走在時間的前面

1、時 間 管 理走在時間的前面*企業(yè)顧問有限公司第一章：職業(yè)人士必須學(xué)會時間管理第二章：對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估第三章：對時間進(jìn)行計(jì)劃第四章：分清任務(wù)的輕重緩急第五章：時間管理的技巧課程內(nèi)容職業(yè)人士必須學(xué)會時間管理認(rèn)識時間：時間尺游戲你的時間足跡在哪里？游戲的思考認(rèn)識時間時間僅僅是：時間僅僅是：u太陽、月亮的運(yùn)行規(guī)律、日晷、沙漏？太陽、月亮的運(yùn)行規(guī)律、日晷、沙漏？u機(jī)械表、電子石英表上的指針和數(shù)字？機(jī)械表、電子石英表上的指針和數(shù)字？對于個人而言：對于個人而言：n人生就是時間，時間是不存在的，只有經(jīng)歷（個人生就是時間，時間是不存在的，只有經(jīng)歷（個人的時間足跡）是存在的；人的時間足跡）是存在的；n

2、能夠把握住時間的價值，就是把握了人生的價值能夠把握住時間的價值，就是把握了人生的價值職業(yè)人士必須學(xué)會時間管理時間管理的歷程用 完consume用 好utilize用 對right什么是時間管理可以改變的才適合管理；可以改變的才適合管理；u時間本身不能改變也不能管理（自然規(guī)律）；時間本身不能改變也不能管理（自然規(guī)律）；u可以改變的是自己的思想、行為、習(xí)慣可以改變的是自己的思想、行為、習(xí)慣最有最有效的是改變思想。效的是改變思想。時間管理其實(shí)是：時間管理其實(shí)是：資源管理資源管理自我行為的管理自我行為的管理提高時間資源的使用效率提高時間資源的使用效率職業(yè)人士必須學(xué)會時間管理時間是怎樣被浪費(fèi)的？u時間浪

3、費(fèi)是隱性浪費(fèi)時間浪費(fèi)是隱性浪費(fèi)u時間浪費(fèi)的常見表現(xiàn)形式：時間浪費(fèi)的常見表現(xiàn)形式：時間缺乏計(jì)劃性時間缺乏計(jì)劃性習(xí)慣性的拖拉習(xí)慣性的拖拉嘴上的時間浪費(fèi)嘴上的時間浪費(fèi)不會拒絕不會拒絕喜歡包攬一切喜歡包攬一切不給危機(jī)預(yù)防處理留有時間不給危機(jī)預(yù)防處理留有時間時間浪費(fèi)職業(yè)人士必須學(xué)會時間管理學(xué)習(xí)時間管理的意義u時間管理是職業(yè)成功的源泉時間管理是職業(yè)成功的源泉u適應(yīng)快魚吃慢魚的社會適應(yīng)快魚吃慢魚的社會u提升自我面對變化的能力提升自我面對變化的能力u增加給自己增加給自己“充電充電”的時間的時間u增加放松自己的時間增加放松自己的時間職業(yè)人士必須學(xué)會時間管理第一章：職業(yè)人士必須學(xué)會時間管理第二章：對你的時間管理現(xiàn)

4、狀作出評估第三章：對時間進(jìn)行計(jì)劃第四章：分清任務(wù)的輕重緩急第五章：時間管理的技巧課程內(nèi)容對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估小測試：你浪費(fèi)時間的情況嚴(yán)重嗎？ABCD1、為了避免對棘手的難題采取行動，管理者要尋找理由和借口、為了避免對棘手的難題采取行動，管理者要尋找理由和借口2、為令困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是非常必要的、為令困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是非常必要的3、管理者采取折中辦法以避免造成不愉快是一件困難的工作、管理者采取折中辦法以避免造成不愉快是一件困難的工作4、管理者經(jīng)常遭遇太多的足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)、管理者經(jīng)常遭遇太多的足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)5、當(dāng)被迫從事

