公司費用報銷管理制度(3)

1、,.廣東 XX信息科技有限公司費用報銷管理制度目錄第一章總則第二章費用報銷制度及流程第三章借款標準及流程第四章費用審批管理第五章附則;.,.第一章總則第一條：為了加強總公司內(nèi)部及分公司和子公司管理， 規(guī)范公司費用報銷流程 , 合理控制費用支出，特制定本制度。第二條：本制度根據(jù)公司的實際情況，制定相關(guān)報銷規(guī)定。第三條：本制度適用總公司各部門及分公司和子公司。第二章費用報銷制度及流程第四條：原始憑證有效性的規(guī)定1、報銷人應(yīng)取得真實合法的原始憑證（ 1）、有效發(fā)票至少需要印有兩個章： 國家或地方稅務(wù)局專用章 （印制） +發(fā)票專用章，如少其中一個章，發(fā)票無效。（ 2）、財政機關(guān)批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)

2、性收據(jù)；（ 3）、郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、 支出證明單；2、發(fā)票的真假辨別： 發(fā)票章的單位名稱需要和網(wǎng)上注冊的名稱一致，可以登錄發(fā)票上提供的查詢網(wǎng)址進行核實， 但是在出差中也不太方便隨時核對發(fā)票的信息， 建議大家到正規(guī)的地方消費索取發(fā)票， 避免出現(xiàn)假票現(xiàn)象， 假發(fā)票不予以報銷。3、經(jīng)辦人員因特殊原因確實不能取得合法憑證時，允許以普通收據(jù)報銷（總額不超過按規(guī)定允許報銷范圍內(nèi)金額的50%）；對于既沒發(fā)票，也沒收據(jù)的，一律不予報銷；辦公室行政費用取得的收據(jù)除外。;.,.第五條：費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求：1、報銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、業(yè)務(wù)員差旅費報銷單與后面的原

3、始憑證粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單之外 （票據(jù)過大時應(yīng)按報銷單大小折疊好）；3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致；4、若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；5、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；6、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；7、報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；8、報銷單椐各項目應(yīng)填寫完整，大小寫金額要一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準才有效；報銷單據(jù)不得涂改，粘貼好后請仔細核對金額，票據(jù)金額與填寫金額不符，財務(wù)不予報銷。9、有實物的報銷單據(jù)須由驗收

4、人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的實物單據(jù)應(yīng)附入庫單；10、出租車票據(jù)需注明業(yè)務(wù)發(fā)生時間、起止地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有部門主管簽字確認；;.,.第六條： 在一個預(yù)算期內(nèi) ( 一個月 ) ，業(yè)務(wù)員各項費用的累積支出原則上不得超出預(yù)算，超出預(yù)算部分不予報銷。第七條：費用報銷基本流程：1、總公司：經(jīng)辦人填寫報銷單部門負責人審批會計主管審核報銷憑證總務(wù)部總監(jiān)審批財務(wù)負責人簽字確認出納簽字放款經(jīng)辦人簽名收款2、分公司和子公司：經(jīng)辦人填寫報銷單部門負責人審批分公司和子公司會計主管審核報銷憑證總務(wù)部總監(jiān)審批 （電子版） 出納簽字放款分公司和子公司會計主管簽字確認。注：原則上分公司和子公司

5、在每個月月底編寫本分公司和子公司費用預(yù)算表下個月的， 按照上述流程申請款項， 不得使用收入款項支付費用第八條：報銷時間的具體規(guī)定1、為了提高費用報銷工作效率， 各部門應(yīng)在每月 10 號后派專人將費用報銷單遞交到財務(wù)部 , 月底之前財務(wù)部完成審核并付款，逾期一律不予受理。2、超過兩個月以上 （含兩個月）的費用將不予報銷， 視自動放棄。第九條：差旅費報銷1、公司人員因公外出所發(fā)生的交通費、市內(nèi)差旅費、住宿費、餐費;.,.等按規(guī)定標準在限額內(nèi)實行實報實銷，超出標準部分自行承擔。2、出差補貼及標準區(qū)域項目一般員工經(jīng)理總監(jiān)備注省外住 宿 標100 元/ 晚120 元/ 晚150 元/ 晚雙人房在標準基礎(chǔ)

6、上加多20 元，準自行解決住宿的，按照60元/晚補貼（可使用其他發(fā)票代替）交通費高鐵、火高鐵、火高鐵（優(yōu)總監(jiān)坐飛機出差需要提前向財務(wù)車、客車車、客車先），飛部報備，其他人員按照高鐵費用機經(jīng)濟艙報銷，多出自行承擔。如無高鐵和火車，需要坐飛機需要總務(wù)部總監(jiān)批準并向財務(wù)部報備餐費30元/天50元/天80元/天一日三餐標準，實報實銷，多出自行承擔當 地 交公交車、地公交車、地的士類實報實銷，除總監(jiān)外，其他人原通鐵鐵則上不允許搭的士類車輛，如特殊情況搭乘，需要經(jīng)過總務(wù)部總監(jiān)批準，并按照實際車費的15%報銷省內(nèi)住 宿 標100 元/ 晚120 元/ 晚150 元/ 晚雙人房在標準基礎(chǔ)上加多20 元，準自行

