W公司檔案室管理規(guī)定

1、w公司檔案室管理規(guī)定 公司的檔案事關眾多員工的隱私,需要進行嚴格的管理。下面是小編給大家?guī)淼年P于公司檔案室管理規(guī)定的相關內(nèi)容,歡迎閱讀。 公司檔案管理方法 第一章總則 第一條為了加強11公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為11公司各項工作服務,依據(jù)中華人民共和國檔案法和(總公司辦公制度有關規(guī)定,結合公司實際狀況,特制定本方法。 第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必需按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何單位和個人不得據(jù)為已有。 第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人

2、員負責此項工作。 第四條11公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。 第二章 歸檔范圍 第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。 第六條上級機關文件材料應歸檔的有。 (一)上級機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料; (二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。 題詞、照片和有特別保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內(nèi)容的報刊。 (三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。 (四)其他文件材料。 第七條公司文件材料應歸檔的有。 (一)公司頒

3、發(fā)的(包括轉發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。 (二)公司的懇求與上級機關的批復文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的懇求與本公司的批復文件; (三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告; (四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料; (五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關的文件材料; (六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本; (七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料,照實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券

4、、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業(yè)務中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等; (八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等); (九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料; (十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等; (十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料,榮譽嘉獎證書,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料; (十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本; (十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用

5、、轉正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料; (十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表; (十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根; (十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等; (十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料; (十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料; (十九)公司固定資產(chǎn)登記,財產(chǎn),物資、檔案等移交憑證; (二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。 第八條同級機關和

6、非隸屬機關文件材料應歸檔的有: (一)同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件; (二)有關業(yè)務機關檢查本公司工作形成的重要文件; (三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。 第三章 立卷歸檔要求 第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。 第十條各單位必需嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。 第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。 第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間

7、的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用。 詳細應做到下述幾點: (一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。 歸檔的項目檔案應包括如下文件:項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復印件)、章程、項目人員任兔文件,有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。 (二)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。 (三)卷內(nèi)文件材料應區(qū)分不同狀況進行排列,密不可分的

8、文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后; (四)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。 裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。 (五)永久、長期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨便更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清晰,填入有關項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。 (六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時

9、間、地點、中心內(nèi)容和責任者。 (七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。 第四章 檔案保管期限 第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。 長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。 第十四條確定公司檔案保管期限的原則 (一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。 (二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。 (三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。 第五章 檔案的鑒定與銷毀 第十五條公司辦公室秘書處對所保存的

10、檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。 第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關部門參與,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。 第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關領導批準后,方可銷毀。 第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。 第六章 檔案的借閱 第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準,然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單,方可借閱。 第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領導批準。 第二十一條借閱檔案必需嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要

11、進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。 第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特別狀況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任批準。 第二十三條借閱的檔案用完后,應準時歸還,借用時間一般不得超過十天。 第二十四條借閱人對檔案要妥當保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進行懲罰。 第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。 第七章 罰則 第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)覺,限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100

12、元500元,并予以通報批評。 第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露隱秘,按公司保密工作條例)進行處理。 對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視詳細狀況,對其單位領導和當事人各罰款500元1000元,并予以通報批評。 第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。 第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應馬上報告。 因遺失檔案,泄露隱秘的,按公司保密工作條例進行處理。 第八章 附則 第三十條本方法由總公司辦公室負責解釋。 第三十一條各子公司應依據(jù)本方法,結合本單位的實際狀況,

13、制定詳細實施細則。 第三十二公司以往的相關規(guī)定與本方法不全都的,以本方法為準。 公司檔案管理制度匯編 一、檔案歸檔制度 一、文件材料的歸檔要求: 1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。 2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。 3歸檔文件材料必需齊全、完整、精確、系統(tǒng)、簽署完備。 4.歸檔文件材料必需精確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。 5.歸檔文件材料必需層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。 6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁

14、帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。 7.歸檔的文件材料必需為正本,本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。 8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 9.非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。 10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標題后歸檔。 11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必需優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。 書寫工整、圖像、字跡清楚。 二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表) 三、歸檔時間: 1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。 2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。 周期長的可分階段、單項歸檔。 3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。 4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。 5.每年形成的會計檔案,由財務部及有關部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。 6.電子文件規(guī)律歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間全都。 7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