5、一項(xiàng)不愉快的決策時，管理者要避免直截了當(dāng)?shù)摹?dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時，管理者要避免直截了當(dāng)?shù)?答復(fù)答復(fù)6、管理者對重要行動計(jì)劃的跟蹤工作沒有必要予以重視、管理者對重要行動計(jì)劃的跟蹤工作沒有必要予以重視7、管理者可以強(qiáng)行命令他人執(zhí)行不愉快的工作、管理者可以強(qiáng)行命令他人執(zhí)行不愉快的工作8、管理者可以將重要工作安排在下午、夜里或帶回家處理、管理者可以將重要工作安排在下午、夜里或帶回家處理9、管理者因工作難題會經(jīng)常出現(xiàn)過分疲勞、緊張、泄氣等狀態(tài)、管理者因工作難題會經(jīng)常出現(xiàn)過分疲勞、緊張、泄氣等狀態(tài)10、在著手完成一件艱難的工作之前，管理者喜歡整理桌上的物、在著手完成一件艱難的工作之前，管理者喜歡整

6、理桌上的物 品品A：極表同意； B：略表同意； C：略表不同意； D：極表不同意時間用家類型時間用家類型散漫型散漫型浪費(fèi)型浪費(fèi)型高效型高效型失控型失控型時間太多，時間太多，無從打發(fā)無從打發(fā)有效工作時有效工作時間太少間太少高效利用時高效利用時間，甚至可間，甚至可以有效支配以有效支配他人的時間他人的時間甚少有自己甚少有自己支配的時間支配的時間對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估個人時間管理的分析與評估分析前的準(zhǔn)備：分析前的準(zhǔn)備：1、接受、接受“時間有價時間有價”的觀念的觀念時間經(jīng)濟(jì)價值：收入時間經(jīng)濟(jì)價值：收入時間，如時間，如年收入年收入365天天2、養(yǎng)成記錄時間的習(xí)慣、養(yǎng)成記錄時間的習(xí)慣對你的時間管理現(xiàn)狀作

7、出評估個人時間管理的分析與評估個人評估時間管理的步驟：個人評估時間管理的步驟：1、紀(jì)錄、紀(jì)錄8：009：0010：00工作項(xiàng)目工作項(xiàng)目工作等級工作等級工作結(jié)果工作結(jié)果對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估個人時間管理的分析與評估2、繪制時間效率曲線、繪制時間效率曲線每天時段效果很差稍差普通佳極佳07：0007：5908：0008：5909：0009：5922：0022：5923：0023：59時間：200年月日至200年月日對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估個人時間管理的分析與評估3、評估時間分配狀況、評估時間分配狀況案例：某分公司總經(jīng)理的時間分配狀況（作業(yè)時間分析）案例：某分公司總經(jīng)理的時間分配狀況（作業(yè)時間分

8、析）2002年我們對下屬某分公司總經(jīng)理某周一的時間分配進(jìn)行年我們對下屬某分公司總經(jīng)理某周一的時間分配進(jìn)行了實(shí)地調(diào)查，并作出分析和評估。了實(shí)地調(diào)查，并作出分析和評估。他在這一天的工作任務(wù)是：他在這一天的工作任務(wù)是：u制定一周工作計(jì)劃制定一周工作計(jì)劃u進(jìn)行質(zhì)量控制進(jìn)行質(zhì)量控制u工作會議工作會議u電話電話u接待供應(yīng)商的拜訪接待供應(yīng)商的拜訪u檢查下屬的工作狀況檢查下屬的工作狀況u處理員工糾紛處理員工糾紛對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估 時間分配工作項(xiàng)目預(yù)測實(shí)際時間比例時間比例1、制定工作計(jì)劃1801202、進(jìn)行質(zhì)量控制48303、工作會議721204、電話24425、接待供應(yīng)商拜訪24506、檢查下屬工作2

