內(nèi)部控制手冊-18.1 檔案管理

1、.18.1檔案管理1.1 概述規(guī)定了XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的檔案管理，旨在加強公司及各下屬子公司檔案管理工作，更好地為集團的生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理提供服務(wù)。1.2 適用范圍適用于XX股份有限公司集團總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度檔案管理制度商業(yè)秘密保護規(guī)定。1.4 職責(zé)分工部門兼職檔案員：負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累、收集、整理、歸檔及有效利用工作；本部門檔案的收集、整理，按規(guī)定向檔案室歸檔，做好檔案的登記和統(tǒng)計工作；以及負(fù)責(zé)本部門檔案安全、保密工作。檔案室：負(fù)責(zé)對檔案進行統(tǒng)一編號，分類保管；負(fù)責(zé)

2、建立維護檔案登記簿；負(fù)責(zé)執(zhí)行檔案借閱制度；負(fù)責(zé)履行檔案銷毀程序。1.5 流程圖.;1.6 控制目標(biāo)序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別118.1-CT1確保擁有明確的歸檔資料管理制度經(jīng)營效率目標(biāo)218.1-CT2確保所有重要檔案及時歸檔資產(chǎn)保全目標(biāo)318.1-CT3確保檔案保管安全有序資產(chǎn)保全目標(biāo)418.1-CT4確保公司重要秘密資料不被泄露資產(chǎn)保全目標(biāo)1.7 控制矩陣風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施不相容職務(wù)控制活動類型對應(yīng)制度控制痕跡會計報表認(rèn)定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露1234518.1-R

3、1未對各部門應(yīng)歸檔資料予以明確，導(dǎo)致各部門未將重要的資料歸檔，影響歸檔的重要性和完整性，從而影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT118.1-CA1應(yīng)當(dāng)明確需要歸檔的文件范圍以及歸檔頻率。各部門應(yīng)當(dāng)指派專員在歸檔期限前將檔案歸檔至公司檔案室預(yù)防型檔案管理制度檔案管理制度18.1-R2董事會等重要會議記錄未及時保存、歸檔，不利于事后歸檔和查閱，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT218.1-CA2“三會會議”后應(yīng)當(dāng)由戰(zhàn)略與證券管理部指定專人將會議決議、會議記錄及時保存，并按年度提交檔案室歸檔保存預(yù)防型檔案管理制度董事會會議資料存檔清單18.1-R3各部門未在規(guī)定期限內(nèi)將資料及時進行歸檔，導(dǎo)致重要資料無

4、法及時得到有效管理，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT218.1-CA1應(yīng)當(dāng)明確需要歸檔的文件范圍以及歸檔頻率。各部門應(yīng)當(dāng)指派專員在歸檔期限前將檔案歸檔至公司檔案室預(yù)防型檔案管理制度檔案管理制度18.1-R4沒有統(tǒng)一的檔案歸口管理部門，容易造成公司信息分散，機密信息丟失或泄露，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT118.1-CA3戰(zhàn)略與證券管理部作為公司檔案歸口管理部門，負(fù)責(zé)建立檔案管理室，統(tǒng)一對公司所有資料進行編號歸檔管理。各部門可以保存相關(guān)資料的備份件。預(yù)防型檔案管理制度檔案登記簿18.1-R5各部門未保管好資料原件，導(dǎo)致歸檔的資料因原件遺失而歸檔復(fù)印件，影響資料的后期管理，從而影響公司經(jīng)營

5、效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA4歸檔文件材料必須保持成套性和完整性，重要資料應(yīng)復(fù)印保管，原件交檔案室保管，復(fù)印件由部門自己保管預(yù)防型檔案管理制度歸檔檔案原件及復(fù)印件18.1-R6未對資料歸類和編碼規(guī)則予以明確，導(dǎo)致資料歸類、編碼不統(tǒng)一，影響資料的歸集和查閱，從而影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA5應(yīng)明確歸檔資料編號方法，檔案管理員按照統(tǒng)一的資料編號方法對歸檔資料進行編號保存預(yù)防型檔案管理制度檔案編號方法18.1-R7未對所有文件進行編號管理，檔案管理制度中也未對檔案編號規(guī)則進行規(guī)定可能不利于資料的查詢與保管，容易導(dǎo)致文件資料丟失，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318

6、.1-CA5應(yīng)明確歸檔資料編號方法，檔案管理員按照統(tǒng)一的資料編號方法對歸檔資料進行編號保存預(yù)防型檔案管理制度檔案編號方法18.1-R8商業(yè)秘密分類不恰當(dāng)，該保密的信息沒有保密，導(dǎo)致公司的信息保密工作不到位18.1-CT418.1-CA6公司應(yīng)當(dāng)明確商業(yè)密級的劃分， 保密期限以及知悉范圍，并對不同密級的文件制定不同的保存及保密辦法預(yù)防型商業(yè)秘密保護規(guī)定商業(yè)秘密管理規(guī)定18.1-R9尚未有一個牽頭部門對公司現(xiàn)有的文件、合同、檔案的密級界定進行規(guī)范和統(tǒng)一，不利于公司對機密文件劃分管理，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT418.1-CA7公司層面對所有文檔密級成立指導(dǎo)文件，各部門參照實施預(yù)防型檔案管理