7、解決住宿的，按照60元/晚補貼（可使用其他發(fā)票代替）交通費高鐵，客車高鐵，客車高鐵，客實報實銷，自駕車出差的，按照車一個人的交通費標準的2 倍報銷餐費30元/天50元/天80元/天實報實銷，多出自行承擔當 地 交公交車、地公交車、地的士類實報實銷，除總監(jiān)外，其他人原通鐵鐵則上不允許搭的士類車輛，如特殊情況搭乘，需要經(jīng)過總務(wù)部總監(jiān)批準，并按照實際車費的15%報銷住宿費不報銷不報銷60元/晚公 司交通費公交車、地公交車、地的士類本 市鐵鐵內(nèi)餐費10元/頓15元/頓25元/頓實報實銷，自駕車出差的，按照滴滴打車系統(tǒng)金額報銷，并且一個人的交通費標準報銷，實報實銷，多出自行承擔（注：以上標準僅限因公出差

8、， 業(yè)務(wù)員在本市內(nèi)因本職工作需要拜訪客戶不予以報銷，其他人員如有和公司特殊約定， 不在本標準范圍內(nèi)）2.1 、住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準;.,.金額，差額不予補償，超出標準部分自行承擔。2.2 、出差期間招待客戶需要事先經(jīng)總務(wù)部總監(jiān)同意后方可報銷招待費，回來后補辦申請手續(xù)。2.3 、出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。2.4 、不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。2.5 、部門經(jīng)理以下（含部門經(jīng)理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經(jīng)總務(wù)部總監(jiān)批準后方可乘坐飛機。2.6 、到達目的地后，除總監(jiān)外，其他員工原則上（市內(nèi)

9、）不得乘坐出租車，應(yīng)乘坐公交汽車和地鐵。因特殊原因等需乘坐出租車的，應(yīng)在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由。2.7 、住宿費標準為一個標準間標準。同性兩人一道出差可一同住宿的可按照雙人房住宿標準。2.8 、出差人員報銷差旅費時，需附出差清單（注明出差日期、事由、地點、到達時間、報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票費用包干部分憑發(fā)票報銷（發(fā)票金額大于費用包干標準的按標準報銷，發(fā)票金額小于費用包干標準的按實際金額報銷）。2.9 、報銷差旅費必須在回公司3 天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，繳還預(yù)支差旅費，否則作為挪用公款處理。第十條：辦公用費用管理;.,.1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品

10、、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用?？倓?wù)部行政組對所整個公司發(fā)生的辦公費負責，總務(wù)部行政科及各部門總監(jiān)對所屬單位發(fā)生的辦公費用負有監(jiān)管和控制責任。2、辦公用品采購和印刷各種帳表等由總務(wù)部行政科負責采購、印刷。3、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報總務(wù)部總監(jiān)審批后，由總務(wù)部行政科統(tǒng)一安排廣告公司印制。4、各部門所需辦公用品，在每月5 號前編寫“辦公用品計劃書”，經(jīng)財務(wù)科主管和總務(wù)部總監(jiān)審批后交由行政科統(tǒng)一采購；5、各部門所需購置的辦公用品，統(tǒng)一到總務(wù)部行政科領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用登記，同時記入部門費用；6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領(lǐng)用的辦公用品、

11、工刃量具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，必須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。8、公司辦公費用報銷必須嚴格按公司費用審批程序執(zhí)行，對各部門每月超出預(yù)算的所有辦公費用將不予審批；第十一條：業(yè)務(wù)招待費管理1、招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等。;.,.2、各部門因公招待必須事先申請總務(wù)部總監(jiān)批準，如有特殊原因，必須事先電話請示批準，不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中，以最高級別的人員為報銷申請人， 不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、招待費發(fā)票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由，應(yīng)詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。4、其它非

12、公招待客人及先斬后奏的一律個人承擔。第十二條：交通費1、市內(nèi)非業(yè)務(wù)人員辦理公司相關(guān)事務(wù)，原則上應(yīng)盡量乘坐公交車和地鐵，特殊情況下需要乘坐出租車的， 必須事先取得部門總監(jiān)的批準,報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內(nèi)容，并按照實際車費的 15%予以報銷。2、非業(yè)務(wù)員自駕車因公外出辦事，不得超過公司核定標準，超支部分自行承擔；除和公司有特殊約定外。第十三條：通訊費1、員工因公發(fā)生的通信費用不予以報銷，代理記賬部門的正式員工按照 50 元/ 月定額報銷，其他員工不予以報銷。2、各部門要嚴格控制辦公室電話的使用情況，員工除了因公業(yè)務(wù)需要之外，不得使用公司電話另作他用。;.,.第十四條：配送費用1