9、4307、處理員工糾紛2408、午餐24209、其它60100總計(jì)480512某分公司總經(jīng)理周一的時間評估表對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估個人時間管理的分析與評估4、分析、分析分析提示之一：分析提示之一：u時間使用率是多少？時間使用率是多少？u你工作時間的工作內(nèi)容與工作目標(biāo)是否相符？有多少你工作時間的工作內(nèi)容與工作目標(biāo)是否相符？有多少工作項(xiàng)目是與工作目標(biāo)不相符的？在你的工作中，例行工作項(xiàng)目是與工作目標(biāo)不相符的？在你的工作中，例行性、作業(yè)性工作占多大比例？性、作業(yè)性工作占多大比例？u你這一周可支配的自由時間有多長？在什么時候？你這一周可支配的自由時間有多長？在什么時候？u你不可支配的時間有多長？在什

10、么時候？你不可支配的時間有多長？在什么時候？u你被干擾的時間有多長？這些干擾的來源是什么？依你被干擾的時間有多長？這些干擾的來源是什么？依重要程度來說，那一項(xiàng)干擾對你最有影響？重要程度來說，那一項(xiàng)干擾對你最有影響？u你認(rèn)為應(yīng)采取什么行動，才能減少或控制干擾？你認(rèn)為應(yīng)采取什么行動，才能減少或控制干擾？對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估個人時間管理的分析與評估4、分析、分析分析提示之二：分析提示之二：u何時工作時間效率最高？何時工作時間效率最高？u何地做何工作時間效率最高？何地做何工作時間效率最高？u領(lǐng)導(dǎo)性工作與管理性工作、管理性工作與事務(wù)領(lǐng)導(dǎo)性工作與管理性工作、管理性工作與事務(wù)性工作、工作與休息等時間比

11、例各是多少？這種性工作、工作與休息等時間比例各是多少？這種比例是否合理？比例是否合理？對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估個人時間管理的分析與評估5、改進(jìn)、改進(jìn)職業(yè)人士反省自己一天的時間浪費(fèi)需要自問的職業(yè)人士反省自己一天的時間浪費(fèi)需要自問的10個問題：個問題：u今天有哪些事是在不適當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)做的？今天有哪些事是在不適當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)做的？u今天在哪一段時間著手進(jìn)行最重要的工作？今天在哪一段時間著手進(jìn)行最重要的工作？u今天最具工作效率的是哪一段時間？今天最具工作效率的是哪一段時間？u今天最不具工作效率的是哪一段時間？今天最不具工作效率的是哪一段時間？u今天工作過程中最大的干擾是什么？今天工作過程中最大的干擾是什

12、么？u今天最嚴(yán)重的三個時間使用誤區(qū)是什么？今天最嚴(yán)重的三個時間使用誤區(qū)是什么？u今天做了哪些不必要的事？今天做了哪些不必要的事？u今天做了哪些不需要親自做的事？這些事可以授權(quán)給誰去做？今天做了哪些不需要親自做的事？這些事可以授權(quán)給誰去做？u今天花費(fèi)了多少時間做重要的事？花費(fèi)了多少時間做不重要的事？今天花費(fèi)了多少時間做重要的事？花費(fèi)了多少時間做不重要的事？u今天花費(fèi)了有哪些事情本來應(yīng)該花費(fèi)更多的時間去做？今天花費(fèi)了有哪些事情本來應(yīng)該花費(fèi)更多的時間去做？對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估第一章：職業(yè)人士必須學(xué)會時間管理第二章：對你的時間管理現(xiàn)狀作出評估第三章：對時間進(jìn)行計(jì)劃第四章：分清任務(wù)的輕重緩急第五章

