分撥/省：分撥綜合管理員-分撥綜合負(fù)責(zé)人-分撥財(cái)務(wù)負(fù) 責(zé)人-分撥負(fù)責(zé)人-省綜合負(fù)責(zé)人-省財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人-省總 -（備案）總部分子公司綜合管理部5.后勤物 資（含外協(xié) 維修配件/ 操作/辦公 /物業(yè)/文 體/宿舍配 置等）1. 單筆w1000元由省總批準(zhǔn)；2. 1000<單筆w5000元由人力行政中心負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)；3. 總價超出5000元的按采購資產(chǎn)中心管控模 式辦理；4. 總部巡査核實(shí)分子公司后勤物資“收發(fā)存“真 實(shí)性及大數(shù)據(jù)管控。分撥/?。悍謸芫C合管理員-分

13、撥綜合負(fù)責(zé)人-分撥財(cái)務(wù)負(fù) 責(zé)人-分撥負(fù)責(zé)人-省綜合負(fù)責(zé)人-省財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人-省總（w 1000） -總部分子公司綜合管理部負(fù)責(zé)人-人力行政中心負(fù) 責(zé)人（1000<m5000）-采購資產(chǎn)管理中心（m>5000）（省 總權(quán)限范用簽批的申請報(bào)總部分子公司綜合管理部備案）2. 0采購費(fèi)用報(bào)銷授權(quán)員工食堂菜金1、費(fèi)用報(bào)銷單；2、伙食費(fèi)采購明細(xì)單；3、涉及油、米等大金額需要開具發(fā)票 說明：（1）報(bào)銷需在申請的月度總額內(nèi)。（2）超出總額，由經(jīng)辦部門補(bǔ)巾請，總部簽批 后做附件。分撥/省：綜合管理員-綜合負(fù)責(zé)人-財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人-（分 撥中心負(fù)責(zé)人）-省總總部：人力行政中心經(jīng)辦人-提交部門（三級）負(fù)責(zé) 人-提

14、交部門（二級）負(fù)責(zé)人-人力行政中心負(fù)責(zé)人節(jié)假日福利1、費(fèi)用報(bào)銷單;2、標(biāo)準(zhǔn)文件；3、合同/協(xié)議;5、普通發(fā)票；6、如涉及福利采購，還需提供和 關(guān)淸單明細(xì)；7.員工福利品領(lǐng)川簽收單說明：（1）爭項(xiàng)申請需有申請額度，報(bào)銷額度需 在巾請范圍內(nèi)。（2）超標(biāo)準(zhǔn)，由經(jīng)辦部門補(bǔ)巾 請，總部簽批后做附件。分撥/省：屮請部門經(jīng)辦人-提交部門負(fù)責(zé)人-財(cái)務(wù)負(fù) 責(zé)人-（分撥中心負(fù)責(zé)人）-（單次w50000）省總-（單次50000）總部對應(yīng)職能部門負(fù)賁人（一級部 門）-高級副總裁總部：申請部門經(jīng)辦人-提交部門負(fù)責(zé)人（三級部門） -提交部門負(fù)責(zé)人（二級部門）-（單次w20000）提 交部門負(fù)責(zé)人（一級部門）-（單次w20

15、00）人力行 政屮心負(fù)責(zé)人-（20000v單次50000）財(cái)務(wù)副總裁 -（單次50000）高級副總裁獎勵員工的獎品1、費(fèi)用報(bào)銷單；2、需求部門屮請單；3、增值 稅專川發(fā)票（此處應(yīng)按照實(shí)際業(yè)務(wù)性質(zhì)，區(qū)分發(fā) 票性質(zhì)）；4、采購清單；5、需求部門簽收單。 說明：（1）報(bào)銷需在申請范圍內(nèi)，超出申請范圍，需補(bǔ) 川請（2）超標(biāo)準(zhǔn)，由經(jīng)辦部門補(bǔ)川請，總部簽批后 做附件。分撥/?。哄埐块T經(jīng)辦人-提交部門負(fù)責(zé)人-財(cái)務(wù)負(fù) 責(zé)人-（分撥中心負(fù)責(zé)人）-（單次w2000）省總-（2000 v單次5000）總部對應(yīng)職能部門負(fù)賁人（一級部 門）-財(cái)務(wù)副總裁-（單次5000）髙級副總裁 總部：申請部門經(jīng)辦人-提交部門負(fù)責(zé)人

16、（三級部門） -提交部門負(fù)責(zé)人（二級部門）-（單次w2000）提 交部門負(fù)責(zé)人（一級部門）-（2000v單次w5000） 財(cái)務(wù)副總裁-（單次5000）高級副總裁后勤負(fù)責(zé)辦理 的維修（5000 元）1、費(fèi)用報(bào)銷單；2、需求部門屮請單；3、增值 稅專川發(fā)票；4、維修清單；5、需求部門驗(yàn)收單 說明：（1）報(bào)銷需在申請范圍內(nèi)。（2）申請范圍外，由經(jīng)辦部門補(bǔ)申請。（3）超5000元，按“工程”模式管理分撥/省：綜合管理員綜合負(fù)責(zé)人-財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（分 撥中心負(fù)責(zé)人）-省總總部：人力行政中心經(jīng)辦人-提交部門（二級）負(fù)責(zé) 人-提交部門（二級）負(fù)責(zé)人-人力行政中心負(fù)責(zé)人后勤物資采購（5000 元）1. 除伙食費(fèi)小額 的廚房用品2. 零散勞保用品3. 純凈水4. 鮮花、水果1、費(fèi)用報(bào)銷單；2、需求部門屮請單；3、增值 稅專川發(fā)票；4、采購清單：5、需求部門簽收單