時(shí)間管理幻燈片PPT課件

1、你屬于哪一類培訓(xùn)者？ 囚犯（囚犯（Prisoner)Prisoner) 渡假者（渡假者（VacationerVacationer） 專業(yè)課程學(xué)習(xí)者（專業(yè)課程學(xué)習(xí)者（Student)Student) 探索者（探索者（Explorer)Explorer)第1頁(yè)/共48頁(yè)一、下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7.你

2、時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來(lái)？小測(cè)驗(yàn)第2頁(yè)/共48頁(yè)總結(jié)你的時(shí)間掌控小測(cè)驗(yàn)1 12 2- -1 16 6 “y ye es s” 救救命命！你你在在時(shí)時(shí)間間管管理理上上需需改改進(jìn)進(jìn) 8 8-

3、 -1 12 2 “y ye es s” 當(dāng)當(dāng)心心！你你需需要要重重新新審審視視你你的的時(shí)時(shí)間間行行動(dòng)動(dòng)指指南南 4 4- -8 8 “y ye es s” 可可以以！方方向向正正確確，但但需需要要提提高高沖沖勁勁 0 0- -4 4 “yes” 恭恭喜喜！堅(jiān)堅(jiān)持持并并保保留留你你的的方方法法 第3頁(yè)/共48頁(yè)課程目標(biāo)第4頁(yè)/共48頁(yè)時(shí)間的基本特性時(shí)間恒久性時(shí) 間特 性客觀公正性時(shí)間的剛性不可逆轉(zhuǎn)性時(shí)間一維性54321Life is short第5頁(yè)/共48頁(yè)概念 由于時(shí)間所具備的基本特性，所以時(shí)間管 理的對(duì)象并不是時(shí)間本身，而是指面對(duì)時(shí)間而 進(jìn)行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減 少時(shí)間

4、浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。結(jié)論通過(guò)計(jì)劃統(tǒng)籌而相對(duì)合理利用和節(jié)約時(shí)間。什么是時(shí)間管理第6頁(yè)/共48頁(yè)時(shí)間管理的重要性時(shí)間是資本和無(wú)法更新的收入。任何一個(gè)制定出來(lái)幫助我們高效率地安排時(shí)間的計(jì)劃，都必 須從我們對(duì)時(shí)間寶貴性的認(rèn)識(shí)入手。管理好你的時(shí)間就能管理好你的生活。第7頁(yè)/共48頁(yè)抱 怨很多人平常都在抱怨的所謂時(shí)間不夠用的問(wèn)題。其實(shí)沒有所謂“時(shí)間太多”或“時(shí)間不夠”的情形存在。一天就是二十四小時(shí)，不多也不少。不管你是誰(shuí)，都是一樣的。所謂時(shí)間及少，只是表示在這段時(shí)間里要做的事情太多，以致這段時(shí)間不允許而已。時(shí)間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事情。“能夠做”和“本來(lái)可以做

5、”基本上并沒有多大的差別存在。第8頁(yè)/共48頁(yè)生命的有限性人最寶貴和稀缺的是什么每一個(gè)生命只有一次機(jī)會(huì)時(shí)間與生命年輪成就大事業(yè)的黃金時(shí)代童年、少年、青年、中年、壯年、老年為什么許多人一生平淡，毫無(wú)見樹個(gè)人職業(yè)設(shè)計(jì)與操作中的時(shí)間管理個(gè)體生命的有限性第9頁(yè)/共48頁(yè)人生的四個(gè)職業(yè)發(fā)展階人生的四個(gè)職業(yè)發(fā)展階段段66歲以上，當(dāng)退休臨近的時(shí)候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和40多歲之間的某個(gè)時(shí)段上職業(yè)中期危機(jī)階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之 間確立階段15歲-24歲之間探索階段具體說(shuō)明不同階段第10頁(yè)/共48頁(yè)1、我們企業(yè)的問(wèn)題在哪里透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)部分老總們

6、的三個(gè)字特征人治特征下的權(quán)力情結(jié)時(shí)間管理失序做事缺乏計(jì)劃性做事分不清主次不善于說(shuō)“不”無(wú)法恰當(dāng)處理外部的打擾團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理“?！薄懊Α薄懊ぁ钡?1頁(yè)/共48頁(yè)1、我們企業(yè)的問(wèn)題在哪里時(shí)間的浪費(fèi)電話干擾，陪同煲粥會(huì)而不議，議而不決不速之客，禮節(jié)陪聊回復(fù)信件，斟字酌句外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等） B、餐飲服務(wù) C、社會(huì)化程度團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理第12頁(yè)/共48頁(yè)團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理第13頁(yè)/共48頁(yè)1、我們企業(yè)的問(wèn)題在哪里時(shí)間的浪費(fèi)某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）睡 眠 8.05小時(shí)用 餐 1.31小時(shí)瑣 事 0.55小時(shí)工 作 7.34小時(shí)交 際 0.39小時(shí) 休 息 0