13、：時間管理的技巧課程內(nèi)容對時間進(jìn)行計(jì)劃什么是正確的目標(biāo)1、人不能失去目標(biāo)、人不能失去目標(biāo)2、目標(biāo)的種類、目標(biāo)的種類u為什么為什么u干什么干什么u怎么干怎么干99%的管理活動的失敗都與事先沒有計(jì)劃或的管理活動的失敗都與事先沒有計(jì)劃或計(jì)劃錯誤有關(guān)。計(jì)劃錯誤有關(guān)。美國管理學(xué)家德魯克美國管理學(xué)家德魯克對時間進(jìn)行計(jì)劃什么是正確的目標(biāo)3、正確目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)、正確目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)SMART原則原則 Specific 明確具體的明確具體的 Measurable 可衡量評估的可衡量評估的 Attainable 可達(dá)成的可達(dá)成的 Realistic 現(xiàn)實(shí)可行的現(xiàn)實(shí)可行的 Timed 有時間限制的有時間限制的人生終極目標(biāo)人生

14、終極目標(biāo)10年以上年以上5至至10年年1至至5年年每天每天2至至5個目標(biāo)個目標(biāo)什么是正確的目標(biāo)目標(biāo)金字塔4、做一個目標(biāo)導(dǎo)向的人、做一個目標(biāo)導(dǎo)向的人對時間進(jìn)行計(jì)劃什么是科學(xué)的計(jì)劃對時間進(jìn)行計(jì)劃怎樣做好時間計(jì)劃任務(wù)待辦單法對時間進(jìn)行計(jì)劃1、任務(wù)待辦單、任務(wù)待辦單有效的時間計(jì)劃方法有效的時間計(jì)劃方法今日待辦事項(xiàng)任務(wù)類型完成者完成情況備注122、怎樣填寫任務(wù)待辦單、怎樣填寫任務(wù)待辦單u首先列出計(jì)劃中今天要完成的工作；首先列出計(jì)劃中今天要完成的工作；u其次，把這些事情按緊迫程度分成其次，把這些事情按緊迫程度分成ABC三類；三類；pA類：必須要在兩個小時內(nèi)完成類：必須要在兩個小時內(nèi)完成pB類：必須在當(dāng)天完

15、成類：必須在當(dāng)天完成pC類：三天之內(nèi)要完成類：三天之內(nèi)要完成怎樣做好時間計(jì)劃對時間進(jìn)行計(jì)劃3、填寫任務(wù)待辦單的注意事項(xiàng)、填寫任務(wù)待辦單的注意事項(xiàng)u明確每天工作任務(wù)中的重點(diǎn)任務(wù)明確每天工作任務(wù)中的重點(diǎn)任務(wù)u在高效率時間段安排高價值的活動在高效率時間段安排高價值的活動p百靈鳥型百靈鳥型p貓頭鷹型貓頭鷹型p混合型混合型u注意平衡性和交替性注意平衡性和交替性u注意連續(xù)出現(xiàn)的工作任務(wù)注意連續(xù)出現(xiàn)的工作任務(wù)u把任務(wù)待辦單變成自己的習(xí)慣！把任務(wù)待辦單變成自己的習(xí)慣！怎樣做好時間計(jì)劃對時間進(jìn)行計(jì)劃團(tuán)隊(duì)時間計(jì)劃方法簡介u工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)（工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)（WBS）u甘特圖甘特圖u網(wǎng)絡(luò)圖網(wǎng)絡(luò)圖工作任務(wù)工作任務(wù)分解

16、結(jié)構(gòu)分解結(jié)構(gòu)甘特圖甘特圖網(wǎng)絡(luò)圖網(wǎng)絡(luò)圖對時間進(jìn)行計(jì)劃制定時間計(jì)劃的基本步驟確定目標(biāo)確定目標(biāo)列出途徑列出途徑選定最佳途徑選定最佳途徑將途徑轉(zhuǎn)化時間安排表將途徑轉(zhuǎn)化時間安排表執(zhí)行時間安排表執(zhí)行時間安排表調(diào)整時間安排表調(diào)整時間安排表對時間進(jìn)行計(jì)劃課程內(nèi)容找出最重要的事分清任務(wù)的輕重緩急 80%的價值來自20%的因子;其余20%的價值來自80%的因子。 -意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會學(xué)家維弗列度.柏瑞圖80/20法則80/20 舉 例 說 明 80%的結(jié)果來自投入的20%的時間 80%的價值集中在20%的項(xiàng)目上 80%的銷售額是源自20%的顧客 80%的工作失誤來自20%的管理不當(dāng) 80%的看報(bào)時間都花在20%

