人事檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略

1、    人事檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略    郭宗英摘 要：人事檔案是檔案管理工作中重要的內(nèi)容，隨著我國檔案管理的理論與實踐不斷完善，人事檔案管理工作取得了長足的進(jìn)步，但是也應(yīng)當(dāng)看到在當(dāng)前人事檔案管理工作中還存在著一定的問題，這些問題的存在都制約了人事檔案管理水平和質(zhì)量。因此，以問題為導(dǎo)向，對人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的認(rèn)識檔案管理工作完善的建議十分必要，本文基于問題展開研究，并提出相應(yīng)的建議。關(guān)鍵詞：人事檔案；存在問題；對策建議1 人事檔案管理概述人事檔案是指檔案管理過程中，通過收集、鑒別、整理、收藏、編研等檔案管理的各

2、個程序?qū)崿F(xiàn)工作人員相關(guān)史料的管理，通過人事檔案能夠為各類人力資源管理工作提供相應(yīng)的信息借鑒和參考。從人事檔案的特點(diǎn)上看，一是人事檔案具有客觀性，人事檔案的客觀性主要體現(xiàn)在其檔案內(nèi)容的客觀上，檔案自身的屬性決定了檔案內(nèi)容的客觀、真實性，人事檔案在檔案的內(nèi)容上更為突出的顯示了檔案的客觀性這一特點(diǎn)。二是人事檔案具有系統(tǒng)性，人事檔案是檔案記載的人員的工作經(jīng)歷的全部過程。因此，檔案的內(nèi)容具有系統(tǒng)性和連貫性，能夠全面的反映檔案記載人員的工作經(jīng)歷、獎懲情況、行政級別晉升、職稱評定等各個方面的內(nèi)容，從而形成一個完成的系統(tǒng)性檔案。2 人事檔案管理存在的問題目前人事檔案管理工作已經(jīng)取得了長足的進(jìn)步，在管理的水平與

3、質(zhì)量方面有了較大的提升，但是也應(yīng)當(dāng)看到人事檔案管理工作還存在著諸多的問題，本文對人事檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行逐一列舉。一是對人事檔案管理的重視不足。檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。但是由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在人事檔案管理工作中，有部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管檔案工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，往往容易

4、忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費(fèi)、管理人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。二是人事檔案保密性不夠強(qiáng)。國家人事檔案管理制度規(guī)定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。三是人事檔案有弄虛作假現(xiàn)象。人事檔案的生命是真實性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動、就業(yè)、報考公務(wù)員、考研等，個別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等目的。有的為了競

5、聘較高級領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。也有單位個別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn)，使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、唯一性屢受挑戰(zhàn)。四是人事檔案材料不全。由于事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革管理體制的變化，實行了雙重管理后，部分人員變動之后，工作崗位檔案沒有收集整理歸檔。檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。沒有檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)建立，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善，對檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量未按事業(yè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理材料歸檔，造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒有列入企業(yè)的重要議事日程，事業(yè)工作計劃收集存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理不是主要工作，也沒

6、有經(jīng)濟(jì)效益，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作不完善，對檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況記錄不詳實，檔案室的很多資料出現(xiàn)修復(fù)或復(fù)制。五是管理制度相對落后。檔案管理人員對資料整理一般都是被動應(yīng)付。由于監(jiān)督不及時，造成很多資料有大量資料流失。檔案自帶是普遍存在的問題，很多單位由于檔案自帶出現(xiàn)糾紛，發(fā)現(xiàn)問題無法及時溝通，很多檔案管理人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對工作精力投入不足，有時沒有定期召開檔案工作會議，影響了檔案管理水平。六是管理手段落后，在檔案管理手段上，因為沒有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情

7、況。調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。七是管理人員業(yè)務(wù)不熟：大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過組織專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。3 人事檔案管理完善的建議對于人事檔案管理過程中存在的問題，建議從以下幾個方面進(jìn)行人事檔案管理的完善和質(zhì)量提升。一是高度重視人事檔案管理工作，人事檔案管理對于各個單位而言有著非常重要的作用，在干部考核、選人用人、職稱晉升等方面都有著非常重要的作用。因此，各個單位應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，在人、財、物等方面加強(qiáng)對人事檔案管理與服務(wù)工作的投入。二是加強(qiáng)人事檔案保密安全教育，

8、檔案具有非常強(qiáng)的保密性，因此，在檔案管理工作過程中應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理的保密安全教育，不單是對于檔案管理人員進(jìn)行檔案保密教育，同時也應(yīng)對單位其他人員進(jìn)行檔案保密教育，提高全單位對于檔案保密的重視，確保檔案的隱私性實現(xiàn)。三是嚴(yán)格進(jìn)行鑒別人事檔案的真?zhèn)?，人事檔案的客觀真實是人事檔案最為根本的屬性，在檔案管理工作中應(yīng)加強(qiáng)檔案鑒別環(huán)節(jié)工作的強(qiáng)度，細(xì)化鑒別的規(guī)范和流程，從而確保人事檔案的真實性，同時對于存疑檔案按照相關(guān)制度進(jìn)行核實。四是完善檔案的收集工作程序和規(guī)范，確保人事檔案的材料的完整性。檔案的完整性主要體現(xiàn)在檔案的收集和檔案的收藏環(huán)節(jié)，在檔案管理的收集和收藏環(huán)節(jié)中應(yīng)不斷完善相關(guān)的工作程序和規(guī)范，確保

9、人事檔案各類材料的完整性。五是建立健全人事檔案管理的相關(guān)制度，各類管理工作都應(yīng)以制度先行，對于檔案管理工作，特別是認(rèn)識檔案管理工作而言，按照國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合單位實際情況建立的管理制度是開展好認(rèn)識檔案管理工作的前提和保障，在制度制定的過程中應(yīng)對于檔案管理的各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容、崗位職責(zé)、流程規(guī)范等進(jìn)行細(xì)化規(guī)范。六是提升人事檔案管理水平和管理方式，人事檔案管理工作應(yīng)充分運(yùn)用不斷發(fā)展的信息技術(shù)提升檔案管理水平和管理方式，實現(xiàn)更為高質(zhì)高效的人事檔案管理。七是注重檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素養(yǎng)的培訓(xùn)，將走出去與請進(jìn)來相結(jié)合，不斷提升人事檔案管理人員的水平也是完善人事檔案管理工作的重要途徑和手段。參