7、.45小時(shí)娛 樂(lè) 0.31小時(shí)上下班交通 0.73小時(shí)讀書報(bào)雜志 0.42小時(shí)處理家務(wù)事 0.26小時(shí)興趣的工作 0.37小時(shí)音樂(lè)或電視 2.51小時(shí) 與朋友聊天 1.11小時(shí)團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理第14頁(yè)/共48頁(yè)1、我們企業(yè)的問(wèn)題在哪里時(shí)間陷井情不自禁事必躬親過(guò)分客套例行公事猶豫不決漫不經(jīng)心碌碌無(wú)為 國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨國(guó)公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理第15頁(yè)/共48頁(yè)日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每8 分鐘會(huì)收到1 次打

8、擾，每小時(shí)大約7次，即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是50%。其中約3小時(shí)的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí) 人被打擾后重拾原來(lái)的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。 團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理第16頁(yè)/共48頁(yè)2、團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理的原則時(shí)間進(jìn)度表制定原則實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間總比預(yù)計(jì)的長(zhǎng)突發(fā)性事件應(yīng)付原則為突發(fā)事件預(yù)留處理時(shí)間日常性事務(wù)維護(hù)原則做好數(shù)據(jù)庫(kù)清理與更新等基礎(chǔ)工作時(shí)間被占用說(shuō)不原則過(guò)度熱心腸者的良藥團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理墨菲定律第17頁(yè)/共4

9、8頁(yè)3、走出觀念上的誤區(qū)“缺我不可”的潛理念事必躬親的諸葛亮導(dǎo)致操勞過(guò)度的高管人員推遲決策會(huì)提高決策質(zhì)量借口“需要更多的事實(shí)”只要授權(quán)就可節(jié)約時(shí)間相關(guān)人員能力不足無(wú)效授權(quán)或授權(quán)失控團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理第18頁(yè)/共48頁(yè)3、走出觀念上的誤區(qū)高效率就是高效益快就一定好嗎？方向錯(cuò)誤和方法不當(dāng)鑒別問(wèn)題比進(jìn)一步解決問(wèn)題容易想明白了再行動(dòng)找到管理捷徑是節(jié)約時(shí)間的因素管理上有捷徑可走嗎？團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理第19頁(yè)/共48頁(yè)Do the Things Right.把事情做對(duì)VSDo the Right Things.選對(duì)的事情做第20頁(yè)/共48頁(yè)Efficient 效率VS 與Effective 成效第21頁(yè)/

10、共48頁(yè)The Golden Rule黃金規(guī)則BeginWiththe EndinMind從結(jié)局出發(fā)第22頁(yè)/共48頁(yè)What am I here for? 我的最主要的工作目的是：我的最主要的工作目的是：第23頁(yè)/共48頁(yè)Time Log 時(shí)間記錄表事情 ExampleExample8:30-9:308:30-9:30 9:30-10:309:30-10:30 10:30-11:3010:30-11:30 13:00-14:0013:00-14:00 14:00-15:0014:00-15:00 15:00-16:0015:00-16:00 16:00-17:0016:00-17:0017:

11、00-17:3017:00-17:30第24頁(yè)/共48頁(yè)小實(shí)驗(yàn)道具：鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，細(xì)沙一堆，水一罐。方法：把以上物品裝進(jìn)鐵桶。提問(wèn)：如果請(qǐng)你做這個(gè)實(shí)驗(yàn)，你將會(huì)按怎 樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？第25頁(yè)/共48頁(yè)工作優(yōu)先級(jí)綜合分析重要度緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫第26頁(yè)/共48頁(yè)請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：緊急緊急不緊急不緊急重重要要A（碎石型的事務(wù)）（碎石型的事務(wù)）B（石塊型的事務(wù)）（石塊型的事務(wù)）不不重重要要C（細(xì)沙型的事務(wù)）（細(xì)沙型的事務(wù)）D（水型的事務(wù)）（水型的事務(wù)）第27頁(yè)/共48頁(yè)請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：緊急緊急不緊急不