7、制度各密級的文件18.1-R10已歸檔資料部分卷內(nèi)無資料明細(xì)目錄，無法辨識卷內(nèi)具體資料明細(xì)，影響資料的保管和后期利用，從而影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA8檔案管理員應(yīng)根據(jù)各部門歸檔時提交的歸檔資料清單制作檔案資料目錄附在檔案盒內(nèi)，檔案資料目錄內(nèi)容需與歸檔資料一一對應(yīng)預(yù)防型檔案管理制度檔案目錄18.1-R11檔案標(biāo)識不明顯，影響檔案的后期管理和借閱，從而影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA9資料歸檔人員在檔案盒上應(yīng)清晰明確地記錄歸檔資料名稱、檔案資料編號、檔案資料保密級別、歸檔期限等主要信息，經(jīng)檔案管理員核對后保存預(yù)防型檔案管理制度檔案標(biāo)簽18.1-R12歸檔資

8、料的資料材質(zhì)和標(biāo)識不符合要求，導(dǎo)致歸檔資料標(biāo)識不明顯，影響檔案資料的完整度，從而影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA10歸檔的文件材料必須符合文件格式及書寫標(biāo)準(zhǔn)，禁用圓珠筆、鉛筆起草和批改文件預(yù)防型檔案管理制度檔案標(biāo)簽18.1-R13未統(tǒng)一使用檔案盒存放歸檔資料，檔案存放形式不規(guī)范，導(dǎo)致檔案資料容易損壞，保管期限降低，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA11應(yīng)明確規(guī)定所有紙質(zhì)歸檔資料應(yīng)裝訂成冊，裝入檔案盒內(nèi)統(tǒng)一歸檔。光盤及其他電子歸檔資料應(yīng)按規(guī)定歸檔預(yù)防型檔案管理制度18.1-R14未具體明確各種歸檔資料的保管期限，導(dǎo)致檔案管理人員不清楚檔案應(yīng)該保存多久或何時應(yīng)銷毀

9、哪些檔案，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA12應(yīng)明確各種歸檔資料的保存期限，對于國家有相關(guān)規(guī)定的檔案存檔期限應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家規(guī)定執(zhí)行預(yù)防型檔案管理制度檔案管理制度18.1-R15未在檔案盒上注明檔案保管期限，導(dǎo)致部分已失去價值的檔案長期滯留或重要資料被提前銷毀，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA13在歸檔時應(yīng)明確在檔案盒上標(biāo)注歸檔期限并經(jīng)檔案管理員核對確認(rèn)后歸檔處理預(yù)防型檔案管理制度18.1-R16未定期對檔案室進行清潔整理，導(dǎo)致檔案室內(nèi)環(huán)境臟亂，造成檔案資料保管環(huán)境不符合要求，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA14檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室的安全、

10、保密工作。做好防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠工作，進行溫濕度的測定與控制，做好記錄發(fā)現(xiàn)型檔案管理制度檔案室溫度濕度記錄表18.1-R17未制定檔案庫房人員出入制度，導(dǎo)致無關(guān)人員隨意進出檔案庫房，可能造成檔案資料丟失或受損，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA15應(yīng)明確檔案室人員進出規(guī)定，公司內(nèi)部人員進入檔案庫房需持有部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)的許可或批示；外部人員進入檔案室時需有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批單申請/審批預(yù)防型檔案管理制度出入檔案室申請單18.1-R18沒有根據(jù)文件密級規(guī)定相關(guān)的借閱權(quán)限，不利于公司對機密文件的管理，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT418.1-CA16應(yīng)當(dāng)根據(jù)資料

11、文件的密級程度，設(shè)定不同層級的借閱權(quán)限。只有在經(jīng)過授權(quán)人員審批后方可辦理文件借閱預(yù)防型檔案管理制度檔案借閱權(quán)限18.1-R19公司會計檔案借閱沒有明確的借閱辦法或記錄，不利于會計檔案的保管和公司信息數(shù)據(jù)的保密，影響公司經(jīng)營效率和信息保密目標(biāo)18.1-CT418.1-CA17公司設(shè)置會計檔案借閱登記簿，對于公司員工借閱財務(wù)檔案進行登記預(yù)防型檔案管理制度檔案借閱登記簿18.1-R20檔案借閱登記表信息填寫不全，包括經(jīng)辦人等信息，導(dǎo)致檔案管理人員無法有效跟蹤被借閱的檔案資料，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT418.1-CA18檔案資料借閱時必須在檔案資料登記簿上詳細(xì)記錄借閱信息，包括借閱人簽字、歸

12、還時間、借閱原因及檔案管理員簽字確認(rèn)，借閱信息未填寫完整的不得將檔案資料外借使用預(yù)防型檔案管理制度檔案借閱登記簿18.1-R21檔案管理員沒有對檔案資料借出拷貝、復(fù)印等進行管理，導(dǎo)致公司機密資料被泄露，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA19檔案借閱人員需要對檔案資料進行拷貝或復(fù)印時需向檔案管理員申請并出示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批單，經(jīng)檔案管理員確認(rèn)后才能拷貝或復(fù)印預(yù)防型檔案管理制度檔案借閱登記簿、檔檔案借閱審批單18.1-R22未明確電子資料保管制度，導(dǎo)致電子資料歸檔缺少有效分類和管理，查閱困難，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA20應(yīng)當(dāng)在檔案管理制度中明確對電子檔案的管理要求預(yù)防型檔案管理制度電子檔案保管規(guī)定18.1-R23沒有對電子檔案的安全性進行規(guī)定，造成公司財產(chǎn)損失，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)18.1-CT318.1-CA21應(yīng)對歸檔電子資料定期進行檢查，確保電子資料未被損壞或無法正常使用并做好檢查記錄保管/檢查發(fā)現(xiàn)型檔案管理制度檢查記錄18.1-R24檔案室未將已超過保管期限、已無利用價值的檔案予以銷毀，占用檔案室空間，影響其他檔案的存放管理，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.1-CT318.1-CA22公司應(yīng)當(dāng)明確檔案銷