[應(yīng)用]給客戶的第一封郵件究竟應(yīng)該如何寫

1、給客戶的第一封郵件究競(jìng)應(yīng)該如何寫？電了郵件早已成為人們聯(lián)系新客戶的最常見、最方便、最簡(jiǎn)單，最節(jié)省，事實(shí)上 也是最冇效的方式；說其“最常見”，因?yàn)椴畈欢?0%的出口企業(yè)在網(wǎng)上聯(lián)系新客戶都會(huì)選擇先發(fā)送 電子郵件；說其“最方便”，是因?yàn)橹灰隳苌暇W(wǎng)，則你隨時(shí)隨地都可以聯(lián)系新客戶；說其“最簡(jiǎn)單”，是因?yàn)榘l(fā)個(gè)郵件是最簡(jiǎn)單不過了，無非是在你郵箱里寫點(diǎn)內(nèi)容, 輕點(diǎn)發(fā)送，則就可能很快收到外商回復(fù)；說其“最節(jié)省”，無非是因?yàn)榘l(fā)個(gè)電子郵件幾乎就不用花你一分餞，而傳統(tǒng)的傳 真方式則總是要花掉你不菲的電話費(fèi)；而說其“最有效”，也是因?yàn)閾?jù)我們了解，在本網(wǎng)會(huì)員中，有超過90%的會(huì)員一 般都是首先通過電子郵件聯(lián)系上新客戶的

2、，故“最有效”的稱謂應(yīng)是名符其實(shí)， 并無夸大；然而，給一個(gè)新客戶發(fā)第一封聯(lián)系郵件，看似并不復(fù)雜，但其中仍有很多奧妙與 訣竅，同樣是用郵件在同一吋間聯(lián)系同一個(gè)新外商，為什么外商會(huì)冋復(fù)他而不理 你？顯然與你如何撰寫該郵件冇著很大的關(guān)系，我們也發(fā)現(xiàn)，既使是不少的“老 外貿(mào)”，在寫給外商的第一封郵件時(shí)也存在不少的問題與漏洞，故就難免常常抱 怨外商回復(fù)不多；本文正是要試圖幫助大家來解決該問題，當(dāng)然世上無絕對(duì)，也?？淳唧w情況，并 口所謂仁者見仁，以下僅供大家參考而已；還要特別提醒的是，本文是專為本網(wǎng) 會(huì)員所寫，其它網(wǎng)站的會(huì)員切莫盲口模仿；一，第一次用郵件聯(lián)系的基本原則；1, 時(shí)效性;這自然是指你聯(lián)系客戶的

3、時(shí)間問題，越早聯(lián)系外商則外商回復(fù)的概率越大，該道 理大家都明口，更進(jìn)一步的說，不管你寫的郵件如何的好，你的報(bào)價(jià)如何的有競(jìng) 爭(zhēng)力，如你聯(lián)系外商的時(shí)間太遲，則也許你一切的努力最終都會(huì)沒用，所以，一 定要盡量在第一時(shí)間聯(lián)系外商，是我們給你的第一個(gè)忠告；2, 針對(duì)性;這是指你寫給外商的郵件內(nèi)容應(yīng)盡量針對(duì)外商詢盤的內(nèi)容來寫，泛泛的聯(lián)系郵件 并不容易得到外商的回復(fù)，而如果你的郵件內(nèi)容并沒有冋答外商在詢盤已提出的 全部要求，則情況也不口j能太妙，如外商明確說明只歡迎manufacturer聯(lián)系， 而你的郵件內(nèi)容卻明口讓外商知道你只是個(gè)貿(mào)易商，你想外商會(huì)回你嗎？所以， 你在寫郵件前，請(qǐng)一定要多多、仔細(xì)研究外商