17、的版面 80%的病假來自20%的員工分清任務(wù)的輕重緩急區(qū)分事情重要與否的標(biāo)準(zhǔn)分清任務(wù)的輕重緩急時間管理矩陣重重 要要 性性急急 迫迫 性性重重 要要不緊急不緊急不重要不重要不緊急不緊急重重 要要緊緊 急急不重要不重要緊緊 急急分清任務(wù)的輕重緩急時間管理矩陣時間管理矩陣告訴我們正確的做事順序是：時間管理矩陣告訴我們正確的做事順序是：分清任務(wù)的輕重緩急時間管理矩陣重重 要要 性性急急 迫迫 性性重重 要要不不 緊緊 急急（多做）（多做）不不 重重 要要不不 緊緊 急急（不做）（不做）重重 要要緊緊 急急（快做）（快做）不不 重重 要要緊緊 急急（授權(quán)做）（授權(quán)做）分清任務(wù)的輕重緩急舉 例 說 明緊

18、緊 急急不緊急不緊急重重 要要不重要不重要 干擾、電話干擾、電話 信件、報(bào)告信件、報(bào)告 會議會議 迫在眉睫的事迫在眉睫的事 符合別人期望的事符合別人期望的事 做規(guī)劃、計(jì)劃做規(guī)劃、計(jì)劃 人際關(guān)系的建立人際關(guān)系的建立 準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施預(yù)防措施 提升自己的能力提升自己的能力 抓住新機(jī)會抓住新機(jī)會 忙碌瑣碎的事忙碌瑣碎的事 廣告函件廣告函件 電話電話 逃避性活動逃避性活動 閑聊天閑聊天 緊急狀況緊急狀況 迫切的問題迫切的問題 限期完成的工作限期完成的工作 計(jì)劃好的會議計(jì)劃好的會議分清任務(wù)的輕重緩急如何把一籃核桃放入一罐米里面？思 考：分清任務(wù)的輕重緩急總結(jié)：如 何 處 理 高 價 值 活 動

19、 讓高價值活動充實(shí)每一天，剩余的時間再用于讓高價值活動充實(shí)每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。做瑣碎的小事。 堅(jiān)持重點(diǎn)，排除外界干擾，頭腦中始終有最終堅(jiān)持重點(diǎn)，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。的結(jié)果。 設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。 將大項(xiàng)目分解，逐步完成。將大項(xiàng)目分解，逐步完成。 高效運(yùn)用自己的黃金時段高效運(yùn)用自己的黃金時段 獎勵自己，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。獎勵自己，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。分清任務(wù)的輕重緩急 授權(quán)或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。授權(quán)或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。 降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美

20、。 學(xué)會放棄既沒有價值，又浪費(fèi)時間的事。學(xué)會放棄既沒有價值，又浪費(fèi)時間的事。 將它們匯總，集中時間處理。將它們匯總，集中時間處理。 做正確的事比正確地做事更重要！做正確的事比正確地做事更重要！總結(jié)：如 何 處 理 低價 值 活 動分清任務(wù)的輕重緩急課程內(nèi)容技能一：學(xué)會授權(quán)的技巧u授權(quán)不是參與授權(quán)不是參與u授權(quán)不是棄權(quán)授權(quán)不是棄權(quán)u授權(quán)不是授責(zé)授權(quán)不是授責(zé)u授權(quán)不是代理職務(wù)授權(quán)不是代理職務(wù)u授權(quán)不是工作分工授權(quán)不是工作分工技能一：學(xué)會授權(quán)的技巧u目的明確目的明確u因事授權(quán)，視能授權(quán)因事授權(quán)，視能授權(quán)u不能重復(fù)授權(quán)不能重復(fù)授權(quán)u權(quán)與責(zé)相對應(yīng)權(quán)與責(zé)相對應(yīng)u逐級授權(quán)逐級授權(quán)u單一隸屬授權(quán)單一隸屬授權(quán)u