12、緊急重重要要A A（碎石型的事務(wù)）（碎石型的事務(wù)）危機(jī)危機(jī)急迫的問(wèn)題急迫的問(wèn)題有期限壓力的計(jì)劃有期限壓力的計(jì)劃B B（石塊型的事務(wù)）（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會(huì)發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系建立伙伴關(guān)系防患于未然防患于未然不不重重要要C C（細(xì)沙型的事務(wù)）（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些信件、文件、電話的處理某些會(huì)議的出席某些會(huì)議的出席某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D D（水型的事務(wù)）（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動(dòng)有趣的活動(dòng)第28頁(yè)/共48頁(yè)案例分

13、析 一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)，由于晚上要給他女朋友過(guò)生日，心理在盤算這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個(gè)同學(xué)從外地出差來(lái)此，約李華晚上參加校友聚會(huì)。這時(shí)主持人宣布，由于這次會(huì)議時(shí)間緊，請(qǐng)全體與會(huì)人員晚上要參加分組討論。剛一散會(huì)，五金車間的一名班長(zhǎng)滿頭大汗跑進(jìn)會(huì)場(chǎng)，拉著李華就往外走，原來(lái)幾名工人與運(yùn)輸部門的幾個(gè)搬運(yùn)工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來(lái)了，車間主任和在場(chǎng)的保安制止不了，因此派一個(gè)班長(zhǎng)來(lái)找李經(jīng)理。 假如你是李華，此時(shí)此刻你該怎么辦？第29頁(yè)/共48頁(yè)The Heart of Priority Management 優(yōu)先管理的核心 Make a list of

14、 things to do todayMake a list of things to do today把每天要做的事情寫下來(lái)；把每天要做的事情寫下來(lái)； Set Priority and work on the most Set Priority and work on the most importantimportant確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做；確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做； Do it every day! Do it every day! 每天這么做！每天這么做！第30頁(yè)/共48頁(yè)Daily Plan 每日計(jì)劃Plan the next d_ b_Plan the next d

15、_ b_you l_the office.you l_the office.在你在你_辦公室之辦公室之_計(jì)劃第計(jì)劃第_的工作的工作第31頁(yè)/共48頁(yè)第32頁(yè)/共48頁(yè)Clean the Desk清理桌面徹底清除不需要的文件資料等對(duì)文檔分類并合理放置做標(biāo)識(shí)保持第33頁(yè)/共48頁(yè)吊檔制作第34頁(yè)/共48頁(yè)資料柜的使用第35頁(yè)/共48頁(yè)記事貼的使用第36頁(yè)/共48頁(yè)先做最重要的事情 你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？ 你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結(jié)論：做重要的少數(shù)事情“帕雷托”法則運(yùn)用第37頁(yè)/共48頁(yè)Goal Setting確定目標(biāo) pecific 具體 easurable 可以衡

16、量 chievable 可以實(shí)現(xiàn) elevant/Result-oriented 相關(guān)/ 結(jié)果導(dǎo)向 ime phased 時(shí)間階段SMART原則：第38頁(yè)/共48頁(yè)1、會(huì)議的時(shí)間管理 明確開 會(huì)目的 作好會(huì) 前準(zhǔn)備準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議嚴(yán)明會(huì)場(chǎng)紀(jì)律 會(huì)后紀(jì) 要跟蹤會(huì)上有議有決會(huì)議時(shí)間管理ABCDFE第39頁(yè)/共48頁(yè)2、應(yīng)酬的時(shí)間管理應(yīng)酬你的上級(jí) 應(yīng)酬你的同級(jí)應(yīng)酬你的下級(jí)應(yīng)酬不速之客 應(yīng)酬親 朋好友出席商務(wù)宴會(huì)應(yīng)酬時(shí)間管理ABCDFE服從/主動(dòng)性配合/積極性回饋/及時(shí)性溝通/有效性控制/計(jì)劃性第40頁(yè)/共48頁(yè)3、學(xué)會(huì)說(shuō)“不” 拒絕的學(xué)問(wèn)靈活運(yùn)用日常價(jià)值法快速反應(yīng)，馬上決斷注意國(guó)人的“講面子”婉言謝絕，而非強(qiáng)力拒絕動(dòng)之以情，曉之以理提供良好的建議第41頁(yè)/共48頁(yè)4、學(xué)會(huì)休息睡眠的時(shí)間管理睡眠的長(zhǎng)度睡眠的深度午睡的問(wèn)題閑暇的時(shí)間安排第42頁(yè)/共48頁(yè)時(shí)間管理與美的文化q 英雄論-時(shí)勢(shì)