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1、2021 最新檔案管理規(guī)章制度范本為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理 ,進(jìn)一步提高檔案管理水平 ,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,完善檔案借閱手續(xù),使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化?合理化 ?標(biāo)準(zhǔn)化 ,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù) ,結(jié)合實(shí)際情況 ,特制定本制度 ,具體內(nèi)容如下 :一?檔案管理的范圍本公司所有需要?dú)w檔的文件資料,包括:對(duì)公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)?企業(yè)管理 ?勞動(dòng)人事 ?培訓(xùn)教育 ?安全管理 ?后勤服務(wù) ?外事工作等有保存價(jià)值的原始材料 ,在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策?計(jì)劃工作 ?統(tǒng)計(jì)工作 ?物資管理?產(chǎn)品銷(xiāo)售 ?財(cái)務(wù)管理 ?生產(chǎn)調(diào)度 ?設(shè)備工裝 (模具 )管理?能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料

2、 ?二?檔案的管理部門(mén)公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門(mén),負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的管理工作?對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集 ?整理和歸檔 ?各部門(mén)根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集 ?整理和保管工作 ?各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門(mén)移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料 ,原件移交檔案室 ,使用部門(mén)留存復(fù)印件 ?接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù) ,維護(hù)檔案的完整與安全 ,使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)?三?檔案的分類(lèi)在切實(shí)遵循中國(guó)檔案分類(lèi)法前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況 ,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi) :1?行政管理 ?2?人事管理 ?3?財(cái)會(huì)

3、檔案 ?4?生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理 ?5?技術(shù)質(zhì)量安全管理 ?6?基建檔案 ?7?外來(lái)文件 ?8?聲像檔案 ?9?實(shí)物檔案 ?10?其他檔案 ?財(cái)會(huì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證?賬簿?報(bào)表等相關(guān)資料的收集 ?整理?歸檔?實(shí)物檔案是公司各類(lèi)活動(dòng)中形成的如模型?樣品?贈(zèng)品 ?證書(shū) ?獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物?以上十類(lèi)檔案中 ,每一大類(lèi)檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類(lèi)進(jìn)行管理 ?四?歸檔要求1?歸檔的文件材料要完整 ?系統(tǒng)?準(zhǔn)確?2?歸檔的文件材料必須是原件?如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明 ?3?存檔的文件 ?材料應(yīng)按照自然形成 ?保持歷史聯(lián)系的原則 ,

4、并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)?立卷和編目編號(hào) ?4?檔案名稱的填寫(xiě)要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡(jiǎn)練通順 ,結(jié)構(gòu)完整 ,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份 ,并區(qū)分保管期限 ?卷內(nèi)文件應(yīng)按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列 ,按順序編號(hào) ,填寫(xiě);卷內(nèi)目錄 ;?目錄各項(xiàng)必須填寫(xiě)清楚(一律使用黑色中性筆填寫(xiě) ),字跡工整 ?清晰,裝訂整齊 ?5?檔案盒 (袋)內(nèi)文件的排列 :檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程 ?批文在前 ,計(jì)劃?總結(jié)在后 ;正本在前 ,附件在后 ;印件在前 ,定稿在后 ;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后 ?其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后

5、排列?6?文件歸檔份數(shù) :一般歸檔 1 份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2 份或 3 份?對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重復(fù)文件,需要辦理銷(xiāo)毀手續(xù) ?7?歸檔時(shí)間 :部門(mén)或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即(最遲一周內(nèi) )將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷 ,向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔?五?檔案的查閱和借閱1?查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表,寫(xiě)明查閱時(shí)間 ?查閱內(nèi)容 ?查閱目的等 ?有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料,閱后及時(shí)歸還 ?2?查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制?確有特殊情況必須復(fù)制的,應(yīng)填寫(xiě)檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單 ,經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可復(fù)制?3?原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱,但必須由所在部門(mén)出具借

6、閱申請(qǐng)并由部門(mén)經(jīng)理簽名認(rèn)可?借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限 ?借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):(1)借閱者不得自拿 ?自取?自放檔案 ,嚴(yán)禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找?(2)按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還 ,確因工作需要不能按時(shí)返還的,需辦理續(xù)借手續(xù) ,否則按管理規(guī)定停止借閱 ?(3)要愛(ài)護(hù)檔案 ,不得丟失 ,并注意保密 ,不得擅自轉(zhuǎn)借他人 ?(4)所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改 ?涂寫(xiě)?(5)借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù) ,由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚?(6)檔案如有丟失 ?損壞或泄密 ,要立即追究當(dāng)事人責(zé)任 ?(7)調(diào)離本單位的工作人員 ,必須清理移交檔案文

7、件后方可辦理調(diào)離手續(xù)?六?檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續(xù),填寫(xiě)移交清單 ,經(jīng)移交人簽字 ,接收方核對(duì)簽收 ?七?檔案的保管1?要做好檔案的防火 ?防蟲(chóng)?防盜?防塵?防陽(yáng)光直射 ;五防;工作?2?檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙?3?檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施 ?4?對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制 ;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù) ?為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類(lèi)組卷,并按照其性質(zhì)分為短期 ?長(zhǎng)期?永久三類(lèi)分別保管 ?5?檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門(mén)除外 ,其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料?八?檔案的銷(xiāo)毀公司對(duì)各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定?對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn) ,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀 ?風(fēng)險(xiǎn)提示 :企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù),是公司內(nèi)部的 ;法律;,但是并非制定的任何規(guī)章制度都具有法律效力,只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力?勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案件中 ,工資支付憑證 ?社保記錄 ?招工招聘登記表 ?報(bào)名表 ?考勤記錄 ?開(kāi)除?除名?辭退?解除勞動(dòng)合同 ?減少勞動(dòng)報(bào)

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