新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設途徑探討

1、    新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設途徑探討    杜秀霞 彭麗娟【摘要】醫(yī)院檔案管理要加快信息化建設步伐，即在檔案管理中引入信息技術、網絡技術和計算機技術，讓檔案資源得到有效處理、管理、開發(fā)和利用，為社會發(fā)展提供更好的服務。醫(yī)院要注重提升檔案管理信息化水平，才能真正發(fā)揮出檔案應有的價值，為醫(yī)療、科研等工作提供更好的保障。本文將簡述新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設的必要性，并提出了具體可行的策略。【關鍵詞】新時期;醫(yī)院檔案管理;信息化建設在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式下，這項工作的好壞基本上由檔案管理人員知識技能、職業(yè)素養(yǎng)等決定，同時也受到醫(yī)院管理能力和硬件設施條件

2、的影響，這就讓醫(yī)院之間在檔案管理工作上出現了很大差異。在社會進步與發(fā)展過程中，信息化水平越來越高，信息化管理也逐步普及，而傳統(tǒng)檔案管理模式已經非常落后，難以跟上時代發(fā)展的腳步，需要不斷提升管理信息化水平，才能滿足檔案管理工作各項需求。一、醫(yī)院檔案管理信息化建設的必要性隨著計算機與網絡技術的快速發(fā)展，醫(yī)院在經營發(fā)展中出現了大量的電子文件。對醫(yī)院數字化檔案信息來說，通常來源于以下幾個方面：一是在醫(yī)院日常行政事務中將產生很多檔案，如上級與有關部門下發(fā)的文件、報表和通知等，通常由網絡進行傳達，以往檔案管理工作主要以手工方式為主，這難以滿足新時期醫(yī)院檔案存儲、收集、管理與利用的需求。二是在醫(yī)院各項業(yè)務流

3、程中形成的大量檔案。在計算機普及與應用中，醫(yī)院在日常醫(yī)療事務中也逐步應用了網絡信息系統(tǒng)管理方式，患者由住院掛號開始就將相關信息輸入計算機網絡中。在信息化背景下醫(yī)院管理模式有了巨大變革，加快檔案管理信息化建設已經勢在必行，這樣才能進一步提升檔案管理的水平，發(fā)揮出服務社會、服務群眾的功能。二、醫(yī)院檔案管理信息化建設的策略（一）轉變思想觀念，注重檔案管理人才培養(yǎng)。要想提升醫(yī)院檔案管理信息化建設水平，需要各級領導與各部門提高重視程度，主動參與進來。醫(yī)院領導要將檔案管理信息化建設提高到發(fā)展戰(zhàn)略的高度，不僅要在資金上增加投入，還要不斷對管理方式進行優(yōu)化，從而為醫(yī)院檔案信息化建設創(chuàng)造良好的條件。在醫(yī)院檔案管

4、理信息化建設過程中，檔案管理人員也要具備主人翁意識，積極投入到檔案法律法規(guī)宣傳中，要根據醫(yī)院檔案管理信息化建設要求，認真做好本職工作。醫(yī)院要注重培養(yǎng)更多的檔案管理人才，通過“請進來、送出去”等方式，為他們提供更多業(yè)務培訓的機會，并引進更多素質高、能力強的專業(yè)檔案管理人才，讓檔案管理信息化建設有良好基礎。（二）加強檔案軟硬件基礎設施建設。當前我院檔案資料以紙質、照片等形式為主，醫(yī)院存儲檔案的庫房空間并不大，且在溫度、濕度、防火等各種因素的影響下，對檔案庫房帶來巨大的考驗，不利于檔案的長久保存。醫(yī)院進行檔案信息化建設時，應該注重對各項軟硬件基礎設施的完善，其中硬件設施主要包括計算機、存儲設備、多媒

5、體影像采集和錄入系統(tǒng)等，以及照相機、掃描儀和復印件;而軟件設施則包括檔案管理軟件、計算機操作系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)和信息安全軟件等。隨著電子技術的飛速發(fā)展，社會更新換代速度也逐步加快，在安裝設備的過程中也要關注其冗余度，提前做好規(guī)劃，確保設備能夠第一時間升級。（三）建立局域網，實行檔案網絡化管理。由于局域網適用范圍并不大，網絡有著獨立性特點，因此其安全性也很高。醫(yī)院檔案部門要注重對室藏的規(guī)范，在其中增加文書、病案、人事與圖書檔案等內容，建設成醫(yī)院信息中心。要在中心網絡平臺應用自動化軟件，負責發(fā)揮出檔案管理、文書處理、電子論壇、網上公布和檔案查詢等作用。通過這種方法，在醫(yī)院內部局域網的支持下，才能有

6、效對各個業(yè)務流程的信息進行集中與整合，定期將相關檔案信息與目錄發(fā)布到局域網上，便于員工及時了解醫(yī)院信息，達到資源共享目的，也為檔案工作成果的轉化與應用奠定良好基礎。這樣醫(yī)院檔案管理與利用效率才能實現提升，為醫(yī)院的建設與發(fā)展奠定更好的基礎。（四）提升網絡資源利用率。醫(yī)院通過檔案管理信息化建設，能夠達到優(yōu)化資源配置的目的，在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，檔案管理實現信息化后，可以更加高效、便捷地利用檔案資源。我們在醫(yī)院檔案管理信息化建設過程中，要從珍貴歷史資料、文獻資料、學科進展和名醫(yī)醫(yī)案等出發(fā)，采取電子文件的形式進行分類保存，在醫(yī)院局域網的支持下實現上傳與查閱。這樣既能夠讓檔案原件得到有力保護，防止

7、原件出現損壞，也能夠為臨床、科研人員等帶來便利，促使他們提升診療水平。檔案管理信息化除了能夠把醫(yī)院的“死資料”轉變?yōu)椤盎顚殠臁币酝猓苍卺t(yī)院學術傳承上發(fā)揮著重要作用。對于醫(yī)院黨務工作、行政工作、醫(yī)學教研和基建圖紙等來說，實現檔案信息化，可以達到節(jié)約空間、便于查詢的目的。三、結語總之，加快推進醫(yī)院檔案管理信息化建設，有利于我國醫(yī)療事業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展，這在醫(yī)院現代化信息化管理中占有重要地位。因此醫(yī)院檔案管理人員要注重學習，掌握更多專業(yè)的檔案管理知識，提升計算機操作技能，實現自身素質修養(yǎng)的不斷提升。同時醫(yī)院領導也要在思想上引起高度重視，在人力、物力和財力上給予更多支持，為檔案管理信息化建設創(chuàng)造更有利的條件，更好地為廣