4、的詢盤內(nèi)容，而在寫郵件吋或發(fā)送 前，你更要多看看，你的郵件內(nèi)容完全達(dá)到了外商的要求了嗎？3, 簡(jiǎn)潔性；這是指你寫給外商的郵件長(zhǎng)短，千萬不要以為你寫的郵件越長(zhǎng)，外商就更會(huì)回復(fù) 你，恰恰相反，你寫的郵件必須要簡(jiǎn)潔，切勿廢話連篇，特別是忌諱太長(zhǎng)的自我 介紹而遲遲不進(jìn)入主題內(nèi)容，那么，什么才是外商垠關(guān)心的主題內(nèi)容呢？除了外 商在詢盤中列明的耍求外，我們認(rèn)為，產(chǎn)品的規(guī)格和你的報(bào)價(jià)就是所有外商最關(guān) 心的內(nèi)容；4, 靈活性；這是指你要按照具體情況來調(diào)整你的郵件內(nèi)容，對(duì)不同的情況、不同的詢盤、不 同的外商、甚至不同國(guó)別的外商，你的郵件內(nèi)容口然應(yīng)該靈活處理，而不必千篇 一律，如，如外商的詢盤內(nèi)容具體而很實(shí)在，則

5、你的郵件也須具體而很實(shí)在，報(bào) 價(jià)也應(yīng)報(bào)實(shí)價(jià)，相反，如有些外商的詢盤本來就很虛，而你只是想碰碰機(jī)會(huì)，則 先泛泛聯(lián)系一下也無妨；5, 準(zhǔn)確性；這是指你寫給外商的郵件內(nèi)容必須準(zhǔn)確，如外商在詢盤屮要求你報(bào)cif價(jià)格，則 你t萬不要偷懶只報(bào)過去一個(gè)fob或c+f價(jià)格；客戶明明白白說要的是a規(guī)格的 產(chǎn)品，你卻報(bào)過去一個(gè)b規(guī)格的產(chǎn)品；外商耍求你在報(bào)價(jià)時(shí)須附上圖片，你卻偏 偏缺少圖片就報(bào)將過去，等等，你想，外商述會(huì)回復(fù)你嗎？6, 競(jìng)爭(zhēng)性;這是指你報(bào)給外商的價(jià)格須有競(jìng)爭(zhēng)力，很多人總是抱怨外商回復(fù)甚少，卻甚少檢 討一下你發(fā)給外商的郵件中有報(bào)價(jià)嗎？如有的話，你考察過沒有，你的報(bào)價(jià)真的 有竟?fàn)幜?？想知道你的?bào)價(jià)有沒

6、有竟?fàn)幜Γ鋵?shí)有很多辦法核實(shí)，如，你不妨 找?guī)准艺谧誀I(yíng)出口的廠家，讓他們都報(bào)一個(gè)出口美元價(jià)（不是人民幣出廠價(jià)） 岀來，或者現(xiàn)在到處都有海關(guān)數(shù)據(jù)岀售，去買一套該產(chǎn)品最新的海關(guān)數(shù)據(jù)，查查 國(guó)內(nèi)同行目前實(shí)際的出口成交價(jià)是多少，你口然心中才有數(shù)！7, 嚴(yán)謹(jǐn)性;這里主要指語(yǔ)言問題，我們認(rèn)為，商業(yè)郵件也就相當(dāng)于傳統(tǒng)的商業(yè)信函，語(yǔ)言自 然要止確而嚴(yán)謹(jǐn)，寫錯(cuò)一個(gè)字母看似問題不大，但偏偏有些外商也許就會(huì)認(rèn)為你 不認(rèn)真，而冇些英文單詞錯(cuò)一個(gè)字母也許其意思就差的太遠(yuǎn)，徒增外商的困惑； 有些用詞如把握不當(dāng)也可能讓外商產(chǎn)牛不必要的誤會(huì)，如你的報(bào)價(jià)確是你的最低 價(jià)或是實(shí)盤，則在你的價(jià)格加個(gè)firm或rockbottom

7、就應(yīng)該很有必要，相反， 如你的報(bào)價(jià)本來就頗冇水分，加上該兩個(gè)e詞的后果很可能就是外商對(duì)你的絕槊 而不可能回復(fù)你；就是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不可亂用，與中文一樣，同樣的兩句話，使用不同的標(biāo)點(diǎn)其含義也許就完全不一樣；二，第一次用郵件聯(lián)系的重要提醒：a, 郵箱的設(shè)置對(duì)你的郵箱，你都可以設(shè)置一個(gè)名字，這個(gè)設(shè)置事實(shí)很重要，因?yàn)閷?duì)方在收郵件時(shí) 從其發(fā)件人欄首先看到的就是你設(shè)置的名字，我們建議：1, 你的郵箱名的設(shè)置應(yīng)寫成英文，切忌用中文，一方面方便外商記憶，也避免有些 外商的郵箱不能識(shí)別1卩文而出現(xiàn)亂碼；2, 你的郵箱名的設(shè)置可簡(jiǎn)單地寫成你的英文名字；3, 你的郵箱名其至可設(shè)置成某產(chǎn)品名稱，如你只做該產(chǎn)品出口的話，如