21、適度授權(quán)適度授權(quán)u良好的溝通良好的溝通u充分的信任和有效的控制充分的信任和有效的控制授權(quán)的主要原則：授權(quán)的主要原則：技能二：怎樣拒絕外界的干擾u用制度拒絕干擾用制度拒絕干擾u拒絕之前要傾聽對方拒絕之前要傾聽對方u拒絕之前不要使用擋箭牌拒絕之前不要使用擋箭牌u拒絕時保持和顏悅色拒絕時保持和顏悅色u拒絕的態(tài)度要堅(jiān)決拒絕的態(tài)度要堅(jiān)決u拒絕中要爭取主動拒絕中要爭取主動u拒絕時要避免爭吵拒絕時要避免爭吵u拒絕時對事不對人拒絕時對事不對人u拒絕后提出建設(shè)性的意見拒絕后提出建設(shè)性的意見u可以安排專人拒絕外界的干擾可以安排專人拒絕外界的干擾技能三：會議時間的管理技巧1、會前準(zhǔn)備：、會前準(zhǔn)備：u確定會議的必要性

22、確定會議的必要性u確定會議目標(biāo)確定會議目標(biāo)u確定會議議題確定會議議題u確定會議參加者確定會議參加者u選擇會議地點(diǎn)選擇會議地點(diǎn)u準(zhǔn)備必要的會議設(shè)備準(zhǔn)備必要的會議設(shè)備技能三：會議時間的管理技巧2、進(jìn)行會議：、進(jìn)行會議：u宣布會議開始的技巧宣布會議開始的技巧u會議進(jìn)行中的主持會議進(jìn)行中的主持u處理會議過程中的問題處理會議過程中的問題p消極情緒消極情緒p兩派意見對立兩派意見對立p全體保持沉默全體保持沉默p有人打岔有人打岔你的會議有效程度如何你的會議有效程度如何一點(diǎn)也沒有一點(diǎn)也沒有 稍微有點(diǎn)稍微有點(diǎn) 很有效很有效1、議程表是否發(fā)送及時以保證出席？、議程表是否發(fā)送及時以保證出席？123452、議程順序安排

23、合理嗎？、議程順序安排合理嗎？123453、給每一細(xì)目安排的時間充足嗎？、給每一細(xì)目安排的時間充足嗎？123454、會議室布置合適嗎？、會議室布置合適嗎？123455、適當(dāng)?shù)娜藛T參加會議嗎？、適當(dāng)?shù)娜藛T參加會議嗎？123456、會議按時開始嗎？、會議按時開始嗎？123457、與會者知道他們?yōu)槭裁幢谎垎幔?、與會者知道他們?yōu)槭裁幢谎垎幔?23458、理解會議目標(biāo)嗎？、理解會議目標(biāo)嗎？123459、每項(xiàng)議程細(xì)目的目標(biāo)清楚嗎？、每項(xiàng)議程細(xì)目的目標(biāo)清楚嗎？1234510、會議按計(jì)劃進(jìn)行且不允許離題嗎？、會議按計(jì)劃進(jìn)行且不允許離題嗎？1234511、所有與會者均得以參加嗎？、所有與會者均得以參加嗎？1234512、與會者相互聆聽嗎？、與會者相互聆聽嗎？1234513、領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)控制嗎？、領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)控制嗎？1234514、會