13、、配送費用包括：快遞費用、物流費用；送貨車輛的通行費、停車費、燃料費等；外叫人力車、機動車費用；雇傭搬運工人工費用以及其他有關(guān)倉儲支出等。2、所有有關(guān)公司的配送費用由總務(wù)部行政科負責。3、代理記賬發(fā)生的實際業(yè)務(wù)配送費用，實報實銷。4、自營貨車、電瓶車以及外叫車輛的運費報銷，附“配送費用明細表”、“送貨單”和費用報銷單，同時提供相應(yīng)有效票據(jù)。5、托運費報銷，附上物流處托運登記表托運回單，填寫費用報銷單；6、計劃物流因工作確需雇傭搬運工的以及其他有關(guān)費用支出，按公司費用審批程序執(zhí)行。第十六條：培訓(xùn)費1. 培訓(xùn)費用由總務(wù)部行政科統(tǒng)一進行預(yù)算、 統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。2. 費用發(fā)生前使用部門應(yīng)向總務(wù)部行

14、政科申報員工培訓(xùn)計劃、 培訓(xùn)時間、所需經(jīng)費， 經(jīng)總務(wù)部財務(wù)科審核，總總務(wù)部監(jiān)審批后各送一份至總務(wù)部財務(wù)科和行政科備案。3. 費用使用部門應(yīng)嚴格按照計劃在申請范圍內(nèi)使用費用。第十七條：會議費1. 各部門因工作需要參加各種會議的，應(yīng)寫申請報告， 詳細注明會議;.,.性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會議地點、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費，后附“會議邀請函” ，經(jīng)部門負責人核實、 總務(wù)部總監(jiān)簽字后方可前往，會議結(jié)束后應(yīng)及時到財務(wù)科辦理報銷手續(xù)。2. 參會人員應(yīng)嚴格控制費用開支， 不得無故超支和浪費資源， 厲行節(jié)約，反對鋪張浪費；3. 會議結(jié)束后 5 日內(nèi)按規(guī)定辦理費用報銷手續(xù)， 報銷單據(jù)后附經(jīng)審批的申請報告及“會議

15、邀請函”。第十八條：倉庫、辦公室租賃費、水電費等固定費用，由行政科根據(jù)真實合法單據(jù)申請報銷，社保費由人事科根據(jù)實際情況向財務(wù)科報備。第十九條：未涉及的其它事項發(fā)生的費用，根據(jù)實際情況，由行政科上報總務(wù)部總監(jiān)酌情處理。第 三章借款標準及流程第二十條：借款標準1、員工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超過其半個月工資總額，超過時須有公司擔保人（未特別指明擔保人時，現(xiàn)金借款單上的部門負責人為默認的擔保人，借款人未能償還借款， 由擔保人承擔連帶還款責任）；2、試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領(lǐng)導(dǎo)擔保，方能辦理手續(xù)，若借款人未能償還借款，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負連帶責任。;.,.3、員工因公需要借

16、款時，應(yīng)合理預(yù)計所需金額并填寫借款單，經(jīng)有效批準后到財務(wù)科領(lǐng)取現(xiàn)金； 在原有借據(jù)未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。4、員工完結(jié)事務(wù)后，在報銷時扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，在本月發(fā)放工資時扣回。5、單筆借支或報銷金額超過3000 元，需要提前一星期通知財務(wù)科出納備款，并向總務(wù)部申請。第二十一條：借支流程借支人寫借支單擔保人簽字部門負責人審批財務(wù)負責人審批總經(jīng)理審批會計主管審核報銷憑證出納審核并付款借款人領(lǐng)款簽字第四章費用審批管理第二十條：費用審批管理1、公司所有貨幣資金收付審批權(quán)限屬公司總務(wù)部總監(jiān)。2、董事長和總務(wù)部總監(jiān)外出時可以指定授權(quán)人（或電話授權(quán)），

17、經(jīng)公司財務(wù)負責人審核后予以支付，對不符合公司財務(wù)制度的單據(jù)，有權(quán)拒絕支付，董事長和總務(wù)部總監(jiān)回來后需要立即補辦審批手續(xù)。3、審批人應(yīng)當根據(jù)上述貨幣資金授權(quán)批準權(quán)限的規(guī)定，嚴格在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批范圍。;.,.4、貨幣資金支付的批準方式為書面形式。5、公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準、誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務(wù)制度的規(guī)定而批準支付的單據(jù)，各相應(yīng)審核人或?qū)徟艘允氄撎帲τ纱艘鸬牟涣己蠊撨B帶責任。6、報銷人徇私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷；對已經(jīng)

18、報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額15 倍的罰款，情節(jié)嚴重者一律開除并做進一步處理。7、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽字準予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金額10%-50%的罰款。8、因?qū)徍诉^失造成借款人未在規(guī)定期間內(nèi)報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經(jīng)辦責任人（含：各級審批人）應(yīng)承擔不低于流失款總額 50%的經(jīng)濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應(yīng)損失金額，并在壞帳當期應(yīng)發(fā)工資中扣還。9、財務(wù)人員在收到報銷單據(jù)后應(yīng)審核報銷單據(jù)是否填寫、粘貼規(guī)范，是否經(jīng)過有效批準， 所附單據(jù)是否合法合規(guī)等， 對符合要求的報銷單據(jù)應(yīng)及時審核并經(jīng)總務(wù)部總監(jiān)審