8、可設(shè)置 成chemical expoter等等，可起到強(qiáng)化外商記憶的作用；b, 郵件地址欄;耍發(fā)郵件，首先當(dāng)然是要在地址欄中寫上外商的電子郵件地址，這里耍注意的是:1, 最好是直接從本網(wǎng)把外商的電了郵件地址小心粘貼到地址欄，不要抄寫，以 免抄錯(cuò)字母；2, 最好是把能得到的所冇的外商電子郵件地址都粘貼到地址欄以一并發(fā)送，兩 個(gè)郵址中間以“，”分隔，不要留空；本網(wǎng)會(huì)員都知道，我們每條信息后為大家 提供的外商郵件很多都不只一個(gè)，都寫上去一并發(fā)送，不僅效率提高，效果也應(yīng) 更好些；c, 郵件標(biāo)題欄我們知道，外商在收發(fā)郵件時(shí)先看的是發(fā)件人欄，再看的就是標(biāo)題欄,所以標(biāo) 題如何寫非常重要,對(duì)來自一個(gè)不熟悉的發(fā)

9、件人的郵件，同吋如果該郵件的標(biāo)題 給人可疑的感覺的話，外商很多情況下都不會(huì)去打開而是一刪了之的，所以，我 們建議：1. 切忌空口標(biāo)題，經(jīng)驗(yàn)證明，凡是空口標(biāo)題的郵件都極易得到被刪的命運(yùn)，如杲你 的郵件沒寫標(biāo)題，則外商看到的標(biāo)題欄顯示的一般都是“no subject",很多外商 都不會(huì)打開此類郵件的；2. 切忌中文標(biāo)題，沒有幾個(gè)外商懂中文的，同時(shí)一些外商的郵箱都不能識(shí)別中文 字符而會(huì)出現(xiàn)亂碼，故凡是中文標(biāo)題的郵件被刪的可能性都極大；3切忌長(zhǎng)話標(biāo)題,冇些人習(xí)慣把郵件標(biāo)題寫成一句話，殊不知很多老外都很反感 此類郵件，被刪的可能性也很大哦；4. 切忌問侯標(biāo)題，有些人習(xí)慣把郵件標(biāo)題寫成問侯語(yǔ)，如

10、hello, hi等等,總讓老 外們懷疑這是垃圾郵件或病毒郵件而絕不會(huì)冒險(xiǎn)去打開；5. 標(biāo)題應(yīng)直接寫成該外商求購(gòu)的商品名稱,就是簡(jiǎn)單的單純的商品名稱，前后不 要加任何語(yǔ)言及規(guī)格，這樣外商看到一目了然，一般都會(huì)打開看看的；6. 標(biāo)題甚至也可直接寫成該外商的名字或外商的公司簡(jiǎn)稱,外商看到此類郵件， 知道一定與口己有關(guān)，是斷然不會(huì)冒然刪掉的而一般都會(huì)打開瞧瞧的.d, 郵件的開頭這里所說的郵件的開頭，是指人們?cè)趯戉]件正文時(shí)最開始的稱謂部份。1, 我們認(rèn)為，一般情況下，為簡(jiǎn)潔起見，在寫郵件正文時(shí)可以直接省掉稱謂部 份，即直接撰寫郵件正文而不用客套的稱呼部份，因?yàn)槲覀儼l(fā)現(xiàn)，一般的外商對(duì) 此并不在意；2,

11、避免泛泛的客套稱呼,如dear sirs, hello, hi, dear sir/ madam,等,很 多教科書都說在撰寫郵件止文前要寫上諸如dch sirs等的客套稱呼，事實(shí)上， 買家倒可以這樣寫，但對(duì)賣家來說，不具體指明對(duì)彖的客套稱呼冇時(shí)會(huì)讓收信人 認(rèn)為你的郵件也許同時(shí)群發(fā)給了很多人，故有可能削弱外商對(duì)你郵件的重視程 度；3, 如要寫稱謂部份，我們建議一定要加上客戶的大名，如dear mr. david等, 會(huì)起到拉近你與客戶距離的作用；e, 郵件的結(jié)尾很多人在郵件最后只簡(jiǎn)單地落上自己的名字后就力事大結(jié)地把郵件發(fā)給了客戶， 如果該客戶木來就熟悉你倒也無妨，但如果該客戶是個(gè)新客戶，你是第一

12、次聯(lián)系 該客戶，則這樣的郵件收尾就明顯不夠.諸如：b.rgds/mr david su我們認(rèn)為：1,如你是一般外銷員或部門經(jīng)理，則應(yīng)在落款姓名后應(yīng)加上你的部門及職務(wù);諸如:b.rgds/mr david su, sales manager of chemicals department要說明的是，即使你是一般外銷員，對(duì)外聯(lián)系吋你仍可以用sales manager （銷 售經(jīng)理）等的頭銜，會(huì)讓外商更重視你的郵件，而對(duì)很多主營(yíng)不明確的外貿(mào)公司 來說，添上一個(gè)帶相關(guān)產(chǎn)品的部門名稱（即使你木來就沒有該部門），將讓外商 認(rèn)為你是專業(yè)做該產(chǎn)品的；2,如果你是公司的老板或高層，你更要記得添上你的頭銜；諸如：

13、b. rgds/mr david su, president要解釋的是，很多外商很正常的也是“勢(shì)利眼”，如你的頭銜高，他一般來說更 會(huì)尊重你的郵件，所以，如果你是公司的老板或高層，在發(fā)郵件吋一定要表明自 己的身份，注意不要簡(jiǎn)單地只用“mem隔er等模糊性頭銜，以免被誤解為一般的 銷售人員；3, 郵件這樣就收尾仍不夠，還要提兩行加上一些重要的公司信息及個(gè)人信息以 方便外商聯(lián)絡(luò)你，我們認(rèn)為再添上公司名稱、電話、傳真、網(wǎng)站、msn、skype 就可，太多也顯煩雜；諸如：b. rgds/mrdavid su, presidentchinaco, ltd.tel:86 2886522122fax:86

14、2886522123website:www. cnexpnet. commsn:cnexpnethotma i1. comskype:cnexpnet要強(qiáng)調(diào)的是，如你現(xiàn)在還沒有網(wǎng)站，你則可這樣寫：website:under construction,表明你的網(wǎng)站還在建；msn定要添上，現(xiàn)在做外貿(mào)，如你還沒有你門己的msn號(hào)，難免讓人覺得你“太 老土”，事實(shí)上，如外商知道了你的msn號(hào)，也方便很多外商能通過msn立即聯(lián) 系上你；還有你的電話和傳真可t萬不要同一個(gè)號(hào)哦，否則必讓外商認(rèn)為你只是個(gè)小小的 “皮包公司”！三，范例及分析下面我們將按八種不同的具體情況就郵件內(nèi)文為大家提供了一些有實(shí)戰(zhàn)價(jià)值的

15、參考樣本，并分別做了一些說明，大家不妨多多體會(huì)。范例之1：dear mr. collinswe get to konw that you presently require the toys from china, do you still need it?we are the exporter and manufacturer of this goods, a nd hope to establish business relations wth your corporation.pls reply asap so we can make you our firm offer as per

16、your detailed requirements.b.rgds/david wang, the president說明：此郵件適合虛盤類的a類信息、c類信息，內(nèi)文屮并不含報(bào)價(jià)，道理很簡(jiǎn) 單，客戶來“虛”的，我們也不妨來“虛”的，不過如客戶寫明一定要冇價(jià)格的 時(shí)侯，此范例當(dāng)不適用；范例之2：hello, mr. collins, this is mr david from china, do you still require plywood at present ? we have been exporting such goods for many years.for our produ

17、cts, you can visit our website:www. cnexpnet. com;we will be pleased to make you detailed firm offer based on your requirements.sorry to disturb you and really hope to be a longterm business partner with you.wai ting for your prompt reply.thank you.david wang, the president說明：當(dāng)你想向某相關(guān)客戶推銷你的強(qiáng)項(xiàng)產(chǎn)品時(shí)可用，如某

18、信息客戶寫明是求購(gòu) mdf,并沒說要plywood,但做mdf的客戶卻很可能也會(huì)做plywood,故如你是本 網(wǎng)的正式會(huì)員，看信息乂不用扣點(diǎn)的，則不妨碰碰運(yùn)氣聯(lián)系看看，另外，對(duì)舊信 息，木范例也適用；范例之3：dear mr. col 1 inswe are informed that you are on the markct for the tctracyclinc hcl bp93 from china, and we have been producing and exporting this goods for many years;pls note that our present

19、 concluded price at usd 1. 23/kg,fob shanghoi port, do you have interests?your early reply will be much apprcciated and we would like to re-offer you as per your required qtty and qty.thanks for your good cooperation.best regards/david wang,the president說明：為壇加回復(fù)率，對(duì)冇些虛盤類的a類信息、c類信息，及冇些規(guī)格簡(jiǎn)單的 商品，以及某些價(jià)格敏

20、感類商品，如工業(yè)原料類商品，你也可簡(jiǎn)單報(bào)個(gè)價(jià)，只不 過，注意價(jià)格一定要實(shí)在哦；范例z 4：hi, mr. col 1 ins, we know that you are looking for a china suppl ier to supply plastic chair, as per your trade lead posted, we can offer you at usd 7.8/pcs,fob shanghai port,ppt shipmt.detailed specifications and pictures could be sent to you if you are

21、 interested.wai ting for your earliest reply.thanks/david wang，the president說明：與上一個(gè)范例類似，對(duì)實(shí)盤類的a類信息、虛盤類的c類信息，及有些規(guī) 格簡(jiǎn)單的商品，以及某些價(jià)格敏感類商品，如工業(yè)原料類商品，你也可簡(jiǎn)單報(bào)個(gè)價(jià);范例之5：we are a specialized chinese exporter and manufacturer of motorcycles, and we wou1d like to offer you as flws:product:motorcyclesspecifications:pa

22、cking:payment:shipment:moq:please comment and revert.b.rgds/david wang, the president說明：如客戶的詢盤看起來很實(shí)，并ii也正好是你正在做的強(qiáng)項(xiàng)商品，則你也就 應(yīng)該給別人一個(gè)詳細(xì)的報(bào)價(jià)，一般適用實(shí)盤類的新信息；范例之6：to:attn:mr col 1 inswe know from your posted trade lead that you now have firm inquiry for atv from china, and actually we have been specialized in

23、producing and exporting such goods to many countries for many years, we are sure we are able to be your best choice, kindly check our below good offer:product:atvspecifications:packing:payment:shipment:moq:herewith attached some pictures for your reference, and you can know more about us and our pro

24、ducts on our website www. cncxpnct. com;please do not hesitate to contact us if you have any questions.waiting for your soonest reply.best. rgds/david wang, the president說明：與上一范例類似，對(duì)實(shí)盤類的新信息，你就應(yīng)該附有詳細(xì)報(bào)價(jià)，而對(duì)很多 規(guī)格較復(fù)雜的產(chǎn)品如輕紡產(chǎn)品，并月如客戶也冇寫明要你捉供產(chǎn)品圖片的，記住 不要忘了附上兒張有代表性的圖片并把你的網(wǎng)址也寫上哦；范例之7：to:attn:mr collinswe arc re

25、commended that you now plan to import garlic from china, and this just falls into our business scope, since we are one of the main exporters of garlic in china, please refer to our firm offer as flws:product:specifications:packing:payment:shipment:moq:we can send you some product pictures if you req

26、uest;and we can also mail you some small samples if necessary;we suggest you may visit our website www. cnexpnet. com to know more about us;much thanks for your favourable comments and good cooperation.david wang, the president說明：對(duì)r類信息，即本網(wǎng)特別為大家推薦的信息，我們建議大家在報(bào)價(jià)前能多 做點(diǎn)準(zhǔn)備，一定要有詳細(xì)的有竟?fàn)幜?bào)價(jià)；范例之8：you are kindly introduced to us by wvv. cnexpnet. com/eng, nnd as a professional